Papierlose Unternehmen 2021

Papierloses Unternehmen #1: Spendesk

Patrick Whatman, Global Content Lead, Spendesk

Zusätzlich zur eigentlichen Digitalisierung musst du dir Gedanken über die Speicherung machen und darüber, wie deine Teams auf die digitalen Unterlagen zugreifen können, wenn sie sie brauchen. Zum Beispiel können Unternehmen jetzt elektronische Quittungen speichern, anstatt Papierbelege für Ausgaben zu sammeln. Das ist eine große Zeitersparnis. Aber wenn all diese Belege in schlecht benannten Ordnern irgendwo auf einem Server landen, bist du nicht viel besser dran als mit einem physischen Aktenschrank. Stelle also sicher, dass du eine klare Ablagestruktur hast, die für diejenigen, die regelmäßig darauf zugreifen müssen, leicht zugänglich ist. Und strukturiere die Dateinamen logisch und einfach, so dass jedes Teammitglied den Konventionen leicht folgen kann.

Papierloses Unternehmen #2: Someone Sent You a Greeting

Sally Gibson, Gründerin & Eigentümerin, Someone Sent You a Greeting

Der beste Weg, papierlos zu werden, ist es, sich leicht erreichbare Ziele zu setzen. Wenn du sozusagen einen kalten Entzug machst und versuchst, alles oder das meiste Papier, das du verwendest, zu schnell abzuschaffen, wirst du fast sicher scheitern. Es muss ein schrittweiser Prozess sein. Setze dir also ein monatliches Ziel, wie viel Papier du im Büro/am Arbeitsplatz verbrauchen möchtest und verringere dann jedes Mal, wenn du dieses Ziel erreichst, die Menge. Das gibt den Mitarbeitern die Chance, sich daran zu gewöhnen und dem ganzen Unternehmen Zeit, sich anzupassen. Du kannst sogar noch spezifischer werden und jeden einzelnen Bereich des Papierverbrauchs aufschlüsseln, z.B. Druckerpapier, Post, Bürobedarf usw. und ihnen eigene Ziele zuweisen.

Papierloses Unternehmen #3: WeBuyHousesHere.com

Shad Elia, Gründer & CEO, WeBuyHousesHere.com

Ein Ratschlag für andere Unternehmen, die papierlos arbeiten wollen, ist die Verwendung von Notiz-Apps in Meetings. Noch nie war es so einfach und hilfreich, Notizen zu machen. Wenn du digitale Notizen machst, vermeidest du die unerwünschten Stapel von Notizbüchern, die sich auf deinem Schreibtisch, in Aktenschränken und in Mülleimern ansammeln. Überlege mal, wie viel Zeit du mit dem Durchsehen deiner Papiernotizen verschwendet hast. Mit Apps wie Microsoft OneNote, GoodNotes und Evernote können wir digitale Notizen machen und sie plattformübergreifend teilen. Wir können dies von einer Reihe von Geräten aus tun, Benutzer hinzufügen, um sie zu bearbeiten, und sie bei Bedarf auch hübsch anzeigen lassen.

Papierloses Unternehmen #4: We Are Working

Rachel Honoway, Vizepräsidentin, We Are Working

Unser Team ist zu 100% standortunabhängig. Wir arbeiten alle an verschiedenen Orten, daher ist papierloses Arbeiten ein Muss für uns. Wir haben drei wichtige Richtlinien eingeführt, um unsere Dateien organisiert und zugänglich zu halten.

1 - Benennungskonventionen: Jedes Team hat einen spezifischen Leitfaden für die Benennung von Dateien. Zum Beispiel benennt unsere Vertriebsabteilung alle Dokumente beginnend mit dem Datum im Format JahrMonatTag, gefolgt von dem Namen des Interessenten. Alle Dateien werden benannt und in Ordnern abgelegt, die von jedem Teammanager erstellt werden.

2 - Bestimmter Eigentümer: Nachdem sie eine Datei erstellt haben, gewähren die Teammitglieder ihrem Teammanager den Zugriff. Die meisten Dateifreigabeanwendungen wie Google Drive, Microsoft Sharepoint und Dropbox ermöglichen es dir, den Besitz der Datei mit einem einfachen Klick an eine andere Person in deinem Team zu übergeben.

3 - Auditing: Jede Woche überprüfen wir alle unsere „Meine Dateien“-Ordner, um zu sehen, ob wir vergessen haben, etwas an unsere Manager zu übergeben. Bestimmte Auditoren überprüfen stichprobenartig die Namenskonventionen, die Dateispeicherorte und die Eigentümer und Rechte an den Dateien. In etwa 5 Minuten pro Woche stellen wir die langfristige Effizienz unserer digitalen Dateien sicher.

Papierloses Unternehmen #5: HomeTree

Daniel Foley, SEO-Teamleiter, HomeTree

Mein wichtigster Ratschlag für andere Unternehmen, die papierlos werden wollen, ist die Förderung einer entsprechenden Kultur und die Durchführung von Schulungen, die vor allen Dingen das Scannen fördern. Um sicherzustellen, dass man keine Details oder Aufzeichnungen verliert, die für den Betrieb des Unternehmens wichtig sind, ist es wichtig, den Übergang zu einem papierlosen Büro zu einem Erfolg zu machen. Lass diese Aufzeichnungen stattdessen scannen und für zukünftige Referenzen ablegen. Zwei Hauptkomponenten sind notwendig, um Mitarbeiter dazu zu bringen, alle Dokumente zu scannen, die sie von externen oder internen Quellen erhalten: Schulungen und eine Unternehmenskultur.

Wenn es um Schulungen geht, stelle sicher, dass jeder Schulungsschritt, den die Mitarbeiter absolvieren, die Bedeutung des papierlosen Arbeitens betont. Was die Unternehmenskultur angeht, muss sichergestellt werden, dass das obere Management mit gutem Beispiel vorangeht, indem es alle Dokumente scannt, und dass es diejenigen, die regelmäßig Dokumente scannen, anerkennt. Es ist eine tolle Idee, die Person anzuerkennen und zu belohnen, die in einem bestimmten Monat am meisten scannt.

Papierloses Unternehmen #6: Coffee-Works

Julien Raby, Gründer & Eigentümer, Coffee-Works

Mein wichtigster Ratschlag für andere Unternehmen, die papierlos arbeiten wollen, ist die Einführung von elektronischen Unterschriften. Dokumente, die Unterschriften benötigen, erzeugen Papier. Es sei denn, elektronische Unterschriften sind möglich. Wenn du also papierlos arbeiten willst, musst du elektronische Unterschriften akzeptieren. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen. Mitarbeiter können ihre Unterschriften als Fotos einscannen, um sie an Dokumente anzuhängen oder in diese einzufügen, die sie benötigen. Du kannst PDF-Dokumente mit deinem Finger auf einem Touchpad mit Programmen wie Adobe Reader unterschreiben, und du kannst dasselbe mit Apps wie SignNow und SignEasy auf deinem Smartphone oder Tablet tun.

Papierloses Unternehmen #7: Trainer Academy

Benjamin Rose, Mitbegründer, Trainer Academy

Mein wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die papierlos arbeiten wollen: Gutes Verhalten belohnen, unerwünschtes Verhalten einschränken. Wenn du möchtest, dass deine Mitarbeiter papierlos arbeiten, solltest du diejenigen ermutigen, die dies tun und Handlungen verhindern, die nicht mit deiner papierlosen Strategie übereinstimmen. Mitarbeiter können vor ihren Kollegen gewürdigt werden, Auszeichnungen für das papierlose Verhalten erhalten oder besondere Vorteile am Arbeitsplatz erhalten.

Um unangemessene Handlungen zu verhindern, solltest du Maßnahmen ergreifen, wie z.B. Faxgeräte vom Arbeitsplatz entfernen, einen Passcode zum Drucken verlangen, Drucker so programmieren, dass sie nur eine bestimmte Anzahl von Seiten pro Tag drucken, und einmal im Monat Druckausweise an jede Abteilung ausgeben, wobei jede Abteilung keine zusätzlichen Dokumente drucken kann oder diese von anderen Abteilungen austauschen muss. Dies sind nur ein paar Vorschläge; sei erfinderisch, wenn es darum geht, Wege zu finden, unerwünschtes Verhalten einzuschränken und zu verhindern.

Papierloses Unternehmen #8: Force by Mojio

Daivat Dholakia, Director of Operations, Force by Mojio

Unternehmen, die papierlos werden wollen, sollten bereit sein, in das Beste zu investieren. Probiere nicht einfach eine Menge billiger oder kostenloser Dienste und Geräte aus, die deinen langfristigen Anforderungen nicht gerecht werden. Für alles, von der Gehaltsabrechnung bis zum Content Management, brauchst du die bestmögliche Software. Recherchiere. Viele verschiedene Lösungen auszuprobieren wird deine Mitarbeiter nur verwirren und das Übertragen von Dateien zu einem Albtraum machen. Irgendetwas wird definitiv in dem Durcheinander verloren gehen. Je weniger Plattformen und Anwendungen du nutzt, desto besser.

Papierloses Unternehmen #9: Revelation Machinery

Tanner Arnold, Präsident & CEO, Revelation Machinery

Kaufe eine Dokumentenmanagement-Lösung, die über Dateifreigabe verfügt. Wir empfehlen, eine Reihe von Optionen zu prüfen, um zu entscheiden, welche Lösung die beste für dein Unternehmen ist. Es gibt zwei Ansätze, die man nutzen kann. Die eine Option ist die Verwendung von Plattformen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten wie Dropbox, Google Drive, Microsoft Drive, CertainSafe und Hightail, um dein eigenes Ordnungssystem zu erstellen. Die andere Möglichkeit ist, ein Dokumentenmanagementsystem wie M-files, eFileCabinet, Paperport Pro oder PinPoint zu nutzen, um nur einige zu nennen.

Papierloses Unternehmen #10: Crypto Head

James Page, Crypto Technical Writer, Crypto Head

Der beste Rat, den ich für diejenigen habe, die sich auf diesen Übergang einlassen wollen, ist folgender: kläre die gesamte Gruppe über den Wandel und den Modernisierungsprozess auf. Jeder in der Gruppe muss sich über die Ziele der Umstellung auf einen papierlosen Arbeitsplatz im Klaren sein, damit sie einen festen Bezugspunkt für den Umgang mit der bevorstehenden Veränderung haben. Wenn möglich, berate dich mit einem Experten über effiziente Wege, diese Informationen zu vermitteln und zu verarbeiten, damit sie an das Team weitergegeben werden können. Über die bevorstehende Veränderung informiert zu sein und zu wissen, wie man sich an die Konsequenzen anpasst, wird die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Übergangs definitiv erhöhen.

Papierloses Unternehmen #11: Fleet Lending Solutions

Kendall Horn, Online Marketing Direktor, Fleet Lending Solutions

Der wichtigste Aspekt, den es bei der Umstellung auf papierlos zu beachten gilt, ist sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe im Unternehmen intakt bleiben. Wenn Mitarbeiter daran gewöhnt sind, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit Hilfe von Papier zu verwalten, kann das papierlose Arbeiten Arbeitsabläufe stören oder untergraben. Wenn dieser Übergang nicht richtig gehandhabt wird, kann er sich negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken. Die Nutzung eines Cloud-basierten Speicherdienstes wie Box und das Anlegen spezifischer Ordner für die Mitarbeiter kann verhindern, dass Probleme entstehen. Wenn ein Mitarbeiter eine zugewiesene Aufgabe oder Aufgabe abschließt, kann er die Informationen übertragen, indem er die Dokumente in einem anderen Ordner speichert. Wenn Unternehmen einen zentraleren Ansatz zur Organisation von Arbeitsabläufen bevorzugen, können sie sich auch an Projektmanagementdienste wie Trello wenden.

Papierloses Unternehmen #12: FiveBarks

Tammi Avallone, Geschäftsführende Redakteurin, FiveBarks

Bevor du zu einem papierlosen Unternehmen wechselst, musst du einen Plan haben. Damit du dich nicht sofort mit einer radikalen Veränderung auseinandersetzen musst. Wähle einfach ein oder zwei Methoden zur Papierreduzierung aus, setze sie effektiv um und mach dann weiter. Im Folgenden findest du einige hilfreiche Ideen für die Umstellung auf ein papierloses Büro, für den Fall, dass du einige Richtlinien für den Anfang brauchst.

Investiere in Arbeitsbereiche, die wenig Energie verbrauchen. Wenn Mitarbeiter über die Bildschirme ihrer Geräte auf Dokumente zugreifen, ist einer der potenziellen Nachteile, mit denen du konfrontiert werden könntest, der erhöhte Stromverbrauch. Die Tatsache, dass sich dein Unternehmen für den papierlosen Betrieb entschieden hat, muss jedoch nicht zu höheren Stromrechnungen führen. Der höhere Stromverbrauch kann durch die Installation von LED-Lampen und energieeffizienten Druckern und anderen Geräten ausgeglichen werden.

