6 Преимуществ Безбумажного Офиса

Что такое безбумажный офис?

 

Как следует из названия, безбумажный или электронный офис – это такое рабочее пространство, где использование документов на физических носителях, например, бумажных квитанций, чеков и писем, сведено к минимуму. Поэтому там нет типичных офисных девайсов вроде сканеров, принтеров, шредеров, или канцелярских принадлежностей: скоросшивателей, дыроколов и скрепок.

Теперь, когда мы знаем, что такое безбумажный офис, давайте подумаем, в чём его преимущества. Вы наверняка уже задумались об этом, но прежде не забудьте прочитать нашу пошаговую инструкцию о том, как сделать офис безбумажным.

Первое преимущество безбумажного офиса: электронные документы экономят пространство

Как было сказано ранее, в безбумажном офисе нет типичных офисных приборов и канцелярских принадлежностей. В них просто нет необходимости. Вместо них в таком офисе вы увидите аккуратные минималистично оформленные рабочие места и много свободного пространства. Чем меньше у вас бумаги в офисе, тем меньше всяких других вещей, нужных для работы с бумагой.

Только представьте, сколько всего можно сделать с освободившимся пространством! Можно поставить пару лишних компьютеров, а рядом с ними – красивые комнатные растения. А в отсутствие громоздких агрегатов для хранения бумаг вы даже можете разместить небольшую беговую дорожку или другой тренажёр, подходящий для офиса.

Работа из дома? Безбумажная работа не загромождает ваше домашнее пространство

Если вы много работаете за кухонным столом или где-то ещё дома, вам будет вдвойне полезно отказаться от бумажных носителей: ваш дом не будет завален стопками документов, папок и прочих привычных рабочих вещей, а у вас больше не будет ощущения, что работа вторгается в вашу частную жизнь.

Безбумажный офис экономит много денег

Мы уже упоминали, что в безбумажном офисе вам больше не нужны сканеры, принтеры, шредеры, папки, дыроколы, скрепки и прочие офисные принадлежности. Естественно, вы сможете сэкономить на них не только пространство, но и деньги.

А сама бумага? Конечно, можно купить 2500 листов бумаги в Walmart меньше чем за $20. Цветные блокнотики клейкой бумаги для заметок, дешевле доллара за штуку, тоже вас не разорят. Но в долгосрочной перспективе отказ от бумажных носителей всё равно окажется очень выгодным, ведь по статистике каждый офисный сотрудник использует в среднем 10000 листов бумаги в год – за 50-летнюю карьеру наберётся все полмиллиона!

Отказ от бумажных носителей повышает производительность труда

В отличие от бумажных документов, цифровые документы легко и удобно хранить. Каждый сотрудник может в считанные секунды найти любой нужный ему документ. Допустим, вы получили от партнера бумажный инвойс и отсканировали его с помощью мобильного приложения Smallpdf. Теперь вы можете просто переименовать файл, включив в имя дату получения инвойса, название отправителя и любую другую необходимую информацию. Такой документ будет найти гораздо проще и быстрее, чем его бумажный источник.

Что касается мобильного приложения Smallpdf, оно позволяет работать с цифровыми документами на любом девайсе, будь то стационарный компьютер, ноутбук, планшет, фаблет или смартфон. Таким образом, документы доступны мгновенно в любое время и в любом месте, даже для тех сотрудников, кто работает из дома или часто ездит в командировки. Это очень удобно и избавляет от многих проблем.

Отказ от бумаги – это экологично

Переход к безбумажному офису полезен для окружающей среды сразу по нескольким причинам. Во-первых, деревья растут медленно, бумаги из них получается не так уж много, а бумажное производство крайне энергозатратно, не говоря уже о тех затратах энергии, которые требуются для доставки бумаги в магазины Office Depot или OfficeMax. Во-вторых, одно живое дерево, не срубленное на бумагу, за свою жизнь поглотит в среднем одну тонну или 2000 фунтов углекислого газа.

Экологичный офис – отличная реклама бренда

Отказавшись от бумаги и таким образом сделав свой бизнес более экологичным, вы получаете серьезное маркетинговое преимущество: экологически ответственные компании более привлекательны как работодатели, особенно для молодых людей. Согласно исследованиям, так называемое поколение Миллениума – родившиеся между 1980 и 1996 – обращают большое внимание на социальные и экологические обязательства компании, когда выбирают место работы. Они вряд ли захотят стать сотрудниками организации, которая не придерживается ценностей корпоративной социальной ответственности (CSR), потому что для них важно быть частью какой-то полезной миссии, заботящейся об обществе и природе.

Безбумажный бизнес открывает доступ к глобальным рынкам и талантам

Что касается привлечения сотрудников, здесь безбумажный офис даёт вам ещё одно преимущество – ваша команда может быть распределена по миру. На любую новую вакансию вы сможете найти самого подходящего кандидата – независимо от того, в каком городе и даже в какой стране он живёт. Ведь цифровые документы, как мы уже показали выше, можно очень легко и быстро открыть в любом месте, в любое время и с любого девайса.

По этой же причине отказ от бумажных носителей заметно облегчает сотрудничество с иностранными клиентами и партнерами. Например, если ваш бизнес предоставляет услуги веб-дизайна, вы можете перейти на цифровые инвойсы и креативные платформы, чтобы ваши услуги стали доступны клиентам из любой точки мира. Использование электронных документов также позволяет вынести на аутсорс части функционала, чтобы ими могли заниматься специалисты в других уголках планеты.

И, наконец, безбумажный офис повышает безопасность

Бумажным документам грозят разные опасности, например:

• их можно потерять, положить в неправильное место, не в ту папку
• их можно случайно выбросить
• их могут украсть
• они могут испортиться в результате пожара, наводнения или неправильных условий хранения (температура, влажность и т.д.)

К тому же бумажные документы могут попасть не в те руки, пусть и случайно. Например, сотрудник забудет убрать бумажный документ в папку, а в документе содержится чувствительная информация, которую сможет увидеть каждый, кто пройдет мимо его стола.

Переход на безбумажный офис с электронным документооборотом избавит от этих рисков. Кроме того, когда вы используете электронные документы, вы можете хранить их на защищенных серверах в разных локациях. Вероятность того, что они случайно потеряются или будут уничтожены, фактически сведется к нулю. Вы также сможете контролировать доступ к ним и решать все вопросы о полном, ограниченном или запрещённом доступе к документу для тех или иных сотрудников.

Переведено на русский язык Лалой Рудь