Gérer et signer des fichiers PDF : guide pour choisir le bon logiciel pour son entreprise

Les entreprises connaissent une évolution rapide vers un environnement sans papier, accentuée par les préoccupations environnementales croissantes et la transition à l’échelle mondiale vers le télétravail. Bien que les logiciels PDF et les outils de signature électronique constituent une bonne base de départ pour se lancer dans le monde des documents numériques, il est important de les choisir de manière stratégique pour s’assurer que ces logiciels conviennent réellement à ton entreprise.

Étape 1 : Découvre les outils PDF dont ton entreprise a besoin

 

Avant d’investir dans des outils PDF ou des logiciels de signature électronique pour ton entreprise, il est primordial que tu consultes ton équipe pour savoir ce dont elle a besoin ce qu’elle attend d’un logiciel de gestion de documents.

Si ton entreprise est dans l’immobilier, tes objectifs principaux, en tant que gestionnaire, seront probablement de mettre en œuvre une signature numérique sécurisée et de permettre le partage de documents, afin que tu puisses clore les transactions plus rapidement… Ou peut-être que tu travailles dans une agence de design et que tu as besoin d’un logiciel de compression de document pour pouvoir stocker et partager des fichiers plus facilement ?

Ce sont peut-être les besoins principaux qui te viennent à l’esprit lorsque tu penses à un bureau sans papier, mais peut-être que pour ton équipe, qui travaille sur la ligne de front tous les jours, les besoins sont différents ; c’est en la consultant que tu pourras déterminer ce dont ton entreprise a vraiment besoin.

Sarah, qui travaille dans le marketing, peut avoir besoin de convertir des documents PDF au format Word afin de pouvoir publier son article de blog encore aujourd’hui. Laurent, le représentant commercial le plus performant, aimerait pouvoir diviser et fusionner rapidement des fichiers PDF, afin qu’il puisse envoyer ses propositions personnalisées à des clients potentiels. Qu’en est-il d’Alessandra qui travaille dans la compta ? Elle en a marre de devoir recréer sans cesse des PDF et rêve secrètement d’avoir accès à un éditeur PDF simple et efficace.

Tes collègues sont des conseillers précieux pour découvrir quel type de logiciel de gestion de documents convient le mieux à ton entreprise. Envoie-leur un e-mail ou un message sur Slack ou organise un sondage anonyme pour recueillir les différentes opinions sur les outils PDF nécessaires dans ton entreprise pour travailler plus efficacement.

Astuce : Note tous les outils PDF mentionnés par tes collègues sur un papier pour avoir une liste des exigences à portée de main lorsque tu commenceras à rechercher des logiciels.

Étape 2 : Compte le nombre de licences dont tu auras besoin

 

Compter le nombre de licences de logiciels dont tu auras besoin est une étape beaucoup plus rapide que de trouver les outils PDF dont ton équipe a besoin. Les options retenues sont généralement les suivantes et le choix dépendra entièrement de toi et du type d’entreprise pour laquelle tu travailles :

• Acheter des licences de logiciels pour chaque employé.
• Acheter des licences de logiciels uniquement pour les employés qui en ont besoin.
• Acheter un nombre minimal de licences pour l’équipe, quitte à s’en procurer quelques-unes supplémentaires, si besoin.

N’oublie pas que la plupart des fournisseurs de logiciels dignes de ce nom offrent des options de licence flexibles pour te permettre d’actualiser ton forfait facilement à mesure que l’équipe s’accroît.

Étape 3 : Établir un budget et déterminer les paramètres de dépenses

 

Tous ceux qui travaillent dans la comptabilité te le diront : il est primordial d’établir un budget pour gérer une entreprise prospère. Avant de créer ton budget, renseigne-toi sur le coût des logiciels PDF et de signatures électroniques destinés aux entreprises et aux équipes. Une fois tes recherches terminées, calcule un prix moyen et évalue si cela te convient, si tu préfères payer moins ou si tu es même prêt à dépenser un peu plus.

Voici quelques-uns des forfaits que tu risques de retrouver :

• Prix par utilisateur, par mois.
• Prix par utilisateur, par an.
• Prix par équipe, par mois.
• Prix par équipe, par an.

Décide comment tu souhaites payer ton logiciel. Tu peux obtenir des prix plus intéressants si tu souscris à un abonnement annuel, mais c’est un engagement que tu n’es peut-être pas prêt à prendre. Dans ce cas, un abonnement mensuel (même si tu paies un peu plus) pourrait être une meilleure option pour ton entreprise afin que tu puisses te familiariser avec le logiciel et décider si tu es prêt à t’engager à long terme.

Étape 4 : Utilise la taille de ton équipe pour obtenir des réductions

 

Tu penses peut-être que l’achat d’un abonnement pour l’ensemble de tes employés fera exploser ton budget, mais ce n’est pas nécessairement le cas. Derrière chaque entreprise se cachent des personnes et, habituellement, elles sont prêtes à négocier avec les clients pour leur fournir des conditions avantageuses s’ils décident d’opter pour leur produit. Au lieu de craindre les coûts, utilise la taille de ton équipe comme un argument pour montrer au fournisseur potentiel quel type de client tu peux être et demande-lui ce comment il peut t’aider pour que tu puisses acheter des licences pour toute ton équipe.

Étape 5 : Pose des questions sur le logiciel

 

Si tu achètes un logiciel de gestion de signature électronique et de PDF pour ton équipe ou ton entreprise, tu auras sûrement encore des questions auxquelles le site web ne répond pas. Tu peux aller parler à quelqu’un, comme un représentant commercial, qui pourra te guider, répondre à tes questions et t’aider à choisir le meilleur logiciel.

Voici une liste de questions que nous te recommandons de poser avant de choisir un logiciel…

Question 1 : Quel type de sécurité est mis en place dans le logiciel ?

Dans un bureau sans papier, la sécurité est l’élément le plus important. Assure-toi que tes informations et tes documents sont sécurisés auprès de ton fournisseur de logiciels et que personne ne pourra supprimer ou manipuler tes documents sans autorisation. Voici quelques-unes des caractéristiques de sécurité que le logiciel de gestion de documents devrait avoir :

Conformité au RGPD : Le RGPD (ou règlement général sur la protection des données) est une loi de l’Union européenne (UE) qui couvre la vie privée et la protection des données dans l’UE et l’EEE.

Conformité de la CCPA : La CCPA (ou California Consumer Privacy Act) agit de la même manière que le RGPD et existe pour protéger à la fois les consommateurs et leur droit à la vie privée. La CCPA s’adresse aux personnes vivant en Californie, aux États-Unis.

L’accréditation ISO/IEC 27001 : L’ISO/IEC 27001 est nommée par l’Organisation internationale de normalisation. La norme internationale a été publiée en 2013 et décrit les meilleures pratiques à utiliser par les organisations pour gérer la sécurité de l’information sur les personnes, les processus et la technologie.

Le chiffrage SSL : Le chiffrage SSL (Secure Sockets Layer) est un protocole spécial pour les serveurs et les navigateurs Internet pour chiffrer, déchiffrer et authentifier les informations transmises.

Les signatures numériques : les signatures numériques sont très utiles dans le monde des affaires, car elles offrent un niveau de sécurité (par authentification) plus élevé que les signatures électroniques. Attention ! Les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes. Vérifie les lois de ton pays pour savoir quelles sont les règles applicables aux signatures numériques et électroniques.

Le sceau numérique : un sceau numérique ou une signature électronique avancée (SAE) contient un horodateur de validation long terme (LTV). Cela aide les utilisateurs à authentifier l’horodatage de chaque signature et à invalider les documents qui ont été manipulés après la signature.

Question 2 : A quel service client pouvons-nous nous attendre, moi et mon équipe ?

Certaines sociétés de logiciels proposent un support client par e-mail, téléphone ou chatbot. Cela peut être approprié pour un utilisateur individuel, mais en tant que propriétaire d’entreprise, tu souhaites probablement un service à la clientèle de la part de personnes qui connaissent et comprennent tes besoins professionnels. Découvre quel type d’assistance t’est proposé pour les comptes avec plusieurs licences et à quoi ressemblera ce canal de communication.

Question 3 : Quelles sont les options de paiement et y a-t-il des prix préférentiels ?

Ici encore, tu as la possibilité de négocier de meilleurs prix pour ton entreprise si tu comptes acheter plusieurs licences. Demande toujours quelles sont les options de prix et si tu as accès à des options de paiement personnalisées en tant que gros client, comme les paiements annuels et les factures numériques au lieu de prélèvements automatiques. Ce sont vraiment des questions qui valent la peine d’être posées.

Question 4 : Le client est-il guidé pour apprendre à utiliser le logiciel ?

Personne ne veut acheter un logiciel de gestion de documents ou de signature électronique pour son entreprise et ne pas en profiter au maximum. Beaucoup de fournisseurs ne proposent pas de guide pour apprendre à utiliser leur logiciel, mais certains le font. En règle générale, il est inclus dans l’abonnement et aide les nouveaux utilisateurs à s’habituer rapidement à leurs nouveaux outils, afin que l’entreprise puisse obtenir le plus rapidement possible un retour sur investissement.

Question 5 : Un gestionnaire de réussite client est-il affecté à mon compte ?

Un gestionnaire de réussite client peut être un atout merveilleux pour une équipe, non seulement pour l’aider à naviguer dans le nouveau logiciel, mais aussi pour trouver rapidement des solutions à des problèmes complexes et à des erreurs humaines. Un gestionnaire de réussite client doit être un partenaire pour ton entreprise, présent dès qu’il le faut. Ce service n’est peut-être pas offert par tous les fournisseurs de logiciels, mais il vaut vraiment la peine de vérifier.

5 conseils rapides pour acheter un logiciel pour gérer et signer des fichiers PDF pour ton entreprise

 

Lorsqu’il s’agit d’investir dans un logiciel de gestion de documents pour ton entreprise, commence toujours par sonder ton équipe et prends en compte ces cinq conseils :

1. Fais une liste des outils PDF nécessaires à ton équipe.
2. Calcule le nombre de licences logicielles dont tu auras besoin.
3. Inclus le montant du logiciel dans ton budget.
4. Essaie de négocier de meilleurs prix en fonction de la taille de ton équipe.
5. Pose les bonnes questions sur le logiciel avant de souscrire à un abonnement.

Nous espérons que cet article t’aura aidé à prendre une décision éclairée lors de ton choix de logiciel PDF et de signature électronique pour ton entreprise ou ton équipe. Si tu souhaites tester Smallpdf for Business, souscris à un forfait d’équipe ou d’affaires ou inscris-toi dès aujourd’hui pour une version d’essai gratuite et découvrir les avantages d’un logiciel PDF Premium - gratuitement !

Article traduit et adapté en français par Éloïse