6 avantages d'un bureau zéro papier

Qu'est-ce qu'un bureau zéro papier ?

 

Un bureau sans papier élimine ou, du moins, réduit considérablement l'utilisation de documents physiques comme les reçus, les factures et les notes de service. Il n'a plus besoin d'appareils et de fournitures qu’on retrouvait auparavant dans les bureaux traditionnels, comme les scanners, les imprimantes et les déchiqueteuses. Les classeurs, les perforateurs et les trombones sont également très rares dans les bureaux sans papier. En fait, presque tous les documents qui auraient traditionnellement été imprimés, sont désormais stockés, édités et partagés sous forme numérique.

Maintenant que tu sais ce qu'est un bureau zéro papier, il est temps de se pencher sur les avantages de celui-ci. Mais avant cela, si ce n'est pas déjà fait, nous t’invitons à consulter notre guide étape par étape sur comment passer au bureau zéro papier.

L'un des avantages du bureau sans papier est que les documents électroniques libèrent de l'espace au bureau

 

Comme nous l'avons déjà mentionné, tu ne trouveras pas d'appareils ou de fournitures de bureau traditionnels dans un bureau sans papier. Ils ne sont tout simplement plus nécessaires ! Qu'y trouve-t-on alors ? Des espaces de travail propres et minimalistes. Et beaucoup plus d’espace. En effet, lorsque tu te débarrasses du papier (ou du moins que tu en réduis la quantité), toutes les autres fournitures de bureau peuvent également disparaître.

Imagine rien qu'un instant, un grand bureau avec une seule imprimante (pour les besoins occasionnels en papier), une petite étagère pour ranger les classeurs et les fournitures de bureau, et c'est tout. Tout l’espace restant peut maintenant être uniquement dédié aux bureaux, aux personnes et aux appareils.

Imagine tout ce que tu pourrais faire avec tout cet espace ! Tu pourrais ajouter un ou deux moniteurs. Une jolie plante en pot pourrait être placée à côté de ces écrans. Et comme tu n'auras plus besoin de meuble sous ton bureau pour classer tes documents papier, tu pourrais même ajouter un petit tapis de course ou un autre type d'appareil d'exercice adapté au bureau. L'ensemble de la pièce peut devenir un environnement zen et apaisant pour les employés.

Tu travailles de la maison ? Un bureau à domicile zéro papier te rendra ton espace de vie.

 

Si la table de ta cuisine ou de ta salle à manger te sert actuellement d'espace de travail, le fait d'opter pour un bureau sans papier te sera encore plus profitable qu'au bureau. Finies les piles de papier, les chemises et autres documents de bureau qui jonchent ton espace de vie, tu n'auras enfin plus l'impression que ta vie professionnelle empiète sur ta vie privée.

Un bureau sans papier, c'est aussi une économie d'argent

 

Nous avons déjà évoqué le fait qu'un bureau sans papier élimine le besoin d'équipement de bureau standard comme les scanners, les imprimantes et les déchiqueteuses, ainsi que les fournitures de bureau comme les classeurs, les perforatrices et les trombones. Tu gagnes non seulement de l'espace, mais tu économises aussi de l'argent ! Tous ces articles, que tu dois sans cesse racheter, coûtent beaucoup d'argent à la longue. Une imprimante peut durer longtemps, mais si elle tombe en panne, cela peut coûter cher.

Mais qu'en est-il du papier lui-même ? Bien sûr, tu peux acheter 2 500 feuilles de papier à copier chez Walmart pour moins de 20 dollars. Et à moins d'un dollar le bloc-notes, cette habitude que tu as d'utiliser des post-it colorés ne va pas non plus te ruiner. Mais à long terme, ne pas utiliser de papier permet de réaliser d'importantes économies : En moyenne, chaque employé de bureau utilise 10 000 feuilles de papier par an. Cela représente un demi-million de feuilles de papier en 50 ans de carrière !

L'efficacité accrue est un autre avantage de la numérisation des documents de bureau

 

Contrairement aux documents papier, les documents numériques sont faciles à stocker de manière à ce que les employés puissent les retrouver et y accéder en quelques secondes. Par exemple, supposons que tu viennes de scanner une facture papier que tu as reçue d'un partenaire en la scannant à l'aide de l'application mobile Smallpdf. Maintenant, tu peux simplement renommer le fichier pour y inclure la date de réception et le nom de l'entreprise qui te l'a envoyée (et toute autre information que tu jugeras pertinente). Cela rendra ton document facile à retrouver. Les employés pourront le trouver en quelques secondes, sans avoir à fouiller tous les classeurs l’un après l'autre.

A propos de l'application mobile Smallpdf : Lorsque tu scannes un document avec l'application mobile Smallpdf, tes documents numériques seront automatiquement disponibles sur tous tes appareils. Tu peux tout aussi bien y accéder sur un ordinateur de bureau ou portable, sur une tablette ou sur un smartphone. Tes documents sont donc instantanément accessibles à tous tes employés. Les représentants commerciaux en déplacement ou les personnes travaillant à domicile pourront accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, ce qui permettra à chacun de gagner du temps et de s'épargner des problèmes.

La dématérialisation présente également des avantages pour l'environnement

 

Un lieu de travail sans papier est bénéfique pour l'environnement de par la réduction de la consommation de papier, car les arbres poussent lentement et produisent moins de papier qu'on ne l’imagine. De plus, la transformation d'un arbre en papier et son expédition coûtent beaucoup d'énergie. En outre, un arbre capture en moyenne une tonne ou 2 000 livres de dioxyde de carbone au cours de sa vie. En réduisant la production de papier, tu contribues littéralement à un monde plus vert.

Un bureau respectueux de l'environnement favorise l'image de marque de l'employeur

 

Un autre avantage de la dématérialisation et de la responsabilisation environnementale est que les entreprises plus vertes sont perçues comme des employeurs plus attrayants, en particulier par les jeunes. Des études ont montré que la génération des milléniaux, c'est-à-dire les personnes nées entre 1980 et 1996, tient compte des engagements sociaux et environnementaux des entreprises lorsqu'elle décide où elle veut travailler. Nombre d'entre eux ne rejoindront pas une entreprise qui n'affiche pas de solides valeurs en matière de responsabilité sociale d'entreprise (RSE). Ils sont plus susceptibles de se sentir épanouis et donc d'être fidèles à un employeur lorsqu'il leur offre la possibilité d'avoir un impact positif sur le plan social et environnemental. Il en va de même, si ce n'est plus, pour la génération Z, qui entre aujourd'hui sur le marché du travail.

Un environnement de travail sans papier permet d'accéder aux marchés mondiaux et aux talents

 

Un bureau sans papier offre de nombreux avantages pour attirer les employés, quel que soit leur lieu de travail. Cela signifie que tu peux créer des équipes équitablement réparties et embaucher systématiquement le meilleur candidat pour chaque poste. Les employés peuvent accéder aux documents numériques depuis n'importe quel endroit, ce qui te permet de trouver et d'embaucher plus facilement le meilleur candidat pour n'importe quel poste disponible.

De même, la dématérialisation facilite grandement le travail avec les clients et les partenaires internationaux. Par exemple, si tu fournis un service tel que la conception de sites web, tu peux passer à des devis créatifs et à des factures numériques. De cette manière, tu mets tes services à la disposition de tes clients depuis pratiquement n'importe quel endroit. Tu peux aussi utiliser ces documents numériques pour externaliser certaines parties d'une solution complète à d'autres spécialistes, où qu'ils se trouvent dans le monde.

Enfin, un bureau sans papier peut renforcer la sécurité

 

Les documents papier sont soumis à une multitude de dangers, comme le fait d'être :

• égarés/perdus/classés de manière incorrecte,
• jetés par accident,
• volés,
• détruits par un incendie, une inondation ou de mauvaises conditions de stockage (température, humidité, etc.).

De plus, les documents papier peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains, même involontairement. Par exemple, un employé peut simplement oublier de classer un document papier, révélant ainsi des informations potentiellement confidentielles à toute personne passant par hasard devant le bureau de cet employé.

Le passage à un bureau sans papier avec des documents numériques élimine tous ces risques. L'espace de travail numérique offre également un plus large éventail de mesures de sécurité. Tu peux mettre en place des serveurs cryptés et les installer à différents endroits de manière à ce qu'il n'y ait pratiquement aucun risque de perte ou de destruction accidentelle des documents. De plus, tu peux contrôler entièrement quels employés doivent avoir un accès complet, limité ou aucun accès à un document numérique.

Article traduit et adapté en français par Éloïse