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Cultural Buy-in & the Paperless Office

La aceptación cultural y la oficina sin papel

por Jennifer Rees

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Francés, Indonesio y Italiano.

Lograr una oficina verdaderamente sin papel depende tanto de la aceptación cultural de las personas como de la tecnología del software.

Durante mucho tiempo se ha tenido la aspiración de lograr una oficina sin papel, pero con las apremiantes preocupaciones medioambientales y el cambio global hacia una fuerza de trabajo en remoto o móvil, lograr este ideal ya no es algo que pueda ser aspiracional, sino que es fundamental para el futuro de una empresa. Al igual que la llegada a la luna en 1969, la tecnología por sí sola no nos llevará hasta allí.

¿Qué es la adhesión cultural?

 
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Foto por Jopwell de Pexels

Cuando pensamos en la cultura en el lugar de trabajo, podemos pensar en entornos de trabajo serios o profesionales, muy centrados en la salud y el bienestar de los empleados, o quizá más centrados en las personas respaldados por la frivolidad y las contribuciones individuales. Cualquiera que sea ese entorno, depende de las personas que trabajan en él mantener esa cultura, o para dirigirla en nuevas direcciones. Esta inversión en la cultura del lugar de trabajo es lo que llamamos "buy-in" y es la contribución del individuo a la cultura contemporánea. No es muy diferente cuando se trata de la implicación cultural y la oficina sin papel, ya que las decisiones, las acciones y la apertura al cambio de las personas pueden influir en el éxito de la transición a la tecnología sin papel.

¿Se necesita realmente el apoyo de la cultura para dejar de usar el papel?

 
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Foto por fauxels de Pexels.

Sí y no. Invertir en el software y la tecnología adecuados es una parte crucial para trasladar un negocio completamente al entorno digital, y podría funcionar incluso si las personas que necesitan utilizar esta tecnología no están realmente comprometidas con su éxito. Pero, ¿te imaginas que te apuntas a una maratón, compras todo el equipo que necesitas y luego sólo haces ejercicio una vez a la semana y sólo comes comida basura hasta el día de la carrera? Sí, aún podrías lograrlo con sólo presentarte, pero no será tan divertido ni fácil como podría ser. Puede que tengas la inscripción en la carrera y el equipo, pero si no inviertes en el día a día para preparar tu cuerpo, te estás preparando para pasarlo mal y, muy probablemente, para fracasar. Lo mismo ocurre cuando se persigue una oficina sin papeles. Puede que la infraestructura, la tecnología y un nivel básico de intención estén ahí, pero son las inversiones diarias en la visión de una oficina sin papel por parte de todos los seres humanos implicados en la empresa las que van a facilitar o dificultar el paso a un entorno verdaderamente digital.

Puntos a tener en cuenta al pasar a una oficina sin papel

 
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A medida que una empresa comienza a elaborar estrategias y a tomar medidas específicas para pasar a un entorno sin papel, puede ser útil tener en cuenta por qué podría ser un movimiento culturalmente difícil. Ser consciente de algunos de los obstáculos para conseguir una oficina sin papel es la mitad de la batalla ganada.

El atractivo del papel

 

Los grupos de personas, como los que trabajan para dirigir una empresa, pueden sentirse a veces culturalmente ligados al papel y a la impresión, lo que puede hacer que toda la empresa parezca depender del papel y la tinta. El atractivo del papel en la empresa puede estar ligado a las cualidades aparentemente tranquilizadoras de un rastro de papel para fines de auditoría, la innegable tangibilidad de la página y el viejo dicho-excusa de "Bueno, siempre lo hemos hecho así". Para muchos, el papel hace que los negocios sean oficiales y seguros, cimentando en tinta las actividades cotidianas de la empresa en la realidad. Tener en cuenta esta relación entre las personas y el papel puede ser un recurso inestimable a la hora de hacer el cambio hacia una oficina sin papel. Saber lo que la gente valora de los sistemas de papel te da una idea para lo que se puede aspirar al replicar en un sistema sin papel.

Proximidad generacional a lo digital

 

Mientras que generaciones como los Baby Boomers, la Generación X o los Millennials no empezaron a definirse hasta principios de los años 90, las relaciones generacionales con el papel frente a la tecnología informática llevan mucho más tiempo evolucionando. Los nativos digitales son personas nacidas en un mundo en el que la tecnología digital ya era una parte estándar y práctica de la vida cotidiana. Debido a su temprana -y perfecta- introducción a la tecnología digital, no se les exige ningún cambio de pensamiento o cultural para adaptarse a un mundo digital. En cambio, los nacidos antes de los nativos digitales estaban acostumbrados a tecnologías analógicas como el teléfono, el fax, las máquinas de escribir y el correo postal. Esta generación ha tenido que hacer el cambio de lo analógico a lo digital y se les conoce como inmigrantes digitales. Los nativos digitales se sienten cómodos trabajando en un entorno puramente digital y suelen resistirse menos a adoptar una oficina sin papel. Pero a los inmigrantes digitales, que ya han dado el paso a un mundo más digital, puede resultarles más difícil adaptarse a un entorno totalmente sin papel. Asegúrate de tener en cuenta la proximidad generacional en tu paso a la ausencia de papel. La concienciación y la sensibilidad son importantes en este caso y contribuirán a acelerar las tasas de adopción y la aceptación de la oficina sin papel.

Hábitos humanos

 

Las personas somos seres de costumbres y nos sentimos más cómodos haciendo lo que siempre hemos hecho, aunque haya formas más sencillas y fáciles de hacer las cosas. Cuando se trata de implantar un nuevo software o tecnología en una empresa, es fundamental hacerlo bien, porque la gente volverá naturalmente a sus viejas costumbres o hábitos si percibe algún agujero o fallo en el nuevo sistema. Contratar a un experto para que le apoye en su transición a la tecnología sin papel puede ser especialmente útil en este caso. Recuerde que siempre habrá un cierto nivel de resistencia a la adopción de nuevas tecnologías en el lugar de trabajo; es una reacción normal, y potencialmente valiosa, a la novedad. Si se tiene en cuenta esta resistencia, las empresas pueden aprovechar para comprender cuáles son estas barreras y encontrar formas de superarlas. Si alguna vez te has preguntado cómo conseguir una oficina sin papel, mira nuestro seminario web exclusivo, Cómo dirigir una oficina sin papeles de forma eficaz.

Formas de conseguir la aceptación cultural de una oficina sin papel

 
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Foto por Jopwell de Pexels.

Hay muchas buenas razones para que una empresa pase a no utilizar papel, pero lograr la aceptación cultural no es una solución única, ni es totalmente intelectual. La aceptación cultural se basa en la estrategia, en los primeros pasos, en la inversión emocional y en la creación de hábitos, para que se mantenga y prospere.

Empezar con el porqué

 

El autor y conferenciante motivacional Simon Sinek escribió un libro y definió el popular concepto empresarial "Empezar con el porqué". Afirmó que todas las grandes empresas, como Apple, tienen tanto éxito, no porque comercialicen lo que hacen o cómo lo hacen, sino porque lo hacen. Este "por qué" es un poderoso motivador, especialmente para los primeros en adoptarlo, porque resuena en el centro emocional del cerebro. Las empresas pueden utilizar este concepto como impulso para la aceptación cultural que buscan. El "qué" y el "cómo" de una oficina sin papel puede ser la supresión de las firmas húmedas o la resolución de toda la empresa de utilizar la impresora sólo en caso de emergencia, pero el "por qué" se refiere a la razón o la motivación que subyace a estas acciones y puede ser algo así como: "Invertimos en la protección de nuestro entorno natural" o "Para sobrevivir, nuestra forma de trabajar debe ser sostenible".

Empezar con cambios pequeños

No es necesario hacer cambios radicales o grandes saltos para conseguir la aceptación cultural. De hecho, hacer grandes cambios en toda la empresa de una sola vez podría sabotear todo esfuerzo para pasar a la tecnología digital, porque cuando las personas se enfrentan a demasiados cambios de una sola vez, pueden sentirse abrumadas, temerosas y resistentes. Puede llevar más tiempo implantar una oficina totalmente digital, pero si se empieza por algo pequeño, con un departamento o un proceso a la vez, la adopción será mucho más sostenible y se podrá ampliar en poco tiempo.

Mostrar, no contar

La mayoría de las personas recuerdan -y adoptan- mejor los procesos cuando tienen una referencia visual o fisioespacial, que cuando se les ha dicho cómo hacer algo. Por supuesto, es importante y útil impartir formación y tener los procedimientos por escrito, pero no olvides guiar a los empleados por los sistemas sin papel y permitirles experimentar el proceso y explorar las ventajas de la oficina sin papel. No olvides dejar espacio para el fracaso y la resistencia, que son fundamentales para el compromiso con los nuevos sistemas y ayudan a la adopción exitosa de las tecnologías digitales. Tener una estrategia

Merece la pena ser estratégico cuando se trata de conseguir la aceptación cultural de una oficina sin papel. Define qué sistemas quieres implantar, cómo quieres implantarlos, qué calendario se tiene tiene y en qué tipo de incrementos se dará a conocer al equipo. Dependiendo del tamaño de la organización y de la complejidad de los sistemas existentes, podría ser una buena inversión contratar a un tercero para que ayude a desplegar la nueva estrategia digital.

Entrenamiento de rutina

Nada ayuda a reforzar los nuevos hábitos como la repetición. Tómese el tiempo necesario no sólo para formar a su personal cuando implemente un nuevo software o sistema, sino para crear el tiempo y el lugar para una formación regular y continua. Esto no ayudará a refrescar los conocimientos sobre el software, sino que dará a los empleados la oportunidad de plantear retos reales y actuales en un entorno de resolución de problemas, donde todos pueden aprender.

Aceptar el fracaso

Aunque puede ser fácil invertir en un software que empuje a la empresa hacia el ámbito digital y lo aleje del papel, es un error pensar que el software por sí solo es la clave de la oficina sin papel. Las personas están en el corazón de todo negocio, ya sea el marketing, la educación, la logística o el entretenimiento, y eso hace que la implicación cultural sea tan importante para la oficina sin papeles como el software adecuado. ¿Buscas un paquete de software de gestión documental flexible para tu equipo o empresa? Inicia tu prueba gratuita hoy mismo o regístrate en Smallpdf para equipos o Smallpdf para empresas con planes y precios que se adapten a ti y a tu equipo.

Artículo traducido y adaptado por Yasmina

Jennifer Rees
Jennifer Rees
UX Writer