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Cómo crear una oficina sin papel

por Jennifer Rees

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Francés, Indonesio, Italiano, Portugués y Ruso.

Estos son nuestros consejos sobre cómo dejar de usar papel.

Aunque la oficina sin papel ha sido durante mucho tiempo una aspiración para las empresas, fue el comienzo de la pandemia de COVID-19 lo que la convirtió en una necesidad. Hemos elaborado una lista útil para ayudarte a poner tu empresa en el camino hacia la transformación digital.

Desarrolla una cultura empresarial sin papel

Todos los esfuerzos para cambiar la forma en que funciona una empresa comenzarán desde adentro y de arriba hacia abajo. La transición hacia una oficina sin papel puede resultar un desafío, pero es posible con una buena planificación, implementación y las herramientas adecuadas.

Configura un equipo de habilitación

Dependiendo del tamaño de la empresa, contar con un equipo o persona que ayude con la mudanza y ofrezca asesoramiento y formación puede ser un recurso muy útil. Eliminar el papel significa tener que digitalizar y automatizar varios procesos comerciales, por lo que deberás contar con las personas adecuadas para dar el ejemplo y capacitar a los empleados sobre nuevos procesos y software.

Cambia a facturación electrónica

Pasar a la facturación electrónica no solo facilita los procesos comerciales, sino que también reduce los costos. Algunos beneficios de escanear facturas incluyen:

  • Evitar cargos por pagos atrasados por facturas extraviadas, olvidadas o extraviadas
  • Mejor seguridad (la facturación en papel puede hacer que las empresas sean más vulnerables al robo)
  • Ahorro de costos en franqueo y correo
  • Ahorro de tiempo en el seguimiento de facturas

Ten reuniones sin papel

El uso de una plataforma digital para mantener el papel fuera del espacio de la reunión puede parecer un desafío al principio, pero la documentación digital de la reunión tiene muchos beneficios para todos:

  • Configurar agendas complejas en unos minutos.
  • Todos los participantes están al tanto de los cambios en la agenda.
  • Preparar y actualizar material en un entorno interactivo.
  • Obtener toda la información de la reunión por adelantado.
  • Tener todas las notas de la reunión fácilmente accesibles en formato digital.

Cambia a tareas y notas sin papel

Cambiar a listas de tareas, memorandos y notas sin papel es fácil, especialmente con una gran cantidad de software de gestión de documentos inteligente en el mercado. La mayoría de las opciones disponibles también vienen con la opción de colaboración y sincronización con los compañeros de equipo.

Usa tu móvil

Incluso en un entorno de oficina sin papel, a veces se sigue utilizando papel. Por lo general, esto se debe a la comunicación con proveedores, socios y clientes externos que aún no han optado por la ruta sin papel. La forma más fácil de detener el uso innecesario de papel es conectar a los empleados con una forma de digitalizar documentos sobre la marcha. La aplicación móvil Smallpdf es una herramienta especialmente útil para escanear, editar, almacenar y compartir documentos sobre la marcha.

Firmas sin papel

Imprimir, firmar, escanear, enviar y almacenar contratos puede ser una de las tareas que más tiempo requieren en los negocios, pero también es la más importante. La diferencia de tiempo entre obtener una firma tradicional y una firma electrónica es de cinco días y 37 minutos, respectivamente.

La herramienta eSign de Smallpdf responde a la necesidad de firmas electrónicas y digitales rápidas y fáciles que cumplan con los requisitos de seguridad. La herramienta también incorpora una función de edición para agregar fechas y texto antes de firmar. Los usuarios también pueden solicitar hasta 100 firmas de terceros y realizar un seguimiento del proceso de firma desde el software. Se anima a los usuarios a consultar sus leyes locales con respecto a la legalidad y las firmas electrónicas.

Invierte en software PDF

Incluso cuando una empresa se ha vuelto completamente digital, sigue siendo importante saber cómo editar, convertir y manipular diferentes tipos de archivos para mantener el nuevo ecosistema sin papel. Es aún más importante asegurarse de que todos en la empresa puedan comprender y utilizar fácilmente el nuevo software PDF. Aunque el software PDF solía ser caro, existen opciones ágiles y fáciles de usar, como Smallpdf, que son asequibles y requieren poca o ninguna formación para su uso. ¿Listo para firmar tus documentos sin tinta ni papel?

Jennifer Rees
Jennifer Rees
UX Writer