Penerimaan Budaya & Kantor Tanpa Kertas

Kantor tanpa kertas telah lama menjadi aspirasi dari sisi bisnis, tetapi dengan masalah lingkungan yang mendesak dan peralihan global ke bekerja jarak jauh atau mobile, mencapai cita-cita ini tidak lagi hanya bagus kalau bisa, namun juga penting untuk masa depan bisnis. Sama seperti pendaratan di bulan pada tahun 1969, hanya mengandalkan teknologi tidak akan mampu membawa kita sampai ke sana.

Apa itu Penerimaan Budaya?

 

Ketika kita memikirkan budaya di tempat kerja, kita mungkin memikirkan lingkungan kerja yang serius atau profesional, mementingkan kesehatan dan kebugaran karyawan, atau mungkin lebih berfokus pada orang serta didukung oleh humor dan kontribusi individual. Apa pun lingkungan itu, semua tergantung pada orang-orang yang bekerja di sana untuk mempertahankan budaya itu - atau mengarahkannya ke arah yang baru.

Investasi pada budaya tempat kerja inilah yang kita sebut 'penerimaan', di mana itu merupakan kontribusi individu terhadap budaya kontemporer. Ini tidak jauh beda ketika bicara mengenai penerimaan budaya dan kantor tanpa kertas, di mana keputusan orang, tindakan, dan keterbukaan untuk berubah, dapat mempengaruhi keberhasilan peralihan ke nirkertas.

Apa Penerimaan Budaya Benar-benar Dibutuhkan untuk Menjadi Nirkertas?

 

Ya dan tidak. Berinvestasi dalam perangkat lunak dan teknologi yang tepat adalah bagian penting dari mengalihkan bisnis sepenuhnya ke ruang digital, dan itu bahkan bisa berhasil jika orang-orang yang perlu menggunakan teknologi ini tidak benar-benar berusaha demi keberhasilannya.

Tapi bisakah kamu bayangkan mendaftar untuk maraton, membeli semua peralatan yang kamu butuhkan, dan kemudian hanya berolahraga sekali tiap minggu dan hanya makan junk food menjelang hari perlombaan? Ya, kamu masih bisa mengikutinya hanya dengan muncul, tetapi itu tidak akan menyenangkan atau mudah. kamu mungkin memiliki akses masuk dan peralatan untuk berlomba, tetapi tanpa investasi sehari-hari dalam mempersiapkan tubuh kamu, kamu menyiapkan diri untuk mengalami kesulitan dan, kemungkinan besar, kegagalan.

Hal yang sama berlaku ketika mengejar kantor tanpa kertas. Infrastruktur, teknologi, dan niatan dasarnya mungkin ada, tetapi investasi harian untuk mencapai visi kantor tanpa kertas oleh semua orang yang terlibat dalam bisnislah yang akan menentukan keberhasilan peralihan ke lingkungan yang benar-benar digital.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Beralih ke Kantor Tanpa Kertas

 

Saat sebuah bisnis mulai menyusun strategi dan mengambil tindakan khusus untuk beralih ke lingkungan tanpa kertas, akan sangat membantu untuk mengingat bahwa ini merupakan langkah yang menantang secara budaya. Menyadari beberapa hambatan untuk mencapai kantor tanpa kertas bisa berarti telah memenangkan setengah dari pertempuran.

Daya Tarik Kertas

Orang-orang tidak mudah dipisahkan dari kertas. Sekelompok orang, seperti yang bekerja untuk menjalankan bisnis, terkadang dapat merasakan ikatan budaya dengan kertas dan percetakan, yang dapat membuat keseluruhan bisnisnya tampak tergantung pada kertas dan tinta.

Daya tarik kertas dalam bisnis dapat dikaitkan dengan kualitas yang tampaknya menjanjikan dari jejak kertas untuk tujuan audit, kesinggungan halaman yang tak terbantahkan, dan pepatah-cum-alasan kuno 'Yah, kami selalu melakukannya dengan cara ini.' Bagi banyak orang, kertas membuat bisnis resmi dan terjamin, penyemenan tinta kegiatan sehari-hari bisnis menjadi kenyataan.

Memahami hubungan antara manusia dan kertas dapat menjadi aset berharga bagi bisnis ketika beralih ke kantor tanpa kertas. Memahami apa yang orang hargai tentang sistem kertas dapat memberi kamu wawasan yang tak ternilai mengenai apa yang dapat direplikasi secara digital di sistem tanpa kertas.

Kedekatan Generasi Dengan Digital

Ketika generasi seperti Baby Boomers, Generasi X atau Milenial baru mulai didefinisikan pada awal tahun 90-an, hubungan generasi dengan kertas vs teknologi komputasi telah berkembang jauh lebih lama dari itu.

Penduduk asli digital adalah orang-orang yang lahir ke dunia di mana teknologi digital sudah menjadi bagian standar dan praktek dari kehidupan sehari-hari. Karena pengenalan awal mereka — yang mulus — terhadap teknologi digital, tidak ada pergeseran budaya atau pemikiran yang mereka butuhkan untuk beradaptasi dengan dunia digital.

Di sisi lain, orang yang lahir sebelum penduduk asli digital terbiasa dengan teknologi analog seperti telepon, mesin faks, mesin ketik, dan pos. Generasi ini telah harus melakukan pergeseran dari analog ke digital dan dikenal sebagai imigran digital.

Penduduk asli digital lebih nyaman bekerja di lingkungan yang murni digital dan biasanya lebih mudah menerima alat nirkertas, seperti kantor tanpa kertas. Namun ini bisa lebih sulit bagi imigran digital, yang sudah harus berpindah ke dunia yang lebih digital, untuk beradaptasi dengan proses nirkertas sepenuhnya.

Sangat penting untuk mempertimbangkan kedekatan generasi ini ketika kamu menerapkan alat baru untuk kantor tanpa kertas. Waspada dan sensitif terhadap fenomena ini akan meningkatkan tingkat penerapan dan penerimaan kantor tanpa kertas dalam bisnis kamu.

Kebiasaan Manusia

Manusia adalah makhluk kebiasaan dan kita paling nyaman melakukan apa yang selalu kita lakukan, bahkan jika ada cara yang lebih sederhana dan lebih mudah untuk menyelesaikan sesuatu. Dalam hal menerapkan perangkat lunak baru di bisnis, sangat penting untuk melakukannya dengan benar, karena orang akan secara alami berpaling ke cara atau kebiasaan lama jika mereka menemukan kelemahan atau kekurangan pada sistem baru. Mempekerjakan ahli untuk mendukung peralihan kamu ke kantor tanpa kertas dapat sangat membantu di sini.

Ingat, selalu akan ada tingkat perlawanan tertentu dalam menerima teknologi baru apa pun di tempat kerja; ini merupakan reaksi yang normal, dan bahkan berharga, reaksi terhadap sesuatu yang baru. Dengan mengandalkan perlawanan ini, bisnis dapat memanfaatkan wawasan tentang apa saja hambatan yang ada dan menemukan cara mengatasi mereka.

Bila kamu pernah bertanya-tanya bagaimana cara mencapai kantor tanpa kertas dan itu terlihat seperti apa, tonton webinar eksklusif kami, Cara Menjalankan Kantor Tanpa Kertas Secara Efektif.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Beralih ke Kantor Tanpa Kertas

 

Terdapat banyak alasan bagus bagi bisnis untuk beralih ke kantor tanpa kertas, namun demi mencapai penerimaan budayanya tidak bisa dengan sekali perbaikan, juga tidak sepenuhnya intelektual. Penerimaan budaya bergantung pada strategi, langkah kecil, investasi emosional, dan menciptakan kebiasaan, untuk dijalankan — dan dikembangkan.

Mulailah Dengan Mengapa

Penulis dan motivator, Simon Sinek menulis sebuah buku yang mendefinisikan konsep bisnis populer, “Mulailah Dengan Mengapa”. Dia menegaskan bahwa semua bisnis itu hebat, seperti Apple contohnya, yang sangat sukses, bukanlah karena memasarkan apa yang mereka lakukan atau bagaimana mereka melakukannya, namun mengapa mereka melakukannya. “Mengapa” adalah motivator yang kuat, terutama untuk early adopter, karena itu beresonansi dengan pusat emosi otak yang dalam.

Bisnis dapat menggunakan konsep ini sebagai pendorong penerimaan budaya yang mereka inginkan. "Apa" dan "Bagaimana" peralihan ke kantor tanpa kertas terlihat seperti tidak ada lagi tanda tangan basah atau resolusi seluruh kantor untuk menggunakan printer hanya untuk keadaan darurat, namun "Mengapa" menjadi alasan utama dari tindakan ini seperti, "Kami ingin berbuat lebih banyak untuk melindungi lingkungan," atau "Kami ingin membuktikan bisnis kami akan tetap relevan di masa yang akan datang.”

Mulai Dari Hal Kecil

Kamu tidak perlu membuat perubahan atau lompatan besar demi mencapai penerimaan budaya untuk peralihan ke kantor tanpa kertas. Malah, melakukan perubahan besar di perusahaan sekaligus dapat menyabotase usaha kamu, karena ketika manusia dihadapkan pada terlalu banyak perubahan sekaligus, mereka dapat menjadi kewalahan, ketakutan, dan melawan.

Mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk menerapkan kantor yang sepenuhnya digital, namun jika kamu mulai dari hal kecil, dengan satu departemen, atau satu proses pada satu waktu, penerimaannya akan lebih berkesinambungan dan kamu akan dapat meningkatkannya dalam waktu singkat.

Tunjukkan, Jangan Beritahu

Kebanyakan orang mengingat — dan menerima — proses lebih baik ketika mereka memiliki referensi visual atau fisiospasi, daripada ketika mereka diberitahu cara melakukan sesuatu. Tentu saja penting dan membantu untuk mengadakan pelatihan dan memiliki prosedur tertulis, namun ingatlah untuk memandu karyawan dalam menggunakan alat kantor tanpa kertas baru kamu, memungkinkan mereka untuk merasakan prosesnya dan menelusuri apa artinya untuk mencapai kantor tanpa kertas suatu hari nanti.

Jangan lupa untuk menyediakan ruang untuk kegagalan dan perlawanan; ini sangat penting saat terlibat dengan sistem baru, dan bahkan dapat membantu dalam keberhasilan penerimaan teknologi digital.

Memiliki Strategi

Tidak ada salahnya untuk menjadi strategis ketika kamu ingin mencapai penerimaan budaya untuk segala jenis alat digital. Buat kerangka dari apa yang ingin kamu terapkan, bagaimana kamu ingin menerapkannya, dan seperti apa jadwal kamu. Tergantung pada ukuran organisasi kamu, mempekerjakan pihak ketiga untuk membantu kamu memperkenalkan alat digital baru apa pun dapat menjadi investasi yang baik, seperti untuk kantor tanpa kertas.

Pelatihan Rutin

Tidak ada yang lebih membantu memperkuat kebiasaan baru seperti pengulangan. Luangkan waktu tidak hanya untuk melatih karyawan ketika kamu menerapkan perangkat lunak atau alat yang baru, namun ciptakan waktu dan tempat untuk pelatihan rutin yang berkelanjutan setelah penerapannya. Ini tidak hanya akan membantu sebagai penyegaran, namun juga memberi karyawan kesempatan untuk membahas tantangan yang dihadapi dalam suasana penyelesaian masalah, di mana semua orang dapat belajar.

Buat Halangan Untuk Menggunakan Kertas

Penguatan positif memang cara ampuh untuk mencapai penerimaan budaya dari tim kamu, namun terdapat cara menarik untuk mendorong penerimaan alat kantor tanpa kertas lebih cepat dengan menyiapkan halangan untuk kembali ke kebiasaan menggunakan kertas. Beberapa bisnis akan mengurangi jumlah printer di kantor secara bertahap, atau menetapkan larangan yang lebih kaku untuk menciptakan halangan yang lebih besar untuk menggunakan kertas. Karyawan harus berjalan lebih jauh ke printer atau pemindai, atau melakukan satu atau dua langkah tambahan, seperti mencatat penggunaannya di aplikasi, sebagai contoh. Hal ini akan membuat pencetakan menjadi opsi yang kurang menarik bagi karyawan dari waktu ke waktu, membuatnya lebih mudah untuk meninggalkannya secara bertahap sekalinya ketergantungan mereka pada teknologi ini telah berkurang.

Terima Kegagalan

Manusia belajar lebih cepat ketika mereka terlibat, mengotori tangan mereka, dan membuat kekacauan. Lebih dari itu, kegagalan dapat menjadi alat yang berharga dalam menguji kelemahan pada perangkat lunak atau sistem dan menyoroti tantangan manajemen dokumen perusahaan. Dengan sikap positif yang menerima kegagalan bukan sebagai bencana, namun kesempatan belajar, membuat ruang untuk kesalahan dapat membuka pintu untuk memahami bisnis kamu dengan lebih baik, mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan kamu, dan bagaimana penerapan alat kantor tanpa kertas dapat membantu mereka dalam membangun bisnis yang ramah lingkungan.

Mungkin lebih mudah untuk berinvestasi dalam perangkat lunak yang mendorong bisnis kamu lebih jauh ke ranah digital dan jauh dari kertas, namun salah untuk berpikir bahwa hanya perangkat lunak yang merupakan kunci ke kantor tanpa kertas. Manusia adalah inti dari setiap bisnis, baik itu pemasaran, pendidikan, logistik, atau hiburan, dan itu yang menjadikan penerimaan budaya merupakan kunci penting bagi kantor tanpa kertas sama seperti perangkat lunak kantor tanpa kertas yang tepat.

Mencari rangkaian perangkat lunak manajemen dokumen yang fleksibel untuk tim atau bisnis kamu? Mulailah uji coba gratis kamu hari ini atau daftar Smallpdf untuk Tim atau Smallpdf untuk Bisnis dengan paket dan harga yang sesuai kebutuhan kamu beserta tim.

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina