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Cultural Buy-in & the Paperless Office

L’acceptation culturelle et les bureaux sans paperasse

par Jennifer Rees

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien et Italien.

Passer à un bureau sans papier dépend autant de l’acceptation culturelle des employés que de la technologie des logiciels à disposition.

Le fait d’avoir un bureau sans papier est un objectif vers lequel les entreprises tendent depuis longtemps, mais à l’heure où les préoccupations environnementales sont de plus en plus pressantes et où le télétravail se démocratise à l’échelle mondiale, la réalisation de cet objectif n’est maintenant plus facultative, mais essentielle pour l’avenir d’une entreprise. Tout comme l’atterrissage sur la Lune en 1969, la technologie seule ne suffit pas à atteindre cet objectif.

Qu’est-ce que l’adoption culturelle ?

 
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Photo par Jopwell de Pexels.

Lorsque nous pensons à la culture dans le milieu du travail, nous pouvons avoir à l’esprit un environnement sérieux et professionnel, qui se soucie de la santé et de la condition physique de ses employés, ou encore centrée sur les gens, alimentée par une certaine légèreté et les contributions de chaque individu. Quel que soit l’environnement de travail, le maintien de cette culture d’entreprise ou la transition vers un nouveau mode de fonctionnement dépendent des personnes qui y travaillent.

Ce qu’on appelle en anglais « buy-in » est en fait l’acceptation d’un nouveau paradigme au bureau par les individus. Cette notion est utilisée lorsqu’on parle de bureau sans paperasse et de l’adoption d’une culture sans papier : les décisions, les actions et la prédisposition au changement des individus peuvent affecter directement la capacité d’une entreprise à faire sa transition, il est donc nécessaire de faire en sorte que tout le monde se mette d’accord.

L’acceptation culturelle est-elle vraiment nécessaire pour passer au bureau sans papier ?

 
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Photo par fauxels de Pexels.

Oui et non. Investir dans les bons logiciels et technologies est crucial lors de la transition d’une entreprise vers le 100% numérique, et cela ne peut que valoir la peine si les employés se prêtent au jeu et apprennent à apprivoiser ces nouveaux outils.

Tu t’imagines t’inscrire à un marathon et acheter tout l’équipement nécessaire, pour finalement ne t’entraîner qu’une fois par semaine et manger de la malbouffe jusqu’au jour de la course ? Alors oui, tu pourras toujours aller à ce marathon, mais ce ne sera clairement pas aussi facile et amusant que prévu. Commencer une course avec l’équipement nécessaire, mais sans bonne préparation physique, te donnera forcément de graves difficultés et tu échoueras sûrement.

Il en va de même lorsque tu souhaites passer à un bureau sans paperasse. Les logiciels, la technologie et l’intention de base peuvent être là, mais c’est seulement avec l’investissement quotidien de toute ton équipe que tu arriveras à faire passer ton entreprise au numérique.

Ce qu’il faut prendre en compte lors du passage à un bureau sans papier

 
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Lorsqu’une entreprise commence à élaborer une stratégie et à prendre des mesures concrètes pour passer à un environnement sans papier, il est important de garder en tête que cette transition peut être un choc culturel pour certains. En prenant conscience des obstacles à surmonter pour passer à un bureau sans paperasse, la première bataille est déjà gagnée.

Le charme du papier

 

Les gens ne se séparent pas facilement de leurs documents papier. Pour certains employés, travailler avec du papier peut être quelque chose de culturel, voire de sentimental, ce qui peut donner l’impression que l’entreprise est dépendante des imprimantes et des feuilles de papier.

Dans le secteur commercial, avoir une trace papier des activités peut paraitre rassurant. L’indétrônable argument du « on a toujours fait comme ça, pourquoi changer » peut également être un obstacle. On remarque aussi que, pour beaucoup, un article d’un journal papier sera perçu comme étant plus officiel et véridique que son homologue en ligne, le document tangible ayant un certain côté solennel.

Prendre en compte cette relation qu’ont les humains avec le papier est capital quand on passe à un bureau sans papier. Savoir ce que les gens apprécient dans les documents papier te permettra de rassembler des éléments à utiliser dans les futurs documents numériques.

L’approche générationnelle face au numérique

 

Avant même que les générations comme les Baby-Boomers, la Génération X ou les Milléniaux ne soient définies au début des années 90, on observait déjà le développement de la relation de certaines générations avec le papier et la technologie.

Les natifs numériques sont les personnes nées dans un monde où la technologie numérique avait déjà été adoptée et faisait partie de la vie quotidienne. En raison de leur introduction précoce à la technologie numérique, ils n’ont jamais dû changer leur façon de penser ou leur approche culturelle pour s’y adapter.

D’autre part, les gens nés avant les natifs numériques étaient habitués aux technologies analogiques comme les téléphones, les fax, les machines à écrire et les lettres postales. Cette génération a dû passer de l’analogique au numérique et est appelée la génération des immigrants numériques.

Les natifs numériques sont à l’aise lorsqu’ils travaillent dans un environnement purement numérique et sont généralement moins réticents lorsqu’il faut passer à un bureau sans papier. Cependant, les immigrants numériques, qui ont déjà dû faire l’effort de franchir le pas vers un monde numérique, peuvent avoir plus de mal à s’adapter à un environnement totalement sans papier.

Il est donc essentiel de tenir compte du facteur générationnel dans la transition vers un bureau sans papier. En étant sensible aux potentielles réticences et en s’y adaptant, la transition vers une entreprise sans paperasse se fera plus sereinement et rapidement.

Les vieilles habitudes humaines

 

Les humains aiment tout ce qui est familier et tout ce qui fait partie de leur zone de confort, même s’il existe d’autres façons de faire plus rapides et simples. A l’heure d’instaurer de nouvelles technologies dans une entreprise, beaucoup d’employés auront tendance à procéder comme avant par habitude, surtout s’ils détectent une faille dans le nouveau mode de fonctionnement. N’hésite pas à contracter un expert qui pourra aider tout le monde à faire sa transition vers le numérique, sans embûche.

Garde à l’esprit qu’il y aura toujours une certaine résistance à l’adoption de nouvelles technologies au travail ; c’est normal d’observer une réaction face à un changement. Si les entreprises prennent conscience de cette résistance inévitable, elles pourront mieux observer et comprendre les obstacles auxquelles elles devront faire face et pourront ainsi trouver plus rapidement des moyens de les surmonter.

Si tu t’es déjà demandé comment passer à un bureau sans papier et à quoi il ressemblerait, tu peux assister à notre webinaire (en anglais) qui t’expliquera comment gérer efficacement un bureau sans papier.

Comment convaincre tout le monde de passer à un bureau sans papier

 
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Photo par Jopwell de Pexels.

Il y a pleins de bonnes raisons pour lesquelles une entreprise devrait se débarrasser des documents papier, mais le passage à un paradigme sans papier ne se fait pas en une fois. La transition vers le numérique dans une entreprise exige une stratégie de petits pas, un investissement émotionnel et la mise en place d’habitudes qui deviendront pérennes.

Commence par expliquer pourquoi

 

L’auteur et conférencier Simon Sinek définit dans son livre un concept populaire dans le domaine de l’entreprise : « Commence par expliquer pourquoi ». Il explique que si les plus grandes entreprises, comme Apple, ont connu le succès, ce n’est non pas parce qu’ils présentent bien ce qu’ils font ou comment ils le font, mais plutôt pourquoi ils le font. Répondre à ce « pourquoi » est un puissant motivateur, en particulier pour les adopteurs précoces, parce que cela stimule le centre émotionnel profond du cerveau.

Les entreprises peuvent utiliser ce concept pour encourager l’adoption d’une nouvelle façon de faire au bureau. Le « comment » d’un bureau sans paperasse pourrait être de n’utiliser l’imprimante seulement en cas d’urgence, et le « pourquoi » consisterait à montrer la motivation derrière ces actions, comme par exemple : « Nous nous soucions de la protection de notre environnement » ou « Pour survivre, la façon dont nous travaillons doit être durable ».

Commence petit

 

Pas besoin d’apporter des changements radicaux pour obtenir l’approbation de tous. Au contraire, faire trop de gros changements à la fois dans l’entreprise peut être contre-productif au passage au numérique, car lorsque les gens sont confrontés à trop de changement à la fois, ils peuvent se sentir dépassés, craintifs et résistants.

Il faudra peut-être plus de temps pour mettre en œuvre un bureau entièrement numérique, mais c’est en commençant petit, un bureau ou une étape à la fois, que le changement pourra s’inscrire durablement dans le temps.

Montre l’exemple au lieu de donner des ordres

 

La plupart des personnes apprennent et adoptent des comportements bien plus facilement lorsqu’ils sont confrontés avec des modèles, que lorsqu’on leur donne des ordres. Bien sûr, il est important de les guider et de mettre en place certaines règles, mais il est tout aussi nécessaire de leur montrer l’exemple, afin qu’ils puissent voir par eux-mêmes, tous les avantages qui viennent avec l’adoption d’un mode de travail sans paperasse.

Prends aussi en compte les échecs et les résistances ; ils font partie intégrante du changement et aident à apprendre et à avancer.

Elabore une stratégie

 

Il est nécessaire d’être stratégique pour gagner l’approbation de tous lors d’une transition vers un bureau sans papier. Esquisse quel système tu souhaites mettre en place, comment tu comptes le faire, en combien de temps tu comptes le faire et quelles étapes tu comptes suivre avec ton équipe. En fonction de la taille de ton entreprise et de la potentielle résistance des employés, il vaut peut-être la peine d’engager un spécialiste du numérique pour t’aider à démarrer la transition.

Mets en place une routine

 

Rien n’est aussi efficace pour consolider de nouvelles habitudes que la répétition. Il est important de former ton équipe au lancement de la transition, mais il est également nécessaire de mettre en place un suivi et des formations régulières pour assurer une progression continue Cela permettra non seulement aux employés de rafraîchir leurs connaissances du logiciel, mais aussi de relever des défis réels et actuels dans un environnement propice à l’apprentissage.

Accepte l’échec

 

Les humains apprennent plus vite lorsqu’ils s’investissent réellement dans quelque chose, quitte à se planter de temps en temps. L’échec est un élément-clé qui te permettra de détecter les points faibles des logiciels ou de l’organisation mise en place quant à la gestion numérique des documents. Avoir une attitude positive et voir l’échec comme une opportunité te permettra de mieux comprendre ton entreprise, tes erreurs, les besoins de tes employés. En fonction de tes observations, tu pourras optimiser tes logiciels et l’organisation de l’entreprise, pour en faire une entreprise pérenne.

Investir dans un logiciel pour que ton entreprise passe au numérique est une première étape, mais celle-ci ne servira à rien si tu ne formes pas tes employés par la suite. Après tout, ce sont eux qui, peu importe le secteur, sont au cœur de l’entreprise, et il est important de leur donner les clés pour pouvoir s’adapter au nouveau paradigme d’une entreprise sans papier.

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Article traduit et adapté en français par Éloïse

Jennifer Rees
Jennifer Rees
Rédacteur UX