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Les 6 avantages d’un bureau sans paperasse

par Tam

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien, Italien, Portugais et Russe.

Il y a plein d’avantages à se passer de la paperasse : gagner de la place, du temps et de l’argent, aider la planète et protéger ses documents.

Qu’est-ce qu’un bureau sans paperasse ?

 

Comme on peut le deviner dans le nom, un bureau sans paperasse est un lieu de travail qui élimine, ou du moins, minimise un maximum l’utilisation de documents papier, comme des factures, des reçus ou des notes. Par conséquent, on n’y retrouvera plus d’appareils comme des photocopieuses, des imprimantes ou des déchiqueteuses de papier, ni d’accessoires typiques de bureau comme des agrafes, des perforeuses ou des trombones.

Maintenant que nous avons défini ce qu’est un bureau sans paperasse, il est temps de découvrir quels sont les avantages de tels bureaux. Mais avant de commencer, n’oublie pas de lire notre guide expliquant comment se débarrasser de la paperasse au travail, si ce n’est pas déjà fait.

Avantage #1 d’un bureau sans paperasse : les documents électroniques font gagner de la place

 

Comme mentionné précédemment, tu ne trouveras pas les accessoires de bureau typiques dans un bureau sans paperasse. Ils sont tout simplement inutiles. Que trouveras-tu à la place ? Un espace de travail propre et minimaliste. Et plein de place. Eh oui, quand tu te débarrasses de tes papiers (ou au moins que tu réduis leur utilisation), tu n’as besoin de plus grand-chose !

Imagine tout ce que tu pourrais faire avec toute cette place ! Tu pourrais ajouter un écran ou deux. Tu pourrais ajouter des plantes empotées à côté de ces écrans. Et comme tu n’aurais même plus besoin d’une poubelle pour jeter les vieux papiers, tu pourrais même ajouter un petit tapis de course ou une petite machine de muscu dans ton bureau !

Tu travailles de la maison ? Un espace de travail sans paperasse à la maison te rend ton espace de vie

 

Si ta cuisine, ta salle à manger ou n’importe quelle autre pièce de ta maison fait aujourd’hui office de bureau de télétravail, alors passer à un espace de travail sans paperasse vaut encore plus la peine. Sans piles de papiers, classeurs et autres accessoires de travail partout dans ta maison, tu n’auras plus cette impression désagréable que ton bureau empiète sur ton espace privé.

Avantage #2 d’un bureau sans paperasse : tu économises de l’argent

 

Nous avons déjà vu que les appareils comme les photocopieuses, les imprimantes ou les déchiqueteuses de papier, tout comme les accessoires de bureau comme les agrafeuses, les perforeuses et les trombones n’étaient plus nécessaires dans un bureau sans papier. Et ne plus avoir besoin de tout ce matériel représente non seulement une économie de place, mais aussi une économie d’argent.

Mais qu’en est-il du papier en lui-même ? Bien sûr, tu peux te procurer 2500 feuilles de papier pour moins de vingt euros et ton bloc de post-its pour moins d’un euro, ce qui ne représente pas une somme énorme. Mais sur le long terme, on pourra néanmoins voir une économie conséquente : en moyenne, chaque employé d’entreprise utilise 10 000 feuilles de papier par an – c’est un demi-million de feuilles en une carrière de 50 ans !

Avantage #3 d’un bureau sans paperasse : tu deviens plus productif

 

Contrairement aux documents papier, les documents numériques sont faciles à stocker et encore plus faciles à retrouver ! Tu viens, par exemple, de recevoir le scan d’une facture d’un de tes collègues (facture scannée avec l’application mobile de Smallpdf, évidemment). Tu peux simplement renommer le fichier, en y ajoutant la date de réception, le nom de l’entreprise (ou toute autre information que tu juges nécessaire). Grâce à ces mots-clés, tu pourras retrouver ton document bien plus rapidement que s’il était archivé physiquement.

En parlant de l’application mobile de Smallpdf, sache que tu peux retrouver tes documents scannés avec l’application sur n’importe lequel de tes appareils, que ce soit ton PC, ta tablette ou ton smartphone. Comme tes documents seront directement accessibles à tous tes employés, qu’ils soient au bureau, en télétravail ou en déplacement, il n’y aura plus de problèmes liés à l’accès aux documents.

Avantage #3 d’un bureau sans bénéfice : tu aides la planète

 

Passer à un bureau sans paperasse est bénéfique pour l’environnement pour plusieurs raisons : premièrement, les arbres poussent doucement et produisent moins de papier que tu pourrais croire ; de plus, leur conversion en papier demande beaucoup d’énergie – sans parler de l’envoi de tes ramettes de papier jusqu’à ton magasin du coin. Par ailleurs, un arbre sauvé absorbera en moyenne une tonne de dioxyde de carbone au cours de sa vie.

Une entreprise écoresponsable renforce positivement l’image de l’employeur

 

En abandonnant les documents papier et en devenant plus écoresponsable, une compagnie plus verte aura une meilleure image pour ses employés, surtout les plus jeunes. Des études ont montré que les milléniaux (nés entre 1980 et 1996) considéraient les engagements sociaux et environnementaux d’une entreprise comme des facteurs importants lors de la recherche d’emploi et avaient tendance à ne pas choisir des entreprises sans responsabilité sociale. Dans une entreprise qui correspondait à leurs critères, ils avaient plus tendance à se mobiliser pour créer un impact social ou environnemental positif.

Avantage #4 d’un bureau sans paperasse : tu as accès à un marché et à des talents à l’échelle mondiale

 

En parlant d’attirer des employés, l’un des nombreux avantages d’un bureau sans paperasse est la distribution des équipes. Cela veut dire que tu peux embaucher le meilleur employé, peu importe l’endroit où il se trouve. Après tout, en travaillant de manière numérique, tous les documents peuvent être directement accessibles à tous les employés – il ne leur faut rien de plus qu’une connexion Internet !

Similairement, abandonner les documents papier te permet de travailler plus facilement avec des clients ou des partenaires internationaux. Si tu proposes, par exemple, un service comme le design web, tu peux facilement envoyer des idées, des croquis ou des factures à tes partenaires, ce qui te permet d’avoir accès à des clients du monde entier. Tu peux également en profiter pour recruter des spécialistes du monde entier, si nécessaire.

Avantage #6 d’un bureau sans paperasse : tu peux mieux protéger tes documents

 

Les documents papier peuvent être victimes de plusieurs situations :

  • ils peuvent avoir été stockés au mauvais endroit ou perdu
  • ils peuvent avoir été jetés par erreur
  • ils peuvent être volés
  • ils peuvent être détruits par un incendie, une inondation ou une dégradation (liée à la température, l’humidité…)

Par ailleurs, les documents papier peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains, même sans faire exprès. Il peut arriver qu’un employé oublie un document par mégarde et laisse donc des informations confidentielles à la vue de toutes les personnes passant près de son bureau.

Passer à un bureau sans paperasse grâce au passage au numérique évite tous ces risques. De plus, quand tu utilises des documents numériques, tu peux toujours les chiffrer sur tes serveurs et les sauvegarder à différents endroits, afin de t’assurer qu’ils ne soient ni perdus, ni détruits. Tu peux aussi contrôler quels employés peuvent avoir accès à quels documents.

Article traduit et adapté en français par Éloïse

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