12 passos para organizar um escritório sem papel em 2021

A famosa expressão em inglês “paperless office” (em português, escritório sem papel) existe desde que os documentos eletrônicos portáteis, ou PDFs, para ser mais exato, surgiram no mercado no início dos anos 90. A Adobe tinha o objetivo final de criar um formato de documento que pudesse ser visualizado em qualquer sistema operacional e impresso localmente.

O Portable Document Format tem sido o formato padrão do setor de documentos digitais há mais de uma década. Nós visualizamos, imprimimos e usamos PDFs em nossos laptops, tablets e telefones celulares diariamente. Mas o escritório sem papel ainda é mais um mito do que uma realidade. Se a revolta dos documentos digitais conseguiu algo, foi o aumento do consumo global de papel, pois tornou os documentos facilmente compartilháveis e passíveis de serem impressos.

No entanto, acredite ou não, ficar sem papel é mais fácil do que você pensa. O que antes era uma opção cara e demorada tornou-se, agora, graças a centenas de empresas que repensaram antigas formas de trabalho, uma opção válida para realmente começar a economizar tempo e dinheiro, além de contribuir para a conservação do meio ambiente. Parece tentador, certo?

Abandonar velhos hábitos não é tão simples. A mudança tem que vir de dentro. Por isso, elaboramos este guia ensinando como começar a deixar processos antiquados para trás. Também calculamos o custo de ficar sem papel. Continue lendo para conferir!

1. Cultura da empresa - estabeleça um plano

 

A mudança vem de dentro, ponto. Toda tentativa de mudar "a maneira como trabalhamos" tem que vir de dentro da empresa e de cima para baixo. Há muitos grandes exemplos de tentativas fracassadas na implementação de novos processos empresariais.

Abrir mão de papel pode parecer não ser nada demais, mas, como a maioria das coisas no mundo empresarial, não é tão fácil assim e requer um planejamento e uma implementação cuidadosamente pensados.

2. Criar uma equipe de capacitação

 

Dependendo do tamanho de sua organização, você pode precisar de uma equipe de capacitação ou simplesmente de uma pessoa capacitada que conduzirá a mudança e será responsável pelos treinamentos internos. Você precisa digitalizar e semi-automatizar múltiplos processos da empresa. E fazer isso significa que você precisará de pessoas que deem o exemplo e que estejam lá para treinar os funcionários que talvez não sejam tão habilidosos tecnicamente.

Para que a mudança para um escritório sem papel seja bem-sucedida, todo e qualquer funcionário precisa estar comprometido com a mudança. Antes de começar a economizar tempo, é muito provável que você precise investir algumas horas em treinamento interno.

3. Obstáculos legais - em conformidade ou não?

 

Antes de apressar a digitalização de documentos, é vital verificar primeiro se algum regulamento legal exige que você retenha cópias físicas de documentos com uma assinatura à caneta por um certo período de tempo.

Dependendo do país, as assinaturas eletrônicas tornaram-se tão legais quanto as originais nos últimos anos, mas é sempre importante verificar isso primeiro.

4. Document Management Software ou Enterprise Content Management

 

Um dos fatores mais importantes para gerenciar um escritório sem papel é colocar toda a documentação existente em formato digital e armazená-la em um sistema acessível a todo o pessoal necessário. Há muitas opções diferentes, mas uma das primeiras perguntas que se deve fazer é: eu preciso de um DMS ou ECM?

O Document Management Software é a versão mais leve, ligado apenas à criação, ao compartilhamento, à manipulação e ao armazenamento de arquivos.

O Enterprise Content Management, por outro lado, é uma solução mais pesada, que cobre todo o conteúdo da empresa, incluindo arquivos, imagens, páginas da web, registros e assim por diante.

Uma vez encontrada uma opção adequada, a próxima pergunta essencial é: devemos ir para a nuvem ou obter um servidor local?

A opção popular e mais ágil para as pequenas e médias empresas é usar um sistema DMS na nuvem pelo seu custo-benefício e pelo fato de não haver necessidade de manutenção. O provedor de serviços na nuvem se encarregará das atualizações e da solução de problemas. Veja aqui uma tabela comparativa do melhor software de gerenciamento de documentos.

Muitas vezes a parte de pesquisar e implementar totalmente um DMS ou um ECM é vista como uma tarefa cara, que requer não só dinheiro, mas também um investimento de tempo significativo. Além disso, este investimento é muitas vezes mal compreendido se não retornar excelentes resultados de eficiência e até mesmo economia de custos até que tudo esteja pronto e funcionando. Veja nossos cálculos de custos na parte inferior deste artigo.

5. Migrar para faturamento sem papel

 

Mudar para faturamento sem papel não só facilita sua vida, como literalmente economiza dinheiro. Veja abaixo alguns benefícios tangíveis que a digitalização de suas faturas tem:

• Evitar taxas de atraso de faturas perdidas, esquecidas ou extraviadas
• Aumentar a segurança: acredite ou não, contas em papel deixam você vulnerável de muitas maneiras ao roubo
• Economizar dinheiro: o correio é caro
• Economizar tempo encontrando cada fatura em seu lugar em questão de segundos

Muitos softwares de contabilidade têm a opção de gerar contas, inclusive diretamente através de seu sistema de CRM. Veja aqui alguns exemplos de opções que você pode ter com Salesforce, um dos mais populares sistemas de CRM do mercado.

6. Reuniões sem papel

 

Usar uma plataforma digital para realizar reuniões remotas pode parecer complicado, especialmente porque você provavelmente passou as últimas décadas fazendo isso à moda antiga. Mas as reuniões digitais na verdade têm inúmeros benefícios, tanto para o organizador quanto para o participante.

Benefícios para o organizador:

• Organizar pautas complexas em poucos minutos
• Garantir que todos os participantes estejam em dia com as mudanças na pauta
• Preparar e atualizar o material em um ambiente interativo

Benefícios para o participante:

• Obter todas as informações e material da reunião mais cedo
• Estar em dia com quaisquer mudanças em tempo real
• Ter todas as notas de reunião facilmente acessíveis em formato digital

Confira o Minutepad para digitalizar as reuniões.

7. Envio de fax sem papel

 

Ainda apegado ao velho aparelho de fax? Os aparelhos de fax ainda estão em uso por várias razões. Mas, mesmo assim, você não precisa mais se agarrar àquele velho aparelho de fax.

Você pode começar a enviar e receber faxes em uma forma completamente eletrônica. Confira esta tabela comparativa dos principais serviços de fax online para decidir a melhor solução para suas necessidades.

8. Tarefas e notas sem papel

 

Migrar suas anotações, listas de tarefas e recados para o mundo digital pode ser fácil, especialmente com um software de gerenciamento de documentos que suporta muitos tipos de opções para o compartilhamento de informações.

Verdade seja dita, esta é uma excelente oportunidade para adotar uma solução externa (mesmo gratuita: confira o Evernote) especializada em guardar anotações e criar tarefas, tudo com a opção de trabalhar em colaboração com os membros de sua equipe.

Não só as tarefas e notas de sua equipe serão sempre sincronizadas entre todos os seus dispositivos, como também você poderá colaborar com os membros de sua equipe em tempo real.

9. Ambiente de trabalho que privilegia os aparelhos móveis

 

Mesmo em um ambiente de escritório totalmente sem papel, você vai ficar exposto ao consumo de papel. Por quê? Porque você está em constante comunicação com fornecedores externos, parceiros e clientes que ainda não deixaram o papel para trás.

A melhor maneira de resolver esse problema é fornecer aos seus colaboradores uma maneira de digitalizar documentos com o celular e incentivá-los a usá-la. Confira o Turboapp, uma boa opção de aplicativo para digitalizar documentos usando OCR, tornando os documentos digitalizados pesquisáveis.

10. Pagamentos e recibos sem papel

 

Ao mudar para um provedor de pagamento online sem papel, você não apenas economiza tempo e evita problemas, como também torna o processo mais conveniente para os seus clientes. Algumas das opções populares que aceitam cartões de crédito e outros métodos de pagamento são Stripe, Paypal & Cardinity.

As taxas de serviço geralmente variam de 1,7% - 3% por transação.

Verifique também serviços como Expensify e Shoeboxed para começar a digitalizar recibos, relatórios de despesas e muito mais.

11. Assinaturas sem papel

 

A impressão, assinatura, digitalização, envio e armazenamento de contratos pode ser um dos loops mais demorados e inúteis já realizados no escritório, especialmente porque todo o processo se tornou, atualmente, muito conveniente para se fazer online de forma automatizada..

Volte ao passo número 3: verifique que tipo de obrigações legislativas você precisa levar em conta ao escolher uma solução de assinatura eletrônica.

Para uma solução simples e leve, confira nossa ferramenta gratuita Assinar PDF.

12. Escolha um software PDF

 

Uma vez digitalizada toda a documentação, é fundamental saber como editar, converter e manipular diferentes tipos de arquivos a fim de manter o novo ecossistema sem papel. Enquanto a abordagem antiquada é optar por um software licenciado offline (mais caro), existem vários tipos de software interessantes, mais ágeis e baseados em nuvem, desde opções gratuitas até opções um pouco mais caras.

Smallpdf está atualmente oferecendo o software PDF baseado na web mais popular do mundo, que inclui ferramentas para converter, editar, assinar, comprimir, juntar e dividir PDFs com mais de 10 milhões de usuários mensais. Para uma tabela comparativa de opções mais pesadas e caras, veja este TopTenReview.

Calculando os custos do escritório sem papel

 

Os cálculos são baseados em uma empresa fictícia de 20 funcionários trabalhando em um escritório.

Note que esses números são apenas suposições sobre quantos funcionários de uma empresa precisam ter acesso a determinadas ferramentas. Os custos e necessidades reais variam de empresa para empresa. Cada empresa tem necessidades individuais e não há uma solução “tamanho único”.

Software de gerenciamento de documentos - Google suite: R$48,60 x 20 = R$972 por mês

Minutepad: Peça um orçamento

Mudança para o faturamento eletrônico: Grátis

Salesforce CRM (com faturamento eletrônico): 8x R$175 = R$1.400 por mês

Evernote: Grátis

Software PDF - Smallpdf: 7$x 10 = 70$ por mês (~R$377)

Shoeboxed: 39$ por mês (~R$210)

Cardinity: Sem taxa inicial ou mensal, apenas uma taxa transacional de 1,7%

Turboscan: 4,99$ x 20 = 100$ de investimento, para sempre (~R$539)

Onlinefaxes.com: 7,99$ por mês (500 páginas) (~R$43)

Custo total:

 

Em torno de R$3500.

Mais: $100 de investimento inicial fixo para o aplicativo Turboscan