Gestire e firmare PDF: guida alla scelta del giusto software per la tua azienda

Le aziende tendono sempre più rapidamente ad adottare un ambiente lavorativo senza carta, complice la crescente preoccupazione per l’ambiente e un aumento della diffusione a livello globale del lavoro in remoto. E se i software per PDF e i tool per apporre firme elettroniche possono costituire una risorsa inestimabile per passare alla gestione digitale dei documenti, è però anche importante implementarli in modo strategico e assicurarsi di scegliere gli strumenti giusti per la propria azienda.

Step 1: Scopri quali sono gli strumenti per PDF di cui la tua azienda ha bisogno

 

Prima di investire in tool per PDF o software per la firma elettronica per la tua azienda, è davvero importante indagare e informarsi all’interno del team per scoprire ciò di cui ha bisogno e cosa si aspetta da un software per la gestione dei documenti.

Se la tua azienda è nel settore immobiliare, probabilmente, come manager, i tuoi obiettivi principali sono implementare un firma digitale sicura e permettere la condivisione di documenti, così da poter chiudere le compravendite più velocemente? O magari lavori in un'agenzia di design e hai bisogno di un semplice software di compressione per archiviare e condividere i file più rapidamente?

Queste potrebbero essere le tue esigenze principali mentre persegui il sogno di un ufficio senza carta, ma il tuo team, le persone che lavorano in prima linea ogni giorno, saranno i tuoi migliori consiglieri quando si tratta di individuare ciò di cui la vostra azienda ha davvero bisogno quando opta per un software per la gestione dei documenti.

Sarah del dipartimento marketing potrebbe aver bisogno di convertire i file PDF in documenti Word, di modo da poter pubblicare un post sul blog oggi. James, il vostro miglior rappresentante commerciale, potrebbe voler dividere e unire file PDF più velocemente, così da poter inviare proposte personalizzate ai potenziali clienti prima che perdano interesse. E Aliah del reparto contabilità? È stanca di dover creare ogni volta PDF protetti ed è alla ricerca di un editor per PDF semplice da utilizzare.

Il tuo team è una risorsa preziosissima per scoprire che tipo di software per la gestione dei documenti si addice di più alla tua azienda. Invia a tutti un’e-mail, un messaggio su Slack oppure organizza un sondaggio anonimo per raccogliere le varie opinioni sui tool per PDF necessari in azienda per lavorare meglio e più velocemente.

Consiglio: Segnati tutte queste richieste da qualche parte, così da avere una lista a portata di mano quando inizi a fare ricerche sui software per la gestione di documenti.

Step 2: Calcola quante licenze ti servono

 

Calcolare il numero di licenze software di cui hai bisogno sarà un esercizio molto più veloce rispetto all’individuazione dei tool per PDF di cui il tuo team ha bisogno per lavorare più efficacemente. Le opzioni adottate sono solitamente queste e la scelta dipenderà interamente da te e dal tipo di azienda per cui lavori:

• Acquistare licenze software per ciascuno dei dipendenti.
• Acquistare licenze software solo per i dipendenti che devono utilizzare il software.
• Acquistare un numero di licenze minimo per il team, più alcune licenze extra da assegnare in seguito in base alle necessità.

Tieni presente che la maggior parte dei fornitori di software degni di questo nome forniscono opzioni flessibili per le licenze, per permetterti di aggiornare il piano software con facilità man mano che il team cresce.

Step 3: Stila un budget e determina i parametri di spesa

 

Chiedi a chiunque lavori nella contabilità e scoprirai quanto sia importante stilare un budget per gestire un business di successo. Prima di stabilire un budget, potresti innanzitutto controllare quanto costano i software per PDF e per firme elettroniche rivolti ad aziende e team. Una volta che avrai fatto le tue ricerche, calcola un prezzo medio e valuta se ti soddisfa, se preferiresti pagare di meno o se sei disposto a spendere anche di più.

Ecco alcune strutture di prezzo in cui potresti imbatterti:

• Prezzo per utente, al mese.
• Prezzo per utente, all’anno.
• Prezzo per team, al mese.
• Prezzo per team, all'anno.

Dovrai decidere come vuoi pagare il software: potresti ottenere un prezzo migliore se sottoscrivi un abbonamento annuale, ma potrebbe anche trattarsi di un impegno che non sei pronto a prenderti. In questo caso, potresti optare per un abbonamento mensile: anche se dovrai pagare una tariffa leggermente più alta, avrai così modo di prendere davvero confidenza con il software e di decidere se vale la pena di impegnarsi a lungo termine.

Step 4: Usa le dimensioni del tuo team per ottenere un prezzo agevolato

 

Forse temi che, comprando licenze di un software per PDF o per firme elettroniche per tutta l’azienda, sforerai il budget, ma non deve essere necessariamente così. Dietro ogni business ci sono delle persone e, di solito, sono aperte a negoziare con i clienti per fornire loro condizioni vantaggiose in caso decidano di optare per il loro prodotto. Invece di temere i costi, usa le dimensioni del tuo team per mostrare al potenziale fornitore di software che tipo di cliente puoi essere e chiedigli cosa può fare per facilitarti nel caso volessi adottare il software per l’intera azienda.

Step 5: Fai domande sul software PDF e sulla firma elettronica

 

Se stai sottoscrivendo un abbonamento per il tuo team o la tua azienda a un software per PDF o per firma digitale, sicuramente avrai domande specifiche a cui non necessariamente troverai risposta tra le FAQ del sito web. È tuo pieno diritto parlare con qualcuno, come un rappresentante commerciale o un account, che potrà rispondere alle tue domande e aiutarti a prendere una decisione informata in merito all'acquisto del tuo software di gestione dei documenti.

Qui sotto troverai una lista delle domande giuste da fare, che ti fornirà un po’ di ispirazione...

Domanda 1: quali caratteristiche offrite in termini di sicurezza? In un ufficio senza carta, la sicurezza è fondamentale. Assicurati che il tuo fornitore di software garantisca che le tue informazioni e i tuoi file siano al sicuro e che nessuno possa cancellare o modificare i tuoi documenti senza autorizzazione. Ecco alcune caratteristiche pratiche relative alla sicurezza che un software di gestione dei documenti dovrebbe avere:

Conformità GDPR: la GDPR (o General Data Protection Regulation) è una legge dell'Unione Europea (UE) che riguarda la privacy e la protezione dei dati nell'Unione europea e nello Spazio economico europeo

Conformità CCPA: CCPA (o The California Consumer Privacy Act) è molto simile al GDPR, ma esiste per proteggere sia il consumatore che i suoi diritti alla privacy. Il CCPA è per le persone che vivono in California, USA.

Accreditamento ISO/IEC 27001: ISO/IEC 27001 prende il nome dall'International Organization for Standardization. Questo standard internazionale è stato rilasciato nel 2013 e definisce le migliori pratiche per la gestione della sicurezza delle informazioni attraverso persone, processi e tecnologia all’interno delle organizzazioni.

Crittografia SSL: La crittografia SSL, o Secure Sockets Layer, è un protocollo speciale per server internet e i browser volto a criptare, decriptare e autenticare le informazioni trasmesse.

Firma digitale: le firme digitali sono molto utili in campo commerciale, perché garantiscono un livello di sicurezza (grazie all'autenticazione) che le firme elettroniche non hanno. Nota: sia le firme elettroniche che quelle digitali hanno un valore vincolante dal punto di vista legale. Controlla le leggi in vigore nel tuo paese per verificare le normative locali in materia di firme digitali ed elettroniche.

Sigillo digitale: Un sigillo digitale, o firma elettronica avanzata (FEA), include una convalida a lungo termine (LTV) tramite un timestamp. Ciò permette agli utenti di autenticare il timestamp di ogni firma e di invalidare i documenti che sono stati manomessi.

Domanda 2: Quale assistenza clienti potete fornire a me e al mio team? Alcune società di software offrono supporto ai clienti via e-mail, telefono o chatbot. Sono modalità appropriate per un utente individuale, ma in qualità di proprietario o manager di un'azienda, vorrai probabilmente che ti venga garantita particolare attenzione quando si tratta di ricevere assistenza e vorrai riceverla da persone che conoscono e comprendono le tue esigenze aziendali. Scopri che tipo di supporto viene offerto agli account con più licenze e tramite quale canale di comunicazione.

Domanda 3: Quali sono le opzioni di pagamento e ci sono prezzi preferenziali? Ancora una volta, se vuoi acquistare un grande numero di licenze, con questa domanda hai l'opportunità di negoziare prezzi migliori per la tua azienda. Chiedi sempre quali sono i prezzi e se, in qualità di cliente di un'azienda di grandi dimensioni, puoi accedere a opzioni di pagamento personalizzate, come pagamenti annuali, invece che mensili, o fatture digitali, al posto di addebiti diretti. Si tratta di domande che vale la pena fare.

Domanda 4: Offrite servizi di formazione o di onboarding? Nessuno vuole comprare un software per la gestione dei documenti o per firmare PDF senza sfruttarlo al meglio in azienda. Molti fornitori non offrono questo tipo di servizio, ma ce ne sono alcuni che lo fanno. Di solito il supporto viene offerto gratuitamente per aiutare i nuovi utenti a velocizzare il passaggio all'utilizzo dei nuovi tool, di modo che l'azienda possa iniziare a vedere un ritorno su questo investimento il più presto possibile.

Domanda 5: C'è un Customer Success Manager assegnato al mio account? Un customer success manager può essere una risorsa fantastica per il team, non solo perché può aiutarlo ad orientarsi nell’utilizzo del nuovo software, ma anche perché può trovare le giuste soluzioni a problemi complessi e legati alle persone. Un customer success manager dovrebbe entrare un po’ a far parte della tua azienda e dovrebbe essere pronto ad aiutarti nei momenti di difficoltà. Non tutti i fornitori di software offrono questa figura, ma vale sicuramente la pena controllare se questo è il caso.

5 suggerimenti rapidi per l'acquisto di software per gestire e firmare PDF per la tua azienda

 

Quando devi investire in un software di gestione dei documenti per la tua azienda, parti sempre dal tuo team e ricorda questi cinque consigli per operare la scelta giusta:

1. Ricerca e scopri quali sono gli strumenti PDF di cui il tuo team ha bisogno.
2. Calcola il numero di licenze software necessarie.
3. Stabilisci un budget per il software da acquistare.
4. Cerca di negoziare un prezzo migliore in base alle dimensioni del tuo team.
5. Fai le domande giuste sul software per PDF o per firme elettroniche prima di abbonarti.

Speriamo che questo articolo possa aiutarti a compiere una scelta informata quando si tratta di investire in un software per PDF o per firme elettroniche in azienda. Se hai voglia di provare Smallpdf for Business, sottoscrivi un piano Team o Business per la tua azienda o registrati per una prova gratuita oggi stesso e testa il nostro software per PDF premium a casa tua!