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Comment une école a réussi à inscrire 350 élèves pendant la pandémie de Covid-19

par Jennifer Rees

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien, Italien, Portugais et Russe.

Alors qu’elle cherchait une méthode d’inscription sûre et efficace, une école est tombée sur un outil de gestion PDF pour la nouvelle année scolaire.

Trouver le bon outil de signature électronique pour inscrire 350 élèves à distance

 

Peu après le début de la pandémie, un directeur et des employés de l’administration d’une école secondaire aux États-Unis ont dû faire face à une nouvelle rentrée scolaire. Ils racontent avoir eu plus d’inquiétudes concernant l’inscription de nouveaux élèves à distance que concernant l’enseignement à distance.

Une recherche rapide sur Internet a permis à l’école de trouver le parfait outil de signature électronique, qui pourrait prendre en charge l’ensemble du processus d’inscription et devenir un outil clé pour la gestion des PDF dans l’administration quotidienne de l’école. Mais comment cette école s’y est prise alors qu’elle faisait face à un processus d’inscription à distance pour la première fois ?

La préparation des documents

 

La préparation des documents pour l’inscription à distance des étudiants a été la même que pour les documents papier. Les administrateurs scolaires ont préparé les documents en format numérique comme d’habitude et ont inclus les champs suivants :

  1. Nom
  2. Nom de famille
  3. Adresse
  4. Numéro de téléphone d’un contact d’urgence
  5. Allergies
  6. Détails de l’assurance maladie

Ils se sont assurés que les champs étaient modifiables et le document a ensuite été téléchargé sur l’outil de signature électronique. De là, il a été envoyé directement aux parents ou aux responsables légaux pour être rempli et signé par eux.

Comment obtenir les signatures des parents et leur montrer où signer

 

Une fois le document d’inscription téléchargé sur l’outil de signature électronique, les enseignants ou le personnel de l’école ont simplement ajouté l’adresse électronique des parents ou des tuteurs dans l’outil, en les invitant à signer. Chaque document d’inscription était accompagné d’un message indiquant aux parents où signer. Ce message à été copié/collé pour chaque parent.

Lorsque le document fut prêt et que les signataires avaient été ajoutés, l’administration a envoyé les documents à faire signer. Les parents ont reçu un lien les redirigeant vers le document, accompagné d’instructions, afin qu’ils puissent remplir et signer le formulaire d’inscription. Une fois la signature insérée, les parents comme l’école ont reçu un lien pour télécharger le document signé et rempli, afin qu’ils en aient une copie.

Enregistrer les documents signés

 

Au fur et à mesure que les formulaires d’inscription étaient remplis et signés par les parents ou les responsables légaux, le personnel administratif de l’école recevait des notifications en temps réel, contenant des liens vers les documents envoyés à leur boîte mail. Cela lui permettait d’ouvrir et enregistrer chaque document sur leur ordinateur ou leur appareil mobile.

L’école en question a utilisé Dropbox pour stocker les documents : c’était une option simple, puisque Smallpdf est intégré à Dropbox. Dans Smallpdf, il est également possible de retrouver les extensions de Google Drive et Gmail.

Obtenir les signatures des parents a toujours été difficile pour les écoles et le personnel administratif, et on aurait pu s’attendre à ce que ce soit pareil avec les signatures électroniques. Mais contre toute attente, cette solution numérique s’est non seulement avérée être une alternative efficace pendant la pandémie, mais aussi une solution à long terme pour les signatures dans le cadre scolaire.

Tu as un document à signer ?

Article traduit et adapté en français par Éloïse

Jennifer Rees
Jennifer Rees
Rédacteur UX