Tools
Einloggen
  1. Home
  2. Blog
  3. Das papierlose Büro
  4. 12 Schritte zum papierlosen Büro
blog-banner: 12-Steps-to-Paperless-Office-in-2017-is-it-really-worth-it@2x

12 Schritte zum papierlosen Büro

von Arvo Partanen

Du kannst diesen Artikel auch auf Englisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch lesen.

Was bedeutet ein papierloses Büro im Jahr 2021? Ist es kostspielig und wie kann man es umsetzen? Hier sind die 12 Schritte zum papierlosen Büro.

Das papierlose Büro - ein Schlagwort, das es gibt, seit elektronische Dokumentenformate, genauer gesagt PDFs, in den frühen 1990er Jahren auf den Markt kamen. Adobe hatte das ultimative Ziel, ein Dokumentenformat zu schaffen, das auf jedem Betriebssystem angezeigt werden konnte und jedes ausgewählte Dokument konnte immer lokal ausgedruckt werden.

Jetzt, über 24 Jahre später, ist das Portable Document Format seit weit über einem Jahrzehnt der technische Industriestandard. Wir sehen, drucken und nutzen PDFs auf unseren Laptops, Tablets und Mobiltelefonen täglich. Aber das papierlose Büro ist immer noch mehr Mythos als Realität. Wenn der Aufschwung digitaler Dokumente irgendetwas erreicht hat, dann war es der Anstieg des globalen Papierverbrauchs, da er Dokumente leicht verbreitbar und druckbar machte.

Und doch, ob du es glaubst oder nicht, papierlos zu werden ist einfacher als du denkst. Was früher eine teure und zeitaufwändige Option war, ist heute, dank hunderter Unternehmen, die alte Arbeitsweisen überdacht haben, eine brauchbaren Alternative geworden, um tatsächlich anzufangen, Zeit und Geld zu sparen und der Umwelt einen Gefallen zu tun. Klingt verlockend, oder?

Es beginnt alles mit einer erlernten Affinität zum Papiergebrauch. Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen und Veränderung muss von innen kommen. Deshalb haben wir diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, die dir zeigt, wo und wie du anfangen kannst, diese altmodischen Prozesse zu automatisieren. Wir haben auch die Kosten für den papierlosen Übergang berechnet. Lies weiter, um die Ergebnisse zu sehen!

1. Unternehmenskultur - einen Plan aufstellen

 

Veränderung kommt von innen, Punkt. Jeder Versuch, „die Art und Weise, wie wir arbeiten“ zu verändern, muss von innen heraus und von oben nach unten umgesetzt werden. Es gibt viele großartige Beispiele für gescheiterte Versuche, neue Geschäftsprozesse zu implementieren oder sogar eine einfache Pausenkultur einzuführen.

Papierlos zu werden mag wie ein kleiner Aufwand klingen, aber wie bei jeder Aufgabe ist es nicht so einfach und erfordert eine sorgfältig durchdachte Planung und Umsetzung.

2. Schaffe ein Förderteam

 

Abhängig von der Größe deines Unternehmens brauchst du vielleicht ein Förderteam oder einfach eine Person, die den Wandel vorantreibt und für interne Schulungen verantwortlich ist. Papierlos zu werden bedeutet, dass du mehrere Unternehmensprozesse digitalisieren und halbautomatisieren musst. Und das bedeutet, dass du Leute brauchst, die mit gutem Beispiel vorangehen und die Mitarbeiter schulen, die vielleicht nicht so technisch versiert sind.

Ein papierloses Büro bedeutet, dass jeder einzelne Mitarbeiter sich für die Veränderung einsetzt. Bevor du anfangen kannst, Zeit zu sparen, musst du höchstwahrscheinlich einige Stunden in interne Schulungen investieren.

3. Gesetzliche Hürden - konform oder nicht?

 

Bevor du dich in die Digitalisierung von Dokumenten stürzt, solltest du unbedingt prüfen, ob einige Compliance-Vorschriften vorschreiben, dass du tatsächliche Kopien von Dokumenten mit einer „nassen Unterschrift“ für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren musst.

Je nach Land sind elektronische Unterschriften in den letzten Jahren genauso konform wie Originalunterschriften geworden, aber es ist immer wichtig, dies vorher zu überprüfen.

4. Dokumentenmanagement-Software oder ein Enterprise Content Management

 

Einer der wichtigsten Faktoren auf dem Weg zum papierlosen Büro ist es, alle vorhandenen Dokumente in eine digitale Form zu bringen und sie in einem System zu speichern, auf das alle zuständigen Mitarbeiter Zugriff haben. Es gibt viele verschiedene Optionen, aber eine der ersten Fragen, die man sich stellen sollte, ist: Brauche ich ein DMS oder ein ECM? / Document Management Software ist die schlankere Version, die nur das Erstellen, Teilen, Bearbeiten und Speichern von Dateien übernimmt.

