Ruang kerjamu ada di ruang makan? Namun kamu masih ingin mencoba nirkertas? Berikut panduan mudah yang menguraikan cara menjadi nirkertas di rumah.
Ruang kerjamu ada di ruang makan? Namun kamu masih ingin mencoba nirkertas? Berikut panduan mudah yang menguraikan cara menjadi nirkertas di rumah.
Kamu mungkin pernah mendengar perusahaan besar menjadi nirkertas (paperless). Mungkin kamu bahkan pernah membaca panduan langkah demi langkah Smallpdf mengenai cara menjadi nirkertas di kantor. Namun ini tahun 2021 dan banyak dari kita pekerja kantor yang saat ini terjebak bekerja dari rumah. Jadi kami memutuskan untuk menyusun panduan tambahan untuk kantor di rumah nirkertas.
(1) Pastikan Bahwa Kantor Rumah Nirkertas Kamu Mematuhi Peraturan
Layaknya kantor pada umumnya, sangat penting untuk memeriksa apakah beberapa dokumen di kantor rumah kamu harus disimpan dokumen fisiknya dan jika demikian, untuk berapa lama.
Jangan lupa bahwa peraturan khusus mungkin berlaku untuk dokumen yang telah ditandatangani seperti kontrak. Tergantung tipe kontraknya, kamu mungkin diwajibkan oleh hukum tidak hanya untuk menyimpan dokumen fisik namun juga menandatanganinya menggunakan tinta basah. Apabila ini tidak dibutuhkan, tanda tangan digital, yang dapat dikumpulkan dengan mudah dari berbagai pihak menggunakan alat seperti eSign Smallpdf, adalah alternatif yang fantastis.
Tergantung dari tipe kontrak, kamu mungkin diwajibkan oleh hukum tidak hanya untuk menyimpan dokumen fisik namun juga menandatanganinya menggunakan tinta basah.
(2) Pilih Perangkat Lunak Nirkertas Kantor Rumah Kamu Dengan Bijaksana
Bila kamu ingin bekerja di kantor rumah yang nirkertas, kamu harus menemukan perangkat lunak nirkertas kantor rumah yang tepat untuk kebutuhan kamu. Idealnya, solusi yang kamu pilih haruslah terjangkau, karena kamu mungkin perlu merogoh kocek sendiri. Selain itu juga menawarkan penyimpanan cloud berkapasitas tinggi, menjaga perangkat kerja kamu bersih dari kekacauan dan berfungsi dengan cepat. Dan bicara mengenai perangkat, perangkat lunak nirketas kantor rumah yang tidak tergantung pada perangkat adalah yang terbaik, karena kamu ingin dapat bekerja pada perangkat apa pun dengan koneksi internet, di ruangan mana pun di rumah.
Dengan Smallpdf, kamu akan mendapatkan semua yang disebutkan di atas dan bahkan lebih dari itu. Tidak hanya kamu bisa melakukan apa pun yang berhubungan dengan dokumen yang bisa kamu pikirkan secara virtual dengan harga yang masuk akal, online, menggunakan login satu kali dari smartphone, tablet, laptop dan komputer kamu. Kamu juga dapat mendigitalisasi dokumen fisik menggunakan aplikasi mobile kami dan membawa pekerjaan kamu menjadi offline menggunakan aplikasi desktop kami.
Perangkat lunak nirketas kantor rumah yang tidak tergantung pada perangkat adalah yang terbaik.
(3) Beralih Ke Penagihan Nirkertas
Penagihan nirkertas mudah untuk diimplementasikan dan memiliki banyak keuntungan. Ketika kamu mengirim faktur nirkertas, contohnya lewat alat Bagikan Dokumen Smallpdf, kamu menghemat biaya: untuk kertas, untuk tinta, dan untuk cap. Dan ketika kamu menerima tagihan nirkertas, lebih kecil kemungkinan kamu dikenakan biaya keterlambatan, karena tagihan digital tidak bisa diletakkan di meja dan terkubur di bawah setumpuk majalan. Sebaliknya, kamu akan diberitahu bahwa terdapat tagihan yang menunggu untuk dibayarkan, yang perlu kamu lakukan adalah masuk ke akun e-banking kamu dan membayarnya. Keuntungan lain dari tagihan nirkertas adalah faktur digital jauh lebih mudah untuk disimpan sehingga kamu dapat menemukan dan mengaksesnya kembali dengan cepat bila diperlukan.
Tahukan kamu bahwa kamu bisa beralih ke penagihan nirkertas bahkan jika orang lain masih bersikeras mengirimkan kamu selembar kertas fisik? Hanya dengan beberapa klik, pemindai di Aplikasi Mobile Smallpdf kamu akan mendigitalisasi faktur tersebut, sehingga kamu dapat menghancurkan dokumen fisiknya.
Ketika kamu mengirim faktur nirkertas, kamu menghemat biaya: untuk kertas, untuk tinta, dan untuk cap.
(4) Menerima Rapat Virtual Sepenuhnya
Karena kamu sudah bekerja dari rumah, kesempatan untuk rapat dengan tim, partner bisnis, klien kamu dan lainnya menjadi online, contohnya menggunakan Zoom, Microsoft Teams, atau Google Hangouts. Jadi mengapa tidak menganut kebiasaan menggunakan alat online untuk menyiapkan rapat, berkolaborasi saat rapat, dan mengambil serta menandatangani notulen juga? Lebih tepatnya, kamu dapat menggunakan alat eSign Smallpdf untuk mengirimkan notulen rapat nirkertas kamu ke siapa saja yang perlu menandatanganinya, dalam urutan tertentu yang mereka harus tanda tangani.
Kolaborasi secara nirkertas saat rapat virtual dengan bantuan alat online.
(5) Memperkenal Pencatatan Nirkertas
Selamat tinggal post-it, catatan, daftar tugas, dan memo yang ditempel di kulkas dengan magnet. Halo dokumen digital yang mudah dicari, mudah dibagikan, hemat uang dan ruang! Bila kamu telah memilih perangkat lunak kantor rumah nirkertas, kamu mungkin telah berpikir untuk membasmi semua catatan kertas, tidak hanya dokumen kerja resmi seperti faktur. Mantap! Tidak seperti post it, catatan digital dapat disinkronisasi ke pengingat kalender dan pengingat lainnya sehingga kamu tidak lupa untuk mengeceknya. Selain itu, mereka tidak akan pernah hilang di bawah tumpukkan majalah lama, hanya untuk muncul kembali ketika sudah terlambat.
Catatan digital tidak akan pernah hilang di bawah tumpukkan majalah lama.
Itulah semuanya. 5 langkah mudah untuk kantor rumah nirkertas kamu sendiri. Untuk lebih banyak ide kantor nirkertas, tips kantor nirkertas, dan lainnya, cek artikel kami lainnya mengenai tempat kerja nirkertas.
Artikel diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia oleh Marcelina
