Logiciel pour un bureau sans papier : 18 outils à découvrir en 2021

Si tu es intéressé par le meilleur logiciel pour un bureau zéro papier, nous supposons que tu as déjà fait quelques recherches concernant le passage au numérique au bureau. Vient alors le moment de se demander quelle est la meilleure solution pour un bureau sans papier qui te permet à la fois de signer, archiver et organiser tes documents… et bien plus encore ! Pour t’aider à trouver la meilleure option pour toi, nous avons demandé à des experts dans différents domaines de nous faire leur retour d’expérience.

Logiciel de bureau sans papier pour signer des documents

Ce n’est pas parce que tu es passé à un bureau sans papier que tu n’as plus de documents numériques à signer ou à envoyer pour les faire signer. Comment t’y prendre, alors ? Vas-tu devoir envoyer les documents à signer un à un à chaque destinataire ? Cette solution pourrait, certes, fonctionner, mais cela prendrait beaucoup de temps et il serait difficile de savoir où donner de la tête. C’est pourquoi de nombreux bureaux ayant adopté le zéro papier utilisent un logiciel spécial de signature électronique.

Jake Irving, propriétaire de Willamette Life Insurance à Beaverton (Oregon, États-Unis), utilise par exemple iPipeline: « Dans la culture du travail décentralisée et zéro papier dans laquelle nous évoluons, il est indispensable de trouver un logiciel qui permette de gérer les documents sans papier. En tant que propriétaire d’une compagnie d’assurance-vie, je me retrouve avec une lourde pile de documents à signer. Pas seulement par les clients, mais aussi par moi et mes collaborateurs. Travailler avec beaucoup de paperasse peut rapidement conduire au désordre et aux erreurs. iPipeline est un logiciel utilisé par de nombreuses compagnies d’assurance pour les demandes d’assurance sans papier. Ce logiciel envoie en toute sécurité des e-mails aux clients et aux employés pendant tout le processus de négociation afin qu’ils puissent obtenir les signatures nécessaires. Ce logiciel est également utile dans la phase finale pour la signature de polices. Étant donné que ces documents contiennent beaucoup d’informations très confidentielles, la sécurité contenue dans le logiciel est également très importante. Cela exclut la possibilité que des documents contenant des informations personnelles du client soient perdus. Ce logiciel a permis à mon équipe de travailler à distance tout en minimisant le papier, car nous ne sommes plus obligés de rencontrer les clients en personne. »

Logiciel de bureau gratuit sans papier pour signer des documents

Si tu ne travailles pas dans le secteur de l’assurance, l’outil de signature électronique de Smallpdf pourrait être une excellente alternative pour toi. Celui-ci te permet de signer tes documents, d’envoyer les demandes de signatures dans un ordre précis et de suivre l’avancement du processus en tout temps. En outre, il peut être utilisé gratuitement deux fois par jour, tous les jours.

Logiciel de bureau sans papier pour stocker et organiser des documents

Stocker et organiser les documents papier peut être une véritable épreuve. C’est pourquoi nous aimons les PDF et les documents numériques en général ! Avec le bon logiciel, ces documents sont très faciles à classer, de sorte à ce que tout le monde puisse retrouver n’importe quel document en un claquement de doigts. Beaucoup d’entreprises qui sont passées au zéro papier utilisent pour cela le logiciel Notion.

C’est le cas de Flywheel Digital, une agence basée à Vancouver (BC, Canada), qui offre des services de marketing techniques pour les entreprises numériques de premier plan. Le PDG Michael Steele nous explique : « En tant qu’entreprise qui donne la priorité aux activités à distance, Notion est un outil clé pour notre équipe. En plus d’être un centre numérique pour la gestion de projets et de tâches, il nous permet d’organiser les notes et les documents des clients en un seul endroit afin que tous les membres de l’équipe puissent facilement les consulter. Il est particulièrement utile pour créer des wikis pour chaque client, ainsi que pour gérer les processus et l’intégration du personnel dans notre propre entreprise. Notion rend inutiles les dossiers physiques, et permet à nos employés du monde entier d’accéder facilement aux dossiers concernant le contexte, les objectifs et le travail de chaque client, ainsi que nos propres procédures internes. »

Chez Smallpdf, nous apprécions particulièrement le fait que Notion permette aux utilisateurs de télécharger les pages au format PDF. Tu ne souhaites pas de document au format PDF ? Pas de souci ! Il te suffit de convertir ton document avec l’un de nos convertisseurs Word, PowerPoint ou Excel.

