Kulturelle Akzeptanz und das papierlose Büro

Das papierlose Büro ist schon lange ein erstrebenswertes Ziel im geschäftlichen Sinne. Aber mit dringenden Umweltbedenken und einer globalen Verlagerung zu einer mobilen Belegschaft ist das Erreichen dieses Ideals nicht länger ein Nice-to-have, sondern entscheidend für die Zukunft eines Unternehmens. Ähnlich wie bei der Mondlandung 1969 wird uns die Technologie allein nicht dorthin bringen.

Was ist kulturelle Akzeptanz?

 

Wenn wir an Kultur am Arbeitsplatz denken, denken wir vielleicht an ein ernsthaftes oder professionelles Arbeitsumfeld, in dem viel Wert auf die Gesundheit und Fitness der Mitarbeiter gelegt wird. Oder wir denken an ein Umfeld, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht; das von Leichtigkeit und individuellen Beiträgen getragen wird. Wie auch immer diese Umgebung aussieht, es hängt von den Menschen ab, die dort arbeiten, diese Kultur aufrechtzuerhalten - oder sie in neue Richtungen zu lenken.

Diese Investition in die Arbeitsplatzkultur nennen wir „Buy-in“ und es ist der Beitrag des Einzelnen zur zeitgenössischen Kultur. Nicht viel ist anders, wenn es um kulturelle Akzeptanz und das papierlose Büro geht, wo die Entscheidungen, Handlungen und die Offenheit für Veränderungen den Erfolg einer Umstellung auf papierloses Arbeiten beeinflussen können.

Brauchst du wirklich kulturelle Anerkennung, um papierlos zu werden?

 

Ja und nein. Die Investition in die richtige Software und Technologie ist ein entscheidender Faktor, um ein Unternehmen komplett in den digitalen Bereich zu verlagern. Dieses Vorhaben könnte selbst dann Erfolg haben, wenn die Leute, die diese Technologie nutzen müssen, nicht wirklich in den Erfolg investiert sind.

Aber kannst du dir vorstellen, dich für einen Marathon anzumelden, die ganze Ausrüstung zu kaufen, die du brauchst, und dann nur einmal pro Woche zu trainieren und nur Fast Food zu essen, bevor du an den Start gehst? Ja, du könntest es immer noch schaffen, indem du einfach auftauchst, aber es wird nicht so lustig oder einfach sein, wie es sein könnte. Du hast vielleicht die Startberechtigung und die Ausrüstung, aber ohne den täglichen Einsatz zur Vorbereitung deines Körpers wirst du es schwer haben und wahrscheinlich scheitern.

Das Gleiche gilt, wenn du das Ziel des papierlosen Büros anstrebst. Die Infrastruktur, die Technologie und der Grundgedanke mögen vorhanden sein, aber es sind die täglichen Investitionen in die Vision eines papierlosen Büros durch alle Menschen, die in das Unternehmen involviert sind, die über Erfolg oder Misserfolg der Umstellung auf eine wirklich digitale Umgebung entscheiden.

Tipps für die Umstellung auf ein papierloses Büro

 

Wenn ein Unternehmen beginnt, eine Strategie zu entwickeln und konkrete Maßnahmen zu ergreifen, um auf eine papierlose Umgebung umzusteigen, kann es hilfreich sein im Hinterkopf zu behalten, warum dies eine kulturelle Herausforderung sein könnte. Wenn man sich der Barrieren auf dem Weg zum papierlosen Büro bewusst ist, ist die halbe Schlacht schon gewonnen.

Die Anziehungskraft von Papier

Menschen und ihr Papier sind nicht leicht voneinander zu trennen. Gruppen von Menschen, wie die, die ein Unternehmen leiten, können sich manchmal kulturell an Papier und Druck gebunden fühlen, was das gesamte Unternehmen abhängig von Papier und Tinte erscheinen lassen kann.

Man kann die Anziehungskraft von Papier in der Geschäftswelt mit den scheinbar beruhigenden Qualitäten einer Papierspur für Prüfungszwecke, der unbestreitbaren Greifbarkeit der Seite und dem uralten Sprichwort bzw. der Ausrede „Das haben wir schon immer so gemacht“ in Verbindung bringen. Für viele macht Papier das Geschäft offiziell und sicher und zementiert mit Tinte die täglichen Aktivitäten des Unternehmens in die Realität.

