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Le aziende senza carta nel 2021

di Tam

Puoi anche leggere questo articolo in Tedesco e Inglese.

Abbiamo chiesto alle aziende che hanno eliminato la carta in diversi settori di condividere i migliori consigli per passare a un ufficio senza carta.

Azienda senza carta nº 1: Spendesk

Patrick Whatman, Global Content Lead, Spendesk

Oltre alla digitalizzazione vera e propria, è necessario pensare con accuratezza all’archiviazione e a come il team potrà accedere alle informazioni archiviate quando ne avrà bisogno. Ad esempio, le aziende ora possono contare sull’archiviazione di ricevute digitali invece di collezionare ricevute cartacee delle spese, il che aiuta a risparmiare un sacco di tempo; ma se le ricevute vengono conservate in cartelle che non sono rinominate in maniera appropriata da qualche parte su un server, la situazione non migliorerà di molto rispetto ad uno schedario fisico. Assicurati quindi di archiviare in maniera strutturata e fai in modo che i documenti siano facilmente accessibili per chi li deve consultare con regolarità. Scegli nomi logici e semplici per i file, di modo che ciascun membro del team possa seguire le convenzioni di nomenclatura con facilità.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021

L’archiviazione delle ricevute elettroniche aiuta a risparmiare un sacco di tempo.

Azienda senza carta nº 2: Someone sent you a Greeting

Sally Gibson, Fondatrice e proprietaria, Someone sent you a greeting

Il miglior modo di eliminare la carta è porsi degli obiettivi facilmente raggiungibili. Se si punta a un cambiamento drastico, cercando di eliminare in maniera troppo brusca tutta o la maggior parte della carta che si usa abitualmente, quasi certamente non si riuscirà nell’intento. Deve essere un processo graduale. Quindi poniti un obiettivo riguardo alla quantità di carta che l’ufficio o il luogo in cui lavori dovrebbe utilizzare su base mensile e, poi, ogni volta che raggiungi l’obiettivo prefissato, punta a una quantità inferiore. Ciò darà l’opportunità ai dipendenti di abituarsi e all’intera azienda di adeguarsi. Puoi anche essere più specifico e individuare le diverse aree d’uso della carta: ad esempio carta per la stampa, posta, cancelleria, etc. e assegnare un obiettivo a ciascuna di esse.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - Homer

Il miglior modo di eliminare la carta è porsi degli obiettivi facilmente raggiungibili, non puntare a un cambiamento drastico.

Azienda senza carta nº 3: WeBuyHousesHere.com

Shad Eliah, Fondatore e CEO, WeBuyHousesHere.com

Per le altre aziende che vogliono eliminare la carta, consiglio l’utilizzo di app per prendere appunti durante le riunioni. Prendere appunti non è mai stato così facile o utile. Facendolo in digitale, si evita di accumulare indesiderate pile di blocchi per gli appunti sulla scrivania, negli armadietti e nella spazzatura. Pensa a quanto tempo hai sprecato rovistando tra i tuoi appunti cartacei. Gli appunti digitali possono essere condivisi tramite diverse piattaforme usando app come Microsoft OneNote, GoodNotes ed Evernote. È possibile farlo da diversi dispositivi, aggiungere utenti che possano modificarli e anche rendere gli appunti più belli se necessario.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - appunti

Prendendo appunti in digitale si evitano indesiderate pile di blocchi per gli appunti.

Azienda senza carta nº 4: We are working

Rachel Honoway, Vice-presidente, We are working

Il nostro team lavora in remoto al 100%. Ognuno di noi è in un luogo diverso, quindi eliminare la carta è d’obbligo per noi. Abbiamo implementato tre policy fondamentali per mantenere i nostri file organizzati ed accessibili:

1 - Convenzioni di nomenclatura: ogni team ha una guida specifica per rinominare i file. Per esempio, il nostro dipartimento commerciale rinomina tutti i documenti iniziando con la data in formato AnnoMeseGiorno, seguita dal nome del cliente. Tutti i file vengono rinominati e inseriti in cartelle create dai manager di ciascun team.

2 - Proprietario designato: dopo aver creato un file, i membri del team rendono il loro manager “proprietario” del file. La maggior parte delle applicazioni per la condivisione di file come Google Drive, Microsoft Sharepoint e Dropbox ti consentono di cedere la proprietà del file a qualcun altro all’interno del team con un semplice clic.

3 - Controllo: ogni settimana controlliamo tutti la cartella “I miei documenti” per vedere se ci siamo dimenticati di consegnare qualcosa ai nostri manager. Chi è incaricato di controllare passa in rassegna la nomenclatura dei file, la loro posizione e la proprietà dei file. Investendo 5 minuti alla settimana, ci assicuriamo una gestione efficiente dei file digitali sul lungo periodo.

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Quando il team lavora in remoto al 100%, eliminare la carta è d’obbligo.

Azienda senza carta nº 5: Home Tree

Daniel Foley, SEO Team manager, Home Tree

Il mio consiglio numero uno per le aziende che puntano a eliminare la carta è implementare una cultura paperless e mettere in atto training che promuovono la scannerizzazione di tutti i documenti. Assicurarsi che nessun dettaglio o documento vitale per il funzionamento dell’azienda vada perduto è una parte importante di una transizione efficace ad un ufficio senza carta. Si può scansionare e archiviare i documenti perché siano disponibili per la consultazione in futuro. Affinché i dipendenti si abituino a scansionare i documenti ottenuti dall’esterno o all’interno dell’azienda, sono necessari due elementi principali: formazione e cultura aziendale.

Per quanto riguarda la formazione, è bene assicurarsi che ciascuno step del training dei dipendenti metta in risalto l’importanza di eliminare la carta. In merito alla cultura, ci si dovrà assicurare che i dirigenti diano l’esempio scansionando tutti i documenti e che tributino un riconoscimento a chi scansiona i documenti regolarmente. Premiare la persona che ha scansionato di più ogni mese può essere un’ottima idea.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - Scooby Doo

È importante tributare un riconoscimento a chi scannerizza i documenti regolarmente.

Azienda senza carta nº 6: Coffee-Works

Julien Raby, Fondatore e proprietario, Coffee-Works

Il mio consiglio numero uno per le altre aziende che vogliono eliminare la carta è quello di adottare le firme elettroniche. I documenti che necessitano di una firma portano all’uso di carta. A meno che, naturalmente, non ci sia l’opzione di usare la firma elettronica. Perciò, se si desidera eliminare la carta, è necessario accettare le firme elettroniche. Si può procedere in vari modi. I dipendenti potrebbero avere le proprie firme scansionate come foto per allegarle o inserirle in qualsiasi documento che lo richieda. I documenti PDF possono anche essere firmati tramite touchpad, usando il dito, con programmi come Adobe Reader e, con app come SignNow e SignEasy, si può fare lo stesso usando smartphone o tablet.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - autografo

A meno che non ti venga richiesto un autografo da un fan, adotta la firma elettronica.

Azienda senza carta nº 7: Trainer Academy

Benjamin Rose, Co-fondatore, Trainer Academy

Il mio consiglio numero uno per le aziende che vogliono eliminare la carta è: premiare i comportamenti virtuosi e limitare quelli indesiderati. Se si vuole che i propri dipendenti eliminino la carta, si dovrebbe incoraggiare chi lo fa e limitare quelle azioni che non sono in linea con la strategia paperless. I dipendenti potrebbero essere lodati in presenza dei colleghi, ricevere premi o benefit speciali per aver eliminato la carta.

Per prevenire azioni indesiderate, si possono implementare misure come eliminare i fax dal luogo di lavoro, richiedere una password per poter stampare, programmare le stampanti di modo che possano stampare solo un certo numero di pagine al giorno e rilasciare pass per la stampa a ogni dipartimento una volta al mese, facendo in modo che ciascun dipartimento non possa stampare un numero superiore di documenti o che non si ritrovi a scambiare pass con altri dipartimenti. Questi sono solo alcuni suggerimenti; si possono trovare modi creativi di limitare o ostacolare una condotta indesiderata.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - fotocopiatrice

Limita le azioni che non sono in linea con la tua strategia per un ufficio senza carta, ad esempio richiedi una password per stampare.

Azienda senza carta nº 8: Force by Mojio

Daivat Dholakia, Director of Operations, Force by Mojio

Le aziende che vogliono eliminare la carta dovrebbero essere pronte a investire nelle migliori risorse. Sconsiglio di scegliere e provare tanti servizi e dispositivi economici o gratuiti: non soddisferanno le esigenze dell’azienda nel lungo periodo. Dalle buste paga fino al content management: è necessario munirsi del miglior software possibile e fare le debite ricerche. Provare un sacco di soluzioni diverse non farà altro che confondere i dipendenti e renderà il trasferimento di file un incubo. Sicuramente qualcosa andrà perso nella transizione. Meno piattaforme e applicazioni si riescono ad utilizzare, meglio è.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - Bobs Burgers

Per avere il miglior software possibile, fai una ricerca ed evita di confondere i tuoi dipendenti.

Azienda senza carta nº 9: Revelation Machinery

Tanner Arnold, Presidente e CEO, Revelation Machinery

Consiglio l’acquisto di una soluzione per la gestione dei documenti che comprenda la condivisione di file, passando in rassegna diverse opzioni, per decidere qual è la migliore per l’azienda. Possono essere utilizzati due approcci. Il primo consiste nell’usare piattaforme per la condivisione di file come Dropbox, Google Drive, Microsoft Drive, CertainSafe e Hightail, per organizzarsi usando un sistema ad hoc. Il secondo consiste nell’usare un sistema per la gestione dei documenti come M-files, eFileCabinet, Paperport Pro o PinPoint, solo per citarne alcuni.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - cartella

Acquista una soluzione per la gestione dei documenti che preveda la condivisione di file.

Azienda senza carta nº 10: Crypto Head

James Page, Redattore tecnico crypto, Crypto Head

Il migliore consiglio che ho per chi vuole impegnarsi in questa transizione è il seguente: educare l’intero gruppo riguardo all’improvviso cambiamento e al processo di ammodernamento. Tutti, all’interno del gruppo, devono essere consapevoli degli obiettivi del passaggio a un luogo di lavoro senza carta, di modo da avere un punto di riferimento saldo per affrontare il cambiamento che sta per essere implementato. Se possibile, consulta un esperto in merito a modi efficienti di veicolare ed elaborare queste informazioni, così che possano essere comunicate al team. Essere informati sul cambiamento in atto e sapere come adattarsi alle sue conseguenze aumenterà sicuramente le probabilità di successo della transizione.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - esperta

Chiedi a un esperto di aiutarti a informare il team sugli obiettivi del passaggio a un ufficio senza carta.

Azienda senza carta nº 11: Fleet Lending Solutions

*Kendall Horn, Online Marketing Director, Fleet Lending Solutions

L’aspetto più importante da considerare quando si elimina la carta consiste nell’assicurarsi che i flussi di lavoro dell’azienda rimangano intatti. Se i dipendenti sono abituati a gestire i propri compiti e le proprie responsabilità facendo affidamento sul cartaceo, lavorare senza carta può disturbare o minare i flussi di lavoro. Se non viene gestita adeguatamente, questa transizione può avere un impatto negativo sulla soddisfazione dei clienti. L’utilizzo di un servizio di archiviazione su cloud come Box e la creazione di specifiche cartelle per i dipendenti può evitare l’insorgere di problemi. Quando un dipendente termina un’operazione o un compito assegnatogli, può trasferire le informazioni salvando i documenti nella cartella di qualcun altro. Nel caso le aziende preferiscano un approccio più centralizzato all’organizzazione dei flussi di lavoro, possono anche ricorrere a servizi per la gestione di progetti come Trello.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - intatta

Per evitare che ci sia un impatto negativo sulla soddisfazione dei clienti, assicurati che il flusso di lavoro dell’azienda rimanga intatto.

Azienda senza carta nº 12: FiveBarks

Tammi Avallone, Managing Editor, FiveBarks

Prima di passare a un’azienda paperless, è necessario avere un piano. Di modo da non dover affrontare immediatamente un cambiamento radicale. Basta scegliere uno o due modi di ridurre la carta, implementarli efficacemente, e poi continuare. Qui di seguito ci sono alcune idee utili per passare a un ufficio senza carta, in caso ti servano delle linee guida per cominciare.

Investi in spazi di lavoro che consumano poca energia. Quando i dipendenti accedono ai documenti sugli schermi dei loro dispositivi, uno dei potenziali svantaggi a cui si potrebbe andare incontro è un maggiore consumo di elettricità. Tuttavia, il fatto che l’azienda abbia deciso di eliminare la carta non deve portare necessariamente a una maggiore spesa per l’elettricità. Un maggiore consumo di elettricità può essere controbilanciato installando lampade al LED e stampanti e altri dispositivi a basso consumo.

Se si vogliono copiare documenti, si può ricorrere a scanner e ad applicazioni mobile ad hoc. Un’opzione consiste nello scansionare i documenti in PDF e nel caricarli su cloud. Lo si può fare utilizzando lo scanner integrato nella stampante o usando un software per la scansione sul computer o su un altro dispositivo. Una volta che avrai scaricato i documenti, puoi distruggere la versione cartacea come misura di sicurezza. Se hai disperatamente bisogno di una copia cartacea di certi documenti, tienili in una cassetta di sicurezza come misura preventiva in caso di eventuali disastri.

In azienda, sarebbe meglio noleggiare i macchinari costosi in leasing. Se una piccola azienda vuole eliminare la carta, potrebbe essere necessario investire in smartphone moderni, tablet e sistemi di pagamento digitale portatili, che possono essere costosi. Noleggiare in leasing le apparecchiature più costose è uno dei consigli utili per passare a un ufficio senza carta. Risparmierai denaro sulle spese iniziali, di ammodernamento, sugli aggiornamenti e sui pagamenti per l’affitto delle strutture. Il leasing ti permette anche di testare vari tipi di apparecchiature, prima di decidere quali sono più utili per la tua azienda senza carta.

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Investi in lampade al LED, stampanti e altri dispositivi a basso consumo.

Azienda senza carta nº 13: Exam Strategist

*Thomas Rhodes, Data scientist e co-fondatore, Exam Strategist

Mantenere un ufficio senza carta non è solo fantastico per l’ambiente, ma può anche indurre ad adottare migliori abitudini organizzative e ad incrementare la produttività. Scegliere una suite per la produttività basata su cloud, avendo in mente le esigenze specifiche della propria organizzazione, è il primo passo per avere un’azienda più green e più collaborativa.

Con i nuovi servizi offerti da Google Workspace e da Office 365, coinvolgere il tuo team e lavorare tutti insieme in maniera efficace, senza carta e su cloud, non richiede più uno sforzo tanto intenso. Questi strumenti sono ottimi non solo per i sistemi di gestione dei documenti notevoli, ma anche perché permettono ai dipendenti di collaborare simultaneamente sugli stessi file mentre lavorano a distanza.

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Scegliere una suite per la produttività basata su cloud è il primo passo per avere un’azienda più green.

Azienda senza carta nº 14: Cosier

Daniel Adams, CEO, Cosier

Questo è il mio consiglio numero uno per le aziende che vogliono eliminare la carta (potrebbe sembrare ovvio e troppo semplice, ma ha cambiato il modo in cui lavoriamo): acquista più monitor per i tuoi dipendenti. Per quale motivo? Pensa a quanti documenti i membri del tuo team stampano solo perché devono consultarli quando creano una presentazione o quando verificano o riguardano informazioni critiche. Avere più schermi riduce il bisogno di stampare documenti, rende più semplice rinunciare alla carta e fornisce più spazio ai dipendenti. Inoltre, si hanno vantaggi come una migliore memoria spaziale e una visione più completa delle informazioni a cui i membri del team hanno bisogno di accedere.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - monitor

Acquistare più monitor può cambiare il tuo modo di lavorare.

Azienda senza carta nº 15: Quality Logo Products

Bret Bonnet, Co-fondatore e presidente, Quality Logo Products

Il mio consiglio migliore per passare a un ufficio senza carta è: evita di fare affidamento su un documento da archiviare. In altre parole, non sostituire un modulo con una scansione o una versione PDF dello stesso, a meno che non sia necessario. Inserisci i dati direttamente nel sistema e lascia che sia il sistema a generare il PDF o altri documenti/report, solo dietro richiesta e quando è necessario.

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Inserisci i dati direttamente nel sistema e crea documenti solo quando è necessario.

Azienda senza carta nº 16: Music Minds

Adam Chase, Presidente, Music Minds

Quando decidi di convertirti all’ufficio senza carta, è bene fare una lista di tutti i documenti e delle altre cose che utilizzi per la tua attività. È importante farlo perché, altrimenti, ti dimenticherai inevitabilmente qualcosa, rendendo potenzialmente la tua transizione più difficile.

Quando avrai una lista, stabilisci le priorità per mettere in pratica il tuo piano. Che cosa ti aiuterà a risparmiare di più? Inizia a cercare soluzioni digitali come Google Drive per i documenti e i fogli di lavoro, DocuSign per i contratti e software di gestione delle buste paga per gestire le buste paga in versione digitale. Attuare il cambiamento in vari step aiuta a suddividere il carico di lavoro e permette a tutti di abituarsi ai nuovi sistemi e alle nuove tecnologie che utilizzerete, quindi lo preferisco sicuramente.

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Prima di convertirti all’ufficio senza carta, fai una lista di tutti i documenti della tua attività.

Azienda senza carta nº 17: ReceetMe, Ltd.

Helene Berkowitz, Fondatrice e CEO, ReceetMe, Ltd.

Non c’è bisogno di reinventare la ruota: se esiste già una soluzione, anche parziale, usala.

Una catena di spa che desidera sostituire le prenotazioni degli appuntamenti in formato cartaceo non deve investire tanto tempo e denaro in ricerca e sviluppo. Può usare i tool per le prenotazioni esistenti online come Genbook, YouCanBook.me o altri. Il processo di onboarding di un nuovo dipendente richiede in genere parecchia carta, tra manuali rivolti ai dipendenti, formulari relativi alle tasse e materiali stampati. Le aziende possono migrare i propri procedimenti di onboarding online incorporando video ad hoc, guide digitali, tutorial (pensa ad esempio a WalkMe) oppure presentazioni online. Un'opzione ancora più semplice è utilizzare Google Workspace (ex G-Suite), che offre una suite completa di strumenti basati su web che non richiedono l’uso di carta e sono facili da usare.

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Non è necessario reinventare la ruota, opta per soluzioni già esistenti.

Azienda senza carta nº 18: WikiLawn

Dan Bailey, Presidente, WikiLawn

Il mio migliore consiglio per passare a un ufficio senza carta è eseguire il backup di tutto. Di ogni singolo documento che avete in ufficio. Scansionali e fanne una copia digitale da archiviare su cloud. Vorrai includerli all’interno di una specie di database in futuro e questo accorgimento ti darà la garanzia di non perderli.

Dai priorità a questa operazione. Di fatto dovrebbe essere la prima cosa che fai, specialmente se hai intenzione di rendere l’archivio dei clienti esclusivamente digitale. Dovresti digitalizzare i tuoi archivi fisici il più velocemente possibile, di modo da poter stabilire un sistema e le migliori pratiche per implementarlo.

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Esegui un backup di ogni singolo documento che hai in ufficio.

Azienda senza carta nº 19: Hayden Girls

*Hosea Chang, Chief Operating Officer, Hayden Girls

Se vuoi passare a un ufficio senza carta, trova un software per il project management e per le comunicazioni interne della tua azienda. Da Hayden Girls, usiamo Basecamp per tutte le nostre esigenze relative all’organizzazione e alle comunicazioni. Ci permette di impostare le nostre agende e di vedere i rispettivi calendari, fare annunci, chattare in privato e in gruppo, condividere documenti, automatizzare sondaggi settimanali e molto altro. Quando ti renderai conto che esiste un software che ti permette di fare tutto quello che facevi in precedenza utilizzando carta e anche di più, capirai che non solo la carta è superflua, ma anche poco conveniente. Penso che molte persone esitino nell’eliminare la carta, perché non conosco un’altra modalità. Quando si rendono conto che la carta, di fatto, rende la loro vita più difficile, lavorare senza carta diventerà un’opzione molto più attraente. Investire in un nuovo software per la gestione e le comunicazioni farà scattare l’effetto domino.

2021-03-25  - Le aziende senza carta nel 2021 - domino

Fai scattare l’effetto domino investendo in software.

Azienda senza carta nº 20: Test Prep Insight

John Ross, CEO, Test Prep Insight

Il mio migliore consiglio per le aziende che desiderano eliminare completamente la carta è investire in tablet per ciascuno dei loro dipendenti. Una delle cose che ci mancava di più una volta eliminata la carta era l’abilità di fare revisioni sui documenti, inserendo annotazioni a mano libera. Per farlo, ci sarà bisogno di un software per PDF e, non importa quale software si utilizza, ci sarà bisogno anche di un tablet o di una penna grafica per portare a termine l’operazione. All’inizio abbiamo provato a inserire le nostre revisioni a mano libera, usando le dita sui nostri laptop con touchscreen, ma è stato un incubo. Non avevo idea di quante annotazioni inserissimo nei nostri documenti: usare il dito indice in maniera goffa su un portatile touchscreen ci faceva perdere tempo. Così alla fine ho preso un Microsoft Surface per ciascun dipendente e ha fatto davvero la differenza. Puoi rapidamente visualizzare il PDF su tablet, contrassegnare il documento con inchiostro digitale rosso usando una penna grafica e rispedirlo al mittente in un paio di minuti. È incredibilmente più efficiente rispetto al laptop e al desktop.

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Investire in un tablet per ciascuno dei tuoi dipendenti aumenta l’efficienza.

Per ulteriori informazioni su come passare a un ufficio senza carta, dai un’occhiata agli altri articoli che abbiamo scritto sul tema.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana

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