12 étapes pour passer à un bureau zéro papier en 2023

L'expression "bureau zéro papier" est utilisée depuis l'apparition des formats de documents électroniques, et du format PDF pour être plus précis, qui ont fait leur apparition sur le marché au début des années 1990. L'objectif ultime d'Adobe était de créer un format de document qui pouvait être visualisé sur n'importe quel système d'exploitation et imprimé localement sans problème.

Aujourd'hui, 30 ans plus tard, cela fait plus de dix ans que le format de document portable est la norme technique de l'industrie. Chaque jour, nous visualisons, imprimons et utilisons des PDF sur nos ordinateurs portables, nos tablettes et nos téléphones portables. Mais malgré ces évolutions, une pandémie mondiale et une multitude de solutions, le bureau zéro papier reste plus un mythe qu'une réalité. L'une des principales conséquences de l'essor des documents numériques a été l'augmentation de la consommation mondiale de papier, car les documents sont devenus plus faciles à diffuser et imprimer.

Pourtant, que tu le croies ou non, il est plus facile de se passer de papier que tu ne le penses. Ce qui était autrefois une option plus coûteuse et plus longue est aujourd'hui, grâce à des centaines d'entreprises qui ont repensé (par initiative ou par nécessité) leurs anciennes méthodes de travail, devenu une option de choix pour commencer à économiser du temps, de l'argent et protéger l'environnement. C'est tentant, non ?

Tout commence par une affinité acquise pour l'utilisation du papier. Les vieilles habitudes ont la vie dure et le changement doit venir de l'intérieur. C'est pourquoi nous avons créé ce guide détaillé, qui indique où et comment commencer à automatiser ces opérations obsolètes. Nous avons également calculé le coût du passage au zéro papier. Poursuis ta lecture pour découvrir les résultats !

1. Culture d’entreprise – établir un plan

 

Le changement vient de l'intérieur, c'est non négociable. Toute tentative de modifier "la façon de travailler" doit être mise en œuvre de l'intérieur et du sommet à la base. Il existe d'innombrables exemples de tentatives infructueuses de déploiement de nouveaux processus d'entreprise ou même de simple mise en œuvre d'une culture de changement.

La suppression du papier peut sembler un effort minime, mais, comme pour toute tâche, il ne s'agit pas d'un exercice à prendre à la légère. Cela nécessite une planification et une mise en œuvre bien pensées.

2. Créer une équipe dédiée à la mise en place du bureau zéro papier

 

Selon la taille de ton entreprise, tu auras peut-être besoin d'une équipe ou une personne responsable qui sera chargée de la mise en œuvre du changement et responsable de la formation interne. La dématérialisation signifie que tu dois numériser et semi-automatiser de nombreux processus de l'entreprise. Pour ce faire, tu auras besoin de personnes qui montrent l'exemple et formeront les employés qui ne sont pas forcément à jour sur le plan technique.

Un lieu de travail sans papier nécessite un engagement de la part de tous les employés en faveur de la transformation. Avant de pouvoir commencer à gagner du temps, il faudra probablement consacrer quelques heures à la formation interne.

3. Obstacles législatifs - conformes ou non ?

 

Avant de se lancer précipitamment dans la numérisation des documents, il est essentiel de vérifier si certaines règles de conformité exigent que certains documents "signés à l'encre" soient conservés au format papier pendant un certain temps.

Selon le ou les pays dans lesquels tu travailles, les signatures électroniques sont devenues aussi juridiquement contraignantes que les signatures originales au cours des dernières années, mais il est toujours important de vérifier ce point au préalable.

4. Logiciel de gestion des documents ou gestion du contenu de l'entreprise

 

La numérisation de tous les documents actuels et leur conservation dans un système accessible à tout le personnel nécessaire est l'une des étapes les plus cruciales de la création d'un lieu de travail sans papier. Il existe de nombreuses options différentes, mais l'une des premières questions à se poser est la suivante : ai-je besoin d'un DMS ou d'un ECM ?

Le logiciel de gestion de documents (Document Management Software) est la version la plus légère, qui ne gère que la création, le partage, la manipulation et le stockage des fichiers.

La gestion de contenu d'entreprise (Enterprise Content Management), en revanche, est une solution plus vaste, qui couvre l'ensemble du contenu de l'entreprise, y compris les fichiers, les images, les pages web, les enregistrements, etc.

Une fois que tu as trouvé la bonne option, la prochaine question essentielle est la suivante : faut-il utiliser le cloud ou acquérir un serveur local ?

L'option la plus populaire et la plus souple pour les PME est de passer à l'informatique dématérialisée avec un DMS, en raison de sa rentabilité et de l'absence de maintenance. La mise à jour et la résolution des problèmes seront prises en charge par le fournisseur de services de cloud computing. Voici un tableau comparatif des meilleurs logiciels de gestion documentaire.

Souvent, la recherche et la mise en place complète d'une GED ou d'un ECM sont considérées comme une tâche coûteuse, qui implique non seulement un investissement financier important, mais aussi un investissement en temps. De plus, cet investissement est souvent mal compris s'il n'est pas récompensé par de nombreux résultats en termes d'efficacité et même d'économies une fois que tout est opérationnel. Tu trouveras nos calculs de coûts à la fin de cet article.

Pour plus d'informations sur les logiciels utiles, consulte l'article suivant :

5. Passer à la facturation sans papier

 

Le passage à la facturation dématérialisée te facilite non seulement la vie, mais te permet aussi d'économiser de l'argent. Voici quelques avantages concrets qui découlent de la numérisation de tes factures :

• Éviter les frais de retard liés à des factures égarées, oubliées ou perdues.
• Améliorer la sécurité : crois-le ou non, les factures papier t'exposent au vol à bien des égards.
• Économiser de l'argent : la poste coûte cher.
• Gagner du temps en retrouvant chaque facture à sa place en quelques secondes.

Plusieurs programmes de comptabilité te permettent de créer des factures, et certains te permettent même de le faire directement par le biais de ton système CRM. Voici quelques exemples d'options disponibles avec Salesforce, l'un des systèmes de gestion de la relation client les plus populaires.

6. Réunions sans papier

 

Les réunions sans papier, c'est-à-dire l'utilisation d'une plateforme numérique pour planifier et organiser des réunions, sont devenues assez courantes ces dernières années, en raison de la crise du Covid. Cependant, certains n’exploitent pas encore tout le potentiel de ces réunions. La phase de planification, en particulier, est encore souvent réalisée hors ligne, sur papier, même si des outils comme Zoom offrent un soutien complet dans ce domaine. En général, les réunions numériques présentent plusieurs avantages, tant pour l'organisateur que pour le participant.

Avantages pour l'organisateur :

• Établissement des ordres du jour complexes en quelques minutes.
• Tous les participants sont informés de toutes les modifications apportées à l'ordre du jour.
• Préparation et mise à jour du matériel dans un environnement interactif.

Avantages pour le participant :

• Obtenir plus tôt toutes les informations et tous les documents relatifs à la réunion.
• Être au courant de tous les changements en temps réel.
• Disposer de toutes les notes de réunion facilement accessibles sous forme numérique.

Consulte Minutepad pour numériser tes réunions.

7. Fax sans papier

 

Tu utilises encore le vieux fax ? N'en dis pas plus : les fax, bien qu’ils appartiennent au dernier millénaire, sont encore utilisées pour diverses raisons. Mais même si c'est le cas, tu n'as plus besoin de t'accrocher à ce vieux télécopieur.

Tu peux commencer à envoyer et à recevoir des fax sous une forme entièrement électronique. Consulte ce tableau comparatif des meilleurs services de fax en ligne pour choisir la solution la mieux adaptée à tes besoins.

Si tu souhaites simplement partager des documents avec des collègues, des partenaires, des clients ou d'autres personnes, tu peux utiliser l'outil de partage de documents de Smallpdf :

8. Tâches et mémos sans papier

 

Passer à des listes de tâches, des mémos et des notes sans papier peut sembler facile, d'autant plus que ton logiciel de gestion de documents prend désormais en charge de nombreuses options de partage d'informations.

En réalité, il s'agit d'une excellente occasion d'adopter une solution externe (même gratuite, comme Evernote) spécialisée dans la prise de notes et la création de tâches, avec la possibilité de collaborer avec les membres de ton équipe.

Ces outils permettent de travailler en temps réel avec les membres de ton équipe, en plus d'avoir tes devoirs et tes notes toujours synchronisés sur tous tes appareils.

9. Un environnement de travail axé sur le mobile

 

Même dans un environnement de travail entièrement dématérialisé, tu seras toujours exposé à la consommation de papier. Pourquoi ? Parce que tu es en communication constante avec des fournisseurs externes, des partenaires et des clients qui ne sont pas encore passés au zéro papier.

L'idéal est de fournir à un outil mobile de numérisation de documents à tes employés qui fonctionne dans ton environnement de travail et de les encourager à l'utiliser. L'application Scanner de Smallpdf est une bonne option. Ce logiciel pratique te permet de numériser des documents à l'aide d'une excellente fonction d'OCR, qui rend les documents numérisés consultables.

10. Paiements et reçus sans papier

 

En optant pour un fournisseur de paiement en ligne sans papier, tu gagnes non seulement du temps et de l'argent, mais tu simplifies aussi la vie de tous tes clients. Stripe, PayPal et Cardinity sont quelques-unes des options les plus populaires qui acceptent les cartes de crédit et d'autres méthodes de paiement.

Les frais de service varient généralement entre 1,7 % et 3 % par transaction.

Consulte également des services comme Expensify et Shoeboxed pour commencer à numériser les reçus, les notes de frais et bien plus encore.

11. Signatures sans papier

 

Imprimer, signer, scanner, envoyer et stocker des contrats est sans doute l'une des opérations les plus fastidieuses et les plus inutiles jamais réalisées au bureau. C'est encore pire si l'on considère à quel point il est devenu facile et pratique d'automatiser ce processus en ligne. Les grandes entreprises ne sont pas les seules concernées. Il existe des options de niveau entreprise ainsi que des options beaucoup plus légères.

Revenons au point 3 : vérifie le type d'obligations législatives dont tu dois tenir compte lors du choix d'une solution pour les signatures électroniques et numériques.

Pour une solution simple et rapide, consulte notre outil gratuit de signature électronique ci-dessous. Pour des solutions plus élaborées, consulte ce tableau comparatif pour trouver l'option la mieux adaptée à tes besoins.

12. Choisir un logiciel PDF

 

Une fois toute la documentation numérisée, il est essentiel de savoir comment éditer, convertir et manipuler les différents types de fichiers afin de maintenir le nouvel environnement sans papier. Alors que l'approche traditionnelle consiste à opter pour un logiciel de bureau hors ligne sous licence (plus coûteux), il existe de nombreux logiciels PDF intéressants, plus agiles et basés sur le cloud, que ce soit des options gratuites ou des options légèrement plus onéreuses.

Smallpdf propose actuellement le logiciel PDF en ligne freemium le plus populaire au monde, comprenant des outils pour convertir, éditer, signer, compresser, fusionner, diviser, et bien plus encore, auxquels font confiance des millions d'utilisateurs mensuels.

Calcul des coûts pour un bureau sans papier

Les calculs suivants sont basés sur un exemple d'entreprise de 20 employés travaillant dans un environnement de bureau.

Note qu'il ne s'agit que de suppositions basées sur l'expérience concernant le nombre d'employés d'une entreprise ayant besoin d'accéder à certains outils. Les coûts et les besoins réels varient d'une entreprise à l'autre. Chaque entreprise a des besoins particuliers et il n'existe pas de solution unique.

Logiciel de gestion de documents - Google Workplace : - 5,75€ x 20 = 115€ par mois Zoom – 14,99€ x 20 = 299,80€ par mois Passage à la facturation électronique (entrant) - Gratuit Salesforce CRM (avec facturation électronique) - 8x 25€ = 200€ par mois Evernote - Gratuit Smallpdf eSign - Gratuit Logiciel PDF - Smallpdf Teams – 6€ x 10 = 60€ par mois Shoeboxed – 36€ par mois Cardinity - Pas de frais de démarrage ou de frais mensuels, seulement des frais de transaction de 1,7%.

Coût total :

711€ par mois

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Article traduit et adapté en français par Éloïse