Adesão cultural e o escritório sem papel

O escritório sem papel não é um sonho novo. Ele já existe há algum tempo. O formato PDF foi inventado justamente por esse motivo - para construir um trampolim para um caminho rumo a um escritório realmente sem papel. Embora durante muito tempo as coisas não parecessem avançar, podemos ver uma mudança cultural na sociedade atual. Preocupações ambientais urgentes e uma mudança global em direção a uma força de trabalho remota ou flexível mais uma vez mudaram nossa direção para o caminho certo. O escritório sem papel não é mais algo agradável de se ter, mas é fundamental para o futuro de uma empresa. Assim como o pouso na Lua em 1969, a tecnologia por si só não nos levará até lá.

O que é adesão cultural?

Quando pensamos em cultura no local de trabalho, podemos pensar em ambientes de trabalho sérios ou profissionais que investem profundamente na saúde e na boa forma dos funcionários, ou talvez mais focados nas pessoas e sustentados pelas contribuições individuais. Seja qual for a aparência desse ambiente, ele depende das pessoas que trabalham nele para mantê-lo ou conduzi-lo em novas direções.

Esse investimento na cultura do local de trabalho é o que chamamos de "adesão" e é a contribuição de cada indivíduo para a cultura contemporânea. Não é muito diferente quando se trata de adesão cultural e do escritório sem papel, em que as decisões, as ações e a abertura das pessoas para a mudança podem influenciar o sucesso de uma mudança para o escritório sem papel.

Você realmente precisa de adesão cultural para deixar de usar papel?

Sim e não. Investir no software e na tecnologia certos é uma parte essencial da transição completa de uma empresa para o espaço digital. Como acontece com muitas outras coisas, isso ainda pode funcionar, mesmo que as pessoas que precisam usar essa tecnologia não estejam realmente empenhadas no seu sucesso.

Mas você consegue se imaginar se inscrevendo em uma maratona, comprando todo o equipamento necessário e depois se exercitando apenas uma vez por semana e comendo só porcaria até o dia da corrida? Sim, você ainda pode conseguir apenas comparecer, mas não será tão divertido ou fácil quanto poderia ser e provavelmente não correrá a prova inteira. Você pode conseguir a inscrição para a corrida e o equipamento, mas sem os investimentos diários na preparação do seu corpo, você está se preparando para ter dificuldades e, muito provavelmente, fracassar.

O mesmo acontece quando se vai em busca de um escritório sem papel. A infraestrutura, a tecnologia e um nível básico de intenção podem estar presentes, mas são os investimentos diários na visão de um escritório sem papel por parte de todos os seres humanos envolvidos na empresa que farão ou não a mudança para um ambiente verdadeiramente digital.

Pontos a considerar ao mudar para um escritório sem papel

Quando uma empresa começa a traçar estratégias e tomar medidas específicas para migrar para um ambiente sem papel, é útil ter em mente por que essa pode ser uma mudança culturalmente desafiadora. Estar ciente de algumas das barreiras para alcançar um escritório sem papel é metade da batalha.

O fascínio do papel

As pessoas e seus papéis não são fáceis de separar. Grupos de pessoas, como os que trabalham para administrar uma empresa, às vezes podem se sentir culturalmente ligados ao papel e à impressão, o que pode fazer com que toda a empresa pareça dependente de papel e tinta.

O papel é atraente nos negócios devido à sua facilidade de auditoria, tangibilidade e a velha desculpa de "Bem, sempre fizemos assim". Para muitos, o papel torna os negócios oficiais e seguros, consolidando em tinta as atividades cotidianas da empresa como realidade. É também uma questão de hábito. Os seres humanos não quebram seus hábitos facilmente e a maioria de nós não aprendeu ou começou a trabalhar sem papel.

Levar em consideração essa relação entre as pessoas e o papel é um recurso inestimável na mudança para um escritório sem papel. Saber o que as pessoas valorizam nos sistemas de papel te dá um modelo do que você pode tentar replicar em um sistema sem papel.

Proximidade das gerações com o digital

Embora gerações como a dos Baby Boomers, Geração X e Millennials estivessem apenas começando a ser definidas no início dos anos 90, as relações geracionais com o papel e a tecnologia de computação vêm evoluindo há muito mais tempo.

Os nativos digitais são pessoas nascidas em um mundo em que a tecnologia digital já é uma parte da vida cotidiana. Devido à sua introdução precoce - e ininterrupta - à tecnologia digital, não é necessária nenhuma reflexão ou mudança cultural para se adaptarem a um mundo digital.

Por outro lado, as pessoas nascidas antes dos nativos digitais estavam acostumadas a tecnologias analógicas como telefone, fax, máquina de escrever e correio. Essa geração teve de fazer uma mudança do analógico para o digital e é conhecida como imigrantes digitais.

Os nativos digitais se sentem à vontade para trabalhar em um ambiente puramente digital e geralmente são menos resistentes a adotar um escritório sem papel. Mas isso pode ser mais difícil para os imigrantes digitais. Eles já transferiram grande parte do seu mundo para o espaço digital e provavelmente vão se apegar mais aos aspectos analógicos remanescentes do seu dia a dia. O ambiente sem papel pode parecer uma ameaça.

Não deixe de considerar a proximidade entre as gerações na sua mudança para o ambiente sem papel. A conscientização e a sensibilidade são importantes nesse caso e contribuirão para taxas de adoção mais rápidas e para a adesão ao escritório sem papel.

Hábito humano

As pessoas são criaturas de hábitos, e nos sentimos mais confortáveis fazendo o que sempre fizemos. Mesmo que pareça lógico fazer as coisas de maneira mais rápida e fácil, o que claramente economizará tempo e dinheiro, chegar lá significa romper com velhos hábitos. Quando se trata de implementar um novo software ou tecnologia em uma empresa, é fundamental fazer tudo certo. Se algo der errado e um processo falhar ou criar problemas, as pessoas naturalmente voltarão aos velhos hábitos. A contratação de um especialista para ajudar na transição para a economia de papel pode ser especialmente útil nesse caso.

Lembre-se de que sempre haverá um certo nível de resistência à adoção de novas tecnologias no local de trabalho; essa é uma reação normal e potencialmente valiosa à novidade. Ao se apoiar nessa resistência, as empresas podem aproveitar os insights sobre quais são essas barreiras e encontrar maneiras de superá-las.

Se você já se perguntou como conseguir um escritório sem papel e como isso seria, assista ao nosso webinar exclusivo, Como administrar um escritório sem papel de forma eficaz.

Maneiras de conseguir a adesão cultural para um escritório sem papel

Há muitos bons motivos para uma empresa deixar de usar papel, mas conseguir a adesão cultural não é uma solução única, nem é algo totalmente intelectual. A adesão cultural depende de estratégia, passos de formiga, investimento emocional e criação de hábitos que se mantenham e prosperem. Em todo caso, a comunicação e a mente aberta para críticas são fundamentais!

Comece com o porquê

Simon Sinek, autor e palestrante motivacional, escreveu um livro e definiu o popular conceito de negócios "Comece com o porquê”. Ele afirmou que todas as grandes empresas, como a Apple, são tão bem-sucedidas, não porque comercializam o que fazem ou como o fazem, mas por causa do "porquê" o fazem. Esse "por que" é um motivador poderoso, especialmente para os primeiros a adotá-lo, porque ressoa com o centro emocional profundo do cérebro.

As empresas podem usar esse conceito como um impulso para a adesão cultural que estão buscando. O "o quê" e o "como" de um escritório sem papel podem parecer convincentes o suficiente para achar que todos estariam a bordo. Afinal, palavras-chave como "não mais assinar com canetas" ou uma resolução de toda a empresa para usar a impressora somente em emergências soam bem na teoria, mas sem um motivo ou uma motivação no centro dessas ações, talvez nem todos entendam suas metas. Exemplos desse "porquê" muito importante são algo como: "Estamos empenhados em proteger nosso ambiente natural" ou "Para sobreviver, a forma como trabalhamos precisa ser de forma sustentável".

