Herramientas
Inicio de sesión
  1. Inicio
  2. Blog
  3. Negocios
  4. Guía para elegir el mejor software de PDF y firma electrónica para tu empresa
2020 10 26 guia elegir software pdf para tu empresa

Guía para elegir el mejor software de PDF y firma electrónica para tu empresa

por Jennifer Rees

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Italiano y Portugués.

Pasos sencillos para entender tus necesidades y elegir el software de firma electrónica y PDF adecuado para tu negocio.

Las empresas están experimentando un rápido cambio hacia un entorno sin papel, acelerado por las crecientes preocupaciones medioambientales y un movimiento global hacia el trabajo a distancia. Aunque los softwares de PDF y las herramientas de firma electrónica pueden proporcionar una infraestructura sólida para que las empresas den el salto hacia el mundo de los documentos digitales, es importante hacerlo de forma estratégica para asegurarse de que las herramientas PDF que elijas sean las adecuadas para tu empresa.

Paso 1: Averigua qué herramientas PDF necesita tu empresa

2020 10 26 guia elegir software pdf para tu empresa herramientas necesarias

Foto de Jopwell en Pexels.

Antes de invertir en herramientas PDF o en un software de firma electrónica para tu empresa, es muy importante que consultes con tu equipo para saber qué es lo que necesitan -y quieren- de un software de gestión de documentos.

¿Tu empresa está quizás en el sector inmobiliario y tu principal preocupación como gerente es obtener firmas digitales seguras y recursos para agilizar el intercambio de documentos y cerrar los acuerdos más rápidamente? ¿O tienes una agencia de diseño y necesitas un software de compresión sencillo para facilitar el almacenamiento y el intercambio de archivos?

Puede que estas sean sus necesidades principales mientras persigues tu sueño de una oficina sin papeles, pero tu equipo, las personas que están en las trincheras todos los días, será tu mejor guía para definir lo que tu empresa necesita de un software de gestión de documentos.

Sara, que trabaja en marketing, puede que necesite convertir documentos PDF a Word para poder publicar una entrada en el blog hoy mismo. Jaime, tu mejor representante de ventas, está desesperado por poder dividir y combinar archivos PDF rápidamente para poder enviar sus propuestas personalizadas a clientes potenciales. ¿Y Alejandra, en contabilidad? Está cansada de tener que repetir el contenido de los PDFs bloqueados y en secreto está deseando tener un simple editor de PDF.

Tu equipo es un recurso increíble para averiguar qué tipo de software de gestión de documentos necesita tu empresa. Envíales un correo electrónico a todos, un mensaje por Slack o haz una encuesta anónima para reunir ideas sobre qué tipo de herramientas PDF necesitan para trabajar mejor y más rápido.

Consejo: Tome nota de todas estas herramientas PDF para tener una lista de requisitos disponibles cuando comiences a buscar opciones de software.

Paso 2: Averigua cuántas licencias necesitarás

2020 10 26 guia elegir software pdf para tu empresa licencias

Foto de fauxels en Pexels.

Calcular cuántas licencias de software necesitas será un ejercicio mucho más rápido que averiguar qué herramientas necesita tu equipo. Esto dependerá totalmente de ti y de tu empresa, pero los propietarios y gerentes de las empresas suelen optar por las siguientes opciones:

  • Comprar licencias de software para el total de la plantilla.
  • Comprar licencias de software para el personal que requiere el software para trabajar.
  • Comprar el número mínimo de licencias y algunas licencias más para asignarlas más adelante según sea necesario.

Recuerda que la mayoría de proveedores de software que valen la pena ofrecen opciones de suscripción flexibles, para que puedas actualizar fácilmente tu plan de software a medida que tu equipo crezca.

Paso 3: Establece los parámetros de gasto con un presupuesto

2020 10 26 guia elegir software pdf para tu empresa presupuesto

Foto de Stefan Coders en Pixabay.

Pregúntale a cualquiera en contabilidad y descubrirás lo importante que es el presupuesto para llevar un negocio con éxito. Antes de fijar un presupuesto, tal vez quieras comprobar primero qué opciones de precios existen para empresas y equipos que quieren inscribirse en un software de gestión de documentos y firma electrónica. Después de una evaluación rápida, calcula el precio promedio y decide si estás satisfecho con él o si prefieres pagar menos o incluso más.

Estos son algunos de los planes de precios que puedes encontrar:

  • Precio por usuario, por mes.
  • Precio por usuario, por año.
  • Precio por equipo, por mes.
  • Precio por equipo, por año.

Decide cómo te gustaría pagar por ese software. Puedes obtener mejores precios si te suscribes a una suscripción anual, pero este es un compromiso que tal vez no estés listo para asumir. En ese caso, una suscripción mensual (aunque pagues un poco más) podría ser una mejor opción para tu empresa para que puedas familiarizarte con el software y decidir si vale la pena ese compromiso a largo plazo.

Paso 4: Aprovecha tu equipo para obtener un descuento

2020 10 26 guia elegir software pdf para tu empresa equipo

Foto de Binyamin Mellish en Pexels.

Tal vez pienses que conseguir una suscripción para toda tu empresa te supondrá un gasto excesivo, pero no tiene por qué ser así. Detrás de cada compañía, hay personas. Y normalmente están abiertos a escuchar las necesidades del cliente para encontrar una solución beneficiosa para todos. En lugar de tener miedo del precio, utiliza el tamaño de su equipo como argumento para mostrarle a un potencial proveedor de software qué tipo de negocio planeas llevar a cabo y pregúntale qué puede hacer para que sea un poco más fácil conseguir licencias para todo tu equipo.

Paso 5: Haz preguntas sobre el software

2020 10 26 guia elegir software pdf para tu empresa preguntas

Foto de Headway en Unsplash.

Si estás adquiriendo una suscripción para tu equipo o empresa en un software de firma electrónica y gestión de PDFs, seguramente tendrás algunas preguntas concretas que tal vez no hayan sido abordadas en la sección de preguntas frecuentes de su web. Tienes todo el derecho de hablar con alguien, como un representante de ventas o un Customer Success Manager, que pueda guiarte en tus preguntas y ayudarte a tomar la mejor decisión.

Aquí encontrarás una lista de preguntas que puedes hacer:

 

Pregunta 1: ¿Qué tipo de características de seguridad ofrece el software?

En una oficina sin papeles, la seguridad es lo más importante. Asegúrate de que tu información y tus documentos están seguros con tu proveedor de software y de que nadie sin permiso podrá borrar o manipular tus documentos. Estas son algunas de las características de seguridad que el software de gestión de documentos debería tener:

Cumplimiento de la RGPD: La RGPD (o Reglamento General de Protección de Datos) es una ley de la Unión Europea (UE) que cubre la privacidad y la protección de datos en la UE y el EEE.

Cumplimiento de la CCPA: La CCPA (o Ley de Privacidad del Consumidor de California) actúa de manera muy parecida a la RGPD, y existe para proteger tanto a los consumidores como a sus derechos de privacidad. La CCPA está destinada a las personas que viven en California, EE.UU..

Acreditación ISO 27001: La ISO 27001 lleva el nombre de su organización emisora conjunta, la Organización Internacional de Normalización. La norma internacional se publicó en 2013 y describe las mejores prácticas para que las organizaciones gestionen la seguridad de la información a través de las personas, los procesos y la tecnología.

Cifrado SSL: El cifrado SSL, o cifrado de Capa de Sockets Seguros, es un protocolo especial para que los servidores y navegadores de Internet cifren, descifren y autentifiquen la información transmitida.

Firma digital: Las firmas digitales son muy útiles en el mundo de los negocios porque ofrecen un nivel de seguridad (mediante la autenticación) que no tienen las firmas electrónicas. Nota: Tanto las firmas electrónicas como las digitales son legalmente válidas. Consulta las leyes de tu país para conocer los reglamentos locales relativos a las firmas digitales y electrónicas.

Sello digital: Un sello digital, o Firma Electrónica Avanzada (FEA), incluye un Sello de Tiempo de Validación a Largo Plazo (LTV). Esto ayuda a los usuarios a autentificar el sello de tiempo de cada firma e invalidar los documentos que han sido manipulados.

 

Pregunta 2: ¿Qué nivel de atención al cliente está disponible para mí y mi equipo?

Algunas empresas de software ofrecen atención al cliente por correo electrónico, teléfono o chatbot. Esto puede ser apropiado para un usuario individual, pero como propietario o gerente de una empresa, probablemente querrás recibir apoyo prioritario de personas que conozcan y entiendan tus necesidades empresariales. Averigua qué tipo de soporte se ofrece para cuentas con múltiples licencias y cómo será ese canal de comunicación.

 

Pregunta 3: ¿Qué precios preferenciales y opciones de pago existen?

De nuevo, tienes la oportunidad de negociar mejores precios para tu empresa si estás buscando adquirir varias licencias. Pregunta siempre cuáles son las opciones de precios y si, como cliente de una empresa más grande, podrías acceder a opciones de pago personalizadas, como pagos anuales, en lugar de mensuales, o facturas digitales en lugar de débitos directos. Estas son preguntas que vale la pena hacer.

 

Pregunta 4: ¿Se ofrece orientación al cliente para aprender a usar el software?

Nadie quiere comprar un software de PDF o de firma electrónica para su negocio y no sacarle el máximo provecho. Muchos proveedores no ofrecen este tipo de servicio, pero hay unos pocos que sí lo hacen. Por lo general, se trata de una oferta complementaria para ayudar a los nuevos usuarios a hacer una rápida transición al uso de sus nuevas herramientas, de manera que la empresa pueda empezar a ver el retorno de esta inversión lo antes posible.

 

Pregunta 5: ¿Se ha asignado un Customer Success Manager a mi cuenta?

Un Customer Success Manager puede ser un activo maravilloso para un equipo, no sólo para ayudaros a navegar por el nuevo software, sino para encontrar las soluciones adecuadas a problemas complejos y errores humanos. Un Customer Success Manager debe ser un socio en tu negocio, que esté ahí para recorrer el largo camino contigo. Puede que no tengas un apoyo como éste con todos los proveedores de software, pero definitivamente vale la pena comprobarlo.

5 consejos rápidos para comprar un software de PDF y firma electrónica para tu empresa

 

Cuando se trata de invertir en un software de gestión de documentos para tu empresa, empieza siempre por tu equipo y recuerda estos cinco consejos para elegir el software adecuado:

  1. Investiga qué herramientas PDF necesita tu equipo.
  2. Calcula el número de licencias de software que necesitarás.
  3. Crea un presupuesto para el software que deseas comprar.
  4. Intenta negociar mejores precios en función del tamaño de tu equipo
  5. Haz las preguntas adecuadas sobre el software antes de suscribirte.

Esperamos que este artículo te haya servido para tomar una decisión a la hora de invertir en un software de firma electrónica o PDF para tu empresa o equipo. Si deseas poner a prueba Smallpdf para Empresas, abre una cuenta para tu empresa en el plan de empresas o de equipos, o regístrate para una prueba gratuita hoy mismo y descubre las características premium de nuestro software ¡desde casa!

Artículo adaptado y traducido por Almudena Cañadas

Jennifer Rees
Jennifer Rees
UX Writer