Ferramentas
Entrar
  1. Início
  2. Blog
  3. Business
  4. Como escolher o programa de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs ideal para o seu negócio
blog-header-image-how-to-choose-a-pdf-and-esign-software-for-your-business

Como escolher o programa de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs ideal para o seu negócio

por Jen

Você também pode ler este artigo em Alemão, Inglês, Espanhol, Francês e Italiano.

Passos simples para entender suas necessidades e pesquisar a plataforma de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs ideal para sua empresa.

As empresas estão vendo uma rápida mudança em direção a um ambiente livre de papel, acelerada pelo aumento das preocupações com o meio ambiente e do movimento global a favor do trabalho remoto. Recursos de assinatura eletrônica e edição de PDFs disponíveis no mercado fornecem uma base sólida para que as empresas se lancem no universo dos documentos digitais. Porém, essa mudança deve ser feita estrategicamente, de modo a garantir que as ferramentas escolhidas sejam as certas para a sua empresa.

Passo 1: Descubra de quais ferramentas PDF sua empresa precisa

pexels-jopwell-2422293

Foto por Jopwell no Pexels

Antes de investir em ferramentas PDF ou software de assinatura eletrônica para seu negócio, é realmente importante que você verifique com sua equipe do que eles precisam - e querem - como software de gerenciamento de documentos.

Se sua empresa está no ramo imobiliário, então sua principal preocupação como gerente talvez seja implementar recursos seguros de assinatura digital e compartilhamento de documentos, para que você possa fechar negócios mais rapidamente? Ou talvez você seja uma agência de design que precisa de um software de compressão simples para facilitar o armazenamento e o compartilhamento de arquivos?

Estas podem ser suas principais necessidades ao perseguir o sonho do escritório sem papel, mas sua equipe, as pessoas nas trincheiras todos os dias, serão seu melhor guia no processo de refinamento das necessidades da sua empresa.

Sarah, que trabalha em marketing, talvez precise converter documentos PDF em Word para que ela possa publicar aquele post no blog ainda hoje. Tiago, seu representante de vendas com melhor desempenho, está desesperado para conseguir dividir e juntar arquivos PDF rapidamente, para que ele possa enviar suas propostas personalizadas para potenciais clientes. E Alessandra, na contabilidade? Ela está cansada de ter que recriar PDFs e deseja secretamente que houvesse um simples editor de PDF por aí.

Sua equipe é um recurso incrível para descobrir de que tipo de software de gerenciamento de documentos sua empresa precisa. Envie a todos eles um e-mail ou faça uma pesquisa anônima para reunir as ideias sobre o tipo de ferramentas PDF de que eles precisam para poder trabalhar melhor e mais rápido.

Dica: Anote todas essas ferramentas PDF em algum lugar, assim você tem uma lista de requisitos disponíveis quando começar a pesquisar opções de software.

Passo 2: Descubra de quantas licenças você vai precisar

pexels-fauxels-3183190

Foto por fauxels no Pexels

Determinar de quantas licenças de software você precisa será um exercício muito mais rápido do que descobrir quais são as ferramentas necessárias. Isto dependerá inteiramente de você e de sua empresa, mas os proprietários e gerentes de negócios geralmente optam pelas seguintes opções:

  • Adquirir licenças de software para o total de funcionários.
  • Adquirir licenças de software para o pessoal que requer o software para trabalhar.
  • Adquirir o número mínimo de licenças e ir adicionando mais tarde, conforme necessário.

Lembre-se: a maioria dos provedores de software que valem a pena fornecem opções flexíveis de assinatura, para que você possa facilmente atualizar seu plano de software à medida que sua equipe cresce.

Passo 3: Defina parâmetros de gastos com um orçamento

laptop-5534556 1920

Foto por Stefan Coders no Pixabay

Pergunte a qualquer pessoa da contabilidade e você descobrirá como é importante um orçamento para administrar um negócio de sucesso. Você pode primeiro verificar quais são os preços de softwares de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs no mercado antes de planejar seu orçamento. Depois dessa rápida pesquisa, calcule o preço médio e decida se você está satisfeito com ele ou se prefere pagar menos, ou até mais.

Algumas estruturas de preços que você vai encontrar podem se parecer com isto:

  • Preço por usuário, por mês.
  • Preço por usuário, por ano.
  • Preço por equipe, por mês.
  • Preço por equipe, por ano.

Então decida como você gostaria de pagar por tal software. Você pode obter melhores preços inscrevendo-se para uma assinatura anual, mas este é um compromisso que você pode não estar pronto para assumir. Neste caso, uma assinatura mensal (mesmo que você pague um valor um pouco mais alto) poderia ser uma opção melhor para que você possa realmente se familiarizar com o software e decidir se o compromisso a longo prazo vale a pena.

Passo 4: Use sua equipe para conseguir descontos

pexels-binyamin-mellish-186076

Foto por Binyamin Mellish no Pexels

Talvez você esteja pensando que adquirir uma assinatura para toda a sua empresa vai estourar seu orçamento, mas este não é necessariamente o caso. Por trás de cada empresa, existem pessoas. E elas geralmente estão abertas a ouvir as necessidades do cliente para encontrar uma solução vantajosa para os dois lados. Em vez de temer os custos, use o tamanho de sua equipe como argumento para mostrar a um potencial fornecedor de software que tipo de negócio você planeja trazer para eles e pergunte o que podem fazer para que você possa adquirir licenças para toda a sua equipe.

Passo 5: Faça perguntas sobre o programa

headway-5QgIuuBxKwM-unsplash

Foto por Headway no Unsplash

Se você estiver adquirindo um programa de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs para sua equipe ou empresa, você terá algumas perguntas detalhadas que o fornecedor talvez não tenha abordado na seção FAQ em seu website. É seu pleno direito falar com alguém, como um representante de vendas ou um gerente de atendimento ao cliente, que poderá auxiliar você a fazer a melhor escolha.

Aqui está uma lista das perguntas certas a serem feitas...

Pergunta 1: Que tipo de características de segurança você oferece?

Em escritórios sem papel, a segurança deve reinar absoluta. Certifique-se com o fornecedor de que suas informações e documentos estejam seguros e que ninguém sem a autorização poderá apagar ou adulterar seus documentos. Aqui estão alguns recursos úteis de segurança que um software de gerenciamento de documentos deve ter:

Conformidade com o RGPD: RGPD (ou Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é uma lei da União Européia (UE) que cobre a privacidade e a proteção de dados na UE e na EEA.

Conformidade com o CCPA: A CCPA (ou California Consumer Privacy Act) age muito como a GDPR, mas está lá para proteger tanto o consumidor quanto seus direitos de privacidade. A CCPA é destinada às pessoas que vivem na Califórnia, EUA.

Credenciamento ISO 27001: A norma internacional foi lançada em 2013 e descreve as melhores práticas para que as organizações gerenciem a segurança da informação através de pessoas, processos e tecnologia.

Criptografia SSL: A criptografia SSL, ou criptografia Secure Sockets Layer, é um protocolo especial para servidores e navegadores da Internet para criptografar, decodificar e autenticar as informações transmitidas.

Assinatura digital: Assinaturas digitais são muito úteis nos negócios, pois vêm com um nível de segurança (através de autenticação) que as assinaturas eletrônicas não possuem. Nota: Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as assinaturas digitais são legalmente válidas. Verifique as leis de seu país quanto a regulamentos localizados relacionados às assinaturas digitais e eletrônicas.

Selo digital: Um selo digital, ou Assinatura Eletrônica Avançada (AES) inclui um carimbo de tempo de Validação de Longo Prazo (LTV). Isto ajuda os usuários a autenticar o carimbo de data/hora de cada assinatura e invalidar documentos que tenham sido adulterados.

Pergunta 2: Que nível de suporte ao cliente está disponível para mim e minha equipe?

Algumas empresas de software oferecem suporte ao cliente via e-mail, telefone, ou chatbot. Isto pode ser apropriado para um usuário individual, mas como proprietário ou gerente de uma empresa, você provavelmente desejará suporte prioritário de pessoas que conhecem - e entendem - suas necessidades comerciais. Descubra que tipo de suporte é oferecido para contas com múltiplas licenças e como será este canal de comunicação.

Pergunta 3: Quais são os preços preferenciais e as opções de pagamento?

Mais uma vez, você tem a oportunidade de negociar melhores preços para seu negócio se estiver procurando por licenças em massa. Sempre pergunte quais são essas opções de preços e se, como um cliente comercial maior, você poderia ou não acessar opções de pagamento personalizadas, tais como pagamentos anuais, ao invés de mensais, ou faturas digitais em vez de débitos diretos. Estas são perguntas que vale a pena fazer.

Pergunta 4: Vocês oferecem treinamento?

Ninguém quer comprar um software de gerenciamento de documentos ou de assinatura eletrônica para seus negócios e não obter o máximo dele. Muitos provedores não oferecem este tipo de serviço, mas há alguns que oferecem. Esta é normalmente uma oferta complementar para ajudar novos usuários a fazer uma rápida transição para o uso de suas novas ferramentas, para que a empresa possa começar a ver um retorno sobre este investimento o mais rápido possível.

Pergunta 5: É designado um Customer Success Manager para minha Conta?

Contar com um customer success manager pode ser maravilhoso para uma equipe, não apenas para ajudá-los a navegar em novos softwares, mas também para encontrar as soluções certas para problemas complexos e erros humanos. Um customer success manager deve ser um parceiro em seu negócio, que está lá para percorrer o longo caminho com você. Pode ser que nem todos os fornecedores ofereçam esse amparo, mas definitivamente vale a pena verificar.

5 dicas rápidas para a compra de um software de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs

 

Quando se trata de investir em software de gerenciamento de documentos para sua empresa, comece sempre com sua equipe e lembre-se destas cinco dicas úteis para escolher o software certo para sua empresa:

  1. Faça uma pesquisa sobre as ferramentas PDF necessárias para sua equipe.
  2. Calcule o número de licenças de software de que você vai precisar.
  3. Inclua o valor do software no seu orçamento.
  4. Tente negociar melhores preços com base no tamanho de sua equipe.
  5. Faça as perguntas certas sobre o software antes de se inscrever.

Esperamos que este artigo o tenha equipado para fazer uma escolha informada quando se tratar de investir em um software de assinatura eletrônica e gerenciamento de PDFs para sua empresa ou equipe. Se você está interessado em testar o Smallpdf para Empresas, assine um plano para Equipes ou para Empresas, ou inicie um teste gratuito agora mesmo para experimentar diversos recursos premium - por conta da casa!

Traduzido e adaptado para o português por Akemi.

Jennifer Rees
Jen
UX Writer