Простые шаги по отказу от бумаги в бизнес-процессах

Бизнес уже давно начал плавный переход к отказу от бумаги в офисе, но именно начало пандемии COVID-19 превратило электронный документооборот в необходимость. Мы составили список, который поможет вам вывести ваш бизнес на путь цифровой трансформации.

Развитие электронной культуры компании

Усилия по изменению бизнес-процессов начинаются изнутри компании и идут сверху вниз. Переход к цифровой рабочей среде может быть сложным, но при тщательном планировании и внедрении, плюс правильных инструментах, это реализуемо.

Организуйте группу поддержки

В зависимости от того, насколько велика организация, команда поддержки – или даже один человек – может быть действительно полезным ресурсом для содействия изменениям. Отказ от бумаги означает необходимость оцифровки и автоматизации ряда процессов, то есть, вам понадобятся люди, которые станут примером и смогут обучать остальных сотрудников работе с новым программным обеспечением.

Перейдите на электронные счета

Переход на электронные счета не только упрощает бизнес-процессы, но и позволяет сэкономить на затратах. Некоторые ощутимые преимущества оцифровки счетов-фактур включают в себя:

• предотвращение несвоевременной оплаты из-за неправильно размещенных, забытых или утерянных счетов
• повышение безопасности (бумажные счета можно украсть)
• экономия средств на почтовых отправлениях
• экономия времени на отслеживании счетов-фактур

Проводите онлайн-собрания без бумаги

Использование цифровой платформы для собраний может показаться на первых порах сложной задачей, но цифровая документация для совещаний имеет много преимуществ, в том числе:

• настройка сложных повесток дня за считанные минуты
• оповещение всех участников об изменениях повестки дня
• подготовка и обновление материалов в интерактивной среде
• получение всей информации о собрании заранее
• все заметки о встречах легко доступны в цифровом формате

Переключитесь на электронные задачи и заметки

Перейти на списки задач, памятки и заметки в электронном формате просто, особенно учитывая большое количество умного программного обеспечения для управления документами. Большинство доступных вариантов также дает возможность совместной работы – и синхронизации – с партнерами по команде.

Мобильная рабочая среда

Даже в полностью электронной среде бумага все еще иногда используется. Обычно это происходит из-за общения с внешними поставщиками, партнерами и клиентами, которые еще используют бумагу. Самый простой способ исправить это – дать сотрудникам возможность оцифровывать документы прямо на ходу. Например, мобильное приложение Smallpdf – особенно полезный инструмент для сканирования, редактирования, хранения и совместного использования документов в любое время и из любой точки мира.

Электронные подписи

Печать, подписание, сканирование, отправка и хранение договоров, вероятно, является одной из самых трудоемких задач в бизнесе, но при этом и самой важной. Если срок получения традиционной подписи от руки составляет, в среднем, пять дней, то в случае электронной подписи он уменьшается до 37 минут.

Инструмент eSign от компании Smallpdf предлагает быстрое и простое подписание документов с помощью электронных и цифровых подписей, соответствующих требованиям безопасности. Этот инструмент включает в себя функцию редактирования для добавления дат и текста в документ. Пользователи также могут запрашивать до 100 подписей от других участников и отслеживать процесс подписания в программном обеспечении. Не забудьте ознакомиться с местными законами относительно юридической силы электронных подписей.

Инвестируйте в программное обеспечение для работы с PDF

Даже когда бизнес стал полностью цифровым, все еще важно знать, как редактировать и преобразовывать различные типы файлов в новой экосистеме без бумаги. Еще более важно гарантировать, что все сотрудники, клиенты и партнеры могут легко использовать новое программное обеспечение для работы с PDF. Даже несмотря на то, что такое программное обеспечение раньше было дорогим, существуют гибкие и удобные в использовании варианты, такие как Smallpdf, которые не требуют практически никакого обучения.

Готовы подписать документы, не используя чернила и бумагу?

Переведено на русский язык Лалой Рудь.