Software para una oficina sin papel: 18 herramientas por descubrir en 2021

Si estás interesado en el mejor software de oficina sin papel, damos por hecho que ya has investigado cómo deshacerte del papel en la oficina. Ahora la pregunta es: ¿Qué solución de oficina sin papel es la mejor para firmar, almacenar, organizar y compartir documentos? Para ayudarte a decidir, hemos pedido la opinión de varios expertos en diferentes sectores.

Software para una oficina sin papel para la firma de documentos

El hecho de que te hayas quedado sin papel no significa que no tengas documentos digitales que firmar y enviar a otros para que los firmen. Pero ¿cómo puedes hacerlo? ¿Enviando esos documentos por correo electrónico a las personas una por una? Aunque eso puede funcionar, también te llevará mucho tiempo y dificultará el seguimiento de tus avances. Por eso, muchas oficinas sin papel utilizan un software especial para firmar electrónicamente.

Jake Irving, propietario de Willamette Life Insurance en Beaverton (Oregón), por ejemplo, utiliza iPipeline: "En la cultura de trabajar sin papel y a distancia en la que nos encontramos, encontrar un software que te permite llevar un negocio sin necesidad de tener papeles físicos es esencial. Como propietario de una agencia de seguros de vida, hay un montón de papeles que hay que firmar. No sólo por parte de los clientes, sino también por parte mía y de mi personal. Trabajar con una gran cantidad de documentos en papel puede llevar rápidamente a la desorganización y puede ser una distracción. iPipeline es un software que muchas compañías de seguros utilizan para las solicitudes sin papel. Este software envía correos electrónicos seguros al cliente y al agente durante el proceso de solicitud para obtener las firmas necesarias. Este software también útil en la base final de suscripción de pólizas. Dado que estas solicitudes contienen mucha información sensible, la seguridad es también de gran importancia, y está integrada en el software. Esto elimina por completo la posibilidad de que se pierdan papeles con información personal de los clientes. Este software ha permitido a mi equipo trabajar a distancia con un uso mínimo de papel, ya que dejamos de reunirnos con los clientes en persona".

Software gratuito para una oficina sin papel para la firma de documentos

Si no estás en el negocio de los seguros, la herramienta de Firmar PDF de Smallpdf podría ser una gran alternativa para ti. Puedes firmar tus propios documentos, enviar documentos para su firma en un orden específico y hacer un seguimiento de tu progreso. Además, es gratuito y se puede utilizar dos veces al día, todos los días.

Software para una oficina sin papel para almacenar y organizar documentos

Archivar y organizar los documentos en papel puede ser un dolor de cabeza. Por eso nos encantan los PDF y otros documentos digitales. Con el software adecuado, estos documentos son muy fáciles de clasificar para que cualquiera pueda buscar y encontrar lo que busca en un instante. Muchas oficinas que no utilizan papel utilizan Notion.

Por ejemplo, Flywheel Digital, una agencia con sede en Vancouver (Columbia Británica) que ofrece servicios de marketing técnico para empresas digitales. Su director general, Michael Steele, nos cuenta: Como empresa que da prioridad a las actividades remotas, Notion es una herramienta clave para nuestro equipo. Además de ser un centro digital para la gestión de proyectos y tareas, nos permite organizar las notas y los documentos de los clientes en un solo lugar para que todos los miembros del equipo puedan consultarlos fácilmente. Es especialmente útil para crear wikis para cada cliente individual, así como para que nuestra propia empresa gestione los procesos y la incorporación del personal. Notion elimina la necesidad de archivos físicos, carpetas y manuales para permitir un acceso cómodo y una documentación completa de todo lo que nuestro equipo necesita saber sobre los objetivos y el trabajo anterior de un cliente, así como sobre nuestras propias operaciones internas, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren".

En Smallpdf nos gusta especialmente que Notion permita a los usuarios descargar las páginas en formato PDF. ¿No quieres un PDF? No hay problema. Coloca ese documento en nuestro conversor y convierte instantáneamente tu PDF en un archivo de Word, PowerPoint o Excel.

Software para una oficina sin papel para tomar notas

Incluso si trabajas sin papel, necesitarás tomar notas de algún tipo. Afortunadamente, existe un software que no sólo te permite tomar notas escritas y habladas, sino que incluso organiza esas notas por ti. Este sí que es un truco que no pueden hacer tus post-its.

Stefan Smulders, fundador de Expandi y gran defensor de las oficinas ecológicas y sin papel, recomienda Evernote: "Llevo mucho tiempo buscando una forma de tomar notas sin papel, ya que estoy chapado a la antigua y siempre he preferido el papel y el bolígrafo para organizarme. Puede haber una explicación psicológica de por qué el lápiz y el papel son tan eficaces, pero Evernote es el sustituto digital y sin papel perfecto en mi opinión. Te permite crear listas de tareas diarias mientras estás en movimiento directamente desde tu smartphone, ya sea escribiendo o con notas de voz. Luego las clasifica ordenadamente para que puedas acceder fácilmente a tus notas y registros digitales. También puedes exportar tus notas o importarlas en varios formatos digitales, incluyendo audio y vídeo. Evernote también puede "leer" texto escrito y crear un texto editable, que puedes abrir en cualquier software de edición de texto. Esto es increíblemente útil, ya que te permite combinar fotos con información útil en texto y audio, para crear notas multimedia. Sin embargo, mi característica favorita es la función de acceso rápido a la grabadora de voz para hacer una lluvia de ideas y crear notas a toda prisa. Tanto si usas Evernote personalmente como para tu empresa, creo que hace un muy buen trabajo como herramienta independiente para una oficina sin papel'.

Software para una oficina sin papel para compartir documentos

Como trabajadores de oficina, a menudo tenemos que compartir documentos con nuestros compañeros y otros miembros del equipo, con nuestros subordinados directos y con nuestros jefes, o incluso con posibles clientes. Esto puede ser complicado, sobre todo si se trabaja con información sensible, como documentos legales.

Por eso a Justin Neiman de Stouffer Legal LLC en Towson, Maryland, le encanta Zapa Client Portals: "En Stouffer Legal LLC, utilizamos Zapa Client Portals, que nos proporciona una forma rápida y segura de enviar y recibir archivos con nuestros clientes. La aceptación electrónica de archivos hace que sea un millón de veces más fácil para nuestros clientes presentar la documentación que requerimos.'

Software gratuito para una oficina sin papel para compartir documentos

Si buscas una solución gratuita, también puedes probar compartir documentos con la herramienta “Compartir documentos” de Smallpdf. Su uso es gratuito hasta dos veces al día, todos los días.

Escáneres para oficinas sin papel

Para sacar el máximo partido a las magníficas herramientas de las que hemos hablado, es posible que primero tengas que digitalizar algunos documentos en papel. Pero no es necesario comprar un gran escáner que ocupe mucho espacio en la oficina. Basta con sacar tu smartphone.

Rolf Bax, Director de Recursos Humanos de la empresa líder en la elaboración de currículos, Resume.io, nos cuenta: Hemos instituido una política de "sólo escaneo" en nuestro equipo, lo que significa que si necesitas hacer una copia de algo, la escaneas, y un software de oficina sin papel que nos ha ayudado a reducir drásticamente la cantidad de papel que utilizamos es Scanbot Pro. Esto nos permite utilizar nuestros teléfonos de la empresa como escáneres y enviarnos archivos PDF entre nosotros. Scanbot es bastante sofisticado. No sólo es capaz de detectar los bordes del documento, sino que puede determinar el tipo de documento que se está escaneando, ya sea una hoja de papel de 8 por 11 o un documento de identidad. También tiene una capacidad de reconocimiento óptico de caracteres sorprendentemente precisa que permite seleccionar y copiar texto del documento y puede compilar varias páginas escaneadas en un solo documento. Lo utilizamos para escanear, enviar y guardar cosas como facturas, recibos mensuales de nuestra oficina física y documentación sobre prestaciones e impuestos".

Por el contrario, Helene Berkowitz, fundadora y directora general de la plataforma de recibos digitales ReceetMe, afirma: "Mi software o herramienta favorita que me ayuda a trabajar sin papel es una aplicación móvil llamada CamScanner. Esta aplicación convierte mi smartphone en un escáner inalámbrico, lo que facilita el escaneo de documentos y su rápida conversión a formato digital. Utilizo CamScanner para escanear papeles médicos, documentos legales, notas y permisos escolares de mis hijos, etc. Tiene una función para compartir que me permite compartir fácilmente mis archivos escaneados a través de WhatsApp, Facebook Messenger, correo electrónico o URL directa. También puedo convertir los archivos a PDF, JPG, Word o archivos de texto. Esta es una función realmente útil, así que si necesito enviar un documento a mi marido, por ejemplo, puedo escanearlo rápidamente y enviárselo por WhatsApp en cuestión de segundos".

¿Sabías que también puedes utilizar la aplicación de escáner de Smallpdf para iOS y Android para digitalizar documentos en papel? ¡Anímate y pruébala!

Software para una oficina sin papel para fines de RRHH

Una oficina sin papel puede que no dé a sus empleados tarjetas de cumpleaños físicas, pero sigue siendo importante saber cuándo alguien del equipo está de celebración para poder comprarle una tarta, ¿verdad? La mejor manera de estar al tanto de los cumpleaños y del resto de la información de los empleados es utilizar una solución de software.

Dan Bailey, presidente de WikiLawn Los Angeles Lawn Care, puede dar fe de las cualidades de BambooHR para ahorrar papel: Diría que BambooHR ha reducido nuestro uso de papel en gran medida. Antes de utilizar el software, imprimíamos constantemente los formularios de RRHH para las nuevas contrataciones, las revisiones de rendimiento, las salidas y, por supuesto, los manuales de código de conducta y cualquier otro papeleo relevante. Ahora podemos manejar todo eso digitalmente y nos ha hecho mucho más eficientes. Incluso las firmas se gestionan digitalmente, por lo que no hay necesidad de gastar papel o tinta costosa. Obviamente, el ahorro de costes y el impacto medioambiental son significativos, pero creo que lo que más nos ha ahorrado es tiempo. Antes tardábamos mucho en entregar los formularios y recuperarlos. En el caso de las nuevas contrataciones, el proceso de incorporación a veces duraba un mes entero. Ahora tardamos una semana o dos como máximo".

Hablando de RRHH: si tienes un currículum, una carta de presentación, referencias y otros archivos que te gustaría combinar en un único y ordenado documento de solicitud, asegúrate de echar un vistazo a la herramienta Unir PDF de Smallpdf.

Software para una oficina sin papel para la colaboración

En la actualidad, muchos trabajadores de oficina no sólo carecen de papel, sino que están físicamente distantes entre sí. Pero eso no significa que no puedan colaborar sin usar papel y sin esfuerzo. Todo lo que necesitan es el software adecuado.

A Roberta Morris, fundadora y directora creativa de Leave it to 'Berta, le gusta colaborar con Google: Cualquiera que sea tu opinión sobre Google, no puedes negar que su G Suite de productos de colaboración es genial para las empresas. Trabajo con muchos colaboradores que crean textos y manuscritos que luego utilizo para diseñar diversas piezas de material publicitario. Es muy útil poder colaborar en un documento de Google, por ejemplo, y poder hacer preguntas y comentarios. Junto con Docs, también utilizamos Sheets para hacer un seguimiento de los calendarios y el progreso. Básicamente, G Suite es una herramienta de comunicación de oficina online todo en uno".

En cambio, el director general de Test Prep Insight, John Ross, utiliza Drawboard PDF: Para ayudar a salvar los árboles y trabajar de forma eficiente mientras estamos a distancia, utilizamos Drawboard PDF y nos encanta. En lugar de imprimir documentos completos de Word y archivos PDF en papel, y luego marcarlos a la antigua con bolígrafos rojos, resaltadores y lápices, utilizamos Drawboard PDF. Esta herramienta nos permite marcar los PDF en nuestro ordenador con bolígrafos digitales, resaltadores, formas y comentarios. Lo hacemos para todos nuestros archivos escritos, contenidos de marketing, infografías y cualquier otro material que necesite revisión. Todo nuestro equipo utiliza una Microsoft Surface, y Drawboard nos permite tomar cualquier archivo PDF y marcarlo como si fuera en papel. Esto ha sido un regalo del cielo desde que empezamos a trabajar a distancia el pasado mes de marzo. No sé cómo podríamos compartir notas, sin escanearlas y adjuntar archivos masivos a los correos electrónicos. Drawboard nos ahorra esa enorme ineficacia y también permite al equipo colaborar simultáneamente en un archivo, lo cual es increíble. Esto añade una capa más de productividad y eficiencia, que me encanta".

¿Sabías que también puedes utilizar la herramienta Editar PDF de Smallpdf para revisar y marcar documentos digitales? Y lo que es mejor, es completamente gratis hasta dos veces al día, todos los días. Así que anímate y pruébala.

Software para una oficina sin papel para fines financieros Una verdadera oficina sin papel debería ser capaz de gestionar los pagos y los recibos de forma digital y respetuosa con los árboles.

El director general y cofundador de Airfocus, Malte Scholz, sólo tiene elogios para Ebanq: "Nuestra herramienta favorita, que ahorra mucho papel, es EBANQ, que nos permite realizar todas las transacciones monetarias en línea y emitir los documentos necesarios de forma virtual. Antes lo imprimíamos todo y utilizábamos mucho papel, pero EBANQ nos ha permitido trasladar todo el proceso a Internet y almacenar todas las confirmaciones e informes en un solo lugar. El software es bastante intuitivo y se puede descargar fácilmente la aplicación en el teléfono. Además de ahorrar papel, también ahorramos mucho tiempo, ya que EBANQ está disponible las 24 horas del día para todos sus clientes. Y lo que es más importante, el uso de EBANQ es seguro gracias a una serie de medidas de seguridad que conlleva".

Otro gran consejo es el de Flo Farmer, de The Surf Expert: "En la aplicación de QuickBooks puedo hacer una foto de un recibo. El cambio a QuickBooks online para nuestro negocio nos ha ahorrado literalmente un bosque de papel".

Software para una oficina inmobiliaria sin papel

Por último, si te dedicas al sector inmobiliario, tu oficina sin papel podría beneficiarse de la solución de gestión de transacciones inmobiliarias Dotloop. El empresario en serie Brooks Conkle explica: Utilizamos Dotloop para gestionar y operar nuestra agencia inmobiliaria. Es una solución de servicio completo que reúne a todas las partes de la transacción para poder completar una venta. Comprador, vendedor, agentes de títulos, tasadores, banqueros, agentes inmobiliarios. Todo el mundo puede estar en un único sistema y se elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar correos electrónicos. Hay un rastro de papel para toda la transacción que puede ser almacenado indefinidamente. Herramientas como Dotloop han revolucionado el sector inmobiliario".

Esperamos que hayas disfrutado de la lectura de estas 18 herramientas que te ayudarán a realizar todo tu trabajo con poco o nada de papel. Para obtener más consejos sobre la oficina sin papel e ideas sobre la oficina sin papel, consulta más artículos relacionados en nuestro blog.

Artículo adaptado y traducido por Esmeralda R.