Outils
Se connecter
  1. Accueil
  2. Blog
  3. Le Blog Éducation
  4. Comment des outils numériques peuvent transformer l’administration interne dans les écoles
Blog-Banner Smallpdf-Teamwork 4000x960px

Comment des outils numériques peuvent transformer l’administration interne dans les écoles

par Jen

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Italien et Portugais.

Quels outils PDF ont adopté les écoles pendant la pandémie pour gérer la communication et l’administration interne ?

Il y a quelques mois à peine, l’administration interne des établissements scolaires se faisait en présentiel, en utilisant du papier et des stylos. Nous avons analysé trois situations dans lesquelles les établissements scolaires ont adopté les outils PDF pour continuer à gérer l’administration et les communications internes.

Inscription de 350 élèves pendant une pandémie

 
2020-12-11 - Comment des outils numériques peuvent transformer l’administration interne dans les écoles

Le directeur d’une des écoles secondaires que nous avons contactées, nous a parlé des problèmes auxquels la direction a été confrontée lorsqu’au début de la nouvelle année scolaire, elle s’est vue contrainte d’inscrire plus de 350 élèves à distance. Heureusement, l’école a trouvé le bon outil de signatures PDF, ce qui lui a permis de finaliser les inscriptions sans heurts. Cet outil est depuis devenu un outil central pour la gestion des documents dans cette école. Mais comment ont-ils fait ?

La préparation des documents

 

Dans le passé, l’administration devait préparer les documents d’inscription au format papier. Lors de la pandémie, au lieu d’imprimer les formulaires, elle a préparé des formulaires d’inscription numériques, avec des demandes de signatures numériques. Comme ils utilisaient l’outil de signature PDF de Smallpdf, ils pouvaient y insérer soit un document Word (qui aurait automatiquement été converti au format PDF), soit une version scannée du document d’inscription, si la version numérique du document n’existait pas. Ils ajoutaient ensuite les champs à remplir, afin que les parents d’élèves puissent compléter les informations et signer le document.

Une fois que les champs à remplir (prénom, nom de famille, adresse, contacts d’urgence) étaient modifiables, les administrateurs transféraient ou téléchargeaient le document dans l’outil pour signer des fichiers PDF, prêts à demander les informations et la signature des parents.

Demander les signatures et montrer aux parents où signer

 

Une fois le document inséré dans l’outil, l’enseignant ou l’administrateur de l’école n’a plus qu’à insérer l’adresse e-mail des parents ou des responsables légaux dans les cases disponibles des « Signataires », à droite de la page. De là, ils pouvaient utiliser la fonction « copier/coller » pour indiquer aux signataires où signer sur le document.

Remarque : Les formulaires d’inscription à l’école sont couverts par la protection des données, ce qui signifie que le document ne peut pas être envoyé en masse à tous les parents en même temps. Les écoles et les enseignants doivent prendre en compte ces règles de confidentialité avant de partager un document à plus d’un destinataire.

Bien qu’il faille envoyer une demande de signature à chaque famille ou parent de manière individuelle, l’outil de signature PDF facilite le processus et le rend entièrement traçable.

Partager des documents à signer

 

Une fois le document préparé et les signataires ajoutés, le document était prêt à être partagé. Tout ce que les administrateurs devaient faire ensuite était appuyer sur un seul bouton pour que le document soit signé. Les destinataires recevaient ensuite un lien avec des instructions pour remplir et signer le document. Une fois le processus de signature terminé, l’administrateur et tous les signataires concernés recevaient un lien vers une copie du document rempli directement dans leur boîte de réception.

Enregistrer le document final

 

Les administrateurs, après avoir reçu la notification que les documents partagés avaient été signés par tous les signataires, suivaient le lien vers le document final envoyé à leur adresse e-mail, d’où ils pouvaient le télécharger.

Cette école en particulier a utilisé Dropbox pour stocker ses documents, ce qui a été particulièrement simple depuis l’outil de signature PDF, Smallpdf étant intégré à Dropbox, ainsi qu’à Google Drive. Cela permet aux écoles de choisir entre ces deux plateformes pour stocker directement leurs PDF depuis Smallpdf.

Gestion de PDF pour l’administration interne et les réunions du conseil d’administration

 
2020-12-11 - Comment des outils numériques peuvent transformer l’administration interne dans les écoles

Une école nous explique qu’elle a constaté qu’elle avait dû rapidement s’adapter à une autre façon de gérer et de partager des documents lors de la transition vers l’enseignement à distance. Cette école n’utilisait alors qu’occasionnellement les outils de Smallpdf pour convertir des JPG en PDF ou fusionner plusieurs PDF en un seul. Mais lorsque les enseignants et le personnel administratif ont commencé à travailler à distance, la familiarité de l’école avec ces outils PDF est devenue une aubaine pour la gestion interne des documents.

Préparation des documents pour les réunions du conseil d’administration

 

Lorsqu’on pense aux documents dans l’environnement scolaire, les types de documents qui viennent le plus souvent à l’esprit sont les documents distribués en cours par les enseignants. Cependant, ce que beaucoup oublient, c’est que derrière chaque classe se cache un réseau de procédés administratifs complexes qui maintiennent l’école en activité, conformément aux exigences et aux lignes directrices au niveau fédéral et national et dans le respect d’un budget annuel.

Avec tout ce qui se passe dans l’administration, il n’est pas surprenant que le personnel de cette école ait été ravi de découvrir que les outils PDF qu’ils possédaient déjà pouvaient faire beaucoup plus qu’organiser et éditer des documents PDF.

Comme elle devait organiser et participer à pas moins de trois réunions du conseil d’établissement tous les deux mois, la directrice de cette école a été soulagée lorsqu’elle a découvert qu’elle pouvait créer des dossiers d’information détaillés à partir de documents déjà existant, et ce, en utilisant seulement une poignée d’outils PDF. Cela lui a facilité la création et le partage de contenu avec les membres du conseil d’administration.

La signature électronique pour les élèves et les coordinateurs

 
2020-12-11 - Comment des outils numériques peuvent transformer l’administration interne dans les écoles

Une école, avec qui nous avons parlé de la gestion de documents dans un contexte d’enseignement à distance, était fière d’annoncer que, même si la signature électronique était l’un des plus grands défis au moment de la transition vers le numérique, cette pratique était maintenant devenue monnaie courante grâce à un seul outil PDF.

Avant la pandémie, l’école gérait tous les documents au format papier, demandant des signatures au stylo aussi bien pour les documents concernant l’administration interne que pour les documents concernant les élèves. En passant à un environnement numérique, le personnel de l’administration scolaire a dû trouver une solution pour faire signer aux élèves des formulaires PDF et pour aider les coordinateurs à signer des documents électroniques : un défi qu’ils ont surmonté en utilisant l’outil de signature PDF de Smallpdf.

Ressources pour des écoles ingénieuses

 
2020-12-11 - Comment des outils numériques peuvent transformer l’administration interne dans les écoles

Une chose qui nous a particulièrement frappés lors de nos échanges avec plusieurs écoles aux États-Unis, c’est que, bien qu’elles aient toutes été confrontées à des situations d’extrême incertitude et aient dû modifier leur mode de fonctionnement pour s’adapter à l’enseignement à distance, aucune école, aucun enseignant, aucun directeur et aucune secrétaire ne s’est laissé décourager.

Dans tous les cas, les écoles et leurs représentants ont réagi immédiatement lorsqu’ils se sont rendu compte que plus le passage au numérique se faisait rapidement, plus ils éviteraient d’éventuelles répercussions négatives.

Pour toutes les institutions travaillant avec des documents, les outils PDF sont le tremplin permettant de passer au numérique le plus rapidement possible. Les écoles, qui sont structurellement beaucoup plus complexes que de nombreuses autres organisations, avec des responsabilités administratives et organisationnelles et des responsabilités envers les enseignants, les parents et les élèves, ont dû résoudre des questions fondamentales concernant la gestion des documents. L’adoption des bons outils PDF les a aidées à atteindre leurs objectifs et continuera à les accompagner à l’avenir.

Ton école ou ton organisme éducatif est à la recherche d’outils PDF faciles à utiliser pour gérer et optimiser la coordination et l’administration internes ? Inscris-toi dès maintenant pour un essai gratuit à Smallpdf for Teams et découvre plus de 20 outils PDF Premium qui accompagneront ton école lors de sa transition vers le numérique !

Article traduit et adapté en français par Éloïse

Jennifer Rees
Jen
Rédacteur UX