Diese Beziehung zwischen Menschen und Papier zu berücksichtigen kann eine unschätzbare Ressource sein, wenn man den Wechsel zu einem papierlosen Büro vollzieht. Zu wissen, was Menschen an Papiersystemen schätzen, gibt dir eine Vorlage für das, was du in einem papierlosen System replizieren kannst und solltest.

Generationsabhängige Nähe zum Digitalen

Das Verhältnis der Generationen zu Papier und Computertechnologie hat sich schon entwickelt, bevor Generationen wie Baby Boomers, Generation X oder Millennials in den frühen 90er Jahren überhaupt definiert wurden.

Digital Natives sind Menschen, die in eine Welt hineingeboren wurden, in der digitale Technologie bereits ein Standard und praktischer Teil des täglichen Lebens war. Aufgrund ihrer frühen - und nahtlosen - Einführung in digitale Technologien, ist von ihrer Seite kein Denk- oder Kulturwandel erforderlich, um sich an eine digitale Welt anzupassen.

Auf der anderen Seite waren die Menschen, die vor den Digital Natives geboren wurden, an analoge Technologien wie Telefone, Faxgeräte, Schreibmaschinen und postalische Kommunikation gewöhnt. Diese Generation musste einen Wechsel von analog zu digital vollziehen und wird als Digital Immigrants bezeichnet.

Digital Natives fühlen sich wohl, wenn sie in einer rein digitalen Umgebung arbeiten und sind in der Regel abgeneigt, wenn es darum geht, ein papierloses Büro einzurichten. Für Digital Immigrants, die bereits den Schritt in eine digitalere Welt vollzogen haben, kann es jedoch schwieriger sein, sich an eine komplett papierlose Umgebung anzupassen.

Achte darauf, dass du die Nähe der Generationen zueinander und zur Digitalisierung bei deiner Umstellung auf das papierlose Büro berücksichtigst. Bewusstsein und Sensibilität sind hier wichtig und unterstützen eine schnellere Akzeptanz des papierlosen Büros.

Menschliche Gewohnheit

Menschen sind Gewohnheitstiere und wir tun am liebsten das, was wir schon immer getan haben, auch wenn es einfachere, leichtere Wege gibt, Dinge zu erledigen. Wenn es darum geht, eine neue Software oder Technologie in einem Unternehmen zu implementieren, ist es entscheidend, es richtig zu machen. Es ist nur natürlich für die Menschen, zu alten Gewohnheiten zurückkehren, wenn sie Lücken oder Fehler im neuen System bemerken. Einen Experten zu engagieren, der dich bei der Umstellung auf das papierlose System unterstützt, kann hier besonders hilfreich sein.

Denke auch daran, dass es immer ein gewisses Maß an Widerstand gegen die Einführung neuer Technologien am Arbeitsplatz geben wird; dies ist eine normale und potenziell wertvolle Reaktion auf Neues. Indem sie sich auf diesen Widerstand einstellen und einlassen können Unternehmen Einblicke in diese Barrieren gewinnen und Wege finden, sie zu überwinden.

Wenn du dich schon immer gefragt hast, wie du ein papierloses Büro erreichen kannst und wie das am Ende aussehen würde, dann schau dir unser exklusives Webinar an: Wie man ein papierloses Büro effektiv leitet.

Wege zur kulturellen Anerkennung für ein papierloses Büro

 

Es gibt viele gute Gründe für ein Unternehmen, auf ein papierloses Büro umzusteigen, aber das Erreichen der kulturellen Akzeptanz ist keine einmalige Sache und auch nicht rein intellektuell. Kulturelle Akzeptanz beruht auf einer Strategie, kleinen Schritten, emotionalen Investitionen und dem Schaffen von Gewohnheiten, um zu bestehen - und zu gedeihen.

Beginne mit dem Warum

Der Autor und Motivationsredner Simon Sinek hat ein Buch geschrieben und das beliebte Geschäftskonzept „Start With Why“ definiert. Er behauptet, dass alle großen Unternehmen, wie z.B. Apple, so erfolgreich sind, weil sie nicht vermarkten was sie tun oder wie sie es tun, sondern warum sie es tun. Dieses „Warum“ ist ein mächtiger Motivator, besonders für sogenannte „Early Adopters“ (frühe Anwender), weil es mit dem tiefen, emotionalen Zentrum des Gehirns in Resonanz geht.

