Software per un ufficio senza carta: 18 tool da scoprire nel 2021

Se sei interessato al miglior software per un ufficio senza carta, presumiamo che tu abbia già fatto le tue ricerche per capire come eliminare la carta in ufficio. Ora la domanda è: qual’è la migliore soluzione per un ufficio senza carta che permetta di firmare documenti, archiviarli, organizzarli e molto altro? Per aiutarti a decidere, abbiamo chiesto a esperti in diversi settori di dire la loro.

Software per ufficio senza carta per firmare documenti

Solo perché sei passato a un ufficio senza carta, non significa che non hai più documenti digitali da firmare o da inviare ad altri per farli firmare. Come fare? Tocca mandare quei documenti uno per uno a ciascuna persona via e-mail? Procedere in questo modo potrebbe funzionare, ma richiederebbe molto tempo e sarebbe difficile tracciare a che punto sei arrivato col lavoro! È per questo che molti uffici senza carta utilizzano uno speciale software per la firma elettronica.

Jake Irving, proprietario di Willamette Life Insurance a Beaverton (Oregon, U.S.A.), ad esempio, usa iPipeline: "Nella cultura paperless e all’insegna del lavoro a distanza in cui siamo immersi tutti, trovare un software che ti consenta di gestire un'attività senza ricorrere al cartaceo è essenziale. Essendo io proprietario di un'agenzia di assicurazioni sulla vita, mi ritrovo con una vagonata di documenti che vanno firmati. Non solo dai clienti, ma anche da me e dal mio staff. Il lavoro con un sacco di documenti cartacei può portare rapidamente a disorganizzazione e può essere dispersivo. iPipeline è un software usato da molte compagnie di assicurazioni per richieste di assicurazione senza l’uso di carta. Questo software invia e-mail al cliente e all'agente in sicurezza durante il processo di negoziazione, per poter ottenere le firme necessarie. Questo software è utile anche nella fase finale per la sottoscrizione delle polizze. Visto che questi documenti contengono un sacco di informazioni altamente sensibili, la sicurezza, che è inclusa nel software, è anche di grande importanza. In questo modo viene meno la possibilità di perdere documenti contenenti informazioni personali del cliente. Questo software ha permesso al mio team di lavorare a distanza riducendo al minimo la carta, visto che non incontriamo più i clienti di persona".

Software per ufficio senza carta gratuito per firmare documenti

Se non sei nel campo delle assicurazioni, il tool per firma elettronica di Smallpdf potrebbe essere un’ottima alternativa per te. Puoi firmare i tuoi documenti, inviare i documenti per farli firmare seguendo un ordine specifico e tracciare l’avanzamento del tuo lavoro. In più, può essere usato gratuitamente due volte al giorno, ogni giorno.

Software per ufficio senza carta per archiviare e organizzare documenti

Archiviare ed organizzare i documenti cartacei può essere una scocciatura. Per questo amiamo i PDF e i documenti digitali in generale! Con il giusto software, questi documenti sono molto facili da classificare, di modo che chiunque possa effettuare una ricerca e trovare ciò che sta cercando in men che non si dica. Tanti uffici che hanno eliminato la carta usano Notion.

Un esempio è Flywheel Digital, un’agenzia con sede a Vancouver (BC, Canada), che fornisce servizi tecnici nel campo del marketing per le aziende digital-first. Il CEO Michael Steele ci ha detto: “Lavorando principalmente in remoto, Notion è uno strumento chiave per il nostro team per eliminare la carta. Oltre ad essere un hub digitale per la gestione dei progetti e delle attività, ci permette di raccogliere tutte le note dei clienti e i documenti in un unico posto, così che tutti i membri del team possano farvi riferimento facilmente. È specialmente utile per la creazione di wiki ad hoc per ogni singolo cliente e per permettere alla nostra azienda di gestire procedure e l'onboarding del personale. Con Notion, le cartelle, i raccoglitori e le guide d’istruzioni cartacei sono inutili: permette di accedere comodamente a una documentazione completa riguardante tutto ciò che i membri del team devono sapere su un cliente, agli obiettivi e al lavoro svolto in passato, nonché alle nostre operazioni interne, indipendentemente da dove si trovano nel mondo".

Noi di Smallpdf apprezziamo particolarmente il fatto che Notion permetta agli utenti di scaricare le pagine in formato PDF. Non vuoi un PDF? Non c’è problema! Carica il documento all’interno del nostro convertitore e trasformalo istantaneamente in un file Word, PowerPoint o Excel.

Software per ufficio senza carta per prendere appunti

Anche se lavori senza carta, avrai bisogno di prendere appunti in qualche modo. Per fortuna esiste un software che non solo ti permette di prendere appunti per iscritto o a voce, ma addirittura organizza gli appunti per te. Siamo certi che i tuoi post-it non possano fare altrettanto!

Stefan Smulders, fondatore di Expandi e grande sostenitore degli uffici green e senza carta, consiglia Evernote: "Ho cercato a lungo un modo per prendere appunti senza usare carta, dato che sono all'antica e ho sempre preferito carta e penna per mantenermi organizzato. Forse c’è una motivazione psicologica dietro all’efficacia di carta e penna, ma, secondo me, Evernote è il perfetto sostituto digitale e paperless. Ti consente di creare liste di cose da fare al volo direttamente sul tuo smartphone, sia digitando testo che tramite clip vocali. Poi le organizza in maniera ordinata così che gli appunti o le registrazioni digitali siano facilmente accessibili. Puoi anche esportare o importare i tuoi appunti in vari formati digitali, inclusi audio e video. Evernote può anche "leggere" il testo scritto e ricavarne del testo modificabile che è possibile aprire con qualsiasi software di editing del testo. Questa funzione è incredibilmente utile, perché ti permette di combinare foto e informazioni utili sotto forma di testo e audio, per creare appunti multimediali. La mia funzione preferita, però, è il registratore vocale ad accesso rapido, utile per fare brainstorming e inserire commenti quando si ha fretta. Penso che Evernote faccia un ottimo lavoro come strumento a sé stante per un ufficio senza carta, sia se si usa individualmente sia se viene usato a livello aziendale".

Software per ufficio senza carta per condividere documenti

Quando si lavora in ufficio, si ha spesso bisogno di condividere documenti: con i nostri colleghi e gli altri membri del team, con i nostri responsabili diretti e con i nostri capi o con i clienti, potenziali o già acquisiti. Può essere difficile, soprattutto se si ha a che fare con informazioni sensibili, come accade per i documenti legali.

Ecco perché Justin Neiman di Stouffer Legal LLC a Towson (Maryland, U.S.A.) ama Zapa Client Portals: "Qui alla Stouffer Legal LLC utilizziamo Zapa Client Portals: ci fornisce un modo veloce e sicuro per scambiare file con i nostri clienti. Accettare file elettronici rende presentare i documenti richiesti un milione di volte più facile per i nostri clienti".

Software per ufficio senza carta gratuito per condividere documenti

Se sei alla ricerca di una soluzione gratuita, puoi anche provare a condividere i documenti con il tool “Condivisione documenti” di Smallpdf. Puoi usarlo gratuitamente fino a due volte al giorno, ogni giorno.

Scanner per un ufficio senza carta

Per ottenere il massimo dai tool di cui abbiamo parlato, potrebbe prima essere necessario digitalizzare i tuoi documenti cartacei. Non devi necessariamente comprare un grande scanner che occuperà un sacco di spazio in ufficio: ti basterà tirare fuori lo smartphone!

Rolf Bax, Chief Human Resources Officer di Resume.io, leader nel campo della creazione di curriculum, ci ha detto: “Nel nostro team abbiamo istituito una politica di “sola scansione”, il che significa che se devi fare una copia di qualcosa, scannerizzi; un software per ufficio senza carta che ci ha aiutato a ridurre notevolmente la quantità di carta che utilizziamo è Scanbot Pro. Quest’ultimo ci permette di usare i nostri telefoni aziendali come scanner e di scambiarci PDF. Scanbot è piuttosto sofisticato. Non solo è in grado di individuare i bordi di un documento, ma può anche stabilire il tipo di documento che viene scannerizzato, ad esempio se si tratta di un foglio di carta 8x11 oppure di un documento di identità. È anche dotato di un riconoscimento ottico dei caratteri sorprendentemente accurato, che permette di selezionare e copiare il testo dal documento e può combinare diverse pagine scansionate in un unico documento. Utilizziamo questo software per scannerizzare, inviare e salvare cose come le fatture, le bollette mensili del nostro ufficio fisico e la documentazione riguardante tasse e agevolazioni".

Al contrario, Helene Berkowitz, fondatrice e CEO della piattaforma per le ricevute digitali ReceetMe, ha detto: “Il mio software e/o tool preferito che mi aiuta a lavorare senza carta è un'applicazione mobile che si chiama CamScanner. Questa applicazione converte il mio smartphone in uno scanner wireless, semplificando la scansione dei documenti e la loro rapida conversione in formato digitale. Uso CamScanner per scannerizzare cose come documenti medici, documenti legali, note scolastiche e permessi per i miei figli e tanto altro. Ha una funzione per la condivisione che mi permette di condividere con facilità i miei file scansionati tramite WhatsApp, Facebook Messenger, e-mail o URL diretto. Posso anche convertire i file in formato PDF, JPG, Word o file di testo. Si tratta di una funzione veramente utile: in questo modo, se ad esempio ho bisogno di inviare un documento a mio marito, posso scannerizzarlo velocemente e inviarglielo su WhatsApp nel giro di pochi secondi".

Sapevi che puoi usare anche l'App Scanner di Smallpdf per iOS e Android per digitalizzare i documenti cartacei? Provala!

Software per ufficio senza carta per la gestione delle risorse umane

In un ufficio senza carta i dipendenti probabilmente non riceveranno biglietti d'auguri cartacei, ma è comunque importante sapere quando un membro del team compie gli anni, così si può comprare una torta, giusto? Il modo migliore per non perdersi compleanni e tante altre informazioni sui dipendenti è trovare un software straordinario.

Dan Bailey, Presidente di WikiLawn Los Angeles Lawn Care, può testimoniare quanto BambooHR aiuti a risparmiare carta: “Direi che BambooHR ha ridotto enormemente il nostro consumo di carta. Prima di usare il software, stampavamo in continuazione moduli relativi alla gestione delle risorse umane per le nuove assunzioni, le valutazioni della performance, la fine dei rapporti lavorativi e, naturalmente, per i manuali di comportamento e qualsiasi altro documento rilevante. Ora possiamo gestire tutto questo in modo digitale e siamo diventati molto più efficienti. Anche le firme vengono gestite digitalmente, quindi non c'è bisogno di sprecare carta o costoso inchiostro. Ovviamente il risparmio in termini economici e l'impatto ambientale sono significativi, ma penso che il software ci abbia fatto risparmiare innanzitutto tempo. In passato ci voleva così tanto tempo per distribuire i moduli e per riaverli indietro. Con i nuovi assunti, a volte ci voleva un mese intero per fare l’onboarding. Ora ci vogliono una o due settimane al massimo".

A proposito di risorse umane: se hai un curriculum, una lettera di presentazione, referenze e altri documenti che vorresti unire in un unico file per inviare una candidatura, non farti sfuggire il tool per unire PDF di Smallpdf.

Software per ufficio senza carta per collaborare

In questo momento, molti dipendenti non solo lavorano senza carta, ma sono anche fisicamente lontani gli uni dagli altri. Ciò però non significa che non possano collaborare senza usare carta e senza sforzo. Tutto ciò di cui hanno bisogno è il giusto software.

A Roberta Morris, fondatrice e direttrice creativa di Leave it to 'Berta, piace collaborare usando Google: “Qualunque opinione si abbia su Google, non si può negare che la loro G Suite di prodotti collaborativi è ottima in ambito business. Lavoro con molti collaboratori che creano testi e manoscritti, che poi uso per impaginare vario materiale promozionale. Trovo davvero utile poter collaborare su un documento Google, ad esempio, e avere la possibilità di fare domande e commenti. Oltre ai Documenti, usiamo anche i Fogli per tenere traccia dei progetti e dei progressi. Fondamentalmente, G Suite è uno strumento universale per la comunicazione d’ufficio online!

Invece John Ross, CEO di Test Prep Insight, utilizza Drawboard PDF: “Per contribuire a salvare gli alberi e per lavorare in modo efficiente quando siamo a distanza, utilizziamo Drawboard PDF e lo adoriamo. Invece di stampare interi documenti Word e file PDF e di inserire annotazioni alla vecchia maniera con una penna rossa, un evidenziatore o una matita, usiamo Drawboard PDF. Questo strumento ci consente di modificare i PDF sul nostro computer usando penne digitali, evidenziatori, forme geometriche e inserendo commenti. Ci comportiamo così per tutti i nostri file contenenti testo scritto, contenuti di marketing, infografiche e per qualsiasi altro materiale per cui sia necessario effettuare una revisione. Tutto il nostro team usa un Microsoft Surface e Drawboard ci permette di prendere un qualunque file in PDF e di inserire annotazioni proprio come se fosse un foglio di carta. Questa politica è stata una manna dal cielo da quando abbiamo iniziato a lavorare in remoto lo scorso marzo. Se lavorassimo su carta non so come potremmo fare a condividere le revisioni: dovremmo scannerizzarle e allegare alle e-mail dei file enormi. Drawboard evita questo tipo di inefficienza e inoltre permette ai membri del team di collaborare su un file in simultanea, il che è fantastico. Ciò permette di essere ancora più produttivi ed efficienti e lo adoro".

Sapevi che puoi usare anche il tool per modificare PDF di Smallpdf per rivedere i documenti digitali? La parte migliore? Puoi usarlo a costo zero fino a due volte al giorno, ogni giorno. Provalo!

Software per ufficio senza carta per motivi economici

In un ufficio davvero senza carta dovrebbe essere possibile gestire pagamenti e ricevute in digitale e nel rispetto degli alberi.

Il CEO e co-fondatore di Airfocus, Malte Scholz, ha solo commenti positivi per Ebanq: "Il nostro tool preferito che ci fa risparmiare molta carta è EBANQ: ci permette di effettuare tutte le transazioni di denaro online e di emettere i documenti necessari in digitale. In passato stampavamo tutto e usavamo un sacco di carta, ma EBANQ ci ha consentito di migrare tutti questi processi online e di salvare tutte le conferme e i report in un unico luogo. Il software è abbastanza intuitivo e l'applicazione può essere scaricata facilmente sul proprio telefono. Oltre a risparmiare carta, abbiamo anche risparmiato un sacco di tempo, perché EBANQ è disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 per tutti i suoi clienti. Infine, l’aspetto più importante: EBANQ è sicuro da utilizzare, perché prevede una serie di misure di sicurezza".

Un altro ottimo consiglio viene da Flo Farmer di The Surf Expert: "Con l'applicazione QuickBooks posso scattare foto delle ricevute. Passando a QuickBooks online per la nostra attività abbiamo già letteralmente salvato una foresta di carta".

Software per ufficio senza carta nel settore immobiliario

Infine, se lavori nel settore immobiliare, il tuo ufficio senza carta potrebbe trarre beneficio da Dotloop, una soluzione per la gestione delle transazioni immobiliari. L'imprenditore seriale Brooks Conkle ci ha spiegato: “Usiamo Dotloop per la gestione e il funzionamento della nostra azienda di intermediazione immobiliare. Offre un servizio completo che include tutte le parti coinvolte in una transazione, per poter completare una vendita: acquirenti, venditori, notai, periti, bancari, agenti immobiliari. Tutti possono essere inclusi in un unico “Loop” e così non c’è più bisogno di stampare/scannerizzare/inviare e-mail. C'è una traccia della documentazione relativa all'intera transazione che può essere conservata a tempo indeterminato. Strumenti come Dotloop hanno rivoluzionato il settore immobiliare".

Speriamo che tu abbia gradito leggere di questi 18 strumenti che possono aiutarti a svolgere tutto il tuo lavoro usando poca carta o eliminandola del tutto. Per altri consigli e idee relativi all’ufficio senza carta, dai un’occhiata agli articoli correlati all’interno del nostro blog.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana