Como uma escola matriculou 350 alunos durante o Covid-19

Encontrar a ferramenta de assinatura eletrônica certa para matricular remotamente 350 alunos

Enfrentando um novo ano letivo logo após o início do Covid-19, a diretora e os administradores de uma escola do ensino médio estavam preocupados, não só com o ensino remoto, mas também com como matricular seus alunos remotamente.

Uma rápida pesquisa na Internet levou a escola a encontrar a ferramenta PDF de assinatura eletrônica certa que apoiava todo o processo de registro e se tornou uma ferramenta PDF fundamental no dia-a-dia da administração da escola. Mas como essa escola gerenciou esse processo de registro remoto pela primeira vez?

Preparar os documentos

A preparação de documentos para a matrícula remota de alunos foi semelhante à preparação de documentos em papel. Os administradores escolares prepararam os documentos em formato digital como de costume e incluíram os seguintes campos de informação:

1. Nome
2. Apelido
3. Morada
4. Número de contato de emergência
5. Alergias
6. Detalhes do seguro de saúde

Garantindo que esses campos fossem editáveis, o documento foi então carregado na ferramenta Assinar PDF, pronto para ser enviado aos pais ou responsáveis dos alunos para preencher e assinar.

Solicitar assinaturas dos pais e mostrar onde assinar

Depois do formulário de inscrição ser carregado na ferramenta Assinar PDF, os professores ou administradores escolares poderam simplesmente adicionar o endereço do e-mail dos pais ou responsáveis na ferramenta para solicitar a sua assinatura. O recurso "Arrastar e soltar" foi usado para mostrar aos pais onde deveriam assinar.

Assim que o documento estivesse pronto e os signatários adicionados, os administradores enviavam os documentos para assinatura. Os pais e responsáveis receberam então um link para o documento com instruções para preencher e assinar o formulário de inscrição. Assim que a assinatura foi concluída, todos os envolvidos receberam um link para baixar o documento assinado e preenchido com segurança.

Salvar os documentos assinados

Como todas as fichas de inscrição foram preenchidas e assinadas pelos pais e responsáveis, os administradores receberam notificações em tempo real, assim como um link para os documentos preenchidos enviados para seu e-mail. A partir daqui, eles podem abrir cada documento e salvá-lo no seu computador ou dispositivo móvel.

A escola em questão usou o Dropbox para armazenar os documentos. O Smallpdf vem com uma integração do Dropbox, tornando o processo o mais simples possível. Também temos integrações com o Google Drive e uma extensão do Gmail.

Obter assinaturas dos pais sempre foi um desafio para escolas e funcionários administrativos e a expectativa era que as assinaturas eletrônicas não fossem diferentes. Esta escola descobriu que fazer os pais assinarem documentos eletronicamente não era apenas uma boa solução durante uma pandemia, mas também a longo prazo para toda a escola.

Precisa assinar um documento?

Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa