6 benefícios de um escritório sem papel

O que é um escritório sem papel?

 

Um escritório sem papel elimina ou reduz significativamente o uso de documentos físicos como recibos, contas e memorandos. Ele não possui dispositivos e suprimentos típicos de escritório como scanners, impressoras e trituradores. Itens como fichários, furadores ou clipes também são escassos em escritórios sem papel. Essencialmente, quase tudo o que tradicionalmente seria impresso é armazenado, editado e compartilhado digitalmente.

Agora que você já sabe o que é um escritório sem papel, chegou a hora de conhecer os benefícios. Mas antes disso, se você ainda não fez isso, não deixe de conferir nosso guia passo a passo sobre como eliminar o papel no escritório, se é que ainda não o fez.

Uma das vantagens de um local de trabalho sem papel é que os documentos eletrônicos liberam espaço no escritório

 

Como mencionado anteriormente, em um escritório sem papel, você não encontrará dispositivos de escritório típicos ou materiais de escritório tradicionais. Eles simplesmente não são necessários. O que você encontrará, então? Espaços de trabalho limpos e minimalistas. E muito espaço. Sim, quando você se livra (ou pelo menos reduz) do papel, todas as outras coisas de escritório também podem ir embora.

Imagine, por exemplo, um escritório grande com apenas uma impressora (para alguma necessidade de papel), uma pequena prateleira com todos os fichários e materiais de escritório, e é isso. O restante é espaço para mesas, pessoas e dispositivos.

Imagine o que você poderia fazer com todo esse espaço! Você poderia adicionar um ou dois monitores. Você poderia manter um belo vaso de plantas próximo a esses monitores. E como você não vai precisar mais daquele armário embaixo da sua mesa para arquivar documentos em papel, você pode até mesmo adicionar uma pequena esteira ou algum outro tipo de máquina de exercícios para escritório de acordo com seu gosto. Toda a sala pode se tornar um ambiente zen e calmo para os funcionários.

Trabalhando em casa? Um home office sem papel te devolve o seu espaço de vida

 

Se a mesa da cozinha ou da sala de jantar estiver servindo também como espaço de trabalho, tirar os papéis será ainda mais benéfico para você do que no escritório. Sem pilhas de papel, pastas e outros materiais de escritório tradicionais espalhados pelo seu espaço de convivência, você não vai sentir que sua vida profissional está invadindo sua vida privada.

Um escritório sem papel também economiza dinheiro

 

Já discutimos anteriormente como um local de trabalho sem papel exclui a necessidade de equipamentos de escritório padrão como scanners, impressoras e fragmentadoras, bem como de materiais como fichários, furadores e clipes. Pense não apenas em economizar espaço, mas também em economizar dinheiro! Todos esses itens, que você precisa comprar repetidamente, custam muito dinheiro ao seu escritório. Uma impressora pode durar muito tempo, mas se ela quebrar pode causar um grande prejuízo.

Mas e o papel em si? Claro, você pode comprar 2.500 folhas de papel no Walmart por menos de US$ 20. E, por menos de um dólar por bloco, seu hábito de usar notas adesivas coloridas provavelmente também não vai te custar muito dinheiro. Mas, a longo prazo, o fato de não usar papel resulta em uma grande economia: Em média, cada funcionário de escritório usa 10.000 folhas de papel por ano. Isso equivale a meio milhão de folhas de papel em uma carreira de 50 anos!

O aumento da eficiência é outro benefício da retirada de papel no escritório

 

Ao contrário dos documentos em papel, os documentos digitais são fáceis de armazenar de modo que os funcionários possam encontrá-los e acessá-los novamente em questão de segundos. Por exemplo, digamos que você acabou de digitalizar uma fatura em papel que recebeu de um parceiro, escaneando-a usando o aplicativo móvel do Smallpdf. Agora, você pode simplesmente renomear o arquivo para incluir a data de recebimento e o nome da empresa de quem você a recebeu (e quaisquer outros marcadores que achar relevantes). Isso vai fazer com que seu documento seja pesquisável. Os funcionários poderão encontrá-lo em segundos, sem ter que procurar em um fichário atrás do outro.

Falando do aplicativo móvel do Smallpdf: Quando você digitaliza um documento com o Smallpdf, seus documentos digitais ficam disponíveis em todos os seus dispositivos. Você pode acessá-los em um computador desktop ou laptop, em um tablet ou phablet ou em um smartphone. Isso faz com que seus documentos fiquem instantaneamente acessíveis a todos os seus funcionários. Um representante de vendas que esteja viajando ou alguém que esteja trabalhando em casa pode acessar rapidamente as informações de que precisa, economizando muito tempo e aborrecimentos para todos.

Também existem benefícios ambientais em não usar o papel

 

Um local de trabalho sem papel beneficia o meio ambiente ao reduzir o consumo de papel, pois as árvores crescem lentamente e produzem menos papel do que você imagina. Além disso, transformar uma árvore em papel e enviá-lo para você custa bastante energia. Sem contar que, uma árvore captura uma média de uma tonelada ou 2.000 libras de dióxido de carbono durante sua vida útil. Ao reduzir a produção de papel, você está contribuindo para um mundo mais verde - literalmente.

Um escritório ecologicamente correto promove uma identidade de atrair funcionários

 

Um dos benefícios de deixar de usar papel e, assim, tornar-se mais ambientalmente responsável é que as empresas mais ecológicas são vistas como empregadores mais atrativas, especialmente aos olhos dos trabalhadores mais jovens. Estudos demonstraram que a geração do milênio, nascida entre 1980 e 1996, leva em consideração os compromissos sociais e ambientais das empresas ao decidir onde trabalhar. Muitos não se juntarão a uma empresa que não tenha valores sólidos de responsabilidade social corporativa (CSR). É mais provável que eles se sintam realizados e, portanto, sejam leais a um empregador quando lhes são oferecidas oportunidades de causar um impacto positivo em termos sociais e ambientais. O mesmo, se não mais, vale para a Geração Z, que está entrando no mercado de trabalho agora.

Um ambiente de trabalho sem papel oferece acesso a mercados e talentos globais

 

Um escritório sem papel oferece muitas vantagens para atrair funcionários, independentemente de sua localização. Isso significa que você pode criar equipes uniformemente divididas e contratar consistentemente o melhor candidato para cada cargo. Os funcionários podem acessar documentos digitais de qualquer local, o que facilita a busca e a contratação do melhor candidato para qualquer cargo disponível.

Da mesma forma, o fato de não usar papel facilita muito o trabalho com clientes e parceiros internacionais. Por exemplo, se você presta um serviço como web design, pode mudar para briefs criativos e faturas digitais. Dessa forma, você disponibiliza seus serviços para os clientes de praticamente qualquer lugar. Você também pode usar esses documentos digitais para terceirizar partes de uma solução de serviço completo para outros especialistas, independentemente de onde eles estejam no mundo.

Por último, mas não menos importante, um escritório sem papel pode aumentar a segurança

 

Os documentos em papel estão sujeitos a uma série de ameaças, como:

• perdidos/arquivados incorretamente,
• jogados fora por acidente,
• roubados,
• destruídos por incêndio, inundação ou armazenamento inadequado (temperatura, umidade etc.).

Além disso, os documentos em papel podem facilmente cair em mãos erradas, mesmo sem intenção. Por exemplo, um funcionário pode simplesmente esquecer de arquivar um documento em papel, revelando informações potencialmente confidenciais a qualquer pessoa que passe pela mesa desse funcionário.

A mudança para um escritório sem papel com documentos digitais elimina todos esses riscos. O espaço de trabalho digital também oferece uma gama maior de medidas de segurança. Você pode implementar servidores criptografados e em vários locais para que não haja praticamente nenhuma possibilidade de perda ou destruição acidental. Além disso, você pode controlar totalmente quais funcionários podem ter acesso total, limitado ou nenhum acesso a um documento digital.

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.