Une communication simplifiée entre les enseignants et les parents grâce à l’outil de signature de Smallpdf

Obtenir la signature des parents sur un document papier n’a jamais été facile. Mais à présent, comment réussir à faire signer les documents importants aux parents en étant à distance ?

Les parents ont-ils encore besoin de signer des documents ?

 

Bien sûr ! Lorsque les cours se faisaient encore en présentiel, les autorisations et les documents administratifs nécessaires pour les sorties scolaires ou les classes vertes devaient être signés. Aujourd’hui, la transition vers l’enseignement à distance a non seulement changé les documents à signer mais aussi la manière de les signer.

Quels sont les documents que les parents doivent encore signer dans le cadre de l’enseignement à distance ?

 

Même si les documents papier font maintenant partie du passé, les enseignants et les établissements scolaires ont encore besoin de la signature et de l’autorisation des parents pour fonctionner et permettre aux élèves d’évoluer dans de bonnes conditions.

Voici quelques exemples de documents que les parents doivent encore remplir et signer dans le cadre de l’enseignement à distance :

• Les formulaires d’inscription à l’école
• Les formulaires d’informations sur l’élève pour l’administration ou les enseignants
• Les autorisations parentales
• Les examens
• Les bulletins de notes
• Les nouvelles ou circulaires de l’école

Quelle est la différence entre une signature numérique et une signature électronique ?

 

Bien que les signatures numériques et électroniques soient toutes deux valides, les signatures numériques offrent un niveau de sécurité supplémentaire qui garantit l’authenticité de la signature. La signature électronique (ou e-signature), elle, est seulement placée sur le document par le signataire, sans authentification particulière, et a la même validité qu’une signature tracée au stylo sur un document papier.

Même si les signatures numériques sont les seules possédant une marque d’authentification, les signatures numériques et électroniques sont toutes les deux reconnues juridiquement dans la plupart des pays du monde. Il est recommandé aux écoles et aux enseignants de s’informer sur les lois locales et les exigences organisationnelles concernant la gestion et la signature des documents électroniques, avant de mettre en place un système de signature électronique.

Sécurité : les critères importants pour la signature des documents

 

Même si la signature de documents sur des feuilles en papier peut être suffisante pour les documents administratifs de l’école, cette méthode comporte néanmoins quelques risques. Il se peut, par exemple, que le document soit perdu ou qu’il soit déchiré par l’animal de compagnie de la famille.

Cependant, avec la démocratisation de l’enseignement à distance, les documents papier ont été remplacés par les documents numériques, favorisant ainsi l’utilisation des signatures électroniques. Cette manière de signer est beaucoup plus simple, mais elle présente aussi des défis, notamment concernant la vie privée et la sécurité.

Voici un aperçu de certains critères de sécurité importants à prendre en compte au moment de choisir un outil de signature électronique.

Chiffrage SSL et HTTPS

En ce qui concerne la sécurité, le chiffrement SSL est une caractéristique importante à laquelle il faut prêter attention lors de l’utilisation d’un site Web et en particulier lorsqu’il s’agit d’utiliser des outils en ligne dans lesquels les écoles et les enseignants peuvent télécharger des documents contenant des données sensibles.

Au moment d’accéder à un site Web, il est important de vérifier si la connexion est sécurisée ou non. Les utilisateurs peuvent le vérifier en regardant le préfixe de l’URL, qui est soit « http », soit « https ». Le second, avec un « s » à la fin, indique que la connexion est sécurisée. Cette indication doit être accompagnée d’un petit symbole de cadenas ou une icône d’information dans la barre de recherche du navigateur.

Une page web ayant pour préfixe URL « https » utilise des protocoles sécurisés de transfert de données, aussi appelés SSL (Secure Sockets Layer). Ces protocoles chiffrent les données envoyées à ce site web pour que personne d’autre ne puisse les voir ou y accéder.

Sceau numérique

Un sceau numérique contient une certaine quantité de données ou d’informations liées à un document ou autre, comme une signature, par exemple. Pour des raisons de sécurité, il est important que ceux qui utilisent des outils de signature PDF, en particulier les institutions comme les établissements scolaires, s’assurent que leurs signatures contiennent un horodatage ou un sceau numérique. Cela garantit un niveau de sécurité supplémentaire et permet d’attester l’authenticité d’une signature ou d’un document.

Règles et normes relatives à la protection des données et à la sécurité des documents

Partout dans le monde, il est important que les écoles utilisent des sites web ou des logiciels répondant à un niveau de sécurité international ou national pour signer des documents électroniques. Les normes importantes à respecter sont les suivantes :

• ISO/IEC 27001
• Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
• La loi CCPA (California Consumer Privacy Act)

La norme ISO/IEC 27001, adoptée en 2013, est la norme ISO mondialement reconnue pour son système de sécurité de l’information. Si un fournisseur de logiciels est accrédité par cette norme, cela signifie qu’il dispose d’un excellent système de sécurité, qu’il le maintient toujours opérationnel, qu’il fait l’objet d’audits internes et externes réguliers et qu’il prend continuellement des mesures pour améliorer la sécurité de ce système.

Comment une école a utilisé notre outil de signature PDF pour faire signer des devoirs et des bulletins

 

Chez Smallpdf, nous nous intéressons beaucoup à la manière dont nos outils sont utilisés. Quand nous avons étudié les défis de la gestion des documents dans les écoles aux États-Unis, nous sommes tombés sur une école qui a adopté notre outil de signature électronique pour permettre aux parents d’élèves de signer les devoirs faits et de confirmer l’obtention des bulletins, malgré la distance.

Signature et préparation des documents à signer

Lorsqu’une signature est nécessaire pour l’école, c’est normalement l’établissement scolaire ou l’enseignant qui demande la signature d’un parent ou d’un responsable légal.

Devoirs : Dans ce cas, l’enseignant crée un document listant tous les devoirs à faire ou à rendre pour une certaine date, avant de télécharger le document dans l’outil « Signer un PDF » de Smallpdf pour le signer lui-même. Il ajoute ensuite des signataires directement depuis l’outil, afin que les parents puissent le signer à leur tour. Cela lui permet de voir qui a déjà signé le document et qui a peut-être besoin d’un rappel. Une fois le document signé par tout le monde, l’enseignant reçoit la version finale directement dans leur boîte de réception.

Bulletins scolaires : Pour les bulletins scolaires, qui sont des documents confidentiels réservés aux enseignants et aux parents et élèves concernés, l’enseignant n’a qu’à insérer le fichier du bulletin dans l’outil de signature PDF, le signer, puis ajouter les parents concernés en tant que signataires en indiquant où apposer leur signature. Les parents reçoivent alors automatiquement un lien les menant vers le bulletin et l’outil de signature. Les enseignants affirment apprécier ce mode de fonctionnement, car il leur permet d’ajouter un petit commentaire personnalisé aux parents en plus du bulletin. De plus, l’outil de signature permet à tout le monde de garder une version signée du bulletin signé.

Création de signatures électroniques et d’initiales

Avec l’outil de signature de Smallpdf, les enseignants ont pu créer leur propre signature numérique, que ce soit en la dessinant avec leur souris, en la prenant en photo ou en uploadant une signature numérique déjà existante sous forme d’image. Ils ont même pu créer leurs propres initiales. Les signatures et les initiales étaient automatiquement enregistrées, afin qu’ils puissent les réutiliser facilement lors de la prochaine signature.

Une fois la signature ou les initiales créées, les enseignants peuvent les placer où ils le souhaitent. Ils peuvent même modifier la taille ou la couleur de celles-ci.

Ajouter du texte sur un document à signer

Un gros avantage de notre outil de signature est qu’il permet d’ajouter des éléments de texte en plus des signatures. C’est particulièrement utile si tu as besoin de rajouter des informations au sein de ton document, comme le lieu, la date ou autre. Notre outil de signature Smallpdf te permet également de sélectionner la taille et la couleur du texte.

Comment demander la signature aux parents

Il peut être compliqué d’expliquer à quelqu’un par mail à quel endroit apposer sa signature ; il est plus simple de le montrer directement ! Les enseignants ayant utilisé notre outil PDF ont aimé pouvoir indiquer aux signataires où signer directement depuis le document.

En utilisant l’outil de signature de Smallpdf, les enseignants peuvent demander jusqu’à 100 signatures à la fois en indiquant où apposer la signature ; ils gagnent ainsi du temps, s’épargnent des frustrations et évitent des erreurs potentielles.

Partager et enregistrer le PDF signé final

Une fois le document signé par tous les signataires, chacun reçoit une copie signée du document final, directement par mail. Le créateur du document peut également partager le document par la suite (que ce soit avec les signataires, pour s’assurer qu’ils l’ont bien reçu, ou avec l’administration de l’école, pour en garder une trace), par mail, WhatsApp, ou avec un lien. Le document peut aussi être enregistré sur un ordinateur, un appareil électronique ou en ligne, sur Dropbox ou Google Drive.

Est-ce le futur de la communication parent-enseignant ?

Sans doute. Même s’il aura fallu une pandémie pour forcer le passage à la communication numérique entre les enseignants, l’école et les parents, il est probable que cette manière de communiquer et de gérer les documents soit conservée dans le monde post-Covid. Même si l’enseignement en présentiel sera restauré, les outils numériques de gestion des documents et de signatures électroniques continueront à être utilisés, notamment par les enseignants, les écoles et les parents d’élèves.

Si ton école est à la recherche d’un outil de premier choix pour signer des PDF, tu peux dès maintenant souscrire gratuitement à la version d’essai de Smallpdf for Teams afin de tester l’outil de signature électronique et les autres outils PDF premiums qui aideront ton école à passer entièrement au numérique

Article traduit et adapté en français par Éloïse