12 Langkah Menuju Kantor Nirkertas di Tahun 2023

Istilah "kantor nirkertas (tanpa kertas)" sudah ada sejak format dokumen elektronik, atau PDF lebih tepatnya, muncul di pasaran pada awal tahun 1990an. Adobe bertujuan membuat format dokumen yang dapat ditampilkan pada sistem operasi apa pun, dan dokumen yang dipilih selalu dapat dicetak secara lokal.

Sekarang, 30 tahun kemudian, Portable Document Format telah menjadi standar teknis industri selama lebih dari satu dekade. Kita membuka, mencetak, dan menggunakan PDF di laptop, tablet, dan ponsel kita setiap harinya. Namun terlepas dari perkembangannya, pandemi global, dan serangkaian solusi yang muncul, kantor nirkertas masih merupakan mitos belaka. Apabila kebangkitan dokumen digital membuahkan hasil, itu disebabkan peningkatan konsumsi kertas secara global, yang membuat dokumen mudah disebarkan dan dapat dicetak.

Namun, percaya atau tidak, menjadi nirkertas lebih mudah daripada yang kamu bayangkan. Apa yang dulunya merupakan opsi yang lebih mahal dan memakan waktu, sekarang berkat ratusan perusahaan yang telah mempertimbangkan kembali cara kerja lama mereka (baik karena inisiatif atau kebutuhan), menjadi pilihan valid yang benar-benar menghemat waktu, uang, dan menyelamatkan lingkungan. Kedengarannya menggoda, bukan?

Semuanya dimulai dari afinitas yang dipelajari dari menggunakan kertas. Kebiasaan lama sangat sulit dihilangkan dan perubahan harus datang dari dalam. Oleh karena itu, kami menyusun panduan tentang di mana dan bagaimana mulai mengotomatisasi proses kuno tersebut. Kami juga menghitung biaya untuk menjadi nirkertas. Teruslah membaca untuk melihat hasilnya!

1. Budaya perusahaan – membuat perencanaan

 

Perubahan harus berasal dari dalam, titik. Setiap upaya untuk mengubah "cara kita bekerja" harus dilaksanakan dari dalam ke luar dan dari atas ke bawah. Terdapat banyak contoh bagus dari upaya gagal dalam implementasi proses bisnis baru atau bahkan penerapan perubahan budaya sederhana.

Menjadi nirkertas mungkin terdengar seperti usaha kecil, namun layaknya tugas apa pun, tidaklah semudah satu dua tiga. Semuanya membutuhkan perencanaan dan implementasi yang dipikirkan dengan cermat.

2. Mendirikan tim pemberdayaan

 

Tergantung ukuran organisasi, kamu mungkin memerlukan tim pemberdayaan atau hanya seseorang yang akan mendorong perubahan dan bertanggung jawab atas pelatihan internal. Menjadi nirkertas berarti kamu perlu mengotomatisasi dan membuat beberapa proses perusahaan menjadi digital. Dengan melakukan ini berarti kamu akan membutuhkan orang-orang yang memimpin dengan memberi contoh dan ada di sana untuk melatih karyawan yang mungkin tidak begitu cerdas secara teknis.

Kantor nirkertas berarti setiap karyawan berkomitmen untuk membuat perubahan. Sebelum kamu dapat mulai menghemat waktu, kamu kemungkinan besar perlu menginvestasikan waktu dalam pelatihan internal.

3. Tantangan legislatif – patuh atau tidak?

 

Sebelum bergegas mendigitalkan dokumen, penting untuk memeriksa terlebih dahulu apakah terdapat peraturan yang mengharuskan kamu untuk menyimpan salinan dokumen yang sebenarnya dengan "tanda tangan basah" untuk jangka waktu tertentu.

Tergantung pada peraturan di masing-masing negara, tanda tangan elektronik mengikat secara hukum layaknya tanda tangan basah dalam beberapa tahun terakhir, namun sangatlah penting untuk mengeceknya terlebih dahulu.

4. Perangkat Lunak Pengelolaan Dokumen atau Pengelolaan Konten Perusahaan

 

Salah satu faktor terpenting dalam bergerak menuju kantor nirkertas adalah menempatkan semua dokumentasi yang ada menjadi bentuk digital dan menyimpannya dalam sistem yang dapat diakses oleh semua personel yang diperlukan. Terdapat banyak pilihan berbeda untuk dipilih, tetapi pertanyaan pertama yang harus ditanyakan adalah: apakah saya memerlukan DMS atau ECM?

Perangkat Lunak Pengelolaan Dokumen (DMS) adalah versi lebih ringan yang hanya menangani pembuatan, pembagian, pengeditan, dan penyimpanan file.

