6 vantaggi dell’ufficio senza carta

Cosa significa ufficio senza carta?

Come suggerito dal nome, un ufficio senza carta o paperless è un ambiente di lavoro che elimina o quanto meno riduce drasticamente l’utilizzo di documenti cartacei come ricevute, fatture e promemoria. Di conseguenza, l’ufficio senza carta non sarà dotato di dispositivi come scanner, stampanti o tritacarta o di cancelleria da ufficio come raccoglitori, pinzatrici e graffette.

Ora che sai cos’è un ufficio senza carta, è arrivato il momento di esplorare i vantaggi che un ambiente di lavoro paperless comporta. Ma prima di immergerti nella lettura, se non l’hai ancora fatto, dai un’occhiata alla nostra guida passo per passo per la creazione di un ufficio senza carta.

Un vantaggio di un ambiente di lavoro senza carta è che i documenti in versione elettronica liberano un sacco di spazio in ufficio

Come abbiamo detto in precedenza, in un ufficio senza carta non troverai le tipiche apparecchiature da ufficio o una fornitura di cancelleria standard: non sono necessarie. Cosa troverai, dunque? Un ambiente di lavoro pulito e minimale, con tanto spazio a disposizione! Infatti quando ci si sbarazza della carta (o quanto meno quando se ne riduce significativamente l’utilizzo), ci si può anche liberare di molte altri ingombri in ufficio.

Pensa a quante cose potresti fare con tanto spazio a disposizione! Potresti aggiungere uno o due schermi dalla tua postazione, potresti decorare la scrivania con una bella pianta e, visto che non ti servirà più un armadietto sotto la scrivania per conservare i documenti cartacei, potresti persino aggiungere un piccolo tapis roulant o qualche altro attrezzo adatto all’esercizio fisico in ufficio.

Lavori in remoto? Lavorare da casa senza carta ti restituirà spazio vitale

Se hai trasformato il tavolo della cucina o della sala da pranzo o qualche altra area della casa nella tua postazione lavorativa, eliminare la carta a casa ti porterà persino più vantaggi rispetto a farlo in ufficio: senza pile di documenti, faldoni e altro materiale ad occupare i tuoi spazi, non avrai più la sensazione che la tua vita lavorativa stia completamente invadendo la tua sfera privata.

Un ufficio senza carta è anche un modo per risparmiare denaro

Come abbiamo già detto, in un ufficio paperless, le tipiche apparecchiature da ufficio come gli scanner, le stampanti e i tritacarta e i prodotti di cancelleria come i raccoglitori, le pinzatrici o le graffette, non sono necessari. Lavorare senza tutti questi oggetti ti permette di risparmiare spazio, ma anche denaro.

E per quanto riguarda la carta stessa? Certo, da Walmart puoi acquistare 2.500 fogli di carta per stampante a meno di 20 dollari e un quaderno a meno di un dollaro: si tratta di cifre che non ti manderanno in bancarotta; ma ragionando sul lungo periodo, eliminare la carta ti permetterà di risparmiare molto: ogni anno, in media, ciascun dipendente utilizza 10.000 fogli di carta in ufficio. Ciò significa che, nel corso di una carriera lunga 50 anni, un dipendente utilizza mezzo milione di fogli di carta!

Tra i vantaggi di un ambiente di lavoro paperless c’è anche un aumento dell’efficienza

I documenti digitali, al contrario di quelli cartacei, sono facili da archiviare e si possono archiviare in modo tale da consentire ai dipendenti di individuarli e di accedervi in pochi secondi. Ad esempio, mettiamo che tu abbia digitalizzato una fattura cartacea ricevuta da un partner commerciale, scansionandola con l’app mobile di Smallpdf. Ti basterà rinominare il file inserendo la data di ricezione e il nome dell’azienda da cui l’hai ricevuta (e qualsiasi altro dettaglio ritieni rilevante). Il tuo documento sarà così ricercabile e i dipendenti potranno trovarlo molto più velocemente rispetto a un documento cartaceo.

A proposito dell’app mobile di Smallpdf: utilizzandola, i tuoi documenti digitali saranno disponibili su tutti i tuoi dispositivi (computer desktop, laptop, tablet, phablet o smartphone). In questo modo i tuoi documenti saranno accessibili istantaneamente a tutti i tuoi dipendenti, anche a quelli che lavorano in remoto o che viaggiano di frequente, risparmiandoti ancora una volta un sacco di lavoro e di scocciature.

Un ufficio senza carta presenta anche vantaggi dal punto di vista ambientale

La transizione a un ambiente di lavoro senza carta fa bene all’ambiente sotto molti punti di vista. In primo luogo, gli alberi crescono lentamente e producono meno carta di quanto immagini e, convertirli in carta, richiede moltissima energia; senza contare il dispendio di energia necessario per il trasporto e la consegna della carta al tuo negozio di cartoleria e cancelleria di fiducia. Inoltre, se lo si lascia crescere in pace, un albero può catturare in media, nel corso della sua vita, circa una tonnellata di anidride carbonica.

Un ufficio ecologico contribuisce all’employer branding

Scegliere un ufficio senza carta e, dunque, adottare politiche più rispettose dell’ambiente, comporta un ulteriore vantaggio: le aziende più green sono percepite come luoghi di lavoro più desiderabili, specialmente dai potenziali dipendenti più giovani. Alcuni studi hanno mostrato che i millennial (i nati tra il 1980 e il 1996), quando devono decidere dove lavorare, prendono in considerazione anche l’impegno di un’azienda nel campo del sociale e dell’ambiente; che non vogliono lavorare per un’azienda priva di valori solidi nell’ambito della corporate social responsibility e che hanno più probabilità di sentirsi soddisfatti, e quindi maggiormente fedeli, nei confronti di un datore di lavoro che offre loro l’opportunità di avere un impatto positivo sul mondo dal punto di vista sociale ed ambientale.

Un ambiente di lavoro senza carta dà accesso ai mercati internazionali e ai talenti

Rimanendo in tema, un altro vantaggio dell’ufficio senza carta è che i tuoi team possono essere composti al meglio. Per qualsiasi posizione aperta, potrai assumere il migliore candidato in assoluto, indipendentemente dal fatto che il candidato risieda o meno nella città o perfino nel paese in cui si trova la tua attività. Dopotutto, come abbiamo detto in precedenza, è possibile accedere ai documenti digitali con facilità in qualsiasi luogo, in ogni momenti e da qualsiasi dispositivo.

Allo stesso modo, convertirsi a un ufficio paperless permette di lavorare con partner commerciali e clienti internazionali con maggiore facilità. Se, per esempio, fornisci servizi nell’ambito del web design, puoi utilizzare brief creativi e fatture in formato digitale, mettendo i tuoi servizi a disposizione di clienti situati potenzialmente in qualsiasi luogo del mondo. Puoi anche servirti di questi documenti digitali per esternalizzare parte dei tuoi servizi, affidandoli ad altri specialisti che, a loro volta, potrebbero trovarsi in altre parti del mondo.

Infine, ma non meno importante, un ufficio senza carta significa maggiore sicurezza

I documenti cartacei sono soggetti a diversi problemi, possono ad esempio:

• essere archiviati in maniera scorretta o persi
• essere gettati via per sbaglio
• essere rubati
• essere distrutti da un incendio, un allagamento o da condizioni ambientali inadeguate (temperatura, umidità, etc.)

Inoltre, i documenti cartacei possono facilmente finire nelle mani sbagliate, anche senza volerlo. Ad esempio potrebbe capitare che un dipendente si dimentichi di archiviare un documento cartaceo, esponendo informazioni sensibili a chiunque passi di fianco alla sua scrivania.

Passare a un ufficio senza carta e all’uso di documenti digitali elimina tutti questi rischi. In più, quando utilizzi documenti digitali, li puoi conservare su server criptati e collocati in diversi luoghi: in questo modo è praticamente impossibile che vengano persi o distrutti per sbaglio. Puoi, infine, anche avere il pieno controllo su quali sono i dipendenti a cui è consentito avere accesso ai documenti.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana