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Software für ein papierloses Büro: 18 Tools für 2021

von Tam

Du kannst diesen Artikel auch auf Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch lesen.

Welche Lösung für ein papierloses Büro ist die richtige für dich? Wir haben uns die Meinungen von Experten aus verschiedenen Bereichen eingeholt.

Wenn du dich für die beste Software für ein papierloses Büro interessierst, gehen wir davon aus, dass du bereits recherchiert hast, wie du Papier im Büro eliminieren kannst. Nun stellt sich die Frage, was die beste Lösung für ein papierloses Büro ist, mit der du Dokumente unterschreiben, abheften, organisieren und mehr kannst? Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir Experten aus verschiedenen Bereichen zu Wort kommen lassen.

Papierlose Bürosoftware zum Unterschreiben von Dokumenten

Nur weil du auf ein papierloses Büro umgestiegen bist, heißt das nicht, dass du keine digitalen Dokumente mehr hast, die du unterschreiben oder an andere zum Unterschreiben schicken kannst. Aber wie funktioniert das? Schickst du diese Dokumente einzeln per E-Mail an jede Person? So vorzugehen könnte funktionieren, aber es wäre zeitaufwendig und schwierig zu verfolgen, wie weit du mit der Arbeit gekommen bist! Deshalb verwenden viele papierlose Büros eine spezielle Software für elektronische Unterschriften.

Jake Irving, Inhaber von Willamette Life Insurance in Beaverton, Oregon, U.S.A., nutzt beispielsweise iPipeline: „In der papierlosen, dezentralen Arbeitskultur, in die wir alle eingetaucht sind, ist es unerlässlich, eine Software zu finden, die es dir ermöglicht, ein papierloses Geschäft zu führen. Als Inhaber einer Lebensversicherungsagentur finde ich mich mit einer Wagenladung von Dokumenten wieder, die unterschrieben werden müssen. Nicht nur von Kunden, sondern auch von mir und meinen Mitarbeitern. Die Arbeit mit viel Papierkram kann schnell zu Unordnung führen und verstreut sein. iPipeline ist eine Software, die von vielen Versicherungen für papierlose Versicherungsanträge genutzt wird. Diese Software sendet während des Verhandlungsprozesses sicher E-Mails an den Kunden und den Mitarbeiter, damit diese die notwendigen Unterschriften einholen können. Diese Software ist auch in der Endphase für das Unterschreiben von Policen nützlich. Da diese Dokumente eine Menge hochsensibler Informationen enthalten, ist auch die Sicherheit, die in der Software enthalten ist, von großer Bedeutung. Dies schließt die Möglichkeit aus, dass Dokumente mit persönlichen Informationen des Kunden verloren gehen. Diese Software hat es meinem Team ermöglicht, aus der Ferne zu arbeiten und gleichzeitig das Papier zu minimieren, da wir die Kunden nicht mehr persönlich treffen.“

Kostenlose papierlose Bürosoftware zum Unterschreiben von Dokumenten

Wenn du nicht in der Versicherungsbranche tätig bist, könnte das eUnterschriften-Tool von Smallpdf eine tolle Alternative für dich sein. Du kannst deine Dokumente unterschreiben, sie nach einer bestimmten Reihenfolge zur Unterzeichnung verschicken und den Fortschritt deiner Arbeit verfolgen. Außerdem kann es zweimal am Tag kostenlos genutzt werden, jeden Tag.

Software für papierlose Büros zum Speichern und Organisieren von Dokumenten

Das Ablegen und Organisieren von Papierdokumenten kann eine Qual sein. Deshalb lieben wir PDFs und andere digitale Dokumente! Mit der richtigen Software sind diese Dokumente sehr einfach zu beschriften, so dass jeder im Handumdrehen suchen und finden kann, was er braucht. Viele papierlose Büros nutzen Notion.

Zum Beispiel Flywheel Digital, eine Agentur mit Sitz in Vancouver, BC, die technische Marketing-Services für Digital-First-Unternehmen anbietet. CEO Michael Steele erzählt uns: „Als Remote-First-Unternehmen ist Notion ein wichtiges papierloses Tool für unser Team. Es ist nicht nur ein digitaler Knotenpunkt für das Projekt- und Aufgabenmanagement, sondern ermöglicht es uns auch, Kundennotizen und Dokumente an einem Ort zu organisieren, damit alle Teammitglieder leicht darauf zugreifen können. Es ist besonders hilfreich für die Erstellung von Wikis für jeden einzelnen Kunden sowie für unser eigenes Unternehmen, um Prozesse und das Onboarding von Mitarbeitern zu verwalten. Notion macht physische Akten, Ordner und Handbücher überflüssig und ermöglicht so einen bequemen Zugriff und eine umfassende Dokumentation für alles, was unser Team über den Kontext, die Ziele und die bisherige Arbeit eines Kunden sowie über unsere eigenen internen Abläufe wissen muss, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden.

Bei Smallpdf lieben wir vor allem, dass Notion es den Nutzern ermöglicht, Seiten als PDFs herunterzuladen. Du willst kein PDF? Kein Problem! Lege das Dokument in unseren Konverter und verwandle dein PDF sofort in eine Word-, PowerPoint- oder Excel-Datei.

Papierlose Büro-Software für Notizen

Auch wenn du papierlos arbeitest, wirst du in irgendeiner Form Notizen machen müssen. Zum Glück gibt es Software, mit der du nicht nur schriftliche und mündliche Notizen machen kannst, sondern die diese Notizen sogar für dich organisiert. Das ist ein Trick, den deine Post-its nicht können!

Stefan Smulders, Gründer von Expandi und ein großer Befürworter von grünen und papierlosen Büros, empfiehlt Evernote: „Ich habe sehr lange nach einer papierlosen Option für Notizen gesucht, da ich altmodisch bin und immer Stift und Papier bevorzugt habe, um organisiert zu bleiben. Es mag eine psychologische Erklärung dafür geben, warum Stift und Papier so effektiv sind, aber Evernote ist meiner Meinung nach der perfekte digitale und papierlose Ersatz. Mit Evernote kannst du tägliche To-Do-Listen unterwegs direkt von deinem Smartphone aus erstellen, entweder durch Tippen oder durch Spracheingabe. Dann sortiert es sie ordentlich und ordnet sie so an, dass du leicht auf deine digitalen Notizen und Aufzeichnungen zugreifen kannst. Du kannst deine Notizen auch exportieren oder Notizen in verschiedenen digitalen Formaten importieren, einschließlich Audio und Video. Evernote kann auch geschriebenen Text „lesen“ und daraus editierbaren Text erstellen, den du in jeder Textbearbeitungssoftware öffnen kannst. Das ist unglaublich nützlich, da es dir erlaubt, Fotos mit nützlichen Informationen in Text und Audio zu kombinieren, um Multimedia-Notizen zu erstellen. Meine Lieblingsfunktion ist jedoch die Schnellzugriffsfunktion für Sprachaufnahmen zum Brainstorming und Erstellen von Notizen in Eile. Egal, ob du Evernote persönlich oder für dein Unternehmen nutzt, ich denke, es macht einen sehr guten Job als eigenständiges Tool für ein papierloses Büro.“

Papierlose Bürosoftware zum Teilen von Dokumenten Als Büroangestellte müssen wir oft Dokumente teilen - mit unseren Kollegen und anderen Teammitgliedern, mit unseren direkten Untergebenen und mit unseren Chefs, oder sogar mit Interessenten und Kunden. Das kann knifflig sein, besonders wenn du mit sensiblen Informationen, wie z.B. juristischen Dokumenten, arbeitest.

Deshalb liebt Justin Neiman von Stouffer Legal LLC in Towson, Maryland, Zapa Client Portals: „Bei Stouffer Legal LLC nutzen wir Zapa Client Portals, das uns einen schnellen und sicheren Weg bietet, Dateien an unseren Kunden zu senden und zu empfangen. Die elektronische Annahme von Dateien macht es für unsere Kunden millionenfach einfacher, die von uns benötigten Unterlagen einzureichen.“

Kostenlose papierlose Bürosoftware zum Teilen von Dokumenten

Wenn du nach einer kostenlosen Lösung suchst, kannst du auch versuchen, Dokumente mit dem Dokument teilen-Tool von Smallpdf zu teilen. Es ist kostenlos und kann bis zu zweimal täglich genutzt werden, jeden Tag.

Papierlose Büro-Scanner

Um das meiste aus den großartigen Tools, über die wir gesprochen haben, herauszuholen, musst du vielleicht zuerst einige Papierdokumente digitalisieren. Aber du musst nicht unbedingt einen großen Scanner kaufen, der einen Haufen Platz im Büro einnimmt. Schnapp dir einfach dein Smartphone!

Rolf Bax, Chief Human Resources Officer bei dem führenden Lebenslauf-Ersteller Resume.io, erzählt uns: „Wir haben in unserem Team eine „Scan only“-Politik eingeführt, d.h. wenn du eine Kopie von etwas machen musst, scannst du es ein. Eine papierlose Bürosoftware, die uns geholfen hat, die Menge an Papier drastisch zu reduzieren, ist Scanbot Pro. Es erlaubt uns, unsere Firmenhandys als Scanner zu benutzen und uns dann gegenseitig PDFs zu schicken. Scanbot ist ziemlich ausgeklügelt. Er ist nicht nur in der Lage, die Kanten deines Dokuments zu erkennen, sondern kann auch die Art des gescannten Dokuments bestimmen; Ob es sich nun um ein 8 x 11 Blatt Papier oder einen Ausweis handelt. Er verfügt auch über eine erstaunlich genaue optische Zeichenerkennung, die es dir ermöglicht, Text aus dem Dokument auszuwählen und zu kopieren, und er kann mehrere gescannte Seiten zu einem einzigen Dokument zusammenfügen. Wir nutzen die Software, um Dinge wie Rechnungen sowie Sozialleistungen und Steuerdokumente zu scannen, zu versenden und zu speichern.“

Im Gegensatz dazu sagt Helene Berkowitz, Gründerin und CEO der Plattform für digitale Belege ReceetMe: „Mein Lieblingsstück an Software bzw. Tool, das mir hilft, papierlos zu arbeiten, ist eine mobile Anwendung namens CamScanner. Diese App verwandelt mein Smartphone in einen kabellosen Scanner und macht es einfach, Dokumente zu scannen und sie schnell in ein digitales Format zu konvertieren. Ich benutze CamScanner, um Dinge wie medizinische Unterlagen, juristische Dokumente, die Schulnotizen und Erlaubnisscheine meiner Kinder und vieles mehr zu scannen. Es hat eine Teilen-Funktion, mit der ich meine gescannten Dateien ganz einfach per WhatsApp, Facebook Messenger, E-Mail oder Direkt-URL teilen kann. Ich kann die Dateien auch in PDF, JPG, Word oder Textdateien umwandeln. Das ist eine wirklich hilfreiche Funktion, wenn ich also zum Beispiel ein Dokument an meinen Mann schicken muss, kann ich es schnell scannen und ihm in wenigen Sekunden über WhatsApp schicken.

Wusstest du, dass du mit der Scanner App von Smallpdf für iOS und Android auch Papierdokumente digitalisieren kannst? Probiere es einfach mal aus!

Papierlose Büro-Software für HR-Zwecke

Ein papierloses Büro gibt seinen Mitarbeitern vielleicht keine physischen Geburtstagskarten - aber es ist trotzdem wichtig zu wissen, wann jemand im Team feiert, damit du ihm einen Kuchen kaufen kannst, oder? Der beste Weg, um den Überblick über Geburtstage und alle anderen Mitarbeiterinformationen zu behalten, ist die Verwendung einer tollen Softwarelösung.

Dan Bailey, Präsident von WikiLawn Los Angeles Lawn Care, lobt die papiersparenden Qualitäten von BambooHR: „Ich würde sagen, BambooHR hat unseren Papierverbrauch um eine große Menge reduziert. Bevor wir die Software einsetzten, druckten wir ständig Personalformulare für Neueinstellungen, Leistungsbeurteilungen, Kündigungen und natürlich Verhaltenshandbücher und anderen relevanten Papierkram. Jetzt können wir das alles digital abwickeln und das hat uns so viel effizienter gemacht. Sogar Unterschriften werden digital abgewickelt, so dass wir kein Papier und keine teure Tinte mehr verschwenden müssen. Natürlich ist die Kostenersparnis und der Einfluss auf die Umwelt signifikant, aber ich denke, die größte Ersparnis ist die Zeit, die wir dadurch gewinnen. Früher haben wir so lange gebraucht, um Formulare auszugeben und sie zurückzubekommen. Bei neuen Mitarbeitern dauerte der Prozess manchmal einen ganzen Monat, bis sie an Bord waren. Jetzt dauert es höchstens ein oder zwei Wochen.“

Apropos Personalabteilung: Wenn du einen Lebenslauf, ein Anschreiben, Referenzen und andere Dateien hast, die du gerne zu einem einzigen, ordentlichen Bewerbungsdokument zusammenfassen möchtest, solltest du dir das Tool „PDF zusammenfügen“ von Smallpdf ansehen.

Papierlose Bürosoftware für das Teamwork

Heutzutage arbeiten viele Büroangestellte nicht nur papierlos, sondern auch verteilt. Das heißt aber nicht, dass sie nicht papierlos und mühelos zusammenarbeiten können. Alles, was sie brauchen, ist die richtige Software.

Roberta Morris, Gründerin und Kreativdirektorin von Leave it to 'Berta, arbeitet gerne mit Google: „Egal, was du von Google hältst, du kannst nicht leugnen, dass ihre G Suite von Kollaborationsprodukten großartig für Unternehmen ist. Ich arbeite mit vielen Mitarbeitern zusammen, die Texte und Manuskripte erstellen, die ich dann verwende, um verschiedene Werbematerialien zu gestalten. Es ist wirklich hilfreich, wenn man zum Beispiel an einem Google Doc mitarbeiten kann, um Fragen zu stellen und Kommentare abzugeben. Zusammen mit Docs benutzen wir auch Sheets, um Zeitpläne und Fortschritte zu verfolgen. Im Grunde genommen ist die G Suite ein All-in-One-Online-Bürokommunikationstool!“

Im Gegensatz dazu nutzt John Ross, CEO von Test Prep Insight, Drawboard PDF: „Um Bäume zu retten und effizient zu arbeiten, während wir unterwegs sind, nutzen wir Drawboard PDF und lieben es. Anstatt ganze Word-Dokumente und PDF-Dateien auf Papier auszudrucken und sie dann auf die altmodische Art und Weise mit Rotstiften, Textmarkern und Bleistiften zu markieren, verwenden wir Drawboard PDF. Dieses Tool ermöglicht es uns, PDFs auf unserem Computer mit digitalen Stiften, Textmarkern, Formen und Kommentaren zu markieren. Wir machen das für alle unsere schriftlichen Dateien, Marketinginhalte, Infografiken und alle anderen Materialien, die überarbeitet werden müssen. Unser ganzes Team benutzt ein Microsoft Surface und Drawboard erlaubt es uns, jede PDF-Datei zu nehmen und sie so zu markieren, als ob sie ein Stück Papier wäre. Das ist ein Geschenk des Himmels, seit wir im März letzten Jahres auf Home Office umgestiegen sind. Ich wüsste nicht, wie wir Markierungen auf Papier teilen könnten, ohne sie zu scannen und riesige Dateien an E-Mails anzuhängen. Drawboard erspart uns diese massive Ineffizienz und ermöglicht es dem Team außerdem, gleichzeitig an einer Datei zu arbeiten, was großartig ist. Das fügt eine weitere Ebene der Produktivität und Effizienz hinzu, die ich liebe.“

Wusstest du, dass du Smallpdfs PDF bearbeiten-Tool auch zum Markieren von Dokumenten verwenden kannst? Und was noch besser ist, es ist völlig kostenlos und kann bis zu zweimal täglich genutzt werden. Also los, probiere es aus!

Papierlose Bürosoftware für Finanzzwecke

Ein richtiges papierloses Büro sollte in der Lage sein, Zahlungen und Belege baumschonend und digital zu verarbeiten.

Malte Scholz, CEO und Co-Founder von Airfocus, hat nur Lob für Ebanq übrig: „Unser Lieblingstool, das viel Papier spart, ist EBANQ, mit dem wir alle Geldtransaktionen online abwickeln und notwendige Dokumente virtuell ausstellen können. Früher haben wir alles ausgedruckt und viel Papier verwendet, aber mit EBANQ können wir den gesamten Prozess online abwickeln und alle Bestätigungen und Berichte an einem Ort speichern. Die Software ist ziemlich intuitiv und man kann die App einfach auf sein Handy laden. Abgesehen davon, dass wir Papier sparen, haben wir auch eine Menge Zeit gespart, da EBANQ rund um die Uhr für alle seine Kunden verfügbar ist. Das Wichtigste ist, dass EBANQ dank einer Reihe von Sicherheitsmaßnahmen sicher zu benutzen ist.“

Ein weiterer toller Tipp kommt von Flo Farmer von The Surf Expert: „In der QuickBooks-App kann ich ein Foto von einem Beleg machen. Die Umstellung auf QuickBooks online für unser Geschäft hat buchstäblich schon einen ganzen Wald an Papier eingespart.“

Papierlose Software für das Immobilienbüro

Wenn du in der Immobilienbranche tätig bist, könnte dein papierloses Büro von der Immobilien-Transaktionsmanagement-Lösung Dotloop profitieren. Unternehmer Brooks Conkle erklärt: „Wir nutzen Dotloop, um unser Immobilienmaklerbüro zu führen und zu betreiben. Es ist eine Full-Service-Lösung, die alle Parteien der Transaktion einbezieht, um einen Verkauf abzuschließen. Käufer, Verkäufer, Makler, Gutachter, Banker, Immobilienmakler. Alle können im selben Loop sein und die Notwendigkeit des Druckens/Scannens/Empfangens wird eliminiert. Es gibt einen kompletten Papierpfad für die gesamte Transaktion, der auf unbestimmte Zeit gespeichert werden kann. Tools wie Dotloop haben die Immobilienbranche revolutioniert.“

Wir hoffen, es hat dir Spaß gemacht, über diese 18 Tools zu lesen, die dir helfen, deine Arbeit mit wenig bis gar keinem Papier zu erledigen. Für weitere Tipps zum papierlosen Büro und Ideen zum papierlosen Büro, schau dir unsere verwandten Blogartikel an.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna

Smallpdf Panda
Tam
Sr. Inhaltsstratege