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Cómo una escuela inscribió a 350 estudiantes durante Covid-19

por Jen

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Indonesio, Italiano y Ruso.

En busca de un método de inscripción seguro y eficaz, una escuela encontró una herramienta para administrar PDF para inscribir a sus estudiantes.

Cómo encontrar la herramienta de firma electrónica adecuada para matricular a 350 alumnos a distancia

Ante la llegada de un nuevo curso escolar justo después del comienzo de Covid-19, la directora de una escuela secundaria y sus administradores estaban preocupados, no sólo por cómo facilitar el aprendizaje a distancia, sino por cómo matricular a sus alumnos de forma remota.

Una rápida búsqueda en Internet llevó a la escuela a encontrar la herramienta de firma electrónica en PDF que permitió realizar todo el proceso de matriculación y que se convirtió en una herramienta PDF clave en el funcionamiento diario de la administración de la escuela. Pero, ¿cómo gestionó esta escuela este proceso de matriculación a distancia por primera vez?

Preparación de los documentos

La preparación de los documentos para la matriculación a distancia de los alumnos tuvo el mismo esfuerzo que antes con los documentos en papel. Los administradores de la escuela prepararon los documentos en formato digital como de costumbre e incluyeron los siguientes campos de información:

  1. Nombre

  2. Apellidos

  3. Dirección física

  4. Número de contacto para emergencias

  5. Alergias

  6. Datos del seguro médico

Tras asegurarse de que estos campos eran editables, el documento se cargó a la herramienta de firma electrónica, listo para ser enviado a los padres o tutores de los estudiantes para que lo completaran y firmaran.

Solicitar la firma de los padres y mostrarles dónde deben firmar

Una vez cargado el formulario de inscripción en la herramienta que permite firmar, los profesores o los administradores de los centros educativos pudieron añadir simplemente la dirección de correo electrónico de los padres o tutores en la herramienta para pedirles que firmaran. La función "arrastrar y soltar" se utilizó para añadir una nota al PDF, indicando a los padres dónde firmar.

Una vez preparado el documento y añadidos los firmantes, los administradores pudieron enviar los documentos para su firma. Los padres y tutores recibieron entonces un enlace al documento, con instrucciones, para rellenar y firmar electrónicamente el formulario de inscripción. Una vez completada la firma, todos los implicados recibieron un enlace para descargar el documento firmado y completado para guardarlo.

Guardar los documentos firmados

A medida que todos los formularios de inscripción eran completados y firmados por los padres y tutores, los administradores recibían notificaciones en tiempo real, además de un enlace a los documentos completados enviado a su correo electrónico. A partir de ahí, podían abrir cada documento y guardarlo en su ordenador o dispositivo móvil.

El colegio en cuestión utilizó Dropbox para el almacenamiento de los documentos, lo cual fue un proceso perfecto, ya que Smallpdf viene con una integración de Dropbox. Otras integraciones incluyen la de Google Drive, además de una extensión de Gmail.

Conseguir las firmas de los padres siempre ha sido un reto para los colegios y el personal administrativo, y se esperaba lo mismo con las firmas electrónicas. Sin embargo, resultó que conseguir que los padres firmaran electrónicamente los documentos no sólo fue una alternativa exitosa durante la pandemia, sino una solución de firma a largo plazo para toda la escuela.

¿Tienes un documento que necesitas firmar?

Artículo adaptado y traducido por Esmeralda R.

Jennifer Rees
Jen
UX Writer