Excel online naar Word converteren

Als je een spreadsheet omzet in een rapport, voorstel of klantoverzicht, is Word meestal het formaat dat mensen verwachten. Het lastige is dat Excel niet is ontworpen om bestanden netjes als Word op te slaan. Tabellen lopen over, kolommen worden samengedrukt en bestanden met meerdere werkbladen kunnen in een chaos veranderen.

We laten drie manieren zien om Excel naar Word te converteren, te beginnen met de meest consistente aanpak met Smallpdf.

Je krijgt ook een beknopte overzichtstabel, oplossingen voor veelvoorkomende problemen en een paar praktijkvoorbeelden waarin elke methode zinvol is.

Gebruik deze tabel om binnen enkele seconden de beste methode te kiezen.

Als je een Word-bestand wilt dat eruitziet als je spreadsheet en gemakkelijk te delen blijft, begin dan hier. Deze methode werkt goed voor losse bladen, eenvoudige tabellen en de meeste rapportageprocessen.

Stap 1: Open de PDF-converter en upload je Excel-bestand

Ga naar Smallpdf PDF-converter en upload je spreadsheet.

• Sleep je XLS- of XLSX-bestand naar de app.

• Of klik op ‘Bestanden kiezen’ en selecteer het bestand op je apparaat.

• Je kunt ook bestanden uploaden vanuit Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Nu uploaden: Klik op “Bestand kiezen” hieronder om te beginnen met het converteren van Excel naar Word.

Stap 2: Converteer eerst Excel naar PDF

Smallpdf converteert Excel in een tussentijdse stap naar PDF. Hierdoor wordt je lay-out vergrendeld, zodat tabellen niet zo snel verschuiven wanneer je naar Word exporteert.

• Wacht tot de conversie is voltooid.

• Controleer het PDF-voorbeeld om te zien of het werkblad er goed uitziet.

Stap 3: Exporteer het bestand en kies Word (.docx)

Op het resultatenscherm:

• Klik op ‘Exporteren als’.

• Selecteer ‘Word (.docx)’.

• Als je een optie ziet zoals ‘Alleen selecteerbare tekst converteren’, kies deze dan voor een bewerkbaar document.

Stap 4: Download je Word-bestand

Zodra de conversie is voltooid:

• Klik op ‘Downloaden’ om het DOCX-bestand op te slaan.

• Of sla het bestand weer op in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Als je het Word-bestand naar iemand anders verstuurt, open het dan eerst om te controleren of de kolommen, pagina-einden en lettertypen er goed uitzien.

Niet elke spreadsheet hoeft een Word-document te worden. Dit gedeelte helpt je bij het kiezen van de juiste werkwijze, afhankelijk van wat je wilt bereiken.

Gebruik Smallpdf wanneer je een document nodig hebt dat je kunt delen

Kies de Smallpdf-workflow als je een bestand in rapportstijl wilt maken:

• Een klantupdate met tabellen en notities

• Een begrotingsoverzicht ter goedkeuring

• Een spreadsheet die je als statisch document wilt presenteren

Dit werkt het beste als je werkblad al afdrukvriendelijk is, wat betekent dat het past binnen standaardpaginaformaten en een duidelijke tabelstructuur heeft.

Kopiëren en plakken wanneer je slechts één tabel nodig hebt

Als je Word-document slechts een klein deel van de spreadsheet nodig heeft, is kopiëren en plakken sneller.

• Kopieer precies de cellen die je nodig hebt in Excel.

• Plak in Word.

Gebruik voor betere resultaten plakopties die de opmaak behouden.

• Gebruik ‘Bronopmaak behouden’ als je de opmaak van Excel wilt behouden.

• Gebruik ‘Opmaak van bestemming aanpassen’ als je de opmaak van Word wilt behouden.

• Gebruik ‘Plakken als afbeelding’ als je een vaste lay-out wilt die niet verschuift.

‘Plakken als afbeelding’ is handig voor brede tabellen die in Word steeds afbreken.

Insluiten of koppelen wanneer je live updates nodig hebt

Insluiten is handig wanneer de spreadsheet in Word moet blijven staan.

• Gebruik in Word ‘Invoegen’ > ‘Object’ om het werkblad in te sluiten.

• Of koppel het, zodat updates in Excel kunnen doorstromen naar het Word-bestand.

Dit is ideaal voor interne documenten waarbij iedereen dezelfde omgeving gebruikt, maar het is niet geschikt voor externe uitwisseling. Ontvangers kunnen het ingesloten object mogelijk niet bewerken of correct weergeven.

Excel-bestanden lopen in Word vaak vast om een aantal voorspelbare redenen. Door deze vooraf op te lossen, verloopt de conversie van Excel naar Word veel soepeler.

1. Maak je Excel-werkblad op als een rapport

Vóór het converteren:

• Verwijder lege rijen en kolommen die voor ongewenste spatiëring zorgen.

• Zorg ervoor dat de kopteksten in alle tabellen consistent zijn.

• Vermijd te complexe geneste tabellen.

• Stel een afdrukgebied in, zodat alleen de juiste inhoud wordt geëxporteerd.

Als je tabel erg breed is, kun je overwegen om in Excel over te schakelen naar een liggende pagina-indeling voordat je de conversie uitvoert.

2. Verminder het aantal samengevoegde cellen en zwevende objecten

Samengevoegde cellen zien er in Excel prima uit, maar kunnen in Word verkeerd uitgelijnd raken.

• Gebruik samenvoegingen alleen voor kopteksten, niet voor de kernstructuur van de tabel.

• Vervang zwevende tekstvakken waar mogelijk door normale celtekst.

Grafieken worden ook beter weergegeven als je ze eenvoudig houdt en te veel lagen vermijdt.

3. Gebruik gangbare lettertypen

Als Word geen toegang heeft tot het oorspronkelijke lettertype, wordt dit vervangen door een ander lettertype, waardoor de spatiëring kan verschuiven.

Voor het mooiste resultaat:

• Gebruik gangbare lettertypen zoals Calibri, Arial of Times New Roman.

• Zorg ervoor dat de lettergrootte binnen tabellen consistent blijft.

Als je niet achter je bureau zit, kun je Excel nog steeds naar Word converteren met de mobiele Smallpdf-app.

Stap 1: Converteer Excel naar PDF in de app

In de Smallpdf-app:

• Kies 'Converteren naar PDF'.

• Upload je Excel-bestand vanaf je apparaat of een gekoppelde cloudopslag.

• Laat het converteren.

Stap 2: Converteer de PDF naar Word

Vervolgens:

• Kies 'Converteren vanuit PDF'.

• Selecteer 'Word (.docx)'.

• Sla het uiteindelijke bestand op in het gedeelte ‘Bestanden’ van de app.

Conversies via mobiel zijn het meest geschikt voor kleinere spreadsheets en eenvoudige lay-outs. Voor grote rapporten met meerdere werkbladen biedt een desktop vaak meer controle.

Zelfs met een solide workflow doen zich vaak een paar problemen voor. Hier lees je hoe je ze snel kunt oplossen.

1. Tabellen die over meerdere pagina’s zijn verdeeld

Als rijen in Word op paginagrenzen worden afgebroken:

• Selecteer de tabel.

• Open de tabeleigenschappen.

• Schakel de optie uit waarmee rijen over pagina’s kunnen worden verdeeld, of pas de marges aan.

Als de tabel breed is, verklein dan de lettergrootte iets of stel de paginastand in Word in op liggend.

2. Kolommen worden samengedrukt of lopen vreemd om

Dit betekent meestal dat de tabel niet binnen de paginabreedte past. Probeer het volgende:

• Verminder het aantal kolommen.

• Laat lange tekst in Excel-cellen afbreken voordat je converteert.

• Plak als afbeelding voor de breedste tabellen als bewerken niet nodig is.

3. Samengevoegde cellen lijken niet goed uitgelijnd

Samengevoegde cellen worden niet altijd correct omgezet. Oplossingen:

• Verwijder samenvoegingen in Excel voordat je gaat converteren.

• Maak indien nodig na de conversie de samenvoegingen opnieuw aan in Word.

4. Grafieken zien er wazig uit

Grafieken kunnen aan scherpte inboeten als ze worden gerasterd. Probeer het volgende:

• Vergroot de grafiek in Excel vóór de conversie.

• Vereenvoudig effecten en schaduwen.

• Als grafieken scherp moeten zijn, exporteer ze dan als afbeeldingen en voeg ze handmatig in Word in.

5. Het bestand is te groot of kan niet worden geüpload

Grote bestanden bevatten meestal:

• Veel werkbladen

• Uitgebreide opmaak

• Ingesloten afbeeldingen

Oplossingen:

• Verwijder ongebruikte werkbladen en exporteer alleen de werkbladen die je nodig hebt.

• Sla een schone kopie van de spreadsheet op voordat je deze converteert.

• Splits het werkboek op in kleinere bestanden en converteer deze afzonderlijk.

6. Lettertypen gewijzigd na conversie

Dat is meestal een probleem met ontbrekende lettertypen. Oplossingen:

• Gebruik standaardlettertypen in Excel.

• Vermijd speciale lettertypen in kopteksten of grafieken.

Excel is geweldig voor analyses, maar Word is beter voor het delen van verzorgde samenvattingen.

Als je een snelle, consistente conversie van Excel naar Word nodig hebt, converteer je spreadsheet dan naar PDF, exporteer het als DOCX en pas vervolgens snel de opmaak aan voor pagina-einden en tabelbreedte.

Als je het werkblad overzichtelijk houdt en de opmaak eenvoudig, krijg je een Word-bestand dat gemakkelijk te versturen en te controleren is, en dat veel minder werk kost dan het helemaal opnieuw opbouwen van tabellen.