12 step per un ufficio senza carta nel 2021

L’ufficio senza carta: una parola d'ordine che esiste da quando i formati dei documenti elettronici, o i PDF, per essere più precisi, sono emersi sul mercato nei primi anni ‘90. Adobe voleva creare un formato di documento che potesse essere visualizzato su qualsiasi sistema operativo e fare in modo che qualsiasi documento potesse sempre essere stampato in locale.

Ora, più di 24 anni dopo, il Portable Document Format è diventato lo standard tecnico da ben oltre un decennio. Visualizziamo, stampiamo e usiamo quotidianamente i PDF sui nostri laptop, tablet e smartphone. L'ufficio senza carta, però, è ancora più un mito che una realtà. L’affermarsi dei documenti digitali ha provocato l'aumento del consumo globale di carta, poiché ha semplificato la diffusione dei file e li ha resi facilmente stampabili.

Eppure, che tu ci creda o no, la transizione verso un ufficio senza carta è più semplice di quanto si pensi. Se prima si trattava di un'opzione più costosa, che richiedeva tempo, ora, grazie a centinaia di aziende che hanno ripensato il proprio modo di lavorare, è diventata un'opzione valida per risparmiare tempo, denaro e salvare l’ambiente. Interessante, vero?

L'uso della carta è un'abitudine acquisita e le vecchie abitudini, si sa, sono dure a morire: il cambiamento deve venire da dentro. Abbiamo dunque creato questa guida passo per passo con indicazioni e consigli per iniziare ad automatizzare le procedure d’ufficio più antiquate. Abbiamo anche calcolato quanto costa convertire l’ufficio in un ufficio senza carta. Continua a leggere per saperne di più!

1. Cultura aziendale: prepara un piano

 

Il cambiamento viene da dentro: proprio così. Ogni tentativo di cambiare "il modo in cui lavoriamo" deve essere adottato interiormente e deve essere accompagnato da una volontà dall’alto. Ci sono molti esempi di tentativi di implementazione in azienda falliti: sia che si tratti di nuovi processi aziendali sia che si tratti anche solo di una nuova policy sulle pause.

Passare a un ufficio senza carta potrebbe sembrare un piccolo sforzo, ma, come per qualsiasi cambiamento, non è qualcosa che avviene istantaneamente e richiede una pianificazione e un'implementazione ben ponderate.

2. Crea un team che faciliti la transizione

 

A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti aver bisogno di un team o anche solo di una persona responsabile della transizione, che promuova il cambiamento e che sia responsabile della formazione interna. Per passare a un ufficio paperless, bisogna digitalizzare e semi-automatizzare diversi processi aziendali. Per farlo, avrete bisogno di persone che diano l'esempio e siano disponibili a formare quei dipendenti che potrebbero non avere le conoscenze tecniche adeguate.

Un ufficio senza carta richiede l’impegno di ciascun dipendente. L’ufficio paperless ti aiuterà a risparmiare tempo, ma prima, molto probabilmente, dovrai dedicare alcune ore alla formazione interna: si tratta di un investimento.

3. Ci sono ostacoli legislativi?

 

Prima di precipitarsi a digitalizzare tutti i documenti, è vitale controllare se, dal punto di vista legale, si ha l’obbligo di conservare le copie cartacee dei documenti complete di firma autografa per un certo periodo di tempo.

In alcuni paesi le firme elettroniche sono diventate equivalenti a quelle autografe negli anni passati: dipende da dove ti trovi ed è necessario che verifichi e ti informi prima di procedere.

4. Un software di gestione dei documenti o una gestione dei contenuti aziendali

 

Uno dei fattori cruciali per il passaggio ad un ufficio paperless è migrare tutta la documentazione esistente in digitale e archiviarla in un sistema che sia accessibile a tutti i dipendenti che ne hanno bisogno. Ci sono molte opzioni diverse tra cui scegliere, ma una delle prime domande da porsi è: ho bisogno di un DMS (Document Management Software) o di un ECM (Enterprise Content Management)?

Il software di gestione dei documenti (Document Management Software) è la versione più leggera, che gestisce solo la creazione di file, la loro condivisione, manipolazione e archiviazione.

La gestione dei contenuti aziendali (Enterprise Content Management) è, invece, una soluzione più impegnativa, che riguarda tutti i contenuti aziendali, compresi i file, le immagini, le pagine web, i registri e così via.

Una volta trovata l'opzione adatta, la domanda successiva che è essenziale porsi è: meglio optare per il cloud o avere un server locale?

L'opzione diffusa e più agile per le PMI è quella di passare al cloud con un DMS, perché è più conveniente dal punto di vista economico e non richiede manutenzione. Sarà il fornitore di servizi cloud a prendersi cura degli aggiornamenti e a risolvere eventuali problemi. Qui troverai una tabella che mette a confronto i migliori software di gestione dei documenti.

Spesso la fase di ricerca e implementazione di un DMS o un ECM è vista più che altro come un’incombenza costosa, che richiede un investimento non solo in termini monetari, ma anche di tempo. Inoltre, questo investimento è spesso malvisto se non risulta in efficienza e risparmi nei costi ancor prima che tutto sia attivo e funzionante. Ti consigliamo di dare un’occhiata ai calcoli dei costi in fondo a questo articolo!

5. Passa alla fatturazione senza carta

 

Passare alla fatturazione senza carta rende la vita più facile e ti farà risparmiare denaro. Qui di seguito illustriamo alcuni dei benefici tangibili che otterrai dalla digitalizzazione delle tue fatture:

• Eviterai le spese dovute a fatture fuori posto, dimenticate o perse
• Migliorerai la sicurezza: non ci crederai, ma le fatture cartacee ti espongono al rischio di furto
• Risparmierai denaro: la posta è costosa
• Risparmierai tempo: potrai infatti trovare le fatture che ti servono in pochi secondi

Molti software di contabilità possono generare fatture e persino farlo direttamente tramite il tuo sistema di CRM. Un esempio di software che ti offre queste opzioni è Salesforce, uno dei più diffusi sistemi di CRM.

6. Meeting senza carta

 

Organizzare riunioni senza carta, ossia usare una piattaforma digitale per digitalizzare i meeting, potrebbe sembrare difficile, soprattutto perché molto probabilmente sei abituato a farlo alla vecchia maniera. Le riunioni digitali hanno però numerosi vantaggi, sia per chi le organizza che per chi vi prende parte.

Vantaggi per chi organizza:

• Puoi compilare ordini del giorno complessi in pochi minuti
• Tutti i partecipanti sono aggiornati su tutte le ultime modifiche all'ordine del giorno
• Puoi preparare e aggiornare il materiale in un ambiente interattivo

Vantaggi per chi partecipa:

• Puoi accedere a tutte le informazioni e ai materiali per il meeting in anticipo
• Puoi essere aggiornato in tempo reale su tutti i cambiamenti
• Puoi accedere facilmente alle annotazioni relative alla riunione in forma digitale

Dai un’occhiata a Minutepad per digitalizzare le tue riunioni.

7. Fax senza carta

 

Sei ancora legato all'uso del fax? Anche se sono una tecnologia dello scorso millennio, i fax sono ancora in uso per diversi motivi. Anche se devi faxare, non hai più bisogno di utilizzare il tuo vecchio fax.

Puoi infatti iniziare a inviare e ricevere fax in forma completamente elettronica. Dai un'occhiata a questa tabella di confronto dei migliori servizi di fax online per scegliere la soluzione migliore per le tue esigenze.

8. Promemoria e compiti senza carta

 

Compilare liste di cose da fare, promemoria e appunti senza carta può sembrare facile, soprattutto con un software di gestione dei documenti che offre diverse opzioni per la condivisione delle informazioni.

A dire il vero, ti si presenta un'ottima opportunità per adottare una soluzione esterna (anche gratuita: dai un'occhiata a Evernote) specializzata nel prendere appunti e creare compiti da eseguire, il tutto con la possibilità di coinvolgere i membri del team.

Le attività e le note, tue e del tuo team, saranno sempre sincronizzate su tutti i tuoi dispositivi e potrai anche collaborare con i membri del tuo team in tempo reale.

9. Un ambiente di lavoro che predilige la mobilità

 

Anche in un ambiente lavorativo completamente privo di carta si è esposti al consumo di carta. Come mai? Perché si è in contatto costante con fornitori esterni, partner e clienti che non sono ancora paperless.

La soluzione migliore è fornire a dipendenti un modo mobile per digitalizzare i documenti adatto al vostro ufficio e incoraggiarli ad usarlo. Turboapp, ad esempio, è una buona opzione per scannerizzare i documenti: inoltre, ha una funzione OCR che renderà i documenti scannerizzati ricercabili.

10. Pagamenti e ricevute senza carta

 

Passare a un fornitore di pagamenti online paperless vi permetterà di risparmiare tempo e grattacapi e, spesso, sarà anche più conveniente per tutti i vostri clienti. Tra le opzioni popolari che accettano carte di credito e altri metodi di pagamento ci sono Stripe, Paypal e Cardinity.

Le commissioni per il servizio di solito oscillano tra l'1,7% e il 3% a transazione.

Dai un’occhiata anche a servizi come Expensify e Shoeboxed per iniziare a digitalizzare ricevute, note spese e tanto altro.

11. Firme senza carta

 

Stampare, firmare, scannerizzare, inviare e conservare i contratti potrebbe essere una delle operazioni più lunghe e inutili che ci troviamo a dovere compiere in ufficio, specialmente da quando è possibile compiere l'intera procedura in maniera automatizzata online. Per ovviare ci sono diverse soluzioni tra cui scegliere: si parte dal livello enterprise fino ad arrivare a soluzioni molto meno complesse.

Ritorna al punto 3: innanzitutto verifica quali sono gli obblighi legali nel tuo paese in merito alla firma elettronica.

Se vuoi una soluzione semplice e leggera, dai un'occhiata al nostro tool gratuito per firmare PDF.

12. Scegli un software per PDF

 

Una volta che tutta la documentazione è stata digitalizzata, per mantenere in piedi il nuovo ecosistema paperless, è fondamentale sapere come modificare, convertire e modificare i diversi tipi di file. L'approccio più vecchio stile consiste nell’optare per un (più costoso) software per desktop offline su licenza; ci sono però diversi software PDF interessanti, più agili e basati su cloud, sia gratuiti che a pagamento.

Smallpdf offre attualmente il più diffuso software PDF basato sul web al mondo: è un programma freemium che offre molti modi per convertire, modificare, firmare, comprimere, unire e dividere i PDF e viene utilizzato da oltre 10 milioni di utenti ogni mese.

Calcolo dei costi per un ufficio senza carta

 

Per effettuare i calcoli, abbiamo considerato un'ipotetica azienda con 20 dipendenti che lavorano in un contesto d’ufficio.

Si noti che abbiamo solo ipotizzato il numero di dipendenti all’interno dell’azienda che potrebbe avere bisogno di accedere a certi strumenti. I costi reali e i bisogni variano da azienda ad azienda. Ogni azienda ha le proprie esigenze e non c'è una soluzione unica che valga per tutte.

Software di gestione dei documenti - Google suite - 20 x 5,20€= 104€ al mese

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Passare alla fatturazione elettronica (in entrata) - Gratis

Salesforce CRM (con fatturazione elettronica) - 8x 25€ = 200€ al mese

Evernote - Gratis

eSignLive (firme online) - 3x 20$ (≃17€) = 51€ al mese

Software PDF - Smallpdf - 6€ x 10 = 60€ al mese

Shoeboxed - 39$ (≃ 32€) al mese

Cardinity - Nessuna addebito iniziale o mensile, solo una commissione sulle transazioni dell'1,7%.

Turboscan - 3,50€ x 20 = 70€ di investimento, per sempre

EFax - 11€ al mese (150 pagine in entrata e 150 in uscita)

Costo totale:

 

458€ al mese

Più 70€ come costo fisso iniziale per l’app Turboscan