Memungkinkan Komunikasi Orang Tua-Guru Menggunakan Alat eSign Smallpdf

Mendapatkan tanda tangan orang tua secara manual tidaklah pernah mudah. Namun bagaimana sekolah membuat orang tua menandatangani dokumen penting dengan tambahan tantangan dari ruang kelas jarak jauh?

Apakah Orang Tua Masih Perlu Menandatangani Dokumen?

 

Tentu saja. Di lingkungan sekolah tradisional, slip izin dan formulir persetujuan mungkin terkait dengan siswa yang akan melakukan karyawisata atau menonton pertunjukan sekolah, namun lingkungan jarak jauh saat ini telah mengubah tidak hanya dokumen apa sekarang yang perlu ditandatangani, namun juga bagaimana mereka ditandatangani.

Tipe Dokumen Apa Yang Masih Perlu Orang Tua Tanda Tangani Di Lingkungan Jarak Jauh?

Slip kertas mungkin menjadi sesuatu di masa lalu, namun guru dan sekolah masih membutuhkan tanda tangan persetujuan dari orang tua untuk berfungsi dan memungkinkan lingkungan pembelajaran yang produktif dan terinformasi untuk siswa mereka.

Berikut adalah beberapa tipe dokumen yang mungkin orang tua perlu isi dan tanda tangani di lingkungan pembelajaran jarak jauh:

• Formulir pendaftaran
• Formulir awal tahun ajaran untuk berbagi informasi siswa dengan sekolah atau guru
• Formulir persetujuan atau slip izin
• Menandatangani pekerjaan rumah
• Rapor atau laporan perkembangan dari guru
• Berita terbaru atau surat edaran dari sekolah

Apa Perbedaan Dari Tanda Tangan Digital & Elektronik?

 

Walaupun baik tanda tangan digital atau elektronik valid, tanda tangan digital memiliki lapisan keamanan ekstra, yang memastikan bahwa dokumen elektronik yang telah ditandatangani benar-benar asli. Di sisi lain, tanda tangan elektronik, atau e-signature, hanya ditempatkan pada dokumen oleh penanda tangan tanpa autentikasi khusus terlampir dan sama saja validitasnya dengan menempatkan tanda tangan basah pada dokumen kertas.

Meskipun hanya tanda tangan digital dapat diautentikasi, baik tanda tangan digital maupun elektronik mengikat secara hukum di sebagian besar negara di dunia. Sekolah dan guru didorong untuk memeriksa undang-undang dokumen lokal dan persyaratan organisasi yang berkaitan dengan manajemen dan kepatuhan penandatanganan elektronik sebelum mereka menerapkan alat penandatanganan elektronik.

Fitur Keamanan Penandatanganan Dokumen Yang Penting

 

Saat menandatangani dokumen kertas dapat menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi sekolah, sifat fisik dari sistem dokumen ini berarti tantangan sederhana, seperti kehilangan atau kehancuran tidak disengaja oleh rahang anak anjing yang bosan, adalah hambatan yang sangat nyata.

Namun, dengan ruang kelas jarak jauh, dokumen digital dan tanda tangan elektronik telah menggantikan dokumen kertas. Biarpun ini merupakan cara yang jauh lebih mudah untuk mengelola dokumen dan penandatanganan, dokumen digital dan tanda tangan elektronik memiliki persyaratan tingkat privasi dan keamanan tertentu yang perlu dipenuhi.

Berikut adalah gambaran mengenai beberapa fitur keamanan penting yang harus dimiliki oleh alat penandatanganan elektronik.

Enkripsi SSL & HTTPS

Enkripsi SSL merupakan fitur keamanan penting yang harus dicari saat menggunakan situs web, terutama pada alat online di mana sekolah dan guru mungkin mengunggah dokumentasi sensitif.

Ketika ada yang mengakses situs web, penting untuk dicatat apakah koneksinya aman atau tidak. Pengguna dapat memastikan status ini dengan memeriksa awalan url, apakah itu "http" atau "https." Yang kedua, dengan "s" terlampir, menunjukkan koneksi yang aman dan harusnya dilengkapi dengan simbol gembok kecil, atau ikon informasi, yang terletak pada bar pencarian browser.

Halaman web dengan awalan url "https" menggunakan protokol transfer data yang aman, atau Enkripsi SSL (Secure Sockets Layer). Protokol ini mengenkripsi data yang dikirim ke situs web ini, jadi tidak ada orang lain yang dapat melihat atau mengaksesnya.

Segel Digital

Segel digital adalah bagian dari data atau informasi yang dilampirkan ke dokumen atau bagian lain dari data tersebut, seperti tanda tangan misalnya. Penting bagi orang yang

menggunakan alat penandatangan elektronik, terlebih di lingkungan seperti sekolah, untuk memastikan bahwa tanda tangan dihasilkan menggunakan alat penandatanganan elektronik yang memiliki stempel waktu, atau segel digital demi tujuan keamanan. Ini menawarkan lapisan keamanan tambahan jika ada tanda tangan atau dokumen yang perlu diautentikasi atau diverifikasi.

Peraturan & Standar Privasi & Keamanan Dokumen

Di mana pun mereka berada di dunia, penting bahwa setiap situs web atau perangkat lunak yang sekolah atau ruang kelas gunakan untuk mengelola dan menandatangani dokumen untuk mematuhi beberapa tingkat standar keamanan internasional atau lokal. Standar penting yang perlu diperhatikan adalah:

• ISO/IEC 27001
• Kepatuhan GDPR
• Kepatuhan CCPA

ISO/IEC 27001, yang diperkenalkan pada tahun 2013, adalah standar ISO/IEC yang diterima secara global untuk penerapan sistem manajemen keamanan informasi. Ketika penyedia perangkat lunak terakreditasi dengan standar ini, itu berarti bahwa mereka memiliki sistem keamanan yang sangat baik, memastikannya selalu beroperasi, menjalani audit internal dan eksternal secara teratur, serta terus mengambil langkah-langkah untuk mengembangkan keamanan sistem tersebut.

Bagaimana Satu Sekolah Menggunakan eSign Untuk Menandatangani Pekerjaan Rumah & Rapor

 

Di Smallpdf, kami selalu tertarik tentang bagaimana alat kami digunakan dan masalah apa yang dapat diselesaikan menggunakan perangkat lunak kami. Sembari kami meneliti tantangan manajemen dokumen yang dihadapi oleh sekolah-sekolah di AS, kami menemukan satu sekolah yang menerapkan alat eSign kami untuk membantu orang tua siswa jarak jauh menandatangani pekerjaan rumah yang telah selesai dan mengkonfirmasi penerimaan rapor.

Penandatanganan & Persiapan Dokumen Untuk Ditandatangani

Saat meminta tanda tangan di lingkungan pendidikan, biasanya sekolah atau guru yang akan meminta tanda tangan dari orang tua atau wali.

Pekerjaan rumah: Dalam hal ini, guru secara proaktif membuat formulir yang akan mencantumkan daftar pekerjaan rumah yang diperlukan untuk hari itu, mengunggahnya ke alat eSign Smallpdf untuk menempatkan tanda tangan mereka sendiri, kemudian meminta tanda tangan dari masing-masing orang tua. Alat ini memungkinkan guru untuk memantau aktivitas pada dokumen, melihat siapa yang telah tanda tangan, siapa yang belum tanda tangan, dan menerima dokumen akhir langsung ke kotak masuk mereka untuk diamankan.

Rapor: Dalam hal menyiapkan rapor, yang harus dirahasiakan antara guru, siswa, dan orang tua, guru cukup mengunggah rapor digital, menempatkan tanda tangan mereka, lalu meminta tanda tangan orang tua, menunjukkan kepada orang tua di mana mereka harus tanda tangan di rapor, dengan link ke dokumen yang dibagikan langsung ke email orang tua dari alat ini. Guru-guru berkomentar bahwa mereka menikmati fungsi untuk dapat mengirimkan setiap orang tua catatan khusus bersama dengan link untuk membuka dokumen yang perlu ditandatangani, dan bahwa semua pihak akan menerima link ke dokumen akhir yang telah ditandatangani langsung ke kotak masuk mereka.

Membuat Tanda Tangan Elektronik & Inisial

Dengan alat eSign dari Smallpdf, guru menikmati kebebasan untuk membuat tanda tangan mereka sendiri, baik dengan menggambarnya menggunakan trackpad atau mouse, mengambil foto dari tanda tangan mereka di atas kertas, atau mengunggah tanda tangan digital yang sudah ada sebagai gambar. Mereka bahkan dapat membuat inisial mereka dengan cara ini, yang kemudian akan disimpan bersama dengan tanda tangan di alat eSign untuk penandatanganan dan pembuatan inisial yang cepat dan mudah.

Setelah tanda tangan atau inisial telah disiapkan, guru memiliki fleksibilitas untuk menempatkan elemen-elemen tersebut di mana saja pada dokumen, dengan opsi tambahan untuk mengubah ukuran atau warna dari tanda tangan atau inisial sesuai yang diperlukan.

Menambahkan Teks Ke Dokumen Untuk Penandatanganan

Keuntungan besar dari alat penandatanganan elektronik yang berkualitas adalah kemampuan untuk menambahkan elemen ke dokumen selain tanda tangan. Biasanya ini berujung mampu menambahkan teks ke PDF yang tidak dapat diedit, yang sangat berguna ketika seseorang perlu menambahkan nama tempat, tanggal, atau detail tambahan yang perlu diisi sebelum penandatanganan. Pada alat eSign Smallpdf, fitur teks juga dilengkapi dengan opsi pengubah ukuran, plus palet warna yang bisa dipilih.

Meminta Tanda Tangan Dari Orang Tua

Bisa jadi sangat sulit untuk mencoba menjelaskan kepada seseorang melalui email di mana mereka harus menempatkan tanda tangan mereka pada sebuah dokumen, itulah sebabnya jauh lebih mudah untuk langsung menunjukkannya kepada mereka. Ketika guru meminta tanda tangan menggunakan alat eSign, mereka akan menemukan fitur yang menunjukkan penanda tangan di mana mereka perlu menandatangani dan/atau membubuhkan inisial pada dokumen sangatlah berguna.

Dengan alat eSign Smallpdf, guru dapat meminta hingga 100 tanda tangan sekaligus, melenyapkan pertanyaan tentang di mana harus tanda tangan, menghemat waktu, mengurangi kerepotan dan frustrasi, serta membatasi potensi kesalahan.

Membagikan & Menyimpan PDF Yang Telah Ditandatangani

Setelah dokumen ditandatangani oleh semua pihak, setiap orang yang menandatangani akan mendapatkan salinan dokumen akhir yang telah ditandatangani dikirim langsung ke email mereka. Pemilik dokumen juga dapat membagikan dokumen setelahnya (baik dengan penanda tangan dokumen sebagai pengamanan tambahan, atau dengan staf administrasi untuk menyimpan riwayat dokumen), melalui email, link, atau WhatsApp. Dokumen juga dapat diunduh ke komputer atau perangkat elektronik, atau ke Dropbox dan Google Drive.

Apakah Ini Masa Depan Dari Komunikasi Orang Tua-Guru?

 

Mungkin saja. Meskipun diperlukan pandemi global untuk memaksa peralihan ke komunikasi digital antara guru, sekolah, dan orang tua, sangat memungkinkan di dunia pasca COVID, cara kita berkomunikasi dan mengelola dokumen akan berubah selamanya. Meskipun ruang kelas tradisional mungkin akan sepenuhnya pulih di masa depan, manajemen dokumen digital dan alat penandatanganan elektronik, terutama sebagai sarana bagi guru dan sekolah untuk berkomunikasi dengan orang tua, akan tetap ada.

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina