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5 Schritte zum papierlosen Home Office

von Tam

Du kannst diesen Artikel auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Indonesisch, Italienisch und Portugiesisch lesen.

Dein Arbeitsplatz ist im Wohnzimmer? Du willst aber trotzdem papierlos arbeiten? Mit diesem Leitfaden kannst du dein Home Office papierlos gestalten.

Du hast wahrscheinlich schon von großen Unternehmen gehört, die papierlos arbeiten. Vielleicht hast du sogar die Schritt-für-Schritt-Anleitung von Smallpdf gelesen, wie dein Büro papierlos wird. Aber wir schreiben das Jahr 2021 und viele von uns Büroangestellten sitzen derzeit fest und arbeiten von zu Hause aus. Also haben wir uns entschlossen, einen zusätzlichen Leitfaden für ein papierloses Home Office zusammenzustellen.

(1) Stelle sicher, dass dein papierloses Home Office die gesetzlichen Vorschriften erfüllt Wie in jedem anderen Büro auch, ist es wichtig zu prüfen, ob bestimmte Dokumente in deinem Home Office unbedingt als physische Dokumente aufbewahrt werden müssen und wenn ja, wie lange.

Vergiss nicht, dass für unterschriebene Dokumente wie Verträge besondere Regeln gelten können. Abhängig von der Art des Vertrages kann es sein, dass du gesetzlich verpflichtet bist, nicht nur die ausgedruckte Kopie aufzubewahren, sondern diese auch mit Tinte zu unterschreiben. Wenn das nicht notwendig ist, sind digitale Unterschriften, die mit einem Tool wie Smallpdfs eSign leicht von mehreren Parteien unterschrieben werden können, eine fantastische Alternative.

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Je nach Art des Vertrages bist du gesetzlich verpflichtet, nicht nur den Ausdruck aufzubewahren, sondern diesen auch mit Tinte zu unterschreiben.

(2) Wähle deine Software für das papierlose Home Office mit Bedacht Wenn du in einem papierlosen Homeoffice arbeiten willst, musst du die richtige Software für deine Bedürfnisse finden. Idealerweise sollte die Lösung, die du auswählst, erschwinglich sein, da du sie möglicherweise aus eigener Tasche bezahlen musst. Außerdem sollte sie viel Speicherplatz in der Cloud bieten, damit deine Geräte nicht überladen sind und die beste Leistung bieten können. Apropos Geräte: Am besten ist eine geräteunabhängige Software für das papierlose Home Office, da diese es dir ermöglichen, mit jedem Gerät mit Internetverbindung in jedem Raum des Hauses zu arbeiten. Selbst, wenn ein Gerät mal den Geist aufgibt, sind deine Dokumente sicher und verfügbar.

Mit Smallpdf bekommst du all das - und noch mehr. Nicht nur, dass du praktisch alles, was mit Dokumenten zu tun hat, zu einem vernünftigen Preis online erledigen kannst, mit einem einzigen Login für dein Smartphone, Tablet, Notebook und deinen Desktop Computer. Du kannst auch physische Dokumente mit unserer mobilen App digitalisieren und deine Arbeit mit unserer Desktop-App offline erledigen.

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Am besten ist eine geräteunabhängige Software für das papierlose Home Office.

(3) Wechsle zur papierlosen Abrechnung Die papierlose Rechnungsstellung ist einfach zu implementieren und bringt viele Vorteile mit sich. Wenn du Rechnungen papierlos verschickst, z.B. über Smallpdfs Dokumente Senden Tool, sparst du Geld: für Papier, Tinte und Briefmarken. Und wenn du digitale Rechnungen erhältst, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass du Säumniszuschläge zahlst, denn digitale Rechnungen können nicht auf den Couchtisch gelegt und dann unter einem Stapel von Zeitschriften vergraben werden. Stattdessen wirst du benachrichtigt, dass es eine Rechnung gibt, die darauf wartet, bezahlt zu werden - alles, was du tun musst, ist, dich in dein E-Banking-Konto einzuloggen und sie zu bezahlen. Ein weiterer Vorteil der papierlosen Rechnungsstellung ist, dass sich digitale Rechnungen viel einfacher abheften lassen, so dass du sie bei Bedarf schnell wieder finden und aufrufen kannst.

Wusstest du, dass du auf papierlose Rechnungen umsteigen kannst, auch wenn andere noch darauf bestehen, dir ein Stück Papier zu schicken? Mit nur wenigen Klicks digitalisiert der Scanner deiner Smallpdf Mobile App diese Rechnungen, sodass du die Papierkopie entsorgen kannst.

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Wenn du papierlose Rechnungen verschickst, sparst du Geld: für Papier, Tinte und Briefmarken.

(4) Begrüße vollständig virtuelle Meetings Da du bereits von zu Hause aus arbeitest, ist es wahrscheinlich, dass die Meetings mit deinem Team, Geschäftspartnern, Kunden und anderen online stattfinden, z.B. über Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangouts. Warum solltest du dir also nicht angewöhnen, Online-Tools zu nutzen, um dich auf Meetings vorzubereiten, während der Meetings zusammenzuarbeiten und auch die Protokolle zu schreiben und zu unterschreiben? Apropos, du kannst das eSign Tool von Smallpdf nutzen, um dein papierloses Meetingprotokoll an alle zu senden, die es unterschreiben sollen, und zwar in der spezifischen Reihenfolge, in der sie es unterschreiben sollen.

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Arbeite bei virtuellen Meetings papierlos mit Hilfe von Online-Tools zusammen mit deinen Kollegen.

(5) Papierlose Notizen einführen Verabschiede dich von Post-Its, Notizblöcken, To-Do-Listen und Notizen, die mit Magneten an den Kühlschrank geklebt werden. Sag hallo zu durchsuchbaren, gemeinsam nutzbaren, geld- und platzsparenden digitalen Dokumenten! Wenn du dich für eine papierlose Home-Office-Software entschieden hast, hast du vielleicht schon daran gedacht, auch alle Papiernotizen auszumerzen - nicht nur offizielle Arbeitsdokumente wie Rechnungen. Denke weiter! Im Gegensatz zu Post-Its können digitale Notizen mit Kalendererinnerungen und anderen Benachrichtigungen synchronisiert werden, damit du nicht vergisst, sie anzuschauen. Außerdem verschwinden sie nicht unter einem Stapel anderer Notizen und Bücher, nur um dann wieder aufzutauchen, wenn es schon zu spät ist.

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Wenn du papierlose Rechnungen verschickst, sparst du Geld: für Papier, Tinte und Briefmarken.

Da hast du es also. Fünf einfache Schritte zu deinem eigenen papierlosen Home Office. Für weitere Ideen zum papierlosen Büro, Tipps zur Gestaltung des papierlosen Büros und mehr, schau dir unsere anderen Artikel zum papierlosen Arbeitsplatz an.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna

Smallpdf Panda
Tam
Sr. Inhaltsstratege