Wie man sich in einer E-Mail vorstellt

In unserer lauten, hektischen Welt, in der die sozialen Medien nicht wirklich sozial sind, die Aufmerksamkeitsspannen mit jeder Minute kürzer werden und die Leute dir gerne erzählen, wie „wahnsinnig beschäftigt“ sie sind, kann es wenig Raum oder Zeit geben, um wahrgenommen zu werden. Wenn du dich in einer E-Mail vorstellen musst oder willst, musst du dich mit einer zielgerichteten Ansprache, die alle richtigen Töne trifft, aus der Masse hervortun.

Wann solltest du dich in einer E-Mail vorstellen?

 

E-Mail-Vorstellungen haben normalerweise eine Zielsetzung. Wenn du eine Geschäftsbeziehung aufbauen, ein Gespräch mit einem potentiellen Arbeitgeber beginnen oder Kontakte für die Zukunft knüpfen willst, dann ist eine E-Mail-Vorstellung ein wichtiger Startpunkt.

Psst! Wenn du gerade ein Vorstellungsgespräch hattest und eine Follow-Up E-Mail an den Personalchef schicken möchtest, dann solltest du unseren Artikel über das Versenden einer Follow-Up E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch lesen.

Was sind die Vorteile, wenn du dich in einer E-Mail vorstellst?

 

Im Jahr 2020 werden täglich über 300 Milliarden E-Mails verschickt, was uns sagt, dass die elektronische Version der guten alten Post nicht so bald aus der Mode kommen wird. Es gibt viele Gründe, E-Mails zu lieben, vor allem, wenn du dich vorstellen musst. Wir haben ein paar Vorteile zusammengestellt, die es hat, sich in einer E-Mail vorzustellen.

1. Emails sind nicht so aufdringlich Im Gegensatz zu einem Telefonanruf, der sofortige Aufmerksamkeit erfordert, können E-Mails gelesen werden, wann und wo es dem Empfänger passt, was die Angst und Irritation in dieser Interaktion auf ein Minimum reduziert.

2. Du kannst dir Zeit nehmen, um die perfekte E-Mail zu schreiben Ein spontaner mündlicher oder telefonischer Austausch kann eine gute Sache sein, aber für viele von uns ist die Zeit, um eine gut ausgearbeitete E-Mail-Einführung zu schreiben, von unschätzbarem Wert, um einen großartigen ersten Eindruck zu hinterlassen.

3. Du kontrollierst den Ton deiner E-Mail Egal, ob du an eine schicke Investmentfirma oder ein trendiges Start-up schreibst, du hast den Vorteil, dass du dich im Vorfeld über deinen Adressaten informieren kannst, bevor du ihm schreibst. Egal ob dein Tonfall ernst, locker oder irgendwo dazwischen ist, stelle sicher, dass er angemessen, aufrichtig und respektvoll ist.

4. Emails sind schriftlich Ein kurzes Gespräch oder ein Anruf kann schnell wieder vergessen werden, aber eine E-Mail hat einen langen Atem. Mit einer E-Mail-Vorstellung haben sowohl der Empfänger als auch der Absender etwas Greifbares, auf das sie sich beziehen und bei Bedarf nachfassen können.

Kleiner Tipp: Fasse nach einem einleitenden Anruf oder einem verbalen Austausch mit einer kurzen E-Mail nach, um die Unterhaltung zu festigen und sie zu dokumentieren.

5. Emails machen Follow-Ups einfach Wenn die Antwortrate auf deine ursprüngliche Vorstellungs-E-Mail besonders langsam ist, musst du nicht bei Null anfangen. Leite einfach die ursprüngliche Einführungs-E-Mail zusammen mit einer kurzen Follow-Up-Nachricht weiter, die sich auf das Original bezieht.

Kleiner Tipp: Funkstille nach deiner zweiten E-Mail kann auf mangelndes Interesse, eine falsche E-Mail-Adresse oder einen sehr beschäftigten Empfänger hinweisen. Hier könnte es von Vorteil sein, das Unternehmen anzurufen, das du ansprichst, um herauszufinden, ob es noch existiert, ob dein Empfänger noch dort arbeitet, oder ob er vielleicht gerade nur im Urlaub ist.

Was sollte eine E-Mail Einleitung beinhalten?

 

1. Eine informative, aber einfache Betreffzeile Der erste Schritt, den dein Empfänger machen soll, wenn du ihm eine E-Mail geschickt hast, um dich vorzustellen, ist, sie zu öffnen. Eine zu komplizierte Betreffzeile, in der es von Sonderzeichen und Emojis nur so wimmelt, wird wahrscheinlich direkt im Spam landen. Selbst wenn sie im Postfach landet, wird dein Empfänger sie wahrscheinlich nicht öffnen wollen.

2. Eine angemessene Begrüßung In einer E-Mail-Vorstellung solltest du den Empfänger nicht wie einen Kumpel grüßen. Selbst wenn das Unternehmen, das du ansprichst, nicht sehr formell ist oder zu sein scheint, solltest du deine Begrüßung (zumindest in der ersten Mail) formell, aber freundlich halten.

Mache dir im Voraus die Mühe, den Namen der Person herauszufinden, der du dich vorstellen möchtest und spreche sie direkt in deiner E-Mail an. Ein einfaches „Liebe Kathrin" oder „Sehr geehrte Frau Schmidt“ reicht aus.

Kleiner Tipp: In einigen Ländern wird es als unhöflich angesehen, jemanden in deinem ersten professionellen E-Mail-Austausch mit dem Vornamen anzusprechen, also stelle sicher, dass du dich, egal wo auf der Welt du bist, damit auseinandersetzt, wie der Empfänger deiner E-Mail-Einführung angesprochen werden möchte.

3. Es sollte um den Empfänger gehen Wenn du dich in einer E-Mail vorstellst, ist es wichtig, den Empfänger in den Mittelpunkt deines E-Mail-Austausches zu stellen. Er oder sie könnte zu einem Unternehmen gehören, dessen Werte dir sehr am Herzen liegen, sie könnten dort an spannenden Projekten arbeiten, an denen du gerne teilhaben würdest, oder du bewunderst sie für ihre philanthropische Arbeit. Was auch immer dich zu dem Unternehmen hingezogen hat, ist es wert, in deiner E-Mail-Vorstellung erwähnt zu werden.

4. Erwähne einen gemeinsamen Kontakt Wenn du und der Empfänger eine gemeinsame Verbindung habt, erwähne dies am Anfang deiner E-Mail, indem du auf deine Verbindung mit dieser Person hinweist und dass sie dir empfohlen hat, den Empfänger aus einem bestimmten Grund zu kontaktieren. Dies ist auch eine hilfreiche Information, die du in deine Betreffzeile einbauen kannst.

5. Nenne den Zweck deiner E-Mail Einleitung Sobald du dich mit deinem Empfänger in Kontakt gesetzt hast, ist es an der Zeit zu sagen, warum du ihm eine E-Mail geschickt hast. Vielleicht möchtest du in seinem oder ihrem Unternehmen arbeiten, mit ihnen an zukünftigen Projekten zusammenarbeiten oder dein soziales Netzwerk ausbauen. Was auch immer der Grund für deine E-Mail-Vorstellung ist, mach dir bewusst, was du wirklich von diesem Kontakt erwartest; verbinde es mit dem, was dich überhaupt zu ihnen hingezogen hat und wie die Verbindung, die du vorschlägst, einen Mehrwert für sie bringen könnte.

6. Call to Action nicht vergessen Sei dir darüber im Klaren, welche Aktion du vom Empfänger deiner E-Mail erwartest. Sollen sie auf deine E-Mail mit weiteren Informationen reagieren oder dich wissen lassen, ob sie Zeit für ein Gespräch mit dir haben? Was auch immer der „Call to Action“ (Aufforderung zum Handeln) ist, stelle sicher, dass es deutlich wird.

Kleiner Tipp: In einer E-Mail kann eine Frage effektiver sein als eine Aussage, um eine Antwort vom Empfänger zu erhalten. Ebenso kann dein Call to Action, der als Satz strukturiert ist, bessere Ergebnisse erzielen.

7. Zeige ihnen, wie und wann sie dich kontaktieren können Egal, ob dein Call to Action darin besteht, auf deine E-Mail zu antworten oder Zeit für einen Videoanruf zu vereinbaren, es ist immer eine gute Idee, deine E-Mail-Empfänger wissen zu lassen, wann du verfügbar bist (für ein Gespräch, eine E-Mail oder ein Treffen) und wie sie dich am besten kontaktieren können (per Telefon, E-Mail oder WhatsApp).

8. Sag Danke Die Person, die deine E-Mail-Vorstellung erhält, schickt dir vielleicht nicht die Antwort, die du dir erhofft hast, aber ihr im Voraus dafür zu danken, dass sie deine E-Mail gelesen hat, ist eine Sache der Höflichkeit. Sei immer höflich in deinen E-Mail-Vorstellungen, indem du dich mit einem einfachen Dankeschön abmeldest.

9. Schließe mit einem weiteren Gruß ab Abhängig vom Tonfall deiner E-Mail solltest du deine Verabschiedung verfassen. Wenn du mit „Sehr geehrter Herr Franke“ angefangen hast, dann solltest du dich mit etwas wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Alles Gute“ verabschieden, gefolgt von deinem Namen.

10. Kontaktinformationen bereitstellen Deine Kontaktdaten oder deine E-Mail-Signatur am Ende deiner Vorstellungs-E-Mail unter deinem Namen zu platzieren, ist höflich und könnte dir auf lange Sicht helfen. In diesem Abschnitt kannst du deine Bezeichnung oder deinen aktuellen Jobtitel, deine Kontaktnummer, deine E-Mail-Adresse und einen Link zu deinem Online-Portfolio oder deiner Website (falls du eine hast) angeben.

11. Prüfen, prüfen und nochmals prüfen Untergrabe deine Bemühungen, dich per E-Mail vorzustellen, nicht durch mangelnde Aufmerksamkeit für Details. Egal, ob deine Vorstellungs-E-Mail für eine Bewerbung oder für einen neuen Karriereweg gedacht ist, es gibt keinen Grund, eine fehlerhafte Vorstellungs-E-Mail zu verschicken. Überprüfe deine E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, benutze die Rechtschreibprüfung auf deinem Desktop- oder Mobilgerät und wenn alles andere fehlschlägt, lass sie von einem Freund oder Verwandten, der sich mit Grammatik auskennt (wir alle haben einen), für dich Korrektur lesen.

Da hast du es! Befolge unsere Ratschläge, wie du dich in einer E-Mail vorstellst, und du wirst einen großartigen Eindruck bei deinen ersten E-Mails hinterlassen. Viel Erfolg!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna