6 benefícios de um escritório sem papel

Adotar um escritório sem papel não significa nunca mais usar papel. Significa que seu fluxo de trabalho padrão é digital, então o papel vira a exceção. É aí que a economia aparece primeiro: menos impressões, menos armários e menos tempo gasto procurando a versão mais recente de um documento.

Vamos ver onde está a economia.

Aqui está uma forma rápida de visualizar para onde o dinheiro geralmente vai e o que muda quando você reduz o uso de papel.

Se você quer uma meta clara, comece por aqui. Reduza o volume de impressão, diminua o espaço ocupado pelo armazenamento e reduza o retrabalho causado por arquivos desatualizados. Essas três medidas geralmente liberam as economias mais rápidas de um escritório sem papel.

Um escritório sem papel é um escritório com pouco papel. Seus documentos ficam no digital, são compartilhados digitalmente e aprovados digitalmente. Você ainda pode imprimir algo por um motivo específico, mas não precisa imprimir para manter o trabalho andando.

A maioria dos escritórios sem papel se apoia em alguns pontos básicos:

• Um sistema de nomenclatura consistente, para que os arquivos sejam fáceis de encontrar

• Armazenamento em nuvem, para que as pessoas possam acessar documentos de qualquer lugar

• Uma forma confiável de digitalizar papel em PDFs quando ele aparecer

• Uma forma segura de assinar, proteger, e compartilhar documentos

Adotar um escritório sem papel traz benefícios de várias formas, mas a economia geralmente aparece primeiro. Quando a impressão cai e o manuseio de documentos fica mais simples, você também percebe menos atrasos, menos bagunça e menos momentos de “Onde está a versão mais recente?”.

1) Economias de um escritório sem papel que você realmente consegue medir

Os custos com papel parecem pequenos até você somar tudo o que vem junto. Uma referência comumente citada é que um funcionário de escritório usa cerca de 10.000 folhas por ano. Isso vira um gasto constante com papel, toner, reparos e reimpressões.

As maiores economias geralmente vêm da redução do trabalho administrativo manual. Por exemplo, pesquisas sobre processamento de faturas e benchmarks do setor frequentemente colocam os custos de processamento manual na faixa de US$ 12 a US$ 30 por fatura, considerando o tempo de trabalho e os custos operacionais. Se você processa centenas ou milhares de faturas por mês, essa diferença fica relevante rapidinho.

Onde a economia costuma aparecer primeiro:

• Menos impressões e reimpressões porque as revisões acontecem digitalmente

• Menos tempo gasto arquivando, digitalizando de novo e enviando versões por e-mail

• Menos armazenamento físico, menos caixas, menos armários, menos idas a locais de armazenamento externo

2) Encontrar mais rápido, retrabalhar menos, ter menos problemas com documentos perdidos

O papel atrasa as equipes de formas silenciosas. Alguém arquiva a cópia errada. Outra pessoa edita uma versão desatualizada. Uma página assinada some. Aí todo mundo corre para resolver.

Pesquisas sobre gestão de documentos frequentemente apontam perdas de produtividade ligadas ao atrito com documentos, incluindo tempo desperdiçado procurando e recriando informações. 

Um dado da IDC frequentemente citado em relatórios do setor estima um impacto significativo na produtividade por causa de problemas com documentos. Mesmo que a realidade da sua equipe seja menos dramática, o padrão continua o mesmo. O papel faz tarefas simples levarem mais tempo.

O que muda em uma configuração sem papel:

• Você pesquisa por nome de arquivo e palavras-chave em vez de caminhar até os armários.

• Você armazena uma versão atual, não cinco versões meio editadas.

• Você cria hábitos de nomenclatura repetíveis que impedem o caos de se espalhar.

É aqui também que o OCR faz diferença. Se você digitaliza documentos, mas nunca os torna pesquisáveis, ainda fica preso a navegar página por página. O OCR transforma digitalizações em arquivos pesquisáveis, então fica bem mais fácil encontrar o que você procura.

3) Aprovações mais fáceis e colaboração mais fluida

Fluxos de trabalho em papel geralmente forçam um trabalho em série. Uma pessoa imprime. Outra assina. Alguém digitaliza. Alguém manda por e-mail. Alguém imprime de novo. É lento e para de funcionar no momento em que alguém trabalha remotamente.

Um fluxo de trabalho sem papel deixa a colaboração mais leve:

• As pessoas podem revisar o mesmo documento sem esperar a vez.

• As aprovações podem acontecer digitalmente, sem o ciclo de imprimir e digitalizar.

• As atualizações andam mais rápido porque comentários e edições ficam vinculados ao mesmo arquivo.

É aqui que um conjunto prático de ferramentas ajuda. Você digitaliza o que chega em papel, compacta arquivos para compartilhar, coleta assinaturas digitalmente e mantém uma cópia final limpa armazenada em um local compartilhado. 

4) Mais espaço e menos bagunça visual

O papel não ocupa só depósitos. Ele toma conta de mesas, balcões e áreas compartilhadas. Com o tempo, essa bagunça vira um problema de fluxo de trabalho, não só uma questão estética.

Adotar um escritório sem papel libera espaço de formas bem reais:

• Menos necessidade de armários de arquivo e recipientes diferentes para o status do projeto

• Menos necessidade de áreas dedicadas ao armazenamento de arquivos

• Espaços compartilhados mais organizados, para que os documentos não desapareçam em pilhas

Esse benefício é surpreendentemente motivador para as equipes porque é visível. As pessoas sentem a diferença quando o local de trabalho deixa de parecer um depósito de papel.

5) Mais segurança e hábitos de conformidade mais organizados

O papel é fácil de perder e difícil de controlar. Um contrato impresso deixado sobre uma mesa fica exposto a qualquer pessoa que passar por ali. Uma pasta copiada em uma impressora é difícil de rastrear. Um documento danificado por água, calor ou armazenamento ruim simplesmente desaparece.

Fluxos de trabalho digitais dão mais controle a você:

• Você pode decidir quem recebe acesso e quem não recebe.

• Você pode manter arquivos confidenciais protegidos por senhas e em pastas com permissões restritas.

• Você pode reduzir a exposição acidental cortando impressões desnecessárias.

A conformidade também fica mais fácil quando sua cópia final é sempre o mesmo arquivo, armazenado no mesmo lugar, com um histórico claro de atualizações e aprovações. Isso não elimina a necessidade de boas políticas, mas torna essas políticas mais fáceis de seguir.

6) Menor impacto ambiental para apoiar metas de RSE

O benefício ambiental não é só salvar árvores. O papel tem um impacto real na produção, no transporte e no descarte.

Um ponto de referência sólido e concreto vem da EPA dos EUA. Ela observa que reciclar uma tonelada de papel pode economizar recursos significativos, incluindo energia e água, além de reduzir as emissões de gases de efeito estufa. Se a sua organização reduz o volume de impressão e melhora a reciclagem de papel, essas economias crescem junto com o seu uso de papel.

Isso também se conecta diretamente à RSE e à marca empregadora. Muitas equipes agora querem provas de operações responsáveis, não só declarações. Adotar um escritório sem papel dá ações visíveis que você pode mostrar, como reduzir o volume de impressão, cortar o desperdício com armazenamento e levar aprovações para fluxos de trabalho digitais.

Você não precisa de uma grande implementação de transformação digital para começar. Você precisa de um fluxo de trabalho repetível que as pessoas realmente usem. Aqui estão alguns passos práticos para um escritório sem papel:

Etapa 1: Digitalize o papel que chega

Digitalize a papelada em PDF assim que ela chegar. Se você estiver digitalizando pelo celular, mantenha a iluminação uniforme e a página reta para o texto continuar nítido.

Etapa 2: Torne as digitalizações pesquisáveis

Se um arquivo for uma digitalização só com imagem, adicione uma camada de texto para que as pessoas possam pesquisar e copiar o conteúdo. Smallpdf OCR ajuda a transformar páginas digitalizadas em texto pesquisável (e é especialmente útil para documentos arquivados).

Etapa 3: Reduza o tamanho do arquivo antes de armazenar ou compartilhar

PDFs grandes deixam tudo mais lento. Use Smallpdf Compactar PDF para reduzir o tamanho dos arquivos para e-mail, portais e armazenamento em nuvem. 

Comece aqui: Use o compressor abaixo para enviar ou arrastar e soltar seu PDF e reduzir o tamanho dele

Etapa 4: Assine e aprove sem imprimir

Use Smallpdf eSign para assinar e obter aprovações sem o ciclo de imprimir e digitalizar. Mantenha uma única cópia assinada armazenada com um nome de arquivo consistente.

Etapa 5: Proteja e compartilhe do jeito certo

Para documentos confidenciais, adicione proteção por senha com o Proteger PDF e compartilhe o arquivo com segurança. Ao fazer upload, você pode puxar arquivos do seu dispositivo, Google Drive, Dropbox ou OneDrive e depois baixar de volta para o seu dispositivo ou salvar no armazenamento em nuvem.

1. ‘Ainda recebemos papel dos clientes.’

Isso é normal. Crie o hábito de digitalizar novos documentos assim que eles chegarem. O objetivo não é eliminar entradas em papel. É eliminar os gargalos.

2. ‘As pessoas não conseguem encontrar os arquivos.’

Corrija o sistema de nomenclatura antes de comprar qualquer outra coisa. Escolha um formato e aplique-o. Comece com data + cliente/fornecedor + tipo de documento.

3. ‘Estamos preocupados com a privacidade.’

Use senhas para PDFs confidenciais, limite quem pode acessar pastas compartilhadas e evite enviar anexos confidenciais em longas trocas de e-mail. Se você precisar manter alguns arquivos totalmente locais, os mesmos hábitos sem papel ainda valem: digitalize uma vez, armazene uma vez e mantenha uma única fonte da verdade.

Se você quer economias de um escritório sem papel que realmente consiga medir, comece pequeno e seja consistente. Escolha um fluxo de trabalho, como faturas ou contratos, e torne-o totalmente digital de ponta a ponta.

A partir daí, faça da digitalização, do OCR, da compactação e do eSign o seu caminho padrão. O Smallpdf facilita essa mudança no dia a dia, para que você gaste menos tempo gerenciando documentos e mais tempo fazendo o trabalho avançar.