Guide pour choisir le bon logiciel PDF et de signature électronique pour ton entreprise

Les entreprises évoluent rapidement vers un environnement de bureau sans papier, évolution accélérée par des préoccupations environnementales croissantes et un mouvement global vers le travail à distance et hybride. Même si les logiciels PDF et les outils de signature électronique peuvent être une avancée inestimable pour les entreprises qui souhaitent passer à la gestion numérique des documents, il est important de procéder à la transition numérique de manière stratégique afin d'obtenir les outils PDF adaptés à ton entreprise et de permettre une mise en œuvre durable.

Étape 1 : Déterminer les outils PDF dont ton entreprise a besoin

 

Avant d'investir dans des outils PDF ou des logiciels de signature électronique pour ton entreprise, il est essentiel que tu consultes ton équipe pour déterminer ce dont elle a besoin - et ce qu'elle attend - d'un logiciel de gestion de documents.

Si ton entreprise est spécialisée dans l'immobilier, ta principale préoccupation en tant que directeur est de mettre en place des fonctionnalités de signature électronique et de partage de documents sécurisées pour t'aider à conclure des contrats plus rapidement. Ou alors, si ton entreprise est une agence de design qui a besoin d'un logiciel peut-être as-tu besoin d'un simple logiciel de compression pour faciliter le stockage et le partage de tes fichiers ?

Peut-être que ces besoins sont ceux qui te viennent en tête en premier, mais il est important de savoir que ton équipe, celle qui est sur le terrain tous les jours, sera ton meilleur guide pour savoir ce que ton entreprise attend vraiment d'un logiciel de gestion de documents.

Peut-être que Sarah, du service marketing, a besoin de convertir des fichiers PDF en documents Word afin de pouvoir apporter les modifications nécessaires à un communiqué de presse qui doit être publié aujourd'hui. Et que James, ton commercial le plus performant, veut absolument pouvoir diviser et fusionner des fichiers PDF rapidement, afin de pouvoir envoyer des propositions personnalisées aux clients potentiels avant qu'ils ne se désintéressent de l'entreprise. Et Aliah, de la comptabilité ? Elle en a assez de devoir recréer des PDF verrouillés et rêve secrètement d'un simple éditeur de PDF.

Tes collègues sont une ressource incroyable pour trouver le type de logiciel de gestion de documents dont ton entreprise a besoin. Envoie-leur un e-mail, envoie-leur un ping sur Slack ou lance un sondage anonyme pour recueillir leur avis sur le type d'outils PDF dont ils ont besoin pour mieux travailler, et plus rapidement. Encore mieux : organise une réunion avec eux. Sensibilise-les à tes projets et demande-leur d'identifier leurs problèmes, leurs points faibles et leurs aspirations.

Conseil : note tous ces outils PDF quelque part, afin de disposer d'une liste d'exigences que tu pourras utiliser lorsque tu commenceras à rechercher des options logicielles.

Étape 2 : Détermine le nombre de licences dont tu auras besoin

 

Il sera beaucoup plus rapide de déterminer le nombre de licences logicielles dont tu as besoin que de déterminer les outils PDF dont ton équipe a besoin pour que ton entreprise fonctionne efficacement. Cela dépendra de toi et de ton entreprise, mais les propriétaires et les directeurs d'entreprise optent généralement pour les options suivantes :

• Acheter des licences de logiciels pour l'effectif total.
• Acheter des licences de logiciels pour le personnel qui a besoin du logiciel pour fonctionner.
• Acheter le minimum de logiciels requis pour l'équipe, plus quelques licences supplémentaires à attribuer ultérieurement en fonction des besoins.

N'oublie pas que la plupart des fournisseurs de logiciels dignes de ce nom proposent des options de licence flexibles, qui te permettent de facilement mettre à niveau ton forfait à mesure que ton équipe s'agrandit. Tu peux aussi bénéficier de prix plus avantageux pour un plus grand nombre de licences, alors demande des devis basés sur différents scénarios.

Étape 3 : Définir des paramètres de dépenses avec un budget

 

N'importe quel comptable peut témoigner de l'importance d'un budget pour le bon fonctionnement d'une entreprise. La clé : ne jamais sous-estimer l'importance d'un budget pour la réussite d'une entreprise. Avant de fixer un budget, tu peux d'abord vérifier quelles sont les options de prix disponibles pour les logiciels de PDF et de signature électronique pour les entreprises et les équipes. Établis un prix moyen sur la base de ton évaluation rapide et décide si tu en es satisfait ou si tu préférerais payer moins ou même plus.

Voici quelques exemples de tarifs que nous proposons :

• Prix par utilisateur, par mois.
• Prix par utilisateur, par an.
• Prix par équipe, par mois.
• Prix par équipe, par an.

Décide ensuite du mode de paiement pour tes logiciels. Même si les tarifs sont plus avantageux dans le cas d'un abonnement annuel, il est important de prendre en compte le fait que c'est un engagement que tu n'es peut-être pas encore prêt à prendre. Si tu n'es pas sûr de la compatibilité du logiciel avec les besoins de ton entreprise ou si tu prévois des changements potentiels dans tes activités, un abonnement mensuel t'offre plus de flexibilité. En outre, opter pour un abonnement mensuel dans un premier temps peut t'aider à évaluer les performances et l'assistance du logiciel avant de t'engager dans un plan à plus long terme. Presque tous les outils dignes de ce nom proposent des phases d'essai. Utilise-les ! Teste leurs systèmes jusqu'à la limite pour voir s'ils répondent à tes besoins. N'oublie pas de laisser les utilisateurs finaux tester les logiciels pour voir ce qu'ils en pensent.

Étape 4 : Tire parti de la taille de ton équipe pour bénéficier d'un tarif préférentiel

 

Tu crains peut-être que l'acquisition d'une licence PDF ou d'un logiciel de signature électronique pour l'ensemble de ton entreprise ne fasse exploser ton budget, mais ce n'est pas le cas. Il y a des gens derrière chaque entreprise, et ils sont généralement prêts à négocier avec les clients pour leur proposer une bonne affaire s'ils souscrivent à leur produit. Au lieu de craindre les coûts, la taille de ton entreprise peut être un atout pour montrer à un fournisseur de logiciels potentiel le type d'activité que tu as l'intention de lui apporter. Demande-lui comment il peut ouvrir la voie à une relation commerciale fructueuse entre vous deux.

Étape 5 : Pose des questions sur le logiciel de PDF et de signature électronique

 

Si tu décides d'acheter un logiciel de gestion de documents PDF ou de signature électronique pour ton équipe ou ton entreprise, tu auras certainement des questions spécifiques qui n'auront peut-être pas été abordées dans la section FAQ du site web que tu as choisi. Tu es en droit de t'adresser à une personne, par exemple un représentant commercial ou un responsable de la satisfaction de la clientèle, qui pourra répondre à toutes tes questions et t'aider à prendre une décision éclairée sur l'achat d'un logiciel de gestion de documents. L'entretien avec un représentant commercial ou un responsable de la satisfaction des clients te donnera un aperçu des fonctionnalités du logiciel, des options de personnalisation, de la compatibilité et des démonstrations, ce qui te permettra de prendre des décisions éclairées en fonction des besoins de ton équipe ou de ton entreprise.

De nombreuses questions auront déjà été soulevées lors de tes échanges avec ton équipe et de tes tests de logiciels, mais voici une liste des bonnes questions à poser pour commencer...

Question 1 : Quel type de fonctions de sécurité proposez-vous ?

Dans un bureau sans papier, la sécurité est primordiale. Il est important que tes informations et tes documents soient en sécurité chez ton fournisseur de logiciels et que personne n'aura accès à la suppression ou à l'altération de tes documents sans en avoir l'autorisation. Voici quelques fonctions de sécurité absolument indispensables pour les logiciels de gestion documentaire :

Conformité au GDPR : Le GDPR (ou General Data Protection Regulation) est une loi de l'Union européenne (UE) qui couvre la confidentialité et la protection des données dans l'UE et l'EEE.

Conformité au CCPA : Le CCPA (ou The California Consumer Privacy Act) agit de la même manière que le GDPR, mais il vise à protéger à la fois le consommateur et son droit à la vie privée. La CCPA est destinée aux personnes vivant en Californie, aux États-Unis.

Accréditation ISO/IEC 27001 : La norme ISO/IEC 27001 porte le nom de l'organisation qui l'a émise, l'Organisation internationale de normalisation. La norme internationale a été publiée en 2013 et décrit les meilleures pratiques pour les organisations afin de gérer la sécurité de l'information par le biais des personnes, des processus et de la technologie.

Cryptage TLS : Le cryptage TLS, ou cryptage de la couche transport, est un protocole spécial permettant aux serveurs et aux navigateurs internet de crypter, de décrypter et d'authentifier les informations transmises. C'est le successeur de SSL (Secure Sockets Layer).

Signature numérique : Les signatures numériques sont très utiles dans le monde des affaires, car elles s'accompagnent d'un niveau de sécurité (grâce à l'authentification) que les signatures électroniques n'ont pas. Remarque : les signatures électroniques et les signatures numériques sont toutes deux juridiquement valides. Consulte les lois de ton pays pour connaître les réglementations locales relatives à la signature numérique et à la signature électronique.

Sceau numérique : Un sceau numérique, ou signature électronique avancée (AES), comprend un horodatage de validation à long terme (LTV). Cela permet aux utilisateurs d'authentifier l'horodatage de chaque signature et d'invalider les documents qui ont été falsifiés.

Question 2 : Quel est le niveau d'assistance client disponible pour moi et mon équipe ?

Certains éditeurs de logiciels proposent un service d'assistance à la clientèle (uniquement) par e-mail, téléphone ou chatbot. Cela peut convenir à un utilisateur individuel, mais en tant que propriétaire ou directeur d'entreprise, tu préfèreras sans doute bénéficier en priorité de l'assistance de personnes qui connaissent et comprennent les besoins de ton entreprise. Renseigne-toi sur le type d'assistance proposé pour les clients disposant de plusieurs licences et sur la forme que prendra ce canal de communication.

Question 3 : Quelles sont les options de tarification et de paiement préférentielles ?

Négocie de meilleurs prix pour les licences groupées et renseigne-toi sur les options de paiement personnalisées, comme les factures annuelles ou numériques pour les grandes entreprises. Cette question n'a rien d'exigeant et les entreprises sont sûrement habituées à recevoir ce genre de demandes de la part de leurs clients.

Question 4 : Ton entreprise propose-t-elle des services de formation ou d'intégration ?

Personne ne souhaite acheter un logiciel de gestion de documents ou de signature électronique pour son entreprise sans pouvoir en tirer le meilleur parti. De nombreux fournisseurs ne proposent pas de service de ce type, mais il en existe quelques-uns. Il s'agit généralement d'une offre gratuite destinée à aider les nouveaux utilisateurs à apprendre rapidement à se servir de leurs nouveaux outils, afin que l'entreprise puisse commencer à rentabiliser son investissement le plus rapidement possible. Si la formation est limitée à un certain nombre d'utilisateurs, mets en place une équipe de réussite (comme ton équipe d'habilitation) qui sera chargée de suivre la formation, pour ensuite la partager en interne. Il est bon d'avoir quelques experts dans ton entreprise qui peuvent vraiment s'approprier logiciel et accompagner les autres.

Question 5 : Un responsable de la réussite des clients est-il affecté à mon compte ?

Un gestionnaire de la réussite des clients peut être un atout inestimable pour une équipe, non seulement car il peut l'aider à se familiariser avec un nouveau logiciel, mais aussi à trouver les bonnes solutions à des problèmes complexes et humains. Un gestionnaire de la réussite des clients devrait être un partenaire de ton entreprise, disposé à t'accompagner pendant tout le processus de mise en œuvre. Tous les fournisseurs de logiciels n'offrent pas ce niveau de service supplémentaire, mais cela vaut vraiment la peine de vérifier.

5 conseils rapides pour l'achat d'un logiciel PDF et de signature électronique pour ton entreprise

 

Lorsqu'il s'agit d'investir dans un logiciel de gestion documentaire pour ton entreprise, commence toujours par ton équipe et souviens-toi de ces cinq conseils pratiques pour choisir le bon logiciel pour ton entreprise :

1. Effectue des recherches internes sur les outils PDF dont ton équipe a besoin.
2. Calcule le nombre de licences logicielles dont tu auras besoin.
3. Établis un budget pour les logiciels que tu souhaites acheter.
4. Essaie de négocier des prix plus avantageux en fonction de la taille de ton équipe.
5. Pose les bonnes questions sur le logiciel PDF ou de signature électronique avant de t'engager.

Nous espérons que cet article t'aura éclairé sur la manière d'investir dans un logiciel de PDF ou de signature électronique pour ton entreprise ou ton équipe. Si tu souhaites tester Smallpdf for Business, inscris ton entreprise à un plan d'équipe ou d'entreprise, ou inscris-toi à un essai gratuit dès aujourd'hui et découvre un monde de logiciels PDF de première qualité, chez toi, pendant une semaine entière !

Article traduit et adapté en français par Éloïse.