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5 passos para um home office sem papel

por Tam

Você também pode ler este artigo em Alemão, Inglês, Espanhol, Francês e Italiano.

Nesses tempos de home office, você gostaria de organizar um escritório sem papel na mesa da sua sala de jantar? Veja aqui as nossas dicas.

Você provavelmente já ouviu falar de grandes empresas que estão fazendo a transição para escritórios sem papel. Talvez você tenha até lido o passo a passo que o Smallpdf elaborou para ajudar a organizar um escritório sem papel. Mas estamos em 2021 e muitos de nós estamos atualmente trabalhando em casa. Por isso, decidimos criar este guia adicional dedicado ao home office sem papel.

(1) Garanta que seu home office sem papel esteja em dia com as normas

Assim como em qualquer escritório, é crucial verificar se alguns dos seus documentos devem necessariamente ser armazenados como documentos físicos e, em caso afirmativo, por quanto tempo.

Lembre-se de que regras especiais podem se aplicar a documentos assinados, tais como contratos. Dependendo do tipo de contrato, você pode ser obrigado por lei não apenas a guardar a cópia impressa, mas a assiná-la à mão. Quando isso não for necessário, as assinaturas eletrônicas são uma alternativa fantástica. Usando uma ferramenta como Assinar PDF do Smallpdf, você pode inserir a sua própria assinatura eletrônica e coletar a assinatura de outras pessoas com muita facilidade.

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Dependendo do tipo de contrato, você pode ser obrigado por lei não apenas a guardar a cópia impressa, mas também a assiná-la à caneta.

(2) Escolha seu software com cuidado

Para montar um home office sem papel, você precisará encontrar o software certo para suas necessidades. Idealmente, a solução que você escolher deve ser acessível, pois pode ser que você precise investir dinheiro do próprio bolso. O programa também deve oferecer armazenamento na nuvem, mantendo seus dispositivos de trabalho rápidos e livres de confusão. E, por falar nisso, o melhor é escolher um software que funcione em qualquer tipo de dispositivo para que você tenha a liberdade de trabalhar em qualquer máquina com conexão à Internet, em qualquer cômodo da casa.

Com Smallpdf, você terá tudo isso e muito mais. Você não só será capaz de fazer praticamente qualquer coisa relacionada a documentos por um preço razoável, online, usando um único login para seu smartphone, phablet, tablet, notebook e computador de mesa, como também poderá digitalizar documentos físicos com nosso app e trabalhar offline com nosso programa para desktop.

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Software de home office sem papel que funciona em qualquer tipo de dispositivo é a melhor opção.

(3) Migre para o faturamento sem papel

O faturamento sem papel é fácil de implementar e tem muitas vantagens. Quando você envia notas fiscais digitais, usando, por exemplo, a ferramenta Compartilhar Documentos do Smallpdf, você economiza dinheiro: em papel, em caneta e em selos. E quando você recebe faturas digitais, é menos provável que você tenha que pagar taxas por atraso, porque as faturas digitais não podem ser esquecidas sob uma pilha de revistas. Em vez disso, você será notificado de que há uma conta esperando para ser paga. Tudo o que você tem que fazer é entrar em sua conta bancária eletrônica e pagá-la. Outra vantagem dos processos financeiros digitais é que as faturas são muito mais fáceis de arquivar. Você poderá encontrá-las e acessá-las novamente rapidamente, se necessário.

Você sabia que você pode migrar para o faturamento digital mesmo se os outros insistirem em enviar notinhas de papel? Com apenas alguns cliques, o scanner do app Smallpdf digitalizará essas faturas e você poderá rasgar a cópia impressa.

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Ao enviar faturas sem papel, você economiza dinheiro: no papel, na tinta e em selos.

(4) Faça reuniões totalmente virtuais

Já que você já está trabalhando em casa, é possível que haja reuniões com sua equipe, parceiros comerciais, clientes e outros que estarão online, por exemplo, no Zoom, no Microsoft Teams ou no Google Hangouts. Então, por que não adquirir o hábito de usar ferramentas online para se preparar para as reuniões, trabalhar em colaboração durante as reuniões e assinar as atas? A propósito, você pode usar a ferramenta Assinar PDF do Smallpdf para enviar o registro da reunião para qualquer pessoa que deva assiná-lo, na ordem específica em que deve ser assinado.

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Colabore sem usar papel durante reuniões virtuais com a ajuda de ferramentas online.

(5) Adote anotações sem papel

Adeus post-its, blocos de notas, listas de tarefas e recados colados com ímãs na geladeira. Olá, documentos digitais pesquisáveis, compartilháveis, que economizam dinheiro e espaço! Se você decidiu adquirir um programa digital para o seu home office sem papel, você já deve ter pensado em dar um fim não apenas a documentos oficiais, como faturas e contratos, mas também a todos os papeizinhos de anotações. É isso aí! As notas digitais podem ser sincronizadas com lembretes de calendário e outros alertas para que você não se esqueça delas. Além disso, elas não desaparecerão nunca sob uma pilha de revistas antigas, ressurgindo apenas quando for tarde demais.

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As notas digitais nunca desaparecerão sob uma pilha de revistas velhas.

Então, aí está. Cinco passos fáceis para montar seu próprio home office sem papel. Para mais conteúdo sobre escritórios sem papel, confira nossos outros artigos.

Traduzido e adaptado para o português por Akemi.

Smallpdf Panda
Tam
Sr. Content Strategist