PDF auf eine Ebene reduzieren

Erinnerst du dich noch an die Zeit, als du Formulare oder Verträge ausdrucken musstest, um deine Daten einzutragen oder sie zu unterschreiben? Das war lästig, zeitaufwändig und hat auf gutdeutsch einfach keinen Spaß gemacht. Du musstest ein leeres Formular ausdrucken, alle Informationen von Hand eintragen, das Ganze wieder einscannen, als PDF oder Bild speichern und dann online hochladen oder einer E-Mail anhängen.

Heutzutage lassen sich viele PDF-Formulare ganz einfach mit einem normalen PDF-Reader ausfüllen. Die einzige Sorge, die du haben könntest, ist, dass jeder, dem du die Formulare schickst, theoretisch noch Änderungen vornehmen kann, nachdem du sie ausgefüllt hast. Das wollen wir natürlich nicht. Eine einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass deine Dokumente nicht manipuliert werden, ist, die Ebenen des PDFs zu reduzieren, bzw. das PDF zu glätten. Dazu wandelst du das PDF in ein Bild um und konvertierst es dann wieder ins PDF-Format. So werden alle interaktiven Elemente (Kontrollkästchen, Checklisten und Schaltflächen) in einer eindimensionalen PDF-Datei dargestellt.

Und der beste Weg, das zu tun? Unser kostenloses Werkzeug zum Glätten von PDFs.

Was bedeutet es, ein PDF zu glätten?

Du fragst dich vielleicht, was eine reduzierte PDF-Datei ist. Es ist so: Ein PDF-Dokument hat normalerweise mehrere Ebenen mit unterschiedlichen Inhalten oder Informationen. Beim Glätten werden die Daten, die du in der PDF-Datei siehst, in ein flaches Bild übertragen. Dabei werden alle zusätzlichen Ebenen und Elemente entfernt, die angezeigt werden würden, wenn du sie auslöst, wie zum Beispiel eine Dropdown-Liste. Das Ergebnis ist eine „what you see is what you get“-Datei (liebevoll auch WYSIWYG genannt) - alle Details werden in eine einzige Ebene „integriert“. Keine Dropdown-Listen mehr, keine anklickbaren Kästchen, nur noch deine Informationen.

Indem du deine PDF-Datei reduzierst, stellst du sicher, dass die Informationen nicht geändert werden können, wenn jemand anderes die Datei öffnet. Das ist wichtig, wenn du ein Formular abschickst, damit niemand versehentlich (oder absichtlich) die Daten ändern kann.

Ausfüllen von Formularen vor dem Reduzieren der Ebenen

Wenn du Änderungen an deinem Formular vornehmen willst, bevor du die PDF-Datei glättest, bist du bei uns an genau der richtigen Stelle. Die meisten PDF-Reader erlauben dir zwar, interaktive Elemente zu nutzen, und damit die notwendigen Informationen einzugeben, aber sie lassen dich keine Änderungen an statischen Inhalten vornehmen. Wenn dein PDF-Formular zum Beispiel keine interaktiven Elemente hat, kann das Ausfüllen der PDF-Datei schwierig sein. Aber keine Sorge – du musst sie trotzdem nicht ausdrucken und von Hand ausfüllen! Wie du oben gesehen hast, bietet Smallpdf einen leistungsstarken und kostenlosen PDF-Editor. Mit diesem Tool kannst du deine Informationen ganz einfach einfügen und dein PDF direkt aus dem Tool heraus auf eine Ebene reduzieren. Schauen wir uns das mal an:

1. Ziehe dein PDF per Drag & Drop in unseren PDF-Editor.
2. Füge nach Bedarf Informationen hinzu und lösche Abschnitte.
3. Klicke auf „Exportieren“ und wähle „Ebenen der PDF reduzieren“.
4. Bestätige deine Wahl und lade dein geglättetes PDF herunter.

Wie kann ich das abgeflachte PDF bearbeiten?

Du kannst es nicht - da du einen Schnappschuss der endgültigen Version des Formulars gemacht hast, so wie du es speichern wolltest. Du kannst jedoch versuchen, es in ein editierbares Microsoft Office-Format zu konvertieren. Smallpdf verwendet eine einzigartige OCR-Formel, um den Inhalt zu extrahieren und in ein editierbares Format zu speichern, damit du ihn bearbeiten kannst.

Um die Arbeit mit PDF noch einfacher zu machen, schau dir unsere Blog-Homepage an, auf der über 100 Tutorials über die Arbeit mit digitalen Dokumenten aufgelistet sind.

Ein reduziertes PDF verkleinern

Je mehr Informationen eine Datei enthält, desto größer ist sie logischerweise. Wenn du die Ebenen aus deiner PDF-Datei entfernst, wird sich die Größe deiner PDF-Datei höchstwahrscheinlich verringern, vielleicht sogar erheblich.

Wenn du immer noch denkst, dass deine Datei zu groß ist, kannst du unseren beliebten PDF-Kompressor verwenden, um die Größe der PDF-Datei nach dem Glätten zu reduzieren. Der Vorgang ist so ziemlich derselbe. Du lädst die Datei in das Tool PDF verkleinern hoch und lehnst dich zurück, während Smallpdf die Schweißarbeit leistet. Dieses Tool extrahiert und entfernt doppelte Daten aus deiner PDF-Datei, so dass du ein noch kleineres Dokument erhältst.

Mit der einfachen Komprimierungsoption wird die PDF-Datei so komprimiert, dass die Formatierung so nah wie möglich an der Originaldatei bleibt. Die starke Komprimierung (die du auf der Ergebnisseite des Kompressors wählen kannst) gibt dir die Möglichkeit, die Datei bei Bedarf noch weiter zu verkleinern. Das kann allerdings die Qualität der Bilder in der PDF-Datei beeinträchtigen, aber nicht so, dass sie nicht mehr erkennbar wären. Wenn du die starke Komprimierung nutzen möchtest, musst du dir ein Pro-Konto zulegen - mit unserer kostenlosen 7-Tage-Testversion kannst du alle Vorteile, die damit kommen, eine Woche lang genießen.

Wie kann ich eine reduzierte PDF-Datei bearbeiten?

Mit einem normalen PDF-Reader kannst du das nicht. Schließlich hast du einen Schnappschuss von der endgültigen Version des Formulars gemacht, so wie du es speichern wolltest. Du kannst jedoch versuchen, die Datei in ein bearbeitbares Microsoft Office-Format zu konvertieren. Smallpdf nutzt eine einzigartige OCR-Technologie, um den Inhalt zu extrahieren und in einem bearbeitbaren Format zu speichern, damit du ihn bearbeiten kannst. Und natürlich gibt es immer noch den PDF-Editor, der dir bei der Arbeit hilft.

Vergiss nicht, dein PDF zu unterschreiben, bevor du es abschickst! Smallpdf bietet ein schickes Tool für elektronische und digitale Signaturen namens eSign. Damit kannst du deine Dateien schnell unterschreiben oder sogar Unterschriften von anderen einholen. Denk nur daran, wie viel Druckertinte du mit Smallpdf sparst!

Um die Arbeit mit PDF-Dateien noch einfacher zu machen, findest du auf unserem Blog mehr als 100 Anleitungen zur Arbeit mit digitalen Dokumenten.

Viel Spaß beim Erstellen!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna