Em busca de um método de registro seguro e eficiente, uma escola recorreu a uma única ferramenta em PDF para matricular seus alunos no novo ano letivo
Em busca de um método de registro seguro e eficiente, uma escola recorreu a uma única ferramenta em PDF para matricular seus alunos no novo ano letivo
Encontrando a ferramenta certa de assinatura eletrônica para matricular remotamente 350 alunos de escolas
A COVID-19 surgiu logo antes do início de um novo ano letivo. Devido às muitas implicações, a diretora de uma escola secundária e os administradores de sua escola estavam preocupados. Afinal, eles não só precisavam considerar como poderiam facilitar o aprendizado remoto, mas também encontrar maneiras de matricular seus alunos remotamente.
Uma rápida pesquisa na Internet levou a escola a encontrar a ferramenta certa de assinatura eletrônica em PDF, que deu suporte a todo o processo de matrícula e se tornou uma ferramenta de PDF essencial para o funcionamento diário da administração da escola. Mas como essa escola gerenciou esse processo de matrícula remoto pela primeira vez?
Preparação dos documentos
A princípio a escola não exigia nenhuma informação nova ou diferente para matricular os alunos. Por isso, os administradores da escola reconheceram que só precisavam digitalizar seus formulários de matrícula - como digitalizações ou em seu formato digital original. Eles se certificaram de que o formulário de matrícula digital incluísse os seguintes campos de informações para os pais preencherem:
- Nome
- Sobrenome
- Endereço
- Telefone para emergências
- Alergias
- Detalhes do plano de saúde
No processo, eles garantiram que esses campos fossem editáveis antes de carregar o documento na ferramenta eSign. Nesse momento, o documento estava pronto para ser enviado aos pais ou responsáveis pelos alunos para ser preenchido e assinado.
Solicitando assinaturas dos pais e mostrando a eles onde assinar
Depois que o formulário de inscrição era carregado na ferramenta eSign, os professores ou administradores podiam simplesmente adicionar o endereço de e-mail dos pais ou responsáveis na ferramenta, solicitando que eles assinassem. O recurso "Arrastar e Soltar" foi usado para adicionar uma nota ao PDF, mostrando aos pais onde assinar.
Depois que o documento era preparado e os signatários eram adicionados, os administradores podiam enviar os documentos para assinatura. Os pais e responsáveis recebiam então um link para o documento, incluindo instruções sobre como preencher e assinar eletronicamente o formulário de inscrição. Uma vez concluída a assinatura, todos os envolvidos recebiam um link para baixar o documento assinado e preenchido para fins de documentação.
Salvando os documentos assinados
Quando um pai ou responsável preenchia e assinava o formulário, os administradores recebiam notificações em tempo real e um link para os documentos preenchidos por e-mail. A partir daí, eles podiam abrir cada documento e salvá-lo em seu computador ou dispositivo móvel.
A escola em questão usava o Dropbox para armazenar documentos. Como o Smallpdf oferece uma integração com o Dropbox, o armazenamento de documentos funcionou perfeitamente, sem a necessidade de fazer o download dos documentos antes de armazená-los na nuvem. Outras integrações incluem a integração com o Google Drive e uma extensão do Gmail.
Conseguir a assinatura dos pais sempre foi um desafio para as escolas e para a equipe administrativa, e a expectativa era de que as assinaturas eletrônicas não seriam diferentes. Descobriu-se que fazer com que os pais assinassem documentos eletronicamente não foi apenas uma alternativa bem-sucedida durante uma pandemia, mas uma solução de assinatura de longo prazo para toda a escola, que continua em vigor até hoje.
Tem um documento que precisa assinar?
Traduzido e adaptado para o português por Ariane.