Unternehmen können dieses Konzept als Anstoß für die kulturelle Akzeptanz nutzen, die sie suchen. Das „Was“ und „Wie“ eines papierlosen Büros könnte so aussehen, dass es keine „nassen“ Unterschriften mehr gibt oder einen unternehmensweiten Beschluss, den Drucker nur noch in Notfällen zu benutzen, aber das „Warum“ bezieht sich auf den Grund oder die Motivation, die hinter diesen Aktionen steht und könnte so aussehen: „Wir investieren in den Schutz unserer natürlichen Ressourcen“ oder „Um zu überleben, muss unsere Arbeitsweise nachhaltig sein.“

Fang klein an

Du musst keine großen Veränderungen oder riesen Sprünge machen, um kulturelle Akzeptanz zu erreichen. Tatsächlich könnten riesige, unternehmensweite Veränderungen auf einmal deine Bemühungen zur Umstellung auf die Digitalisierung sabotieren, denn wenn Menschen mit zu vielen Veränderungen auf einmal konfrontiert werden, können sie überwältigt, ängstlich und resistent werden.

Es kann länger dauern, ein vollständig digitales Büro zu realisieren, aber wenn du klein anfängst, mit einer Abteilung oder einem Prozess nach dem anderen, wird die Einführung viel nachhaltiger sein und du wirst in der Lage sein, sie in kürzester Zeit zu erweitern.

Zeigen, nicht erzählen

Die meisten Menschen erinnern sich besser an Prozesse, wenn sie eine visuelle oder räumliche Referenz haben, als wenn man ihnen sagt, wie sie etwas tun sollen. Natürlich ist es wichtig und hilfreich, Schulungen zu veranstalten und Abläufe schriftlich festzuhalten, aber vergiss nicht, die Mitarbeiter durch das papierlose System zu führen und ihnen die Möglichkeit zu geben, den Prozess zu erleben und die Vorteile des papierlosen Büros für sich selbst zu entdecken.

Vergiss nicht, Raum für Misserfolge und Widerstände zu schaffen; diese sind entscheidend für die Auseinandersetzung mit neuen Systemen und helfen dabei, digitale Technologien erfolgreich einzuführen.

Habe eine Strategie

Es zahlt sich aus, strategisch vorzugehen, wenn du die kulturelle Akzeptanz für ein papierloses Büro gewinnen willst. Skizziere, welche Systeme du implementieren willst, wie du sie implementieren willst, wie dein Zeitplan aussieht und in welchen Schritten du sie deinem Team zur Verfügung stellen willst. Abhängig von der Größe deines Unternehmens und der Komplexität der bestehenden Systeme, könnte es sich lohnen, einen Dritten zu beauftragen, der dir bei der Einführung deiner neuen digitalen Strategie hilft.

Routiniertes Training

Nichts hilft so sehr dabei, neue Gewohnheiten zu festigen, wie Wiederholung. Nimm dir nicht nur die Zeit, deine Mitarbeiter zu schulen, wenn du eine neue Software oder ein neues System einführst, sondern schaffe die Zeit und den Ort für regelmäßige, fortlaufende Schulungen. Dies wird nicht nur helfen, das Wissen über die Software aufzufrischen, sondern gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, echte und aktuelle Herausforderungen in einer Problemlösungsumgebung anzusprechen, in der jeder lernen kann.

Umarme das Scheitern

Menschen lernen schneller, wenn sie sich mit einem Thema auseinandersetzen, sich die Hände schmutzig machen und Dinge durcheinander bringen. Darüber hinaus kann Scheitern ein wertvolles Werkzeug sein, um Schwachstellen in Software oder Systemen auszutesten und die Schmerzpunkte im Dokumentenmanagement des Unternehmens aufzuzeigen. Mit einer positiven Einstellung, die das Scheitern nicht als Katastrophe, sondern als Lernmöglichkeit begreift, öffnet der Raum für Fehler die Türen, um dein Geschäft besser zu verstehen, zu wissen, was deine Mitarbeiter brauchen und wie deine Software und Systeme ihnen beim Aufbau eines nachhaltigen Unternehmens dienen können.

Auch wenn es einfach ist, in Software zu investieren, die dein Unternehmen weiter in die digitale Welt und weg vom Papier bringt, ist es ein Fehler zu denken, dass Software allein der Schlüssel zum papierlosen Büro ist. Menschen sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, sei es im Marketing, in der Ausbildung, in der Logistik oder in der Unterhaltung. Und das macht die kulturelle Akzeptanz zu einem ebenso wichtigen Schlüssel zum papierlosen Büro wie die richtige Software.

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Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna