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5 étapes pour du télétravail sans paperasse

par Tam

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien, Italien et Portugais.

Ta salle à manger est devenue ton bureau ? Tu souhaites travailler sans t’encombrer de paperasse ? Voici un guide qui t’explique comment t’y prendre.

Tu as probablement déjà entendu parler des entreprises qui ont complètement abandonné les documents papier. Tu as peut-être déjà lu le guide pour apprendre à abandonner les documents papier au bureau. Or aujourd’hui, on est en 2021 et beaucoup de personnes travaillent de chez elles. Nous avons donc décidé de t’expliquer comment passer au numérique, même de chez toi !

(1) Assure-toi que passer au numérique soit autorisé par ton entreprise

Avant de passer au numérique, il est crucial que tu vérifies si certains documents de ton entreprise doivent obligatoirement être stockés sous forme de documents physiques et, le cas échéant, pendant combien de temps.

N’oublie pas que des règles spéciales peuvent s’appliquer aux documents signés tels que les contrats. Selon le type de contrat, tu peux être obligé légalement de non seulement conserver sa copie papier mais également de signer cette copie papier à l’encre. Lorsque cela n’est pas nécessaire, tu peux utiliser notre outil Signer un PDF pour facilement signer et faire signer tes documents avec une signature numérique.

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Selon le type de contrat, tu peux être contraint légalement de garder une copie papier de ton document et de signer cette copie à l’encre

(2) Choisis un logiciel adapté pour passer au bureau sans paperasse

Si tu comptes télétravailler dans un environnement sans paperasse, il te faudra d’abord trouver un logiciel qui te permette de traiter tes documents. Comme tu risques de devoir payer ce logiciel, il faudrait idéalement qu’il soit bon marché et qu’il ait une capacité de stockage cloud importante pour ne pas surcharger ton disque dur interne. Il est également important que tu puisses accéder à ton logiciel depuis plusieurs appareils, afin que tu puisses l’utiliser partout et à tout moment.

Smallpdf répond justement à toutes ces conditions. Mieux encore : tu as accès à plein d’autres fonctions ! Pour un prix raisonnable, tu seras non seulement en mesure de quasiment tout faire avec tes documents, mais tu pourras également accéder à nos outils et à tes documents depuis n’importe quel appareil, que ce soit avec ton smartphone, ta phablette, ta tablette, ton ordinateur portable ou ton ordinateur de bureau. Tu peux également numériser des documents physiques avec notre application mobile et travailler sans connexion Internet grâce à notre application de bureau.

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Quoi de mieux qu’un logiciel accessible depuis n’importe quel l’appareil !

(3) Passe à la facturation numérique

La facturation sans papier est facile à mettre en œuvre et présente de nombreux avantages. Lorsque tu envoies tes factures en version numérique, par exemple via l’outil Partager un Document de Smallpdf, tu économises de l’argent, que ce soit pour le papier, l’encre ou les timbres. Et quand tu recevras des factures numériques, tu auras moins tendance à encourir des frais de retard, parce que contrairement aux factures papier, les factures numériques ne peuvent pas être posées sur la table basse et enterrées sous une pile de magazines. Au moment de recevoir ta facture, tu seras déjà sur ton ordinateur, et tu n’auras plus qu’à te connecter à ton compte bancaire en ligne et la payer. Un autre avantage des factures numérique est leur stockage : il est beaucoup plus facile de retrouver un document sur son disque dur qu’au milieu d’une pile de dossiers.

Savais-tu que tu pouvais passer à la facturation numérique, même si d’autres insistent encore pour t’envoyer des factures papier ? En quelques clics, le scanner de ton application mobile Smallpdf numérisera ces factures, afin que tu puisses avoir sa version numérisée. Tu pourras ensuite détruire la version papier.

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Quand tu envoies tes factures numériques, tu économises de l’argent, que ce soit pour le papier, l’encre ou les timbres

(4) Passe aux réunions virtuelles

Étant donné que tu travailles déjà de la maison, il y a de fortes chances que les réunions avec ton équipe, tes partenaires d’affaires, tes clients et d’autres personnes se fassent en ligne, par exemple sur Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts. Alors pourquoi ne pas prendre l’habitude d’utiliser des outils en ligne pour se préparer aux réunions, collaborer pendant les réunions, et rédiger et signer des contrats ? Tu peux utiliser l’outil Signer un PDF pour envoyer tes documents à toutes les personnes qui doivent le signer, sans passer par l’intermédiaire papier.

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Pas de paperasse non plus lors de tes réunions virtuelles !

(5) Prends l’habitude d’écrire tes notes sans papier

Adieu post-its, bloc-notes, to-do-lists et mémos collés sur le réfrigérateur avec des aimants. Bonjour les documents numériques, faciles à consulter et à partager, économes en argent et en espace ! Pour passer à un bureau sans paperasse, n’oublie pas d’éradiquer toutes les notes papier en plus des documents de travail officiels comme les factures. Contrairement aux post-its, les notes numériques peuvent être synchronisées avec des rappels de calendrier et d’autres alertes afin que tu n’oublies rien ! Et tu ne risques plus de les perdre et de les retrouver sous une pile de vieux magazines quand il sera déjà trop tard !

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Tes notes numériques ne risquent pas de se perdre sous des piles de magazines !

Et voilà comment en cinq étapes, tu peux passer à un bureau libre de paperasse ! Pour plus d’idées et de conseils, consulte nos autres articles sur les bureaux sans paperasse !

Article traduit et adapté en français par Éloïse

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