Pengelolaan Konten Perusahaan (ECM), di sisi lain, merupakan solusi yang lebih berat, yang mencakup semua konten perusahaan, termasuk file, gambar, halaman web, catatan dan sebagainya.

Setelah opsi yang sesuai ditemukan, pertanyaan penting berikutnya adalah: haruskah kita masuk ke cloud atau menggunakan server lokal.

Pilihan populer bagi UKM untuk berpindah ke cloud adalah dengan menggunakan DMS, karena keiritan biaya dan kurangnya perawatan. Penyedia layanan cloud akan mengurus peningkatan dan pemecahan masalah. Lihat di sini tabel perbandingan perangkat lunak manajemen dokumen terbaik.

Seringkali bagian dari meneliti dan menerapkan DMS atau ECM sepenuhnya dipandang lebih mahal, yang tidak hanya membutuhkan investasi uang, namun juga investasi waktu yang signifikan. Apalagi investasi ini sering disalahpahami jika tidak kembali dengan berbagai hasil efisiensi dan bahkan penghematan biaya hingga semuanya dimulai dan berjalan. Lihat perhitungan biaya kami di akhir artikel.

Untuk informasi lebih lanjut tentang perangkat lunak yang berguna, lihat artikel berikut:

5. Beralih ke Penagihan Nirkertas

 

Beralih ke penagihan nirkertas tidak hanya membuat hidup jadi lebih mudah, itu akan menghemat uangmu. Lihat di bawah ini beberapa manfaat nyata digitalisasi faktur:

• Hindari biaya keterlambatan dari tagihan yang asal ditaruh, terlupakan atau hilang
• Meningkatkan keamanan: percaya atau tidak, tagihan kertas membuatmu rentan dalam hal pencurian
• Hemat uang: pos itu mahal
• Hemat waktu dalam menemukan setiap faktur di tempat yang benar dalam hitungan detik

Banyak perangkat lunak akuntansi memiliki opsi untuk membuat tagihan dan bahkan melakukannya secara langsung melalui sistem CRM kamu. Cek di sini beberapa contoh opsi yang dapat kamu miliki dengan Salesforce, salah satu sistem CRM paling populer di luar sana.

6. Rapat Nirkertas

 

Rapat nirkertas, berarti menggunakan platform digital untuk merencanakan dan mengadakan rapat, yang menjadi cukup awam beberapa tahun terakhir, karena situasi COVID. Sayangnya tidak semua orang memanfaatkan potensial penuh rapat-rapat tersebut. Terutama tahap perencanaannya seringkali masih dilakukan secara offline, menggunakan kertas, meskipun ada alat seperti Zoom yang menawarkan layanan untuk bagian tersebut. Secara umum, terdapat beberapa manfaat rapat digital, baik untuk penyelenggara maupun peserta.

Keuntungan bagi penyelenggara:

• Menyiapkan agenda kompleks dalam hitungan menit
• Semua peserta up-to-date dengan semua perubahan agenda terbaru
• Mempersiapkan dan memperbarui materi dalam lingkungan interaktif

Keuntungan bagi peserta:

• Dapatkan semua informasi dan materi rapat sebelum rapat
• Jadilah up-to-date dengan setiap perubahan secara real time
• Memiliki semua catatan rapat yang mudah diakses dalam bentuk digital

7. Faks Tanpa Kertas

 

Masih menggunakan mesin faks lama? Hentikan! Faks meskipun sudah ada selama semilenium, masih digunakan karena berbagai alasan. Namun walaupun itu kendalanya, kamu tidak perlu menggunakan mesin faks lama itu lagi.

Kamu dapat mulai mengirim dan menerima faks dalam bentuk elektronik sepenuhnya. Cek tabel perbandingan layanan faks online teratas untuk memilih solusi terbaik bagi kebutuhan kamu.

Sebagai alternatif, bila kamu hanya ingin membagikan dokumen dengan kolega, mitra, klien, dan lainnya, cek alat Pembagian Dokumen Smallpdf:

8. Tugas dan Memo Nirkertas

 

Beralih ke daftar tugas, memo, dan catatan nirkertas nampak mudah, terutama dengan perangkat lunak pengelolaan dokumen kamu yang sekarang mendukung berbagai jenis opsi untuk membagikan informasi.

Sejujurnya, ini merupakan kesempatan bagus untuk mengambil solusi eksternal (bahkan yang gratis, seperti Evernote) yang merupakan spesialis dalam membuat catatan dan tugas, disertai pilihan untuk berkolaborasi dengan anggota tim kamu.

Alat-alat tersebut memungkinkan kamu untuk bekerja bersama dengan anggota tim kamu secara real-time. Sebagai tambahan, tugas dan catatan kamu disinkronkan di semua perangkat.

9. Lingkungan Kerja Mobile Pertama

 

Bahkan di lingkungan kantor yang sepenuhnya tanpa kertas, kamu tetap akan menggunakan kertas. Mengapa? Karena kamu terus berkomunikasi dengan vendor eksternal, mitra dan klien yang belum menjadi nirkertas.

Cara terbaik mengatasinya adalah dengan menyediakan cara mobile bagi karyawan kamu untuk mendigitalisasi dokumen yang cocok untuk lingkungan kantor kamu, dan mendorong mereka untuk menggunakannya. Aplikasi Pemindai Smallpdf merupakan pilihan aplikasi pemindai dokumen dengan fungsi OCR yang baik dalam membuat dokumen hasil pindaian dapat dicari.

10. Pembayaran & Tanda Terima Nirkertas

 

Dengan beralih ke penyedia pembayaran online nirkertas, kamu tidak hanya menghemat waktu dan kerepotan, namun juga seringkali lebih nyaman bagi semua pelanggan kamu. Beberapa opsi populer yang menerima kartu kredit dan metode pembayaran lainnya adalah Stripe, PayPal & Cardinity.

Biaya layanan biasanya bervariasi dari 1,7% - 3% per transaksi.

Kamu juga dapat memeriksa layanan seperti Expensify dan Shoeboxed untuk memulai dengan digitalisasi tanda terima, laporan pengeluaran dan banyak lagi.

11. Tanda Tangan Nirkertas

 

Mencetak, menandatangani, memindai, mengirim, dan menyimpan kontrak mungkin merupakan salah satu loop yang paling memakan waktu dan tidak berguna yang ada di kantor, terutama karena seluruh proses tersebut menjadi mudah untuk dilakukan secara online. Terdapat berbagai solusi untuk dipilih: solusi tingkat perusahaan hingga yang lebih sederhana.

Kembali ke poin nomor 3: periksa jenis kewajiban legislatif apa yang perlu kamu pertimbangkan saat memilih solusi penandatanganan elektronik.

Untuk solusi sederhana, cek alat eSign gratis kami di bawah ini. Untuk solusi dengan tingkatannya lebih tinggi, cek tabel perbandingan ini untuk menemukan opsi terbaik sesuai dengan kebutuhanmu.

12. Pilih Perangkat Lunak PDF

 

Begitu semua dokumentasi dijadikan digital, sangat penting untuk mengetahui cara mengedit, mengubah, dan mengedit berbagai jenis file untuk mempertahankan ekosistem tanpa kertas baru. Walaupun pendekatan tradisionalnya adalah untuk memilih perangkat lunak desktop offline berlisensi (yang lebih mahal), terdapat beberapa perangkat lunak berbasis cloud yang menarik dan lebih canggih di luar sana, mulai dari yang gratis sampai yang agak lebih mahal.

Smallpdf saat ini menawarkan perangkat lunak PDF berbasis web freemium terpopuler di dunia termasuk alat untuk mengubah, mengedit, menandatangani, memperkecil ukruan, menggabungkan, memisahkan dan banyak lagi — dipercaya oleh jutaan pengguna bulanan.

Menghitung biaya menjadi nirkertas

 

Perhitungannya berdasarkan contoh perusahaan beranggotakan 20 karyawan dalam lingkungan kerja kantoran.

Perlu dicatat bahwa ini hanyalah perkiraan yang dihitung berdasarkan berapa banyak karyawan di perusahaan yang membutuhkan akses ke alat-alat tertentu. Biaya dan kebutuhan nyatanya yang bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Setiap perusahaan memiliki kebutuhannya sendiri dan tidak ada solusi satu ukuran untuk semua.

Perangkat Lunak Pengelolaan Dokumen - Google Suite – $5 x 20 = $100 per bulan Zoom – $19 x 20 = $380 setiap bulannya Beralih ke e-faktur (pemasukkan) – Gratis Salesforce CRM (dengan e-faktur) – 8 x $25 = $200 per bulan Evernote – Gratis eSignLive (tanda tangan online) – 3 x $20 = $60 per bulan Perangkat Lunak PDF – Smallpdf untuk Tim – $8 x 10 = $80 per bulan Shoeboxed – $39 per bulan Cardinity – Tidak ada biaya awal atau bulanan, hanya biaya transaksi sebesar 1,7% Onlinefaxes.com – $7,99 per bulan (500 halaman)

Total biaya: $867 per bulan

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina