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12 étapes pour un bureau sans papier en 2021

par Arvo Partanen

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Italien et Portugais.

À quoi ressemble un bureau sans papier en 2021 ? Combien cela coûte-t-il et comment s’organiser ? Voici les 12 étapes pour un bureau sans papier.

La célèbre expression anglaise « paperless office » (en français, « bureau sans papier ») existe depuis que l’apparition des formats de documents électroniques portables – plus précisément, les PDF – sur le marché au début des années 1990. Adobe avait pour objectif ultime de créer un format de document pouvant être affiché sur n’importe quel système d’exploitation et imprimé localement.

Le format de document portable (Portable Document Format) est le format standard de l’industrie pour les documents numériques depuis plus de dix ans. Nous affichons, imprimons et utilisons quotidiennement des PDF sur nos ordinateurs portables, tablettes et téléphones mobiles. Mais le bureau sans papier reste néanmoins encore plus un mythe qu’une réalité. Si la révolution des documents numériques a permis d’obtenir quelque chose, c’est bel et bien l’augmentation de la consommation mondiale de papier, car elle a simplifié la diffusion des fichiers et les a rendus plus facilement imprimables. Pourtant, crois-le ou non, la transition vers un bureau sans papier est plus simple que ce qu’on peut imaginer. S’il s’agissait auparavant d’une option plus coûteuse et plus longue, elle est aujourd’hui devenue une option viable pour économiser du temps, de l’argent et sauver l’environnement, grâce à des centaines d’entreprises qui ont repensé leur façon de travailler. Intéressant, n’est-ce pas ?

L’utilisation du papier est une habitude acquise et comme on le sait tous, il est difficile de se défaire de ses vieilles habitudes : le changement doit venir de l’intérieur. Nous avons donc créé ce guide étape par étape avec des conseils pour commencer à automatiser les vieilles procédures de bureau. Nous avons également calculé le coût de la transition vers le bureau sans papier. Lis la suite pour en savoir plus !

1. Culture d’entreprise – établir un plan

 

Le changement vient toujours de l’intérieur, c’est un fait. Toute tentative de changer la « façon de travailler » doit venir de l’intérieur de l’entreprise et du haut vers le bas. Il existe de nombreux exemples de tentatives infructueuses de mise en œuvre de nouveaux processus d’entreprise.

Passer à un bureau sans papier peut sembler facile, mais, comme pour tout changement, ce n’est pas quelque chose qui se fait du jour au lendemain ; au contraire, cela nécessite une planification et une mise en œuvre bien réfléchies.

2. Créer une équipe qui facilite la transition

 

Selon la taille de ton entreprise, tu pourrais avoir besoin d’une équipe de formation ou simplement d’une personne qualifiée pour diriger la transition et s’occuper de la formation interne. Pour passer à un bureau sans papier, il faudra analyser et semi-automatiser plusieurs processus au sein de l’entreprise ; cela signifie que tu auras besoin de personnes qui donneront l’exemple et qui seront là pour former des employés qui n’ont peut-être pas toutes les compétences techniques.

Un bureau sans papier exige l’engagement de chaque employé. Le bureau sans papier t’aidera à gagner du temps, mais tu devras probablement consacrer quelques heures à la formation interne en amont pour permettre cette transition.

3. Y a-t-il des obstacles législatifs ?

 

Avant de te précipiter pour numériser tous les documents, il est essentiel de vérifier si, d’un point de vue juridique, tu as l’obligation de conserver des copies papier des documents signés à la main, et si oui, pendant combien de temps.

Dans certains pays, les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures tracées à la main ; cela dépend de l’endroit où tu te trouves et il est important de t’informer avant de commencer.

4. Un logiciel de gestion de documents ou une gestion de contenu d’entreprise

 

L’une des premières étapes lors de la transition vers un bureau sans papier est de sauvegarder tous les documents au format numérique et de les stocker dans un système accessible à tout le personnel concerné. Il existe de nombreuses options différentes, mais l’une des premières questions à se poser est la suivante : ai-je besoin d’un logiciel de gestion de documents (DMS) ou d’un ECM (Enterprise Content Management) ?

Le logiciel de gestion de documents (Document Management Software) est la version la plus légère, liée uniquement à la création, au partage, à la manipulation et au stockage de fichiers.

La gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management), d’autre part, est une solution plus lourde qui couvre tout le contenu de l’entreprise, y compris les fichiers, les images, les pages Web, les journaux, etc.

Une fois la meilleure option trouvée, il est essentiel de se poser la question suivante : vaut-il mieux opter pour le cloud ou un serveur local ?

L’option la plus répandue et la plus agile pour les PME est de passer au cloud avec un DMS : cette option est moins chère et ne nécessite aucun entretien. Ce sera le fournisseur de services cloud qui prendra soin des mises à jour et résoudra les problèmes. Tu trouveras ici un tableau comparant les meilleurs logiciels de gestion de documents.

Souvent, la phase de recherche et de mise en œuvre d’un DMS ou d’un ECM est considérée comme une tâche coûteuse, nécessitant un investissement non seulement en termes monétaires, mais aussi en temps. En outre, cet investissement est souvent mal vu s’il n’aboutit pas à des économies d’efficacité et de coûts avant même que tout ne soit opérationnel. Nous te recommandons de consulter les calculs de coûts à la fin de cet article !

Pour plus d’informations sur les logiciels utiles, découvre cet article :

5. Passe à la facture sans papier

 

Le passage à la facturation sans papier te facilitera non seulement la vie, mais te permettra littéralement d’économiser de l’argent. Voici quelques avantages tangibles de la numérisation de tes factures :

  • Évite les frais de retard dus à des factures égarées, oubliées ou perdues
  • Sécurité améliorée : crois-le ou non mais les factures papier t’exposent au risque de vol
  • Économise de l’argent : la poste coûte cher
  • Économise du temps en trouvant chaque facture en quelques secondes à sa bonne place

De nombreux logiciels de comptabilité ont la possibilité de générer des factures et même de le faire directement via ton système CRM. Tu découvriras ici quelques exemples des possibilités que t’offre Salesforce, l’un des systèmes CRM les plus populaires.

6. Réunions sans papier

 

L’utilisation d’une plate-forme numérique pour tenir des réunions à distance peut sembler compliquée, d’autant plus que tu as probablement passé les dernières décennies à le faire à l’ancienne. Mais les rencontres numériques présentent en fait de nombreux avantages, tant pour les organisateurs que pour les participants.

Avantages pour les organisateurs :

  • Établir des ordres du jour complexes en quelques minutes
  • Tous les participants sont informés de toutes les modifications apportées à l’agenda actuel
  • Préparation et mise à jour du matériel dans un environnement interactif

Avantages pour les participants:

  • Accéder à toutes les informations et documents de la réunion à l’avance
  • Être mis à jour en temps réel de tous les changements
  • Accéder facilement aux annotations des réunion numériques

Consulte Minutepad pour numériser tes réunions.

7. Envoi d’un fax sans papier

 

Tu es toujours dépendant à ta machine de fax ? Bien qu’il s’agisse d’une technologie du siècle dernier, les télécopieurs sont toujours utilisés pour plusieurs raisons. Mais même si c’est le cas, tu n’as plus besoin d’utiliser ton ancien fax.

Tu peux en effet commencer à envoyer et recevoir des télécopies sous forme entièrement électronique. Consulte ce tableau de comparaison des meilleurs services de fax en ligne pour choisir la meilleure option pour toi.

Si tu souhaites simplement partager des documents avec des collègues, des partenaires, des clients ou d’autres personnes, tu peux tout simplement utiliser l’outil Partager un document de Smallpdf.

8. Tâches et notes sans papier

 

Remplir des listes de choses à faire, des rappels et des notes sans papier peut sembler facile, surtout avec un logiciel de gestion de documents qui offre plusieurs options pour le partage d’informations.

Il est recommandé d’utiliser une application externe (même gratuite, comme Evernote) spécialisée dans la création de notes et de tâches, qui te donne la possibilité de travailler directement avec les membres de ton équipe.

Non seulement les tâches et les notes de ton équipe sont automatiquement synchronisées sur tous tes appareils, mais tu pourras également collaborer avec les membres de ton équipe en temps réel.

9. Un environnement de travail favorable à la mobilité

 

Même dans un environnement de bureau sans papier, tu seras forcément confronté à la consommation de papier. Pourquoi ? Parce que tu seras confronté à des fournisseurs externes, des partenaires et des clients qui ne travaillent pas encore sans papier.

La meilleure façon de résoudre ce problème est de fournir à tes employés un moyen de numériser des documents avec leurs téléphones et de les encourager à l’utiliser. Découvre Turboapp, une application permettant de numériser des documents à l’aide de la ROC (Reconnaissance Optique de Caractères), ce qui rend les documents numérisés consultables.

10. Paiements et reçus sans papier

 

En passant à un fournisseur de paiement en ligne sans papier, tu gagnes non seulement du temps et évites les problèmes, mais tu facilites également le travail pour tes clients. Certaines des options populaires de paiement acceptant les cartes de crédit et autres méthodes de paiement sont Stripe, PayPal & Cardinity.

Les frais de service varient généralement entre 1,7% et 3% par transaction.

Consulte également des services comme Expensify et Shoeboxed pour commencer à numériser les reçus, les notes de dépenses et bien plus encore.

11. Signatures sans papier

 

L’impression, la signature, la numérisation, l’envoi et l’enregistrement des contrats est probablement l’un des processus les plus longs et inutiles que nous soyons obligés d’effectuer au bureau, surtout depuis que l’ensemble de la procédure peut être réalisée de manière automatisée en ligne. Pour gagner du temps, il existe plusieurs solutions, allant du niveau de l’entreprise à des solutions beaucoup moins complexes.

Retourne à l’étape 3 : vérifie d’abord quelles sont les obligations légales de ton pays en matière de signature électronique.

Si tu souhaites une solution simple, consulte notre outil gratuit de signature électronique. Si tu recherches des solutions plus complexes, consulte ce tableau de comparaison pour trouver l’option qui répond le mieux à tes besoins.

12. Choisis un logiciel PDF

 

Une fois que tous tes documents sont numérisés, il est essentiel de savoir comment modifier, convertir et manipuler les différents types de fichiers pour maintenir ce nouvel environnement sans papier. L’approche la plus traditionnelle consiste à opter pour un logiciel de bureau (plus cher) hors ligne sous licence ; il existe cependant plusieurs logiciels PDF intéressants, plus simples et basés sur le cloud, gratuits ou payants.

Smallpdf est actuellement le logiciel PDF freemium le plus populaire au monde, avec des possibilités de conversion, d’édition, de signature, de compression, d’assemblage et de partage de PDF avec plus de 35 millions d’utilisateurs mensuels.

Calcul des coûts pour un bureau sans papier

Les calculs sont basés sur un exemple d’entreprise employant 20 personnes travaillant dans un bureau.

Note que ces chiffres ne sont que des hypothèses sur le nombre d’employés d’une entreprise qui doivent avoir accès à certains outils. Les coûts et les besoins réels varient d’une entreprise à l’autre. Chaque entreprise a des besoins individuels et il n’y a pas de solution unique pour tous.

Logiciel de gestion de documents - Suite Google - 20 x 5,20€= 104€ par mois

Minutepad - Demande un devis personnalisé

Passer à la facturation électronique (entrée) - Gratuit

Salesforce CRM (avec facturation électronique) - 8x 25€ = 200€ par mois

Evernote - Gratuit

eSignLive (signatures en ligne) - 3x 20$ (≃17€) = 51€ par mois

Logiciel PDF - Smallpdf - 6€ x 10 = 60€ par mois

Shoeboxed - 39$ (≃ 32€) par mois

Cardinity - Pas de frais initiaux ou mensuels, seulement des frais sur les transactions de 1,7%.

Turboscan - 3,50€ x 20 = 70€ d’investissement, pour toujours

EFax - 11€ par mois (150 pages entrantes et 150 pages sortantes)

Coût total :

Environ 458€ par mois Plus : 70€ d’investissement initial pour l’application Turboscan

D'autres sujets sur les bureaux sans papier sont traités sur notre blog :

Article traduit et adapté en français par Éloïse

Person: Arvo picture
Arvo Partanen
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