Mudando o foco: como reuniões rápidas e focadas podem criar equipes melhores

As reuniões diárias, em inglês Daily standups, fazem parte do cotidiano das equipes de engenharia de software nas empresas de SaaS. Basicamente, são reuniões diárias muito curtas (feitas em pé e não sentadas) para discutir o progresso de um projeto. Niklas Nyholm, vice-presidente de engenharia do Smallpdf, compartilha sua experiência desafiando a configuração convencional das reuniões de pé, colocando o foco em assuntos específicos.

Reuniões convencionais vs. rápidas e focadas

 

As reuniões diárias, daily standups, convencionais são focadas em cada membro da equipe de forma individual que se revezam para analisar suas atividades, atualizações e impeditivos para toda a equipe. Por outro lado, as reuniões com focadas, em inglês Story-focused standups, adotam uma abordagem diferente focando em tarefas, tickets, e assuntos específicos.

Em vez de os membros da equipe se revezarem na análise das suas prioridades e tarefas, a equipe analisa cada assunto por vez e os membros ficam sabendo das atualizações e as contribuições referentes a esse assunto ou tarefa / ticket específico. As interações são mais focadas no item e todo o processo se torna mais ágil e orientado para os resultados.

Por que reuniões focadas?

 

As reuniões diárias focadas, em inglês chamadas de Story-focused standups, enfatizam o resultado da equipe em vez do resultado de cada indivíduo. O foco geral se volta para o avanço do trabalho, colocando-o no centro do palco, enquanto as atividades individuais de cada membro da equipe ficam em segundo plano. Considerando o objetivo das reuniões, as contribuições e realizações de cada membro da equipe não ocupam o centro do palco. Essa abordagem não é nova e foi discutida pelo desenvolvedor de software e palestrante internacional Martin Fowler e por Mike Cohn, um dos colaboradores do método de desenvolvimento de software Scrum, entre outros.

Mudando de dinâmicas e o que esperar

 

Uma mudança na abordagem de reuniões pode ser um pouco incômoda para as equipes e leva um tempo para se acostumarem. Afinal, não anunciar as contribuições individuais pode mudar a dinâmica de poder, além de ser um desafio para os membros da equipe que podem ser menos práticos com entregas concretas e compromissos de sprint.

Adaptando-se ao novo e mudança de mentalidade

 

Provavelmente, os gerentes de produtos e de engenharia, que normalmente passam uma boa parte do tempo em reuniões, entrevistas e 1:1s deixarão de ter mais voz ativa e passarão a ter um mínimo de exposição durante as reuniões diárias.

Essa mudança pode ser desconfortável no início, especialmente para aqueles que normalmente não estão muito envolvidos nas reuniões, mas mudar a mentalidade para focar na produção da equipe trará resultados melhores e mais rápidos a longo prazo.

Super foco e clareza

 

Além da mudança de mentalidade, as reuniões com foco em assuntos específicos proporcionam maior clareza ao simplificar a conversa em um item de cada vez. Dessa forma, sempre fica claro qual item está sendo discutido e não há mudança abrupta de tópico ou contexto. Se um ticket e ou assunto envolver o trabalho de várias pessoas, elas poderão compartilhar suas informações durante esse período. O método convencional, por outro lado, significa que pedaços de um item são contribuídos em conversas desconexas, o que dificulta o controle de todas as informações e atualizações relevantes.

Questões polêmicas e difíceis também se tornarão mais difíceis de ignorar. Em reuniões convencionais as coisas podem passar despercebidas se os membros da equipe optarem por não abordar tickets ou problemas que sejam desafiadores. Uma abordagem sistêmica baseada em assuntos específicos significa que cada ticket é discutido. Dessa forma, não é tão provável que os problemas passem despercebidos, ajudando a equipe a resolver os impasses mais rapidamente.

Desafios e o que pode dar errado

 

Essa abordagem de reuniões tem seus desafios e desvantagens. Mas se você souber o que está fazendo, poderá gerenciar a mudança de forma eficaz e sem muitos problemas.

É possível que informações essenciais fora do escopo individual e tarefas em andamento se percam. Para garantir que isso não aconteça, os líderes de equipe podem fazer o check-in no final da discussão e perguntar sobre outros problemas ou destaques importantes que talvez ainda não tenham sido apresentados na reunião.

Outra questão que deve ser levada em conta é o desempenho e o bem-estar individual. Pode ser mais difícil identificar os membros da equipe que podem estar com dificuldades em relação à carga de trabalho fora do escopo do que está sendo discutido. Um ambiente de trabalho com empatia, feedbacks sinceros e seguro incentivarão os membros a compartilharem suas preocupações com a equipe e durante as reuniões individuais com os líderes. De modo geral, agendar reuniões individuais regulares e discussões sobre o bem-estar da equipe pode ajudar a evitar que os problemas se acumulem e permite um bom ambiente de trabalho.

Próximos passos

 

Se você estiver interessado tentar o modelo de reuniões focadas, story-focused standups, em seu próximo sprint, vai ficar feliz em saber que o processo é muito fácil de experimentar e implementar. Se essa estratégia não funcionar para você e sua equipe você pode simplesmente voltar à abordagem tradicional de reuniões - sem nenhum prejuízo.

Na equipe de Aquisição e Engajamento do Smallpdf, descobrimos que as reuniões focadas, story-focused standups, são uma abordagem muito mais produtiva e impactante, o que nos ajuda a permanecer no caminho certo e nos permite oferecer muito mais aos nossos milhões de usuários mensais.

Interessado em mais artigos como este? Dê uma olhada em nosso blog de engenharia para saber mais.

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.