So teilst du eine PDF-Datei in einem Zoom-Meeting

Es ist ganz einfach, PDF-Dateien in Zoom bereitzustellen – mit der richtigen Methode.

Egal, ob du einen Vertrag präsentierst, eine Datei im Chat verschickst oder einen Link für später veröffentlichst – Zoom bietet dir viele Wege, Dokumente problemlos zu handhaben.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du eine PDF-Datei im Zoom-Meeting anzeigst, damit auf dem Bildschirm alles perfekt aussieht. Wir zeigen dir auch, wie du ganz einfach [die Dateigröße reduzieren kannst](https://smallpdf.com/compress-pdf „die Dateigröße reduzieren kannst“), um PDF-Dateien nach deinem Meeting problemlos anderen bereitzustellen.

Kurz & bündig: So stellst du eine PDF-Datei im Zoom-Meeting bereit

Wenn du eine schnelle Antwort brauchst, folge dieser Checkliste: 1. Öffne deine PDF-Datei auf deinem Computer oder im Browser. 2. Tritt deinem Zoom-Meeting bei und stelle sicher, dass du deinen Bildschirm teilen darfst. 3. Klicke in der Zoom-Symbolleiste auf „Bildschirm freigeben“. 4. Wähle das Fenster oder den Bildschirm mit deiner PDF-Datei und klicke auf „Teilen“. 5. Wenn du fertig bist, klicke oben auf dem Bildschirm auf „Freigabe beenden“. 6. Verwende den Zoom-Chat oder einen Cloud-Link, wenn die Teilnehmenden die PDF-Datei auch herunterladen sollen.

Kann man in einem Zoom-Meeting eine PDF-Datei teilen?

Ja, du kannst PDF-Dateien in Zoom auf drei Arten teilen. Die jeweils beste Option hängt davon ab, ob du das Dokument live präsentieren willst oder einfach eine Kopie bereitstellst.

Deine Optionen sind:

• Bildschirmfreigabe für Echtzeit-Präsentationen und Walkthroughs
• Chat-Upload, wenn alle das PDF herunterladen sollen
• Cloud-Link, wenn die Datei groß ist oder nach dem Meeting weiterhin verfügbar sein soll

Die gleichen Methoden funktionieren auch für Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen. Oder du konvertierst sie mit Smallpdf in PDF-Dateien, damit die Darstellung bei allen gleich bleibt.

Ein PDF im Zoom-Meeting teilen: 3 einfache Methoden

Wähle die Methode, die am besten zu deinem Meeting und deiner technischen Ausstattung passt. Wenn du nicht der Host des Meetings bist, stelle vorab sicher, dass du den Bildschirm teilen oder Dateien hochladen darfst.

Methode 1: PDF per Bildschirmfreigabe teilen (Desktop)

Entscheide dich für diese Methode, wenn du eine PDF-Datei live präsentieren und kontrollieren möchtest, was alle sehen. 1. Öffne deine PDF-Datei in einem Desktop-PDF-Viewer oder in einem Browser-Tab. 2. Starte dein Zoom-Meeting über die App oder den Web-Client – oder tritt bei. 3. Klicke in den Meeting-Steuerelementen auf „Bildschirm freigeben“. 4. Wähle im Pop-up-Fenster dasjenige aus, in dem dein PDF angezeigt wird. 5. Wenn dein PDF Audio- oder Videoelemente enthält, aktiviere im Pop-up-Fenster die Option „Ton freigeben“. 6. Klicke auf die blaue Schaltfläche „Teilen“, um die Präsentation zu starten.

Die Teilnehmenden sehen jetzt deine PDF-Datei auf ihren Bildschirmen. Du kannst scrollen, zoomen oder die Anmerkungsfunktionen von Zoom (oder die Tools deines PDF-Viewers) nutzen, während du sprichst. Wenn du fertig bist, bewege den Cursor an den oberen Bildschirmrand und klicke auf „Freigabe beenden“.

Methode 2: ein PDF über den Zoom-Chat senden

Ideal, wenn die Teilnehmenden eine eigene Kopie der PDF-Datei behalten sollen. 1. Klicke im Zoom-Meeting in den Meeting-Steuerelementen auf das Symbol „Chat“. 2. Klicke im Chat-Bereich auf „Datei“. 3. Wähle aus, wo die PDF-Datei hinterlegt ist: auf deinem Computer, in Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box. 4. Wähle deine PDF-Datei aus und klicke auf „Öffnen“. 5. Warte, bis die Datei hochgeladen ist, und prüfe, ob sie im Chat erscheint.

Alle im Meeting können im Chat auf den Dateinamen klicken und das PDF auf ihr Gerät herunterladen. Beachte: Im Zoom-Chat gibt es Beschränkungen für die Dateigröße – große PDF-Dateien solltest du vorher komprimieren.

Methode 3: PDF-Link aus dem Cloud-Speicher teilen

Praktisch, wenn dein PDF für den Chat zu groß ist oder langfristig verfügbar sein soll. 1. Lade dein PDF zu Google Drive, Dropbox oder OneDrive hoch. 2. Erstelle einen teilbaren Link und setze die Berechtigungen auf „Alle Personen mit dem Link können den Inhalt anzeigen“ (oder die entsprechende Option). 3. Kopiere den teilbaren Link. 4. Füge den Link in den Zoom-Chat ein und betätige die Eingabetaste. 5. Informiere die Teilnehmenden, wofür der Link gedacht ist und wann er gebraucht wird.

Ideal für lange Berichte, Handbücher oder PDF-Dateien, auf die nach dem Meeting noch zugegriffen wird.

So teilst du Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente in Zoom

Du kannst Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen in Zoom auf dieselben drei Arten teilen: Bildschirmfreigabe, Chat-Upload und Cloud-Links. Alternativ konvertierst du die Dateien mit Smallpdf ins PDF-Format, damit das Layout stabil bleibt.

Dokumente direkt in Zoom teilen

• Word-Dokumente: Öffne die .doc- oder .docx-Datei in Word oder einem Viewer und teile dieses Fenster über „Bildschirm freigeben“.
• Excel-Tabellen: Öffne die Arbeitsmappe in Excel, gib dieses Fenster frei und zoome in die Zellen, die du besprechen willst.
• PowerPoint-Präsentationen: Starte deine Bildschirmpräsentation und gib das Präsentationsfenster frei, um den Eindruck einer klassischen Präsentation zu vermitteln.

Du kannst diese Dateien auch direkt im Zoom-Chat über „Datei“ anhängen oder Cloud-Links einfügen, damit die Teilnehmenden sie später herunterladen und bearbeiten können.

Dokumente vor dem Teilen in PDF-Dateien konvertieren

Wenn du Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien vorab in PDF-Dateien umwandelst, bleiben Layout und Schriften unverändert – so sehen alle dasselbe, ganz gleich, welches Gerät sie nutzen.

Mit Smallpdf kannst du:

• [Word in PDF](https://smallpdf.com/word-to-pdf „Word in PDF“) konvertieren – z. B. für Lebensläufe, Briefe und Berichte.
• [Excel in PDF](https://smallpdf.com/excel-to-pdf „Excel in PDF“) konvertieren – ideal für Tabellen und Dashboards, die du nur zeigen, nicht bearbeiten willst.
• [PowerPoint in PDF](https://smallpdf.com/ppt-to-pdf „PowerPoint in PDF“) konvertieren, wenn du nach dem Meeting eine statische Fassung der Folien verteilen möchtest.

Nach der Konvertierung nutzt du die PDF-Datei in Zoom genauso wie oben beschrieben.

Bereite deine PDF-Datei vor und stelle sicher, dass sie vor und nach dem Meeting problemlos zugänglich ist

Mit ein wenig Vorbereitung vor deinem Zoom-Meeting wird die gemeinsame Nutzung reibungsloser und professioneller.

Du startest mit deinem Originaldokument, lässt es von Smallpdf konvertieren, komprimieren, aufräumen und sichern – und teilst es dann in Zoom per Bildschirmfreigabe, Chat oder Link. Genau dieser Ablauf zahlt sich für jedes wichtige Meeting aus.

1. PDF-Dateien komprimieren, um Größenbeschränkungen einzuhalten

[Große PDF-Dateien](https://smallpdf.com/blog/compress-pdf-to-chosen-size „Große PDF-Dateien“) können die Limits im Zoom-Chat sprengen oder es kann zu lange dauern, sie später per E-Mail zu versenden. 1. Gehe auf [PDF komprimieren](https://smallpdf.com/compress-pdf „PDF komprimieren“) bei Smallpdf. 2. Klicke auf „Dateien auswählen“ oder zieh deine PDF per Drag & Drop in den Upload-Bereich. 3. Wähle „Basic“ für eine ausgewogene Dateigröße oder „Strong“ für maximale Reduzierung.

4. Klicke auf „Komprimieren“ und warte ein paar Sekunden.
5. Lade die komprimierte PDF-Datei herunter oder exportiere sie zu Google Drive, Dropbox oder OneDrive.

Verwende diese schlankere Version, wenn du sie in den Chat hochlädst oder nach dem Meeting zugänglich machen möchtest.

2. Dokumente in PDF umwandeln und Seiten aufräumen

Wenn du mit Word, Excel oder PowerPoint startest:

• Verwende den PDF-Konverter, um sie zuerst in PDF-Dateien umzuwandeln.
• Nutze PDF zusammenführen, um zusammengehörige Dokumente für dein Meeting in einer Datei zu bündeln.
• Ordne Seiten neu an oder entferne sie, damit während der Präsentation nur relevante Inhalte zu sehen sind.

So erhältst du eine aufgeräumte PDF-Datei, die sich in Zoom leicht abarbeiten lässt.

3. PDF-Dateien bei Bedarf schützen oder entsperren

Denke vor dem Teilen an die Sicherheit:

• Nutze [PDF schützen](https://smallpdf.com/protect-pdf „PDF schützen“), wenn du vertrauliche Dokumente mit einem Passwort versehen willst.
• Nutze [PDF entsperren](https://smallpdf.com/unlock-pdf „PDF entsperren“) (wo angemessen und erlaubt), um ein Passwort zu entfernen, wenn du berechtigt bist, eine Datei freizugeben.

Das richtige Maß zwischen Sicherheit und Zugang hält dein Meeting am Laufen, ohne die Personen auszubremsen, die das Dokument lesen sollen.

4. Markierungen, Notizen und Seitenzahlen hinzufügen

Für noch professionellere Präsentationen:

• Mit dem [PDF Annotator](https://smallpdf.com/pdf-annotator „PDF Annotator“) kannst du wichtige Zeilen hervorheben, Zahlen oder Grafiken einkreisen oder Kommentare hinzufügen. Füge Seitenzahlen hinzu. So kannst du sagen „blättert zu Seite 5” und alle können dir schnell folgen.

Diese kleinen Details helfen allen, während der Bildschirmfreigabe am Ball zu bleiben, wenn du durch deine PDF-Datei navigierst.

Bereite deine PDF-Dateien vor, bevor du sie in Zoom-Meetings teilst

PDF-Dateien und andere Dokumente in Zoom zu teilen, ist viel einfacher, wenn deine Dateien bereits komprimiert, konvertiert und organisiert sind.

Mit Smallpdf kannst du deine PDF-Dateien und anderen Dokumente vor dem Meeting vorbereiten, damit Bildschirmfreigabe, Chat-Uploads und Cloud-Links für alle reibungslos funktionieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie teile ich eine PDF-Datei in einem Zoom-Meeting?

Öffne deine PDF-Datei, tritt dem Zoom-Meeting bei und klicke auf „Bildschirm freigeben“. Wähle das Fenster mit deiner PDF-Datei aus, klicke auf „Teilen“ und scrolle oder zoome, während du sprichst. Verwende den Chat oder einen Cloud-Link, wenn die Teilnehmenden das PDF auch herunterladen sollen.

Wie gebe ich eine PDF-Datei auf einem Bildschirm frei?

Klicke in Zoom auf „Bildschirm freigeben“, wähle das Fenster oder den Bildschirm, auf dem dein PDF sichtbar ist, und bestätige. Alle im Meeting sehen genau dieses Fenster, bis du auf „Freigabe beenden“ klickst.

Wie importiere ich eine PDF-Datei in Zoom?

PDF-Dateien werden nicht direkt in Zoom importiert. Öffne stattdessen das PDF auf deinem Computer und teile entweder deinen Bildschirm, lade die Datei über „Datei“ im Zoom-Chat hoch oder füge einen Cloud-Link zum Speicherort der PDF-Datei ein.

Wie teile ich Dokumente wie Word oder Excel in Zoom?

Öffne das Word-Dokument oder die Excel-Tabelle und nutze „Bildschirm freigeben“, um das Fenster im Meeting zu zeigen. Du kannst die .docx- oder .xlsx-Datei auch in den Zoom-Chat senden oder einen Cloud-Link teilen. Wenn du die Datei vorher mit Smallpdf ins PDF-Format konvertierst, können alle das Dokument konsistent ansehen.

Kann ich Dateien über Zoom freigeben?

Ja. Klicke auf das Symbol „Chat“ und dann auf „Datei“, um PDF-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Dateien von deinem Computer oder aus der Cloud hochzuladen. Die Teilnehmenden können diese Dateien direkt aus dem Chat herunterladen.

Wie füge ich eine Datei zu einem Zoom-Meeting hinzu?

Öffne während des Meetings den Chat-Bereich und füge das Dokument über „Datei“ hinzu. Wenn du vorausplanst, kannst du die Datei auch in der Kalendereinladung per E-Mail mitschicken oder einen Cloud-Link teilen, den du zu einem passenden Zeitpunkt in den Meeting-Chat einfügst.