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Comment créer un bureau sans papier en quelques étapes simples

par Jen

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien, Italien, Portugais et Russe.

Ce qui était auparavant coûteux et lourd à mettre en place est devenu simple et économique. Voici nos conseils pour passer au bureau zéro papier.

Bien que le fait d’avoir un bureau sans papier était déjà l’objectif de nombreuses entreprises avant la pandémie, c’est véritablement lors de l’arrivée du Covid-19 que son importance est devenue évidente. Nous avons fait une liste des étapes les plus importantes à prendre en compte lors de la transition vers le numérique.

Développe une culture d’entreprise sans papier

 

Tous les efforts pour changer le fonctionnement d’une entreprise commenceront de l’intérieur et se feront du haut vers le bas. La transition vers un bureau sans papier peut être difficile, mais avec une bonne planification, une bonne mise en œuvre et les bons outils, c’est totalement possible !

Crée une équipe formée pour accompagner la transition

 

Selon la taille de l’entreprise, avoir une équipe ou une personne qui accompagne le reste des employés lors de la transition peut être très utile. Eliminer le papier au bureau, cela signifie devoir numériser et automatiser divers processus de l’entreprise ; tu auras donc besoin d’employés qui donnent l’exemple et forment les employés aux nouveaux logiciels et processus.

Passe à la facturation sans papier

 

Passer à la facturation sans papier facilite non seulement les processus commerciaux, mais permet aussi de réaliser des économies. Voici quelques avantages concrets de la numérisation des factures :

  • Économies sur les les frais de retard dus à des factures égarées, oubliées ou perdues
  • Amélioration de la sécurité (la facturation papier peut rendre les entreprises vulnérables au vol)
  • Économies sur les frais d’affranchissement et de courrier
  • Gain de temps sur le suivi des factures

Organise des réunions sans papier

 

L'utilisation d'une plateforme numérique pour éliminer le papier lors des réunions peut sembler compliquée au premier abord, mais la documentation numérique des réunions présente de nombreux avantages pour tous :

  • Des emplois du temps complexes peuvent être établis en quelques minutes.
  • Tous les participants restent au courant des changements d’ordre du jour.
  • Le matériel est préparé et mis à jour dans un environnement interactif.
  • Toutes les informations concernant la réunion sont accessibles à l’avance.
  • Toutes les notes de la réunion sont facilement accessibles au format numérique.

Passe aux to-do-listes et aux notes numériques

 

Grâce à la multitude de logiciels de gestion de documents disponibles sur le marché, il est facile de passer à la dématérialisation des to-do-listes et des notes. La plupart des logiciels disponibles offrent également la possibilité de collaborer - et de synchroniser son travail - avec des collègues.

Utilise ton smartphone au travail

 

Même dans un environnement de bureau complètement numérique, le papier est encore parfois utilisé. Cela est généralement dû à la communication avec les fournisseurs, les partenaires et les clients externes qui n'ont pas encore adopté la voie du numérique. Le moyen le plus simple de mettre un terme à l'utilisation inutile du papier est d'offrir aux employés un moyen de numériser leurs documents en déplacement. L'application mobile Smallpdf est un outil particulièrement utile pour numériser, modifier, stocker et partager des documents depuis n'importe où.

Signe tes documents électroniquement

 

L'impression, la signature, la numérisation, l'envoi et le stockage des contrats font peut-être partie des tâches les plus longues dans le monde des affaires, mais ce sont aussi les plus importante. Pour que tu puisses évaluer le temps que tu vas gagner en passant au numérique, sache qu'il te faudra attendre environ cinq jours pour récupérer un document signé à la main... et seulement 37 minutes pour un document signé électroniquement.

L'outil « Signer un PDF » de Smallpdf te permet de signer rapidement et facilement des documents avec des signatures électroniques ou numériques. L'outil possède également une fonction d'édition permettant d'ajouter des dates et du texte avant la signature. Les utilisateurs peuvent également demander jusqu'à 100 signatures à des personnes extérieures et suivre le processus de signature depuis le logiciel. Les utilisateurs sont invités à se renseigner sur la législation locale en ce qui concerne les signatures électroniques.

Investis dans un logiciel PDF

 

Même lorsqu'une entreprise est devenue entièrement numérique, il est toujours important de savoir comment éditer, convertir et manipuler différents types de fichiers pour maintenir le nouveau système sans papier. Il est encore plus important de s'assurer que tous les membres de l'entreprise peuvent facilement comprendre et utiliser le nouveau logiciel PDF. De nos jours, certains logiciels sont beaucoup moins onéreux que ce qu'ils étaient il y a quelques années : il existe aujourd'hui des options polyvalentes, comme Smallpdf, qui sont à la fois abordables et dont l'utilisation ne nécessite que peu ou pas de formation.

Prêt à signer tes documents sans encre ni papier ?

Article traduit et adapté en français par Éloïse

Jennifer Rees
Jen
Rédacteur UX