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6 Beneficios de una oficina sin papel

por Tam

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Francés, Indonesio, Italiano, Portugués y Ruso.

Los beneficios de la eliminación del papel incluyen el ahorro de espacio, tiempo y dinero, la contribución a un mundo más ecológico y más.

¿Qué es una oficina sin papel?

 

Como su nombre lo indica, una oficina sin papel es un lugar de trabajo que elimina, o al menos minimiza, el uso de documentos impresos como recibos, facturas y notas. En consecuencia, en una oficina sin papeles no encontrarás los típicos dispositivos de oficina como escáneres, impresoras y trituradoras, ni el típico material de oficina como carpetas, perforadoras y clips.

Ahora que ya sabes lo que es una oficina sin papeles, es el momento de profundizar en las ventajas de una oficina sin papeles. Pero antes, si aún no lo has hecho, asegúrate de consultar nuestra guía paso a paso sobre cómo convertirse en una oficina sin papeles.

Una ventaja de la oficina sin papel es que los documentos electrónicos liberan espacio en la oficina

Como ya hemos dicho, en una oficina sin papeles no encontrarás los típicos dispositivos ni el típico material de oficina. Simplemente no son necesarios. Entonces, ¿qué encontrarás? Espacios de trabajo limpios, minimalistas y mucho espacio. Sí, cuando te deshaces del papel (o al menos lo reduces), todas las demás cosas de la oficina también pueden desaparecer.

Imagínate las cosas que podrías hacer con todo ese espacio. Podrías añadir un monitor o dos. Podrías tener una bonita maceta junto a esos monitores. Y como ya no necesitarás ese armario bajo la mesa para archivar los documentos en papel, incluso podrías añadir a tu espacio una pequeña banda de correr o algún otro tipo de máquina de ejercicios apta para oficina.

¿Trabajas en casa? Una oficina en casa sin papeles te devuelve tu espacio vital Si la mesa de la cocina o del comedor, o alguna otra parte de tu casa, se convierte en tu espacio de trabajo, la eliminación del papel te resultará aún más beneficiosa que en la oficina: Sin que haya montones de papel, carpetas y otros materiales de oficina tradicionales esparcidos por tu espacio vital, por lo que no sentirás que tu vida laboral invade tu vida privada.

Una oficina sin papeles también ahorra dinero Ya hemos dicho que los típicos dispositivos de oficina, como escáneres, impresoras y trituradoras, o el típico material de oficina, como carpetas, perforadoras y clips, son innecesarios en una oficina sin papeles. Y prescindir de estos elementos no sólo ahorra espacio, sino también mucho dinero.

¿Pero qué pasa con el papel en sí? Claro, puedes comprar 2.500 hojas de papel de copia en Walmart por menos de 20 dólares y a menos de un dólar un cuaderno, esto no te hará perder dinero. Pero a largo plazo, prescindir del papel supondrá un gran ahorro: En promedio, cada oficinista utiliza 10.000 hojas de papel al año, lo que supone medio millón de hojas de papel en 50 años de carrera.

El aumento de la productividad es otra de las ventajas de la eliminación del papel en la oficina A diferencia de los documentos en papel, los documentos digitales son fáciles de almacenar de tal manera que los empleados pueden encontrarlos y acceder a ellos de nuevo en cuestión de segundos. Por ejemplo, digamos que acabas de digitalizar una factura en papel escaneándola con la aplicación de Smallpdf. Ahora, puedes simplemente renombrar el archivo para que incluya la fecha de recepción y el nombre de la empresa de la que la recibiste (y cualquier otro marcador que consideres relevante). Esto hará que tu documento se pueda buscar, ayudando a los empleados a que lo encuentren mucho más rápido que la versión física.

Gracias a la aplicación móvil de Smallpdf, los documentos digitales están disponibles en todos tus dispositivos, ya sea un ordenador de escritorio o una computadora portátil, una tableta o un smartphone. Esto hace que tus documentos sean accesibles de forma instantánea para todos tus empleados, incluso para aquellos que trabajan a distancia o que viajan con frecuencia, ahorrando de nuevo mucho tiempo y molestias.

Una oficina ecológica fomenta la marca del empleador Una ventaja añadida de eliminar el papel y volverse más responsable con el medio ambiente es que las empresas más ecológicas son percibidas como empleadores más deseables, especialmente a los ojos de los trabajadores más jóvenes. Los estudios han demostrado que la generación millennial, nacida entre 1980 y 1996, tiene en cuenta los compromisos sociales y ambientales de las empresas a la hora de decidir dónde trabajar, y no se unen a una empresa que no tenga fuertes valores de responsabilidad social corporativa (RSC). Es más probable que se sientan realizados y, por lo tanto, sean leales a un empleador cuando se les ofrece la oportunidad de tener un impacto positivo a nivel social y ambiental.

Un entorno de trabajo sin papeles proporciona acceso a mercados globales y al talento Hablando de atraer empleados, otra de las muchas ventajas de una oficina sin papeles es que sus empleados pueden estar totalmente distribuidos. Esto significa que, para cualquier puesto vacante, puedes contratar al mejor candidato, independientemente de que éste viva o no en la ciudad o incluso en el país donde se encuentra tu empresa. Después de todo, como hemos dicho antes, los empleados pueden encontrar y acceder a los documentos digitales de forma fácil e instantánea en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo.

Del mismo modo, la eliminación del papel facilita el trabajo con clientes y socios internacionales. Por ejemplo, si ofreces un servicio de diseño web, puedes pasar a los bocetos creativos y las facturas digitales, haciendo que tus servicios estén disponibles para los clientes desde prácticamente cualquier lugar. También puedes utilizar estos documentos digitales para subcontratar partes de un servicio completo a otros especialistas, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

Por último, pero no menos importante, una oficina sin papeles puede aumentar la seguridad Los documentos en papel están sujetos a una serie de amenazas, como por ejemplo pueden:

  • extraviarse/perderse/archivarse incorrectamente
  • tiran por accidente
  • ser son robados
  • ser destruidos por un incendio, una inundación o un almacenamiento inadecuado (temperatura, humedad, etc.)

También pueden caer fácilmente en manos equivocadas, incluso sin querer. Por ejemplo, un empleado puede simplemente olvidarse de archivar un documento en papel, revelando información potencialmente sensible a cualquiera que pase por el escritorio de ese empleado

El cambio a una oficina sin papeles con documentos digitales elimina todos estos riesgos. Además, cuando se utilizan documentos digitales, se pueden almacenar en servidores encriptados y en varias ubicaciones, de modo que no hay prácticamente ninguna posibilidad de que se pierdan o destruyan accidentalmente. Además, puedes controlar totalmente cuáles son los empleados que deben tener acceso total, limitado o nulo a un documento digital.

Artículo adaptado y traducido por Esmeralda Rihs

Smallpdf Panda
Tam
Sr. Content Manager