Comment enregistrer un e-mail Outlook en PDF

Si vous devez conserver un e-mail Outlook important, le convertir en PDF est l’un des moyens les plus simples de le stocker ou de le partager. Un PDF conserve la mise en page d’origine, facilite l’archivage et fonctionne sur n’importe quel appareil.

Dans ce guide, vous apprendrez à enregistrer des messages individuels, à exporter plusieurs e-mails à la fois, à inclure des pièces jointes et à résoudre des problèmes courants, comme l’absence d’options PDF. Vous verrez aussi comment organiser vos fichiers enregistrés grâce à des outils pour fusionner, modifier et classer vos PDF.

Les étapes exactes varient légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Nous détaillons ci-dessous les spécificités de chaque plateforme.

Les étapes exactes varient légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Voici comment faire sur chaque plateforme.

Outlook pour Windows (Microsoft Print to PDF)

1. Ouvrez votre boîte de réception Outlook et repérez l’e-mail.

2. Double-cliquez sur l’e-mail pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

3. Allez dans « Fichier » > « Imprimer » ou appuyez sur Ctrl + P.

4. Dans la boîte de dialogue d’impression, sélectionnez « Microsoft Print to PDF » dans la liste déroulante des imprimantes.

5. Cliquez sur « Imprimer », choisissez l’emplacement d’enregistrement et le nom du fichier, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Outlook sur le Web

1. Ouvrez votre boîte de réception Outlook et repérez l’e-mail.

2. Cliquez sur les trois points horizontaux à droite pour accéder à « Plus d’actions ». 

3. Cliquez sur « Imprimer », puis, dans la boîte de dialogue suivante, cliquez de nouveau sur « Imprimer ».

4. Dans la fenêtre contextuelle, sous « Destination », choisissez « Enregistrer au format PDF ».

5. Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer l’e-mail au format PDF sur votre appareil.

La procédure pour enregistrer un e-mail Outlook en PDF devrait être la même, quel que soit votre navigateur. Au lieu d’imprimer une version papier de l’e-mail, votre appareil l’enregistrera simplement au format PDF pour que vous puissiez le consulter à tout moment.

À noter : il y a deux icônes « Plus d’actions » à l’écran. Celle du haut permet d’imprimer et d’enregistrer toute la boîte de réception Outlook au format PDF. La seconde, comme illustré, concerne un e-mail individuel.

Outlook pour Mac (PDF dans la boîte de dialogue d'impression de macOS)

1. Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer.

2. Appuyez sur Cmd + P ou allez dans « Fichier », puis « Imprimer ».

3. Dans la boîte de dialogue d’impression, cliquez sur le menu déroulant PDF en bas à gauche.

4. Sélectionnez « Enregistrer au format PDF ».

5. Choisissez l'emplacement d'enregistrement et le nom du fichier, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Vous avez besoin d’enregistrer plusieurs e-mails à la fois ou d’inclure des pièces jointes ? Voici comment gérer des exportations en masse tout en gardant l’ensemble bien organisé.

Enregistrer plusieurs e-mails en PDF

1. Dans Outlook, maintenez la touche Ctrl (ou Cmd sur Mac) enfoncée et cliquez sur chaque e-mail que vous souhaitez enregistrer.

2. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Imprimer ».

3. Choisissez « Microsoft Print to PDF » comme imprimante.

4. Chaque e-mail sera enregistré sous la forme d’un fichier PDF distinct.

Pour regrouper plusieurs PDF en un seul document, vous pouvez utiliser notre outil Fusionner PDF après l’enregistrement.

Inclure les pièces jointes (et tout regrouper)

1. Ouvrez l’e-mail avec ses pièces jointes.

2. Enregistrez d’abord les pièces jointes sur votre ordinateur.

3. Suivez les étapes ci-dessus pour enregistrer l'e-mail au format PDF.

Utilisez notre outil Fusionner PDF pour regrouper le PDF de l’e-mail et les PDF des pièces jointes en un seul fichier. Téléchargez votre fichier dans la zone ci-dessous pour les fusionner

Vous rencontrez des problèmes ? Voici les solutions aux difficultés les plus courantes lorsque vous enregistrez des e-mails Outlook au format PDF.

L’option « Enregistrer au format PDF » n’apparaît pas dans Outlook

Si l’option PDF n’apparaît pas dans la liste de vos imprimantes :

• Assurez-vous d’utiliser Windows 10 ou une version ultérieure (Microsoft Print to PDF est intégré).

• Si vous utilisez une ancienne version de Windows, installez une imprimante PDF.

• Redémarrez Outlook et réessayez.

Définir Microsoft Print to PDF comme imprimante par défaut (Windows)

1. Allez dans « Paramètres », « Appareils », puis « Imprimantes et scanners ».

2. Recherchez « Microsoft Print to PDF » dans la liste.

3. Cliquez dessus et sélectionnez « Définir comme valeur par défaut ».

Enregistrer l’e-mail complet (en-têtes, images, fil de discussion)

Pour être sûr de tout capturer :

• Ouvrez l'e-mail dans une nouvelle fenêtre avant de l'imprimer.

• Vérifiez l'aperçu avant impression pour voir ce qui sera inclus.

• Pour les fils de discussion, il peut être nécessaire d’enregistrer chaque message séparément.