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5 pasos para una oficina en casa sin papel

por Tam

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Francés, Italiano y Portugués.

¿Trabajas desde casa y quieres trabajar sin papel?, aquí tienes una pequeña guía que explica cómo eliminar el uso del papel en tu oficina en casa.

Seguro que has oído hablar de las grandes empresas que trabajan sin papel. Quizá incluso hayas leído la guía paso a paso de Smallpdf sobre cómo eliminar el papel en la oficina. Pero estamos en 2021 y muchos de los trabajadores de oficina estamos atrapados trabajando desde casa. Así que hemos decidido recopilar una guía adicional para una oficina en casa sin el uso de papel.

(1) Asegúrate de cumplir con los requisitos establecidos por la ley

Al igual que en cualquier oficina, es fundamental que compruebes si algunos documentos de tu oficina en casa deben almacenarse necesariamente como documentos físicos y, en ese caso, durante cuánto tiempo.

No olvides que pueden aplicarse normas especiales a los documentos firmados, como los contratos. Dependiendo del tipo de contrato, la ley puede obligarte no solo a conservar la copia impresa, sino a firmarla con tinta. Cuando esto no sea necesario, las firmas digitales, se pueden recopilar fácilmente entre varias partes utilizando una herramienta como Smallpdf, una solución fantástica que te permitirá firmar electrónicamente tus documentos.

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Dependiendo del tipo de contrato, es posible que la ley te obligue no solo a conservar la copia impresa, sino también a firmarla con tinta.

(2) Elige un software para que puedas trabajar con documentos electrónicos

Si tener una oficina en casa y ahorrar papel, tendrás que encontrar un software adecuado para tus necesidades. Lo ideal es que la solución que elijas sea económica, ya que es posible que tengas que pagarla de tu bolsillo. Es importante que este software ofrezca un amplio almacenamiento en la nube, para que tus dispositivos de trabajo estén libres de desorden y sean rápidos. Y hablando de dispositivos, lo mejor es un software de oficina en casa sin papeles que sea independiente del dispositivo, ya que querrás poder trabajar en cualquier dispositivo con conexión a Internet y desde cualquier habitación de tu casa.

Con Smallpdf, obtendrás todo lo anterior y más. No solo podrás hacer prácticamente cualquier cosa que se te ocurra relacionada con los documentos online por un precio razonable, utilizando un único inicio de sesión para tu smartphone, tablet, portátil y ordenador de sobremesa. Además, podrás digitalizar documentos físicos con nuestra aplicación móvil y/o hacer tu trabajo sin necesidad de conexión a Internet con nuestra aplicación de escritorio.

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Obtén un software al cual puedas acceder desde cualquier dispositivo.

(3) Facturación electrónica

La facturación sin papel es fácil de implementar y tiene muchas ventajas. Cuando envías facturas electrónicas, por ejemplo, a través de la herramienta de compartir documentos de Smallpdf, ahorras dinero: en papel, en tinta y en sellos. Y cuando recibas las facturas digitales, tendrás menos probabilidades de incurrir en recargos por demora, porque las facturas digitales no pueden colocarse en la mesa de café y luego enterrarse bajo una pila de revistas. En lugar de eso, se te notificará que hay una factura esperando a ser pagada; todo lo que tienes que hacer es conectarte a tu cuenta de banca electrónica y pagarla. Otra ventaja de la facturación electrónica es que las facturas digitales son mucho más fáciles de archivar de manera que puedas encontrarlas y acceder a ellas rápidamente si las necesitas.

¿Sabías que puedes cambiar a la facturación electrónica aunque los demás sigan insistiendo en enviarte una factura impresa? Con solo unos pocos clics, el escáner de la aplicación móvil de Smallpdf digitalizará esas facturas para que puedas destruir la copia impresa.

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Cuando envíes facturas electrónicas, estarás ahorrando dinero: en papel, en tinta y en sellos.

(4) Adopta reuniones completamente virtuales

Dado que ya trabajas desde casa, lo más probable es que las reuniones con tu equipo, socios comerciales, clientes y otras personas sean online, por ejemplo, en Zoom, Microsoft Teams o Google Hangouts. Así que, ¿por qué no adquirir el hábito de utilizar herramientas online para preparar las reuniones, colaborar durante las mismas y tomar y firmar los informes también? A propósito, puedes utilizar la herramienta de firma electrónica de Smallpdf para enviar el informe de tu reunión virtual a cualquier persona que deba firmarlo y en el orden específico en que deba hacerlo.

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Colabora sin el uso de papel durante las reuniones virtuales con la ayuda de herramientas online.

(5) Introducir la toma de notas sin papel

Adiós a los post-its, a los blocs de notas, a las listas de tareas y a las notas pegadas a la nevera con imanes. Bienvenidos los documentos digitales que se pueden buscar, compartir y que permiten ahorrar dinero y espacio. Si te has decidido por un programa de oficina en casa sin papel, es posible que ya hayas pensado en erradicar también todas las notas en papel y no solo los documentos oficiales de trabajo, como las facturas. ¡Bien hecho! A diferencia de las notas adhesivas, las notas digitales pueden sincronizarse con recordatorios del calendario y otras alertas para que no te olvides de mirarlas. Además, nunca desaparecerán bajo una pila de revistas viejas, solo para aparecer cuando ya sea demasiado tarde.

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Las notas digitales nunca desaparecerán bajo una pila de revistas viejas.

Así que aquí lo tienes. Cinco sencillos pasos para tener tu propia oficina en casa sin papel. Para obtener más ideas y consejos sobre la oficina sin papel, echa un vistazo a nuestros otros artículos sobre una oficina sin papeles.

Artículo adaptado y traducido por Esmeralda Rihs

Smallpdf Panda
Tam
Sr. Content Strategist