Logiciel de bureau sans papier pour les notes

Même si tu travailles sans papier, tu devras prendre des notes à un moment ou à un autre. Heureusement, il y a un logiciel qui te permet non seulement de prendre des notes écrites et orales, mais qui organise même ces notes pour toi. Même tes post-its ne lui arrivent pas à la cheville !

Stefan Smulders, fondateur d’Expandi et grand défenseur des bureaux écolos et zéro papier, recommande le logiciel Evernote : « J’ai très longtemps cherché une alternative zéro papier pour prendre des notes, car je suis vieux jeu et que j’ai toujours préféré le stylo et le papier pour rester organisé. Il y a peut-être une explication psychologique pour expliquer pourquoi le stylo et le papier sont si efficaces, mais Evernote est, à mon avis, le parfait substitut numérique à ceux-ci. Evernote te permet de créer des listes quotidiennes de choses à faire en déplacement directement à partir de ton smartphone, soit en tapant, soit en enregistrant des notes vocales. Ensuite, il les trie correctement et les arrange afin que tu puisses facilement y accéder. Tu peux également exporter tes notes ou importer des notes dans différents formats numériques, y compris audio et vidéo. C’est extrêmement utile car tu peux combiner des photos avec des informations utiles en texte et audio, pour créer des notes multimédias. Cependant, ma fonction préférée est la fonctionnalité préférée est l’enregistreur vocal qui convertit ta voix en texte, ce qui est parfait si tu à une idée d’un seul coup ou si tu dois créer des notes à la hâte. Je pense qu’Evernote est un excellent outil de travail pour un bureau zéro papier, que tu l’utilises personnellement ou pour ton entreprise. »

Logiciel de bureau zéro papier pour partager des documents

En travaillant au bureau, tu dois souvent partager des documents, que ce soit avec tes collègues et les autres membres de ton équipe, avec tes responsables directs et avec tes patrons ou encore avec tes clients. Partager des documents peut rapidement s’avérer compliqué si ceux-ci contiennent des informations confidentielles, comme c’est le cas pour les documents juridiques.

C’est pourquoi Justin Neiman de Stouffer Legal LLC à Towson (Maryland, États-Unis) aime Zapa Client Portals : « Ici, à Stouffer Legal LLC, nous utilisons Zapa Client Portals : ce logiciel nous fournit un moyen rapide et sûr d’échanger des fichiers avec nos clients. En intégrant les fichiers électroniques dans notre entreprise, nos clients peuvent bien plus facilement nous envoyer leurs documents. «

Logiciel de bureau zéro papier gratuit pour partager des documents

Si tu es à la recherche d’un outil gratuit, tu peux également partager tes documents avec l’outil de partage de documents de Smallpdf. Tu peux l’utiliser gratuitement jusqu’à deux fois par jour, tous les jours.

Scanner de document zéro papier

Pour tirer le meilleur parti des excellents outils dont nous avons parlé, tu devras peut-être d’abord numériser quelques documents papier. Mais attention, pas besoin d’acheter un grand scanner qui encombrera ton bureau. Utilise ton smartphone !

Rolf Bax, directeur des ressources humaines chez le leader du CV Resume.io, nous explique : « Dans notre équipe, nous avons mis en place une politique « only scans », c’est-à-dire que si tu as besoin de faire une copie d’un document, tu le scannes directement. Scanbot Pro est un logiciel de bureau zéro papier qui nous a aidés à réduire considérablement notre consommation de papier. Il nous permet d’utiliser nos téléphones portables comme des scanners, puis de nous les envoyer au format PDF. Scanbot est assez sophistiqué : il est non seulement capable de reconnaître les bords de ton document, mais il peut également déterminer la nature du document scanné, qu’il s’agisse d’une feuille de papier de 8 x 11 ou d’une carte d’identité. Il dispose également d’une reconnaissance optique de caractères étonnamment précise qui te permet de sélectionner et de copier le texte du document, et il peut assembler plusieurs pages scannées en un seul document. Nous utilisons ce logiciel pour scanner, envoyer et stocker des documents comme les factures, les prestations sociales et les documents fiscaux. »

En revanche, Helene Berkowitz, fondatrice et directrice générale de la plateforme de reçus numériques ReceetMe, déclare : « Mon logiciel préféré qui m’aide à travailler sans papier est une application mobile appelée CamScanner. Cette application transforme mon smartphone en scanner sans fil, ce qui facilite la numérisation des documents et leur conversion rapide au format numérique. J’utilise CamScanner pour scanner les papiers médicaux, les documents juridiques, les notes, les autorisations scolaires de mes enfants, etc. CamScanner dispose d’une fonction de partage qui permet de partager facilement mes fichiers numérisés via WhatsApp, Facebook Messenger, e-mail ou URL. Je peux également convertir les fichiers aux formats PDF, JPG, Word ou texte. C’est une fonctionnalité vraiment utile : si j’ai, par exemple, besoin d’envoyer un document à mon mari, je peux le numériser rapidement et le lui envoyer sur WhatsApp en quelques secondes.

Savais-tu que tu pouvais pouvez également utiliser l’application scanner Smallpdf pour iOS et Android pour numériser des documents papier ? Teste notre outil dès maintenant !

Logiciel de bureau zéro papier pour la gestion des ressources humaines

Dans un bureau sans papier, les employés ne recevront probablement pas de cartes de vœux papier, mais il est quand même important de savoir quand un membre de l’équipe fête son anniversaire, afin que tu puisses lui acheter un gâteau, n’est-ce pas ? La meilleure façon de ne pas oublier les anniversaires et de nombreuses autres informations sur les employés est de recourir à un logiciel extraordinaire.

Dan Bailey, président de WikiLawn Los Angeles Lawn Care, peut témoigner combien BambooHR l’aide à économiser du papier : « Je dirais que BambooHR a considérablement réduit notre consommation de papier. Avant d’utiliser le logiciel, nous imprimions continuellement des formulaires relatifs à la gestion des ressources humaines pour les nouveaux recrutements, les évaluations des performances, les licenciements et, bien sûr, les manuels comportementaux. Nous pouvons maintenant gérer tout cela numériquement et nous sommes devenus beaucoup plus efficaces. Les signatures sont également gérées numériquement, il n’est donc pas nécessaire de gaspiller du papier ou de l’encre coûteuse. Bien entendu, les économies financières et la réduction de notre impact environnemental sont importants, mais je pense que le logiciel nous fait tout d’abord gagner du temps. Dans le passé, on perdait des heures à distribuer des formulaires, puis à les récupérer. Avec les nouvelles recrues, il fallait parfois un mois entier pour faire l’intégration. Cela prend maintenant une ou deux semaines tout au plus. »

A propos des ressources humaines : si tu as un curriculum vitae, une lettre de recommandation, des références et d’autres documents que tu souhaites fusionner en un seul fichier pour soumettre une candidature, ne rate pas l’outil de fusion PDF de Smallpdf !

Logiciel de bureau zéro papier pour le travail d’équipe

Aujourd’hui, beaucoup d’employés de bureau travaillent non seulement sans papier, mais aussi à distance. Cela ne veut pas dire qu’ils ne peuvent travailler ensemble. Tout ce dont ils ont besoin, c’est un bon logiciel.

Roberta Morris, fondatrice et directrice créative de Leave it to Berta, aime travailler avec Google : « Quoi que tu penses de Google, tu ne peux pas nier que sa G Suite de produits de collaboration est formidable pour les entreprises. Je travaille avec beaucoup d’employés qui créent des textes et des manuscrits que j’utilise ensuite pour créer différents supports publicitaires. Il est vraiment utile, par exemple, de pouvoir travailler sur un Google Doc pour poser des questions et faire des commentaires. Avec Docs, nous utilisons aussi des feuilles pour suivre les calendriers et les avancées. En fait, la suite G est un outil de communication de bureau en ligne tout en un ! »

En revanche, John Ross, PDG de Test Prep Insight, utilise Drawboard PDF : « Pour sauver les arbres et travailler efficacement pendant nos déplacements, nous utilisons Drawboard PDF et nous en sommes ravis. Au lieu d’imprimer des documents Word entiers et des fichiers PDF sur papier, puis de les annoter à l’ancienne avec des crayons rouges, des marqueurs et des crayons, nous utilisons Drawboard PDF. Cet outil nous permet de traiter les PDF sur notre ordinateur avec des stylos numériques, des marqueurs de texte, des formes et des commentaires. Nous l’utilisons pour tous nos fichiers écrits, nos contenus marketing, nos infographies et tous les autres documents qui doivent être révisés. Toute notre équipe utilise un Microsoft Surface et Drawboard nous permet de prendre n’importe quel fichier PDF et de l’annoter comme s’il s’agissait d’une feuille de papier. C’est une aubaine depuis que nous sommes passés au télétravail en mars dernier. Si nous travaillions sur papier, je ne sais pas comment nous pourrions partager les révisions : nous devrions les scanner et les joindre à d’énormes pièces jointes. Drawboard évite ce type d’inefficacité et permet également aux membres de l’équipe de collaborer simultanément sur un fichier, ce qui est formidable. Cela permet d’être encore plus productif et efficace et ça, j’adore. »

Savais-tu que tu pouvais également utiliser l’outil d’édition PDF de Smallpdf pour marquer des documents ? Et le meilleur dans tout ça ? Notre outil est totalement gratuit et peut être utilisé jusqu’à deux fois par jour. Alors teste-le dès maintenant !

Logiciel de bureau zéro papier pour des raisons économiques

Dans un bureau réellement zéro papier, il devrait être possible de gérer les paiements et les reçus numériquement pour sauver les arbres.

Malte Scholz, PDG et cofondateur d’Airfocus, ne dit que du bien sur Ebanq : « Notre outil préféré qui nous permet d’économiser beaucoup de papier est EBANQ : celui-ci nous permet d’effectuer toutes les transactions d’argent en ligne et d’émettre les documents nécessaires numériquement. Avant, nous imprimions tout et utilisions beaucoup de papier, mais EBANQ nous a permis de transférer tous ces processus en ligne et d’enregistrer toutes les confirmations et les rapports à un seul endroit. Le logiciel est assez intuitif et l’application peut être facilement téléchargée sur ton téléphone. En plus d’économiser du papier, nous avons également économisé beaucoup de temps, car EBANQ est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour tous ses clients. Enfin, l’aspect le plus important : EBANQ est sûr d’utilisation, car il prévoit une série de mesures de sécurité. »

Un autre excellent conseil vient de Flo Farmer de The Surf Expert : « Avec l’application QuickBooks, je peux prendre des photos des reçus. En passant à QuickBooks en ligne pour notre entreprise, nous avons déjà littéralement sauvé une forêt de papier. »

Logiciel de bureau zéro papier dans l’immobilier

Enfin, si tu travailles dans l’immobilier, ton bureau zéro papier pourrait bénéficier de Dotloop, un logiciel de gestion des transactions immobilières. Brooks Conkle, entrepreneur en série, nous explique : « Nous utilisons Dotloop pour gérer et faire marcher notre agence immobilière. Il s’agit d’une solution à service complet qui réunit toutes les parties à la transaction pour pouvoir conclure une vente. Acheteur, vendeur, agents de titres, évaluateurs, banquiers, agents immobiliers : tout le monde peut être dans un seul système et il n’est donc plus nécessaire d’imprimer, de numériser et d’envoyer des e-mails d’une personne à l’autre. Il existe une trace papier pour l’ensemble de la transaction qui peut être enregistrée indéfiniment. Des outils comme Dotloop ont révolutionné le secteur immobilier. »

Nous espérons que tu auras aimé découvrir ces 18 outils qui pourront t’aider à travailler en utilisant peu de papier ou en l’éliminant complètement. Pour plus de conseils et d’idées sur le bureau zéro papier, découvre notre série d’articles sur le sujet sur notre blog.

Article traduit et adapté en français par Éloïse