L'adhésion culturelle et le bureau zéro papier

Le bureau zéro papier n'est pas un rêve nouveau. Il existe depuis longtemps. Le format PDF a justement été inventé pour cette raison : il s'agit d'un tremplin vers un véritable bureau zéro papier. Même si, pendant longtemps, les choses n'ont pas semblé avancer, nous constatons un changement culturel dans la société d'aujourd'hui. Les préoccupations environnementales pressantes et l'évolution globale vers le télétravail ou la mobilité du personnel ont une fois de plus orienté notre action dans la bonne direction. Le bureau zéro papier n'est plus un luxe, mais un élément essentiel pour l'avenir d'une entreprise. Mais tout comme pour la conquête de la lune en 1969, la technologie seule ne nous permettra pas d'y parvenir.

Qu'est-ce que l'adhésion culturelle ?

 

Lorsque nous pensons à la notion de culture sur le lieu de travail, nous imaginons directement des environnements de travail sérieux ou professionnels, profondément investis dans la santé et la condition physique des employés, ou peut-être plus axés sur les personnes et sous-tendus par la légèreté et les contributions individuelles. Quel que soit l'aspect de cet environnement, il appartient aux personnes qui y travaillent de le maintenir ou de l'orienter dans de nouvelles directions.

Cet investissement dans la culture du lieu de travail est ce que nous appelons "l'adhésion", c'est-à-dire la contribution de chacun à la société contemporaine. Les décisions, les actions et l'ouverture au changement des individus peuvent influer sur la réussite du passage au zéro papier.

L'adhésion culturelle est-elle vraiment nécessaire pour passer au zéro papier ?

 

Oui et non. Investir dans les bons logiciels et la bonne technologie est un élément essentiel de la transition complète d'une entreprise vers l'espace numérique. Comme pour beaucoup d'autres choses, la transition vers le zéro papier peut fonctionner, même si les personnes qui doivent utiliser cette technologie ne sont pas vraiment investies dans son succès.

Mais peux-tu t'imaginer t'inscrire à un marathon, acheter tout l'équipement nécessaire, puis ne faire de l'exercice qu'une fois par semaine et ne manger que de la malbouffe avant le jour de la course ? Oui, tu pourrais encore y arriver en te présentant, mais ce ne serait pas aussi amusant ou facile que ça pourrait l'être, et tu ne courrais probablement pas jusqu'au bout. Tu as beau être inscrit à la course et avoir l'équipement nécessaire, mais si tu ne t'investis pas au quotidien dans la préparation de ton corps, tu t'exposes à des difficultés et, très probablement, à l'échec.

Eh bien c'est la même chose pour la mise en place d'un bureau sans papier. L'infrastructure, la technologie et l'intention de base sont peut-être là, mais ce sont les investissements quotidiens dans la vision d'un bureau sans papier par toutes les personnes impliquées dans l'entreprise qui feront le succès ou l'échec du passage à un environnement véritablement numérique.

Éléments à prendre en compte lors du passage à un bureau zéro papier

 

Lorsqu'une entreprise commence à élaborer une stratégie et à prendre des mesures spécifiques pour passer à un environnement sans papier, il peut être utile de garder à l'esprit les raisons pour lesquelles ce passage peut s'avérer difficile d'un point de vue culturel. Connaître certains des obstacles à la mise en place d'un bureau sans papier, c'est déjà gagner la moitié de la bataille.

L'attrait du papier

 

Les gens et leurs papiers ne sont pas faciles à séparer. Des groupes de personnes, comme ceux qui travaillent à la gestion d'une entreprise, peuvent parfois se sentir attachés au papier et à l'impression, par habitude ou tradition, ce qui peut donner l'impression que l'ensemble de l'entreprise dépend du papier et de l'encre.

Dans le monde des affaires, le papier séduit par sa piste d'audit rassurante, sa tangibilité et la possibilité d'invoquer l'adage et l'excuse "Nous avons toujours fait comme ça". Pour beaucoup, les documents papier rendent les affaires officielles et sûres, en cimentant à l'encre les activités quotidiennes de l'entreprise dans la réalité. C'est aussi une question d'habitude.

Les êtres humains ne se défont pas facilement de leurs habitudes et la plupart d'entre nous n'ont pas connu autre chose que les documents papiers à leurs débuts dans le monde des affaires.

La prise en compte de cette relation entre les personnes et le papier peut constituer une ressource inestimable lors du passage à un bureau sans papier. Savoir ce que les gens apprécient dans les systèmes papier permet d'établir un modèle de ce que l'on peut chercher à reproduire dans un système sans papier.