Wenn du Dokumente kopieren willst, kannst du auf Scanner und mobile Apps zurückgreifen. Eine Möglichkeit ist es, Dokumente als PDF zu scannen und sie in die Cloud hochzuladen. Du kannst dies mit dem eingebauten Scanner des Druckers oder mit einer Scan-Software auf deinem Computer oder einem anderen Gerät tun. Sobald du die Dokumente heruntergeladen hast, kannst du die Papierversion sicherheitshalber vernichten. Wenn du dringend einen Ausdruck bestimmter Dokumente brauchst, bewahre sie in einem Bankschließfach auf, als vorbeugende Maßnahme für den Fall der Fälle.

Im Business wäre es am besten, die teuren Maschinen zu leasen. Wenn ein kleines Unternehmen papierlos werden will, muss es möglicherweise in moderne Smartphones, Tablets und tragbare digitale Zahlungssysteme investieren, die teuer sein können. Die teuersten Geräte zu leasen ist einer der nützlichen Tipps für den Umstieg auf ein papierloses Büro. Du sparst Geld bei den anfänglichen Ausgaben, Upgrades, Aufrüstungen und den Leasingraten für die Einrichtung. Leasing ermöglicht es dir auch, verschiedene Arten von Geräten zu testen, bevor du dich entscheidest, welche für dein papierloses Unternehmen am nützlichsten sind.

Papierloses Unternehmen #13: Exam Strategist

Thomas Rhodes, Data Scientist & Mitbegründer Exam Strategist

Ein papierloses Büro ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern kann auch zu besseren Organisationsgewohnheiten führen und die Produktivität steigern. Die Wahl einer Cloud-basierten Produktivitätssuite, die die persönlichen Bedürfnisse deines Unternehmens berücksichtigt, ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem grüneren und kollaborativeren Unternehmen.

Mit den neuen Angeboten von Google Workspace und Office 365 gibt es keine so steile Lernkurve mehr, um dein Team zu engagieren und effektiv und papierlos in der Cloud zusammenzuarbeiten. Diese Tools sind nicht nur für ihre bemerkenswerten Datensatzverwaltungssysteme großartig, sondern auch als eine Möglichkeit für Mitarbeiter, gleichzeitig an denselben Dateien zu arbeiten, während sie standortunabhängig arbeiten.

Papierloses Unternehmen #14: Cosier

Daniel Adams, CEO, Cosier

Hier ist mein Tipp Nr. 1 für Unternehmen, die papierlos arbeiten wollen (es mag zu offensichtlich und einfach erscheinen, aber es hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert):

Kaufe mehrere Monitore für deine Mitarbeiter. Warum hilft das? Stell dir vor, wie viele Dokumente deine Teammitglieder ausdrucken, weil sie gezwungen sind, mit ihnen zu arbeiten, wenn sie Präsentationen erstellen oder wichtige Informationen überprüfen. Mehrere Bildschirme reduzieren die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, machen es einfacher, papierlos zu bleiben, und bieten mehr Platz für deine Mitarbeiter. Außerdem ermöglichen sie ein besseres räumliches Gedächtnis und einen umfassenderen Überblick über Informationen, auf die deine Teammitglieder Zugriff benötigen.

Papierloses Unternehmen #15: Quality Logo Products

Bret Bonnet, Mitbegründer & Präsident, Quality Logo Products

Mein bester Ratschlag, wenn du papierlos werden willst, ist, dich nicht auf ein tatsächliches Dokument zu verlassen, das du archivieren musst. Mit anderen Worten, ersetze ein Formular nicht durch ein PDF oder einen Scan des Dokuments, wenn es nicht notwendig ist. Gib die Daten direkt in das System ein und lass das System das PDF oder andere Dokumente/Berichte nach Bedarf auf Abruf generieren.

Papierloses Unternehmen #16: Music Minds

Adam Chase, Präsident, Music Minds

Wenn du die Entscheidung triffst, papierlos zu werden, ist es eine gute Idee, eine Liste mit allen Dokumenten und anderen Dingen zu erstellen, die du für dein Unternehmen benutzt. Es ist wichtig, dies so Weise zu tun, da du sonst unweigerlich etwas vergisst, was deine Umstellung erschweren kann.

Sobald du eine Liste hast, setze Prioritäten für den Rollout. Wie sparst du am meisten? Beginne mit der Suche nach digitalen Lösungen wie Google Drive für Dokumente und Tabellen, DocuSign für Verträge und eine Software für die Gehaltsabrechnung, um diese digital zu erledigen.

Die schrittweise Umstellung hilft dabei, die Arbeitslast zu verteilen und erlaubt es jedem, sich an die neuen Systeme und Technologien zu gewöhnen, was ich definitiv bevorzuge.

Papierloses Unternehmen #17: ReceetMe, Ltd.

Helene Berkowitz, Gründerin & CEO, ReceetMe, Ltd.

Erfinde das Rad nicht neu. Wenn eine Lösung - selbst eine Teillösung - bereits existiert, nutze sie.

Eine Spa-Kette, die papierbasierte Terminbuchungen ersetzen möchte, muss nicht in kostspielige, zeitraubende Forschungs- und Entwicklungsarbeit investieren. Sie können bestehende Online-Terminplanungstools wie Genbook, YouCanBook.me oder andere nutzen.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist in der Regel ein papierlastiger Prozess mit Mitarbeiterhandbüchern, Steuerformularen und gedruckten Materialien. Unternehmen können das Onboarding neuer Mitarbeiter online durchführen, indem sie On-Demand-Videos, digitale Anleitungen (z.B. WalkMe) oder Online-Präsentationen einbinden. Für eine noch einfachere Option bietet Google Workspace (ehemals G-Suite) eine umfassende Suite von webbasierten Tools, die komplett papierlos und einfach zu bedienen sind.

Papierloses Unternehmen #18: WikiLawn

Dan Bailey, Präsident, WikiLawn

Mein bester Rat, um papierlos zu werden, ist, alles zu sichern. Auf jeden Fall jedes physische Dokument, das du in deinem Büro hast. Scanne es und mache eine digitale Kopie, die du in der Cloud speicherst. Du wirst sie in der Zukunft in einer Art Datenbank haben wollen, und das wird sicherstellen, dass du sie niemals verlierst.

Mache auch dies zu einer Priorität. Es sollte wirklich das erste sein, was du tust, vor allem, wenn du deine Kundenunterlagen nur noch digital zur Verfügung stellst. Du musst deine physischen Aufzeichnungen so schnell wie möglich digitalisieren, damit du das System und die Best Practices einrichten kannst.

Papierloses Unternehmen #19: Hayden Girls

Hosea Chang, Chief Operating Officer, Hayden Girls

Wenn du papierfrei sein willst, suche dir eine Projektmanagement- und interne Kommunikationssoftware für dein Unternehmen. Bei Hayden Girls nutzen wir Basecamp für all unsere Organisations- und Kommunikationsbedürfnisse. Es erlaubt uns, Zeitpläne zu erstellen und die Kalender der anderen einzusehen, Ankündigungen zu machen, Gruppenchats und private Chats zu führen, Dokumente zu teilen, wöchentliche Umfragen zu automatisieren und vieles mehr. Wenn du merkst, dass es Software gibt, mit der du alles und noch mehr machen kannst, wofür du vorher Papier benutzt hast, wird dir klar, dass Papier nicht nur unnötig ist, sondern auch unbequem. Ich denke, dass viele Leute zögern, auf papierlos umzusteigen, weil sie nichts anderes kennen. Aber in dem Moment, in dem sie erkennen, dass Papier ihr Leben tatsächlich schwerer macht, werden sie es viel attraktiver finden, papierlos zu werden. Die Investition in eine neue Management- und Kommunikationssoftware wird den Dominoeffekt auslösen.

Papierloses Unternehmen #20: Test Prep Insight

John Ross, CEO, Test Prep Insight

Mein bester Rat für Unternehmen, die komplett papierlos arbeiten wollen, ist es, in Tablets für jeden Mitarbeiter zu investieren. Eines der größten Dinge, die wir vermisst haben, nachdem wir papierlos geworden sind, war die Möglichkeit, Dokumente mit Freihand-Anmerkungen zu versehen. Um dies zu tun, brauchst du eine PDF-Software, aber egal welches Tool du verwendest, du wirst ein Tablet und einen Stift für diese Aufgabe brauchen. Zuerst haben wir versucht, unsere Freihandmarkierungen auf unseren Touchscreen-Laptops mit den Fingern zu machen, aber es war ein Albtraum. Ich hatte keine Ahnung, wie viele Anmerkungen wir in unseren Dokumenten machen und die Verwendung eines klobigen Zeigefingers auf einem Touchscreen-Laptop hat uns ausgebremst. Also habe ich für jeden Mitarbeiter ein Microsoft Surface besorgt, und es hat einen großen Unterschied gemacht. Man kann schnell PDFs auf dem Tablet aufrufen, die Dokumente mit roter digitaler Tinte mit einem Stift markieren und sie innerhalb weniger Minuten an den Absender zurückschicken. Es ist unglaublich viel effizienter, als Dinge auf einem Laptop oder Desktop zu erledigen.