
Siga nossos conselhos e crie seu escritório sem papel.
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Embora ter um escritório sem papel fosse já um objetivo de muitas empresas, foi o início da pandemia COVID-19 que o tornou uma necessidade. Confira abaixo nossa lista de passos para colocar sua empresa no caminho da transformação digital.
Desenvolva uma cultura de trabalhar sem papel
Mudar a forma como um negócio funciona é um esforço que deve começar no interior da empresa e de cima para baixo. Fazer a transição para um escritório sem papel pode ser desafiante, mas é possível com um bom planejamento, implementação e as ferramentas certas.
Crie uma equipe para ajudar na mudança
Dependendo do tamanho da empresa, ter uma equipe ou pessoa para ajudar na mudança e oferecer conselhos e treinamento pode ser um recurso muito útil. Eliminar o papel significa ter que digitalizar e automatizar vários processos da empresa, por isso você precisará ter as pessoas certas liderando pelo exemplo e treinando funcionários em novos softwares e processos.
Mude para o faturamento sem papel
Mudar para o faturamento sem papel não só torna os processos de negócios mais fáceis, mas também reduz os custos. Alguns benefícios da digitalização de faturas incluem:
- Evitar multas de incumprimento de prazos por faturas mal armazenadas, esquecidas ou perdidas.
- Segurança (faturamento em papel pode deixar as empresas vulneráveis a roubos)
- Redução de custos com o correio
- Menos tempo perdido rastreando faturas
Faça reuniões sem papel
Usar uma plataforma digital para manter o papel fora do espaço da reunião pode parecer desafiante no início, mas a documentação digital da reunião tem muitos benefícios para todos:
- Configuração de agendas complexas em minutos
- Todos os participantes sabem das mudanças na agenda
- Preparação e atualização do material em um ambiente interativo
- Recepção de todas as informações da reunião antecipadamente
- Ter todas as notas de reuniões facilmente acessíveis em formato digital
Tenha listas de tarefas e notas digitais
Mudar para listas de tarefas e notas sem papel é fácil, especialmente com um software de gerenciamento de documentos. A maioria das opções disponíveis também vem com a opção de colaboração e sincronização com colegas de equipe.
Use seu celular
Mesmo em um ambiente de escritório totalmente sem papel, às vezes ele ainda é usado. Isso geralmente acontece devido à necessidade de comunicar com fornecedores externos, parceiros e clientes que ainda não optaram por não usar papel.
A maneira mais fácil de interromper o uso desnecessário de papel é mostrar aos funcionários uma forma de digitalizar documentos mesmo quando não estão no escritório. O aplicativo do Smallpdf para o celular é uma ferramenta especialmente útil para digitalizar, editar, armazenar e compartilhar documentos em qualquer lugar.
Assinaturas digitais
Imprimir, assinar, digitalizar, enviar e armazenar contratos são das tarefas mais demoradas nos negócios, mas também das mais importantes. A diferença de tempo entre obter uma assinatura tradicional e uma assinatura eletrônica é de cinco dias e 37 minutos.
A ferramenta Assinar PDF responde à necessidade de ter assinaturas eletrônicas e digitais rápidas, fáceis e seguras. Com esta ferramenta você também pode adicionar datas e texto antes de assinar. Além disso, os usuários podem solicitar até 100 assinaturas de terceiros e acompanhar todo o processo no software. Antes de utilizar nossa ferramenta, verifique as leis locais relativas à validade jurídica das assinaturas eletrônicas.
Invista em um software de PDF
Mesmo quando uma empresa se torna totalmente digital, ainda é importante saber como editar, converter e manipular diferentes tipos de arquivos para manter o novo ecossistema sem papel. É ainda mais importante garantir que todos na empresa possam entender e usar facilmente o novo software de PDF. Embora este tipo de software fosse caro, existem hoje opções rápidas e fáceis de usar, como o Smallpdf, que são acessíveis e exigem pouco ou nenhum treinamento para serem usadas.
Pronto(a) para assinar seus documentos digitalmente?
Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa
