Come presentarti via e-mail

Nel nostro mondo rumoroso e frenetico, dove i social media non sono in fondo poi così sociali, i tempi di attenzione si riducono di minuto in minuto e tutti amano dirti quanto sono “incredibilmente impegnati”, ci può essere poco spazio o tempo per farsi notare. Ecco perché, quando è il momento di presentarsi in un'e-mail, è necessario sovrastare il rumore con una comunicazione ordinata e mirata, che toccherà tutti i tasti giusti.

Quando è il caso di presentarsi via e-mail?

 

Di solito ci si presenta via e-mail con un obiettivo specifico in mente. Se stai cercando di avviare una relazione d'affari, di iniziare una conversazione con un potenziale datore di lavoro o di fare networking nel tuo settore, allora una presentazione via e-mail può essere un ottimo punto di partenza.

Se invece hai appena sostenuto un colloquio di lavoro e vuoi inviare un'email di follow-up al recruiter, potresti leggere il nostro articolo su come scrivere un'e-mail di follow-up dopo un colloquio.

Quali sono i vantaggi di presentarsi con un’e-mail?

 

Nel 2020, oltre 300 miliardi di e-mail vengono inviate ogni giorno. Il che ci suggerisce che la versione elettronica del buon vecchio servizio postale non passerà presto di moda. Ci sono molti motivi per cui amare le e-mail, soprattutto quando hai bisogno di presentarti a qualcuno. Abbiamo raccolto per te alcuni dei vantaggi di una presentazione per e-mail: scopriamoli insieme!

1. Le e-mail sono meno invadenti A differenza di una telefonata, che richiede attenzione immediata, le e-mail possono essere lette dal destinatario quando e dove è più comodo, mantenendo ansia e irritazione al minimo nel corso della vostra interazione.

2. Puoi prenderti il tuo tempo e scrivere l'e-mail perfetta Uno scambio verbale o telefonico improvviso può essere una buona cosa. Per molti di noi, però, avere maggiore tempo a disposizione per curare la propria presentazione nei minimi dettagli può essere un vantaggio prezioso per fare una buona prima impressione.

3. Puoi controllare il registro della tua e-mail Sia che tu stia scrivendo ad una società di investimenti di lusso o ad una start-up giovane e trendy, con un’e-mail, hai il vantaggio di poter fare ricerche sul tuo destinatario prima di scrivergli. In questo modo puoi adattare il tono in base al tuo interlocutore: serio, più scanzonato o una via di mezzo. In ogni caso assicurati di rivolgerti al destinatario in modo appropriato, sincero e rispettoso.

4. Le e-mail rimangono Una chiacchierata veloce o una chiamata potrebbero finire nel dimenticatoio in breve tempo, invece un'e-mail è più duratura. Scrivere un'e-mail di presentazione significa lasciare qualcosa di tangibile sia al destinatario che al mittente, qualcosa a cui può essere fatto riferimento anche in seguito, se necessario.

Consiglio: fai seguito ad una chiamata introduttiva o a una chiacchierata con una breve e-mail. In questo modo metterai la conversazione nero su bianco e ne rimarrà traccia.

5. Le e-mail rendono facile il follow-up Se il tasso di risposta alla tua e-mail di presentazione è deludente, non devi ricominciare ogni volta da zero. Puoi semplicemente inoltrare l'email introduttiva originale, integrandola con un breve messaggio di follow-up che faccia riferimento a quello iniziale.

Consiglio: se dopo la tua seconda e-mail non ricevi alcuna risposta, può voler dire che il tuo destinatario non è interessato o è molto impegnato oppure che hai l’indirizzo e-mail sbagliato. In questo caso potrebbe essere utile chiamare l'azienda che stai cercando di contattare per scoprire se esiste ancora, se il tuo destinatario lavora ancora lì o se per caso è semplicemente in congedo per un breve periodo.

Cosa dovresti inserire in un’e-mail di presentazione?

 

1. Un oggetto esaustivo, ma semplice La prima cosa che si auspica il destinatario faccia, una volta che gli hai inviato un'email di presentazione, è aprirla. È probabile che un oggetto troppo complicato, pieno di caratteri speciali ed emoji, finisca direttamente nello spam. E quand’anche non succeda, difficilmente il tuo destinatario avrà voglia di aprire la tua e-mail.

2. Un saluto appropriato Non salutare il destinatario della tua e-mail di presentazione come faresti con un amico. Anche se l'azienda a cui ti rivolgi ha un approccio meno formale, utilizza un saluto (almeno al primo contatto) amichevole, ma pur sempre formale.

Sforzati di scoprire in anticipo il nome della persona a cui vuoi presentarti e rivolgiti direttamente a lei nella tua e-mail. Un semplice "Cara Anna" o "Cara signora Rossi" andrà bene.

Consiglio: mentre nel mondo anglosassone è una pratica molto comune, in altri paesi è considerato maleducato rivolgersi a qualcuno con il nome di battesimo nel primo scambio di e-mail professionale, quindi usa il buon senso e pensa a come il destinatario della tua e-mail di presentazione potrebbe voler essere indirizzato.

3. Fai in modo che sia incentrata su di loro Quando ti presenti in una e-mail, è importante incentrarsi sul destinatario. Potrebbe far parte di una società di cui condividi i valori, lavorare a progetti interessanti a cui ti piacerebbe prendere parte o potresti ammirarlo per le sue attività filantropiche. Qualunque cosa ti abbia colpito, vale la pena farvi riferimento all’interno della tua presentazione per e-mail.

4. Cita un contatto che avete in comune Se avete una conoscenza in comune, inserisci questa informazione all'inizio della tua e-mail, citando la connessione che hai con questa persona e che ti ha raccomandato di entrare in contatto con il destinatario per i motivi x o y. Questa è un'informazione che può essere utile includere anche nell'oggetto.

5. Spiega perché ti stai presentando via e-mail Una volta che sei entrato in connessione con il tuo destinatario, spiega perché gli stai mandando un'email. Magari vuoi lavorare nella sua azienda, collaborare a progetti futuri o espandere la tua rete sociale; qualunque sia il motivo per cui scrivi, sii chiaro su ciò che vuoi veramente. Puoi collegare questa parte a quella in cui dici cosa ti ha colpito del destinatario e spiegare in che modo entrare in contatto con te potrebbe portargli dei benefici.

6. Includi una call to action Spiega chiaramente cosa vuoi che il destinatario faccia dopo aver letto la tua e-mail. Potresti chiedere di rispondere alla tua e-mail di presentazione con determinate informazioni o chiedere di fissare un appuntamento telefonico. Qualunque sia la call to action, assicurati che sia chiara.

Consiglio: in un’e-mail, una domanda può essere più efficace di una frase affermativa per avere una risposta da parte del destinatario.

7. Mostragli come e quando contattarti Se la call to action consiste nel rispondere alla tua email o nel fissare un appuntamento per una videochiamata, è sempre buona norma far sapere al destinatario della tua e-mail quando sei disponibile (per parlare al telefono, per rispondere alle e-mail o per incontrarsi) e come contattarti (per telefono, e-mail o WhatsApp).

8. Ringrazia La persona che riceve la tua email di presentazione potrebbe non inviarti la risposta che speravi, ma ringraziarla in anticipo solo per aver letto la tua e-mail è la cosa più educata da fare. Sii sempre cortese quando ti presenti via e-mail e ricordati di inserire un ringraziamento.

9. Congedati con un saluto Scegli il saluto con cui congedarti in base al registro che hai scelto per la tua presentazione via e-mail. Se hai iniziato con “Egregio dottor Rossi”' allora potresti voler concludere con “Distinti saluti” o “Cordiali saluti”, seguito dal tuo nome.

10. Fornisci i tuoi contatti Inserire i tuoi contatti in calce alla tua e-mail di presentazione, dopo il tuo nome, non solo è cortese, ma potrebbe anche portarti benefici nel lungo termine. In calce alla tua e-mail, puoi anche includere il tuo ruolo o il tuo titolo attuale, il tuo numero, il tuo indirizzo e-mail e un link al tuo portfolio online o sito web (se ne hai uno).

11. Controlla, ricontrolla e controlla ancora Non compromettere tutto l’impegno che hai messo nella tua presentazione via e-mail con una scarsa attenzione ai dettagli. Se la tua e-mail di presentazione è per una domanda di lavoro o per dare una svolta alla tua carriera, non è saggio inviare un’e-mail di presentazione piena di errori. Controlla di non aver commesso nessun errore ortografico o grammaticale, usa lo strumento per controllare l’ortografia sul tuo desktop o dispositivo mobile, e, se tutto manca, chiedi a un tuo amico o parente esperto di grammatica (tutti ne abbiamo uno) di controllare la tua e-mail di presentazione per te.

E questo è quanto! Segui i nostri consigli su come presentarti via e-mail e farai un'ottima prima impressione. Buona fortuna!