Proximité générationnelle avec le numérique

 

Même si les générations des baby-boomers, de la génération X et des milléniaux n'ont commencé à être définies qu'au début des années 90, les différences de relations générationnelles avec le papier et l'informatique existent depuis bien plus longtemps.

Les "digital natives" sont des personnes nées dans un monde où la technologie numérique faisait déjà partie intégrante de la vie quotidienne. En raison de leur introduction précoce - et homogène - à la technologie numérique, ils n'ont pas besoin de réfléchir ou de changer de culture pour s'adapter à un monde numérique.

D'autre part, les personnes nées avant les "digital natives" étaient habituées aux technologies analogiques comme le téléphone, le fax, la machine à écrire et la poste. Cette génération a dû passer de l'analogique au numérique et est connue sous le nom d'immigrants numériques.

Les "digital natives" sont à l'aise dans un environnement purement numérique et sont généralement moins réticents à l'idée d'un bureau sans papier. Mais cela peut être plus difficile pour les immigrants numériques. Ils ont déjà dû passer au numérique pour une grande partie de leur vie et s'accrocheront probablement plus fermement aux aspects analogiques de leur quotidien. Un environnement zéro papier peut leur sembler une menace.

Il est important de prendre en compte ces différences générationnelles lors de la transition vers le bureau sans papier. La sensibilisation et la sensibilité sont importantes à cet égard et permettront d'accélérer les taux d'adoption et d'adhésion au bureau sans papier.

Habitudes humaines

 

Les hommes sont des animaux qui aiment les habitudes et qui se sentent le plus à l'aise lorsqu'ils font ce qu'ils ont fait jusqu'à présent. Et même si les solutions alternatives, plus rapides et plus faciles à mettre en œuvre, permettent de gagner du temps et de l'argent, il reste difficile de s'affranchir de ses vieilles habitudes. Lors de la mise en place d'un nouveau logiciel ou d'un nouveau système de gestion des documents, il est important de prendre en compte les besoins de l'utilisateur. Si quelque chose ne va pas et qu'un processus échoue ou crée des problèmes, les gens reviendront naturellement à leurs anciennes méthodes ou habitudes. Il peut être particulièrement utile d'engager un expert pour accompagner toute l'entreprise dans sa transition vers la dématérialisation.

Garde à l'esprit qu'il y aura toujours un certain niveau de résistance à l'adoption de nouvelles technologies sur le lieu de travail ; il s'agit d'une réaction normale, et potentiellement utile, à la nouveauté. En prenant en compte cette résistance, les entreprises peuvent mieux comprendre quels sont ces obstacles et trouver des moyens de les surmonter.

Si tu t'es déjà demandé comment parvenir à un bureau sans papier et à quoi cela ressemblerait, regarde notre webinaire exclusif Comment gérer efficacement un bureau sans papier.

Comment obtenir l'adhésion de la culture à un bureau zéro papier ?

 

Il existe de nombreuses bonnes raisons pour une entreprise de passer au zéro papier, mais obtenir l'adhésion culturelle n'est pas une solution ponctuelle, ni entièrement intellectuelle. L’adhésion culturelle repose sur la stratégie, les petits pas, l'investissement émotionnel et la création d'habitudes qui resteront et prospéreront. Dans tous les cas, la communication et l'ouverture d'esprit à la critique sont essentielles !

Commencer par le pourquoi

 

Auteur et conférencier motivateur, Simon Sinek a écrit un livre et défini le concept commercial populaire "Start With Why" (Commence par le pourquoi). Il affirme que si toutes les grandes entreprises, comme Apple, connaissent un tel succès, ce n'est pas parce qu'elles commercialisent ce qu'elles font ou la manière dont elles le font, mais parce qu'elles le font pour la raison qu'elles ont de le faire. Ce "pourquoi" est un puissant facteur de motivation, en particulier pour les premiers utilisateurs, parce qu'il entre en résonance avec le centre émotionnel profond du cerveau.

Les entreprises peuvent utiliser ce concept pour susciter l'adhésion culturelle qu'elles recherchent. Le "quoi" et le "comment" d'un passage au bureau sans papier peuvent sembler suffisamment convaincants pour que tout le monde soit d'accord. Après tout, des mots-clés comme la fin des signatures manuscrites ou une résolution à l'échelle de l'entreprise de n'utiliser l'imprimante qu'en cas d'urgence semblent excellents en théorie, mais sans une raison ou une motivation au cœur de ces actions, tout le monde ne comprendra peut-être pas l’intérêt de ces nouvelles mesures. Des exemples de ce "pourquoi" très important sont : "Nous nous investissons dans la protection de notre environnement naturel" ou "Pour survivre, notre façon de travailler doit être durable".

Commencer modestement

 

Pas besoin d'opérer des changements radicaux ou de faire de grands sauts en avant pour obtenir l'adhésion de la culture d'entreprise. En fait, procéder d'un seul coup à de grands changements à l'échelle de l'entreprise pourrait même saboter les efforts que tu déploies pour passer entièrement au numérique. Lorsque les gens sont confrontés à trop de changements d'un seul coup, ils peuvent se sentir dépassés, avoir peur et réagir avec résistance.

La mise en œuvre d'un bureau entièrement numérique peut prendre plus de temps si tu procèdes par étapes, mais si tu commences modestement, avec un département ou un processus à la fois, l'adoption sera beaucoup plus durable et tu pourras passer à l'échelle supérieure en un rien de temps. La résistance à laquelle tu seras confronté, le cas échéant, sera également moins importante et plus facile à gérer.

Montrer l'exemple avant tout

 

La plupart des gens se souviennent mieux des processus - et les adoptent - lorsqu'ils ont une référence visuelle ou physio-spatiale que lorsqu'on leur a dit comment faire quelque chose. Bien entendu, il est important et utile d'organiser des formations et de rédiger des procédures. Mais n'oublie pas d'accompagner les employés à travers leur nouvel environnement de travail et de leur permettre d'expérimenter le processus et d'explorer les avantages d'un bureau zéro papier.

N'oublie pas de laisser de la place à l'échec et à la résistance ; ces éléments sont essentiels à l'engagement envers les nouveaux systèmes et contribuent à l'adoption réussie des technologies numériques. Un système d'essai destiné uniquement à la mise à l'épreuve permet non seulement d'éliminer les erreurs avant le déploiement, mais donne également à chacun la possibilité de s'habituer à un nouveau système avant de devoir l'utiliser dans le cadre de ses activités quotidiennes.

Avoir une stratégie

 

Ça vaut le coup d'être stratégique si tu cherches à obtenir l'adhésion de la culture à un bureau sans papier. Définis quels systèmes tu veux mettre en œuvre, comment tu veux les mettre en œuvre, sur quel laps de temps tu comptes t'appuyer et à quel rythme tu vas les mettre en place auprès de ton équipe. En fonction de la taille de ton entreprise et de la complexité de tes systèmes existants, il peut être judicieux de faire appel à un tiers pour t'aider à mettre en œuvre ta nouvelle stratégie numérique. Cette personne sera également en mesure de te guider dans la mise en œuvre de ta stratégie et de t'aider à la mettre en œuvre.

Formation de routine

 

La meilleure façon de créer de nouvelles habitudes est de les répéter sans cesse. Plus on fait souvent la même chose, plus elle devient une seconde nature et passe du statut de nouveauté à celui d'habitude. Prends le temps non seulement de former ton personnel lorsque tu mets en place un nouveau logiciel ou un nouveau système, mais aussi de créer le temps et l'espace nécessaires à une formation régulière et continue. Cela permettra non seulement de rafraîchir les connaissances sur le logiciel, mais aussi de donner aux employés l'occasion de soulever des problèmes réels et actuels dans un environnement de résolution de problèmes où tout le monde peut apprendre.

Accepte l’échec

 

Les êtres humains apprennent plus rapidement lorsqu'ils s'engagent dans un sujet, se salissent les mains et font des bêtises. De plus, l'échec peut être un outil précieux pour tester les points faibles d'un logiciel ou d'un système et mettre en évidence les points faibles de la gestion documentaire de l'entreprise. En adoptant une attitude positive et en considérant l'échec non pas comme une tare mais comme une opportunité d'apprentissage, le droit à l'erreur permet de mieux comprendre son activité, de connaître les besoins de ses employés et de savoir comment ses logiciels et ses systèmes peuvent les aider à construire une entreprise durable. Si la direction connaît parfaitement le "pourquoi" et le "quoi", ce sont les employés qui sont les experts du "comment". Ils connaissent leurs problèmes et peuvent vous dire ce qui manque à votre solution pour vraiment aider toute l'entreprise à aller plus loin.

S'il est facile d'investir dans des logiciels qui poussent ton entreprise vers le numérique et l'abandon du papier, c'est une erreur de penser que le logiciel seul est la clé d'un bureau sans papier. L’humain est au cœur de toute entreprise, qu'il s'agisse de marketing, d'éducation, de logistique ou de divertissement, ce qui fait de l'adhésion culturelle une clé du bureau sans papier aussi importante que le bon logiciel. Ainsi, lorsque tu décideras d'opter pour le zéro papier, assure-toi de rallier tout le monde à ta cause : aide-les à comprendre le "pourquoi", fournis-leur le "quoi" et assure-toi d'obtenir leur précieuse contribution sur le "comment".

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Article traduit et adapté en français par Éloïse.