Comece aos poucos

Você não precisa fazer mudanças radicais ou grandes saltos para conseguir a adesão cultural. Na verdade, fazer grandes mudanças em toda a empresa de uma só vez pode sabotar totalmente seus esforços de transição para o digital. Independentemente do assunto: Quando as pessoas se deparam com muitas mudanças de uma só vez, elas podem ficar sobrecarregadas, com medo e reagir com resistência.

Pode levar mais tempo para implementar um escritório totalmente digital se você tomar medidas menores, mas se você começar aos poucos, com um departamento ou um processo de cada vez, a adoção será muito mais sustentável e você vai poder aumentar a escala em pouco tempo. A resistência que você enfrentar, se houver, também será menor e mais gerenciável.

Mostre, não diga

A maioria das pessoas se lembra - e adota - melhor os processos quando tem uma referência visual ou físico-espacial do que quando somente dizem como fazer algo. É claro que é importante e útil realizar treinamentos e ter procedimentos escritos. Mas lembre-se de orientar os funcionários sobre os sistemas sem papel e permitir que eles experimentem o processo e explorem os benefícios do escritório sem papel.

Não se esqueça de abrir espaço para o fracasso e a resistência; eles são essenciais para o envolvimento com novos sistemas e ajudam na adoção bem-sucedida de tecnologias digitais. Um sistema experimental exclusivamente para testes não só ajuda a eliminar erros antes da implementação, mas também dá a todos a chance de se acostumarem com um novo sistema antes de realmente terem de usá-lo nas suas operações diárias.

Tenha uma estratégia

Vale a pena ser estratégico quando se busca conquistar a adesão cultural para um escritório sem papel. Descreva os sistemas que deseja implementar, como deseja implementá-los, qual é o seu cronograma e em quais situações será liberado para a sua equipe. Dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade dos sistemas, pode ser um bom investimento contratar uma empresa terceirizada para ajudá-lo a implantar sua nova estratégia digital. Eles também poderão apontar possíveis armadilhas no caminho com relação à adesão cultural.

Treinamento de rotina

A melhor maneira de criar novos hábitos é por meio da repetição infinita. Quanto mais vezes você fizer a mesma coisa, mais ela se tornará uma segunda natureza e deixará de ser algo novo para se tornar um hábito. Dedique tempo não apenas para treinar sua equipe quando implementar novos softwares ou sistemas, mas também para criar tempo e local para um treinamento regular e contínuo. Isso não só vai ajudar a atualizar o conhecimento sobre o software, mas também vai dar aos funcionários a oportunidade de apresentar desafios reais e atuais em um ambiente de solução de problemas em que todos possam aprender.

Abrace o fracasso

Os seres humanos aprendem mais rapidamente quando se envolvem com um assunto, sujam as mãos e fazem uma bagunça. Mais do que isso, o fracasso pode ser uma ferramenta valiosa para testar os pontos fracos dos softwares ou sistemas e destacar os pontos problemáticos do gerenciamento de documentos da empresa. Com uma atitude positiva que encare o fracasso não como uma calamidade, mas como uma oportunidade de aprendizado, abrir espaço para os erros abre portas para entender melhor o seu negócio, saber o que os funcionários precisam e como o software e os sistemas podem ajudá-los a construir um negócio sustentável. Embora a gerência saiba tudo sobre o "porquê" e o "o quê", são os funcionários que realmente são especialistas no "como". Eles conhecem seus pontos com problemas e podem lhe dizer o que falta para realmente ajudar a sua empresa a ir além.

Embora possa ser fácil investir em um software que leve sua empresa para o mundo digital e para longe do papel, é um erro pensar que o software sozinho é a chave para um escritório sem papel. As pessoas estão no centro de toda empresa, seja ela de marketing, educação, logística ou entretenimento, e isso faz com que a adesão cultural seja tão importante para o escritório sem papel quanto o software certo. Portanto, quando você tomar a decisão de eliminar o uso de papel, certifique-se de ter todos a bordo - ajude-os a entender o "porquê", forneça a eles o "o quê" e certifique-se de obter a inestimável contribuição deles para o "como".

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Traduzido e adaptado para o português por Ariane.