Как одной школе удалось зачислить 350 учеников во врем пандемии Covid-19

Как найти подходящий инструмент для электронной подписи, чтобы удаленно зарегистрировать 350 учеников?

 

В преддверии нового учебного года в условиях Covid-19 директор и администрация средней школы были озадачены тем, как организовать качественное обучение и зарегистрировать своих учеников дистанционно.

Быстрый поиск в Интернете помог им найти PDF-инструмент для электронной подписи, который способствовал успешному проведению регистрации и стал универсальным PDF-инструментом в повседневной работе администрации школы. Вот, как они справились с этой задачей:

Подготовка документов

 

Подготовка документов для удаленной регистрации учащихся была такой же, как и при работе с бумажными документами. Администрация школы, как обычно, подготовила документы в цифровом формате и включила в них следующие информационные поля:

1. Имя
2. Фамилия
3. Адрес
4. Номер экстренного контакта
5. Аллергия
6. Данные медицинского страхования

Убедившись, что все работает, они загрузили свой документ в инструмент eSign и отправила родителям и опекунам учеников для заполнения и подписания.

Как запросить подпись у родителей и указать в документе место для подписи

 

После того как форма регистрации была загружена в инструмент eSign, учителя могли просто добавить адрес электронной почты родителей и опекунов в инструмент и предложить им подписать форму. Функция "Перетащить и Вставить" использовалась для добавления примечания к PDF-файлу, показывающего родителям, где нужно поставить подпись.

После подготовки документа и добавления всех, кто должен был поставить подпись, администрация разослала документы. Родители и опекуны получили ссылку на документ, включая инструкции, чтобы заполнить и подписать электронную форму о зачислении. После подписания документа все участники получали ссылку для скачивания итогового файла.

Сохранение подписанных документов

 

По мере заполнения и подписания родителями и опекунами всех регистрационных форм администрация получала уведомления в режиме реального времени, а также ссылку на заполненные документы, отправленную на электронную почту. Сотрудники школы могли открыть каждый документ и сохранить его на своем ПК или мобильном устройстве.

Школа, о которой идет речь, использовала Dropbox для хранения документов, поскольку Smallpdf имеет полную интеграцию с Dropbox. Кроме того, данное приложение интегрировано с Google Drive, а также имеет расширение для Gmail.

Сбор подписей родителей всегда был сложной задачей для школы и администрации, и ожидалось, что получить их электронные подписи будет также трудно. Однако привлечение родителей к подписанию документов в электронном виде стало не только успешной альтернативой во время пандемии, но и долгосрочным решением для всей школы.

Хотите подписать свой первый электронный документ?

Переведено на русский язык Лалой Рудь.