Enterprise Content Management hingegen ist eine umfassendere Lösung, die alle Unternehmensinhalte abdeckt, einschließlich Dateien, Bilder, Webseiten, Aufzeichnungen und so weiter.

Hast du eine passende Option gefunden, ist die nächste essentielle Frage: Soll ich in die Cloud gehen oder mir einen lokalen Server zulegen?

Die beliebte und agilere Option für KMUs ist es, mit einem DMS in die Cloud zu gehen, da es kostengünstig und wartungsfrei ist. Der Cloud-Dienstleister kümmert sich um Upgrades und Fehlerbehebungen. Siehe hier eine Vergleichstabelle der besten Dokumentenmanagement-Softwares.

Oft wird der Aspekt der Recherche und der vollständigen Implementierung eines DMS oder ECM als eine eher kostspielige Aufgabe gesehen, die nicht nur monetäre, sondern auch eine erhebliche zeitliche Investition erfordert. Darüber hinaus wird diese Investition oft missverstanden, wenn sie sich nicht mit vielfältigen Ergebnissen in Sachen Effizienz und sogar Kosteneinsparungen zurückmeldet, bis alles am Laufen ist. Siehe unsere Kostenkalkulationen am Ende dieses Artikels.

5. Wechsel zur papierlosen Rechnung

 

Die Umstellung auf papierlose Rechnungen macht dein Leben nicht nur leichter, sondern spart dir buchstäblich Geld. Im Folgenden findest du ein paar handfeste Vorteile, die die Digitalisierung deiner Rechnungen mit sich bringt:

  • Vermeide Säumnisgebühren durch verlegte, vergessene oder verlorene Rechnungen
  • Verbesserte Sicherheit: Ob du es glaubst oder nicht, Papierrechnungen machen dich in vielerlei Hinsicht anfällig für Diebstahl
  • Geld sparen: Post ist teuer
  • Spare Zeit, indem du jede Rechnung in Sekundenschnelle an ihrem richtigen Platz findest

Viele Buchhaltungssoftwares haben die Option, Rechnungen zu generieren und dies sogar direkt über dein CRM-System zu tun. Hier findest du einige Beispiele für Möglichkeiten, die du mit Salesforce, einem der beliebtesten CRM-Systeme, haben kannst.

6. Papierlose Meetings

 

Papierlose Meetings, d.h. die Nutzung einer digitalen Plattform, um Meetings zu digitalisieren, mag sich anfangs schwierig anhören, vor allem, da du wahrscheinlich die letzten Jahrzehnte damit verbracht hast, es auf die altmodische Art zu tun. Aber digitale Meetings haben tatsächlich zahlreiche Vorteile, sowohl für den Organisator als auch für den Teilnehmer.

Vorteile für den Organisator:

  • Komplexe Tagesordnungen in Minutenschnelle aufstellen
  • Alle Teilnehmer sind über alle Änderungen der aktuellen Agenda auf dem Laufenden
  • Vorbereiten und Aktualisieren des Materials in einer interaktiven Umgebung

Vorteile für den Teilnehmer:

  • Erhalte alle Meeting-Informationen und -Materialien früher
  • Über alle Änderungen in Echtzeit auf dem Laufenden sein
  • Habe alle Meeting-Notizen in digitaler Form leicht zugänglich

Schau dir Minutepad für die Digitalisierung von Meetings an.

7. Papierloses Faxen

 

Bist du immer noch an das alte Faxgerät gebunden? Sprich nicht weiter: Das Fax - obwohl es aus dem letzten Jahrtausend stammt – ist aus verschiedenen Gründen immer noch in Gebrauch. Aber auch wenn das der Fall ist, musst du nicht mehr an dem alten Faxgerät festhalten.

Du kannst damit beginnen, Faxe in einer komplett elektronischen Form zu senden und zu empfangen. Schau dir diese Vergleichstabelle der besten Online-Faxdienste an, um dich für die beste Lösung für deine Bedürfnisse zu entscheiden.

8. Papierlose Aufgaben und Notizen

 

Die Umstellung auf papierlose Aufgabenlisten, Memos und Notizen kann einfach erscheinen, vor allem, da deine Dokumentenmanagement-Software jetzt viele Arten von Optionen zum Teilen von Informationen unterstützt.

In Wahrheit handelt es sich hier um eine hervorragende Gelegenheit, eine externe Lösung zu nutzen (sogar eine kostenlose: schau dir Evernote an), die darauf spezialisiert ist, Notizen und Aufgaben zu erstellen, alles mit der Option, gemeinsam mit deinen Teammitgliedern daran zu arbeiten.

Nicht nur, dass die Aufgaben und Notizen deines Teams und dir selbst immer über alle deine Geräte synchronisiert werden, du kannst auch in Echtzeit mit deinen Teammitgliedern zusammenarbeiten.

9. Mobile Arbeitsumgebung

 

Selbst in einer komplett papierlosen Büroumgebung wirst du mit Papierverbrauch konfrontiert werden. Warum? Weil du in ständiger Kommunikation mit externen Anbietern, Partnern und Kunden stehst, die noch nicht papierlos arbeiten.

Am besten stellst du deinen Mitarbeitern eine mobile Möglichkeit zur Digitalisierung von Dokumenten zur Verfügung, die für deine Büroumgebung geeignet ist, und ermutigst sie, diese zu nutzen. Turboapp ist eine gute Option für eine App zum Scannen von Dokumenten mit einer guten Texterkennungsfunktion, die gescannte Dokumente durchsuchbar macht.

10. Papierlose Zahlungen & Quittungen

 

Indem du zu einem papierlosen Online-Zahlungsanbieter wechselst, sparst du nicht nur selbst Zeit und Ärger, sondern machst es auch oft bequemer für alle deine Kunden. Ein paar der beliebtesten Optionen, die Kreditkarten und andere Zahlungsmethoden akzeptieren, sind Stripe, Paypal & Cardinity.

Die Servicegebühren variieren in der Regel zwischen 1,7% und 3% pro Transaktion.

Schau dir auch Dienste wie Expensify und Shoeboxed an, um mit der Digitalisierung von Quittungen, Spesenabrechnungen und vielem mehr zu beginnen.

11. Papierlose Unterschriften

 

Das Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden und Speichern von Verträgen ist wohl einer der zeitaufwändigsten und nutzlosesten Prozesse, die jemals im Büro stattgefunden haben, vor allem, seitdem der ganze Prozess sehr bequem online automatisiert werden kann. Es gibt verschiedene Lösungen, von Enterprise-Level bis hin zu viel schlankeren Lösungen.

Zurück zu Schritt 3: Prüfe, welche gesetzlichen Verpflichtungen du bei der Wahl einer eUnterschriften-Lösung berücksichtigen musst.

Für eine einfache und schlanke Lösung, schau dir unser kostenloses eSign-Tool an. Für umfangreichere Lösungen, schau dir diese Vergleichstabelle an, um die beste Option für deine Bedürfnisse zu finden.

12. Wähle eine PDF-Software

 

Sobald alle Dokumente digitalisiert sind, ist es elementar zu wissen, wie man verschiedene Dateitypen bearbeitet, konvertiert und manipuliert, um das neue papierlose Ökosystem aufrechtzuerhalten. Während die altmodische Herangehensweise darin besteht, sich für eine (teure) lizenzierte Offline-Desktop-Software zu entscheiden, gibt es mehrere interessante, agilere, Cloud-basierte PDF-Softwaretypen da draußen, von kostenlosen bis hin zu etwas teureren Optionen.

Smallpdf bietet derzeit die weltweit beliebteste webbasierte Freemium-PDF-Software mit Möglichkeiten zum Konvertieren, Bearbeiten, Unterschreiben, Komprimieren, Zusammenfügen und Teilen von PDFs mit über 10 Millionen monatlichen Nutzern. Für eine Vergleichstabelle für umfangreichere und teurere Optionen, siehe diesen TopTenReview.

Berechnung der Kosten für das papierlose Büro

 

Die Berechnungen basieren auf einem Beispielunternehmen mit 20 Mitarbeitern, die in einem Büro arbeiten.

Beachte, dass es sich hierbei nur um Anhaltspunkte dafür handelt, wie viele Mitarbeiter eines Unternehmens Zugang zu bestimmten Tools benötigen. Die tatsächlichen Kosten und Bedürfnisse variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse und es gibt keine Einheitslösung für alle.

Document Managent Software - Google Workspace - 5,20€ x 20 = 104€ pro Monat

Minutepad - Frag nach einem persönlichen Angebot

Umstellung auf e-Rechnungen (eingehend) - Kostenlos

Salesforce CRM (mit elektronischer Rechnungsstellung) - 8x 25€ = 200€ pro Monat

Evernote - Kostenlos

eSignLive (Online-Unterschriften) - 3x 17€ = 51€ pro Monat

PDF Software – Smallpdf - 6€ x 10 = 60€ pro Monat

Shoeboxed - ca. 32€ pro Monat

Cardinity - Keine Start- oder monatliche Gebühr, nur eine Transaktionsgebühr von 1,7%

Turboscan - 3,50€ x 20 = 70€ Investition insgesamt

eFax - 11€ pro Monat (150 Seiten senden / 150 Seiten empfangen)

Gesamtkosten:

ca. 458€ pro Monat

Plus: 70€ anfängliche Festinvestition für Turboscan App

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna

Person: Arvo picture
Arvo Partanen
Marketing