6 Vorteile eines papierlosen Büros

Was ist ein papierloses Büro?

 

Wie der Name schon sagt, ist ein papierloses Büro ein Arbeitsplatz, der die Verwendung von physischen Dokumenten wie Quittungen, Rechnungen und Notizen eliminiert oder zumindest stark minimiert. Folglich wirst du in einem papierlosen Büro weder typische Bürogeräte wie Scanner, Drucker und Schredder noch typische Büromaterialien wie Hefter, Locher und Büroklammern finden.

Jetzt, wo du weißt, was ein papierloses Büro ist, ist es an der Zeit, sich mit den Vorteilen eines papierlosen Büros zu beschäftigen. Aber bevor du das tust, solltest du dir unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein papierloses Büro ansehen, falls du das noch nicht getan hast.

Ein Vorteil eines papierlosen Büros ist es, dass elektronische Dokumente Platz im Büro sparen

 

Wie bereits erwähnt, wirst du in einem papierlosen Büro weder typische Bürogeräte noch typische Büromaterialien finden. Sie sind einfach nicht notwendig. Was wirst du stattdessen finden? Saubere, minimalistische Arbeitsbereiche. Und eine ganze Menge Platz. Ja, wenn du das Papier loswirst (oder es zumindest einschränkst), kann auch der ganze andere Bürokram weg.

Stell dir nur mal vor, was du mit all dem Platz machen könntest! Du könntest einen oder zwei Monitore aufstellen. Du könntest eine hübsche Topfpflanze neben den Monitoren aufstellen. Und da du den Schrank unter dem Schreibtisch nicht mehr brauchst, um Papierdokumente abzulegen, könntest du sogar ein kleines Laufband oder ein anderes bürofreundliches Trainingsgerät in deine Einrichtung einbauen.

Von zu Hause aus arbeiten? Ein papierloses Home Office gibt dir deinen Lebensraum zurück

 

Wenn dein Küchen- oder Esszimmertisch oder ein anderer Teil deines Zuhauses derzeit als Arbeitsplatz dient, wird das papierlose Arbeiten für dich sogar noch vorteilhafter sein als im Büro: Ohne Stapel von Papier, Ordnern und anderen traditionellen Büromaterialien, die in deinem Wohnraum verstreut sind, wirst du nicht das Gefühl haben, dass dein Arbeitsleben in dein Privatleben eingreift.

Ein papierloses Büro spart auch Geld

 

Wir haben bereits erklärt, dass typische Bürogeräte wie Scanner, Drucker und Schredder oder typisches Büromaterial wie Hefter, Locher und Büroklammern in einem papierlosen Büro überflüssig sind. Und der Verzicht auf diese Dinge spart nicht nur Platz, sondern auch eine Menge Geld.

Aber was ist mit dem Papier selbst? Klar, du kannst 2.500 Blatt Kopierpapier bei Aldi für unter 20 € kaufen. Und mit weniger als einem Euro pro Block werden deine bunten Post-Ist wahrscheinlich auch nicht dein Konto sprengen. Aber auf lange Sicht wird der Verzicht auf Papier ein großes Ersparnis mit sich ziehen: Im Durchschnitt verbraucht jeder Büroangestellte 10.000 Blatt Papier pro Jahr - das ist eine halbe Million Blatt Papier in einer 50-jährigen Karriere!

Erhöhte Effizienz ist ein weiterer Vorteil vom papierlosen Arbeiten im Büro

 

Im Gegensatz zu Papierdokumenten sind digitale Dokumente einfach so zu speichern, dass die Mitarbeiter sie in Sekundenschnelle wiederfinden und darauf zugreifen können. Nehmen wir zum Beispiel an, du hast gerade eine Papierrechnung von einem Kunden digitalisiert, indem du sie mit der Smallpdf Mobile App eingescannt hast. Jetzt kannst du die Datei einfach umbenennen, damit sie das Eingangsdatum und den Namen des Unternehmens, von dem du sie erhalten hast, enthält (und jede andere Markierung, die du für relevant hältst). Das macht dein Dokument durchsuchbar und hilft dir und deinen Kollegen, es viel schneller zu finden als sein physisches Gegenstück.

Mit der Smallpdf Mobile App sind die digitalen Dokumente auf all deinen Geräten verfügbar, sei es ein Desktop- oder Laptop-Computer, ein Tablet, oder ein Smartphone. So sind deine Dokumente sofort für alle deine Mitarbeiter zugänglich, auch für diejenigen, die an anderen Orten arbeiten oder häufig unterwegs sind, was dir wiederum viel Zeit und Ärger erspart.

Es gibt auch Vorteile für die Umwelt, wenn du papierlos arbeitest

 

Ein papierloser Arbeitsplatz kommt der Umwelt in mehrfacher Hinsicht zugute: Erstens wachsen Bäume langsam, produzieren weniger Papier als du vielleicht erwartest und es kostet eine Menge Energie, sie in Papier umzuwandeln - ganz zu schweigen von der Energie, die nötig ist, um das Papier zu deinem örtlichen Büroartikelgeschäft zu transportieren. Außerdem nimmt ein Baum, wenn er sich selbst überlassen wird, im Laufe seines Lebens durchschnittlich eine Tonne Kohlendioxid auf.

Ein umweltfreundliches Büro fördert das Arbeitgeberimage

 

Ein zusätzlicher Vorteil eines papierlosen und damit umweltfreundlichen Büros ist, dass grünere Unternehmen als wünschenswerterer Arbeitgeber wahrgenommen werden, besonders in den Augen jüngerer Arbeitnehmer. Studien haben gezeigt, dass die Generation der Millennials, also die zwischen 1980 und 1996 Geborenen, das soziale und ökologische Engagement von Unternehmen bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes in Betracht ziehen und sich nicht für ein Unternehmen entscheiden, das keine starken Werte im Bereich der Corporate Social Responsibility (CSR) vertritt. Sie fühlen sich eher erfüllt und sind einem Arbeitgeber gegenüber loyal, wenn sie die Möglichkeit haben, einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft und die Umwelt zu nehmen.

Eine papierlose Arbeitsumgebung bietet Zugang zu globalen Märkten und Talenten

 

Apropos Mitarbeitergewinnung: Ein weiterer Vorteil eines papierlosen Büros ist, dass deine Teams vollständig verteilt werden können. Das bedeutet, dass du für jede offene Stelle den besten Bewerber einstellen kannst - unabhängig davon, ob dieser Bewerber in der Stadt oder sogar in dem Land lebt, in dem dein Unternehmen ansässig ist. Wie wir bereits erwähnt haben, können digitale Dokumente von den Mitarbeitern überall, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät einfach und sofort gefunden und abgerufen werden.

Auch die Zusammenarbeit mit internationalen Kunden und Partnern wird durch das papierlose Arbeiten erleichtert. Wenn du z.B. eine Dienstleistung wie Webdesign anbietest, kannst du auf digitale kreative Briefs und Rechnungen umsteigen und deine Dienstleistungen für Kunden von praktisch überall zugänglich machen. Du kannst diese digitalen Dokumente auch nutzen, um Teile einer Full-Service-Lösung an andere Spezialisten auszulagern, egal wo auf der Welt sie sich befinden.

Nicht zuletzt kann ein papierloses Büro die Sicherheit erhöhen

 

Papierdokumente sind einer Vielzahl von Gefahren ausgesetzt, wie z.B.:

• verlegt/verloren/falsch abgeheftet
• versehentlich weggeworfen werden
• gestohlen
• durch Feuer, Überschwemmung oder unsachgemäße Lagerung (Temperatur, Feuchtigkeit, etc.) zerstört werden.

Darüber hinaus können Papierdokumente leicht in die falschen Hände geraten, auch unabsichtlich. Zum Beispiel kann ein Angestellter einfach vergessen, ein Papierdokument abzuheften und damit potentiell sensible Informationen für jeden offenbaren, der zufällig am Schreibtisch des Angestellten vorbeikommt.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro mit digitalen Dokumenten eliminiert all diese Risiken. Wenn du digitale Dokumente verwendest, kannst du sie außerdem auf verschlüsselten Servern und an verschiedenen Orten speichern, so dass es praktisch keine Möglichkeit gibt, dass sie versehentlich verloren gehen oder zerstört werden. Außerdem kannst du vollständig kontrollieren, welche Mitarbeiter vollen, eingeschränkten oder gar keinen Zugriff auf ein digitales Dokument haben sollen.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna