Cultura organizacional e o escritório sem papel

O escritório sem papel é um objetivo de muitos negócios. Contudo, com as preocupações ambientais e a mudança global em direção ao trabalho remoto, alcançar este objetivo não é apenas algo positivo, mas fundamental para o futuro de uma empresa. Tal como na chegada à Lua em 1969, a tecnologia por si só não nos levará a lado nenhum.

O que é a cultura organizacional?

Quando pensamos em cultura de trabalho, podemos pensar em ambientes de trabalho sérios ou profissionais, focados na saúde e no bem-estar dos funcionários, ou talvez mais centrados nas pessoas e apoiado em contribuições individuais.

Independentemente do ambiente de trabalho, cabe às pessoas que nele trabalham manter essa cultura ou melhorá-la. Esse investimento na cultura do local de trabalho é o que chamamos de "cultura organizacional" e é a contribuição do indivíduo para a cultura contemporânea.

Não é muito diferente quando se trata do escritório sem papel, pois as decisões, ações e abertura das pessoas para a mudança podem influenciar o sucesso da transição para a tecnologia sem papel.

O apoio da cultura é realmente necessário para parar de usar papel?

Sim e não. Investir no software e na tecnologia certos é uma parte crucial para fazer a transição completa para o ambiente digital e pode funcionar mesmo se as pessoas que precisam usar essa tecnologia não estiverem realmente comprometidas com seu sucesso.

Consegue imaginar participar em uma maratona, comprar todo o equipamento de que precisa e depois se exercitar apenas uma vez por semana e comer apenas comida de plástico até o dia da corrida? Sim, é possível, mas não será tão divertido ou fácil quanto poderia ser. Você até pode ter a inscrição, mas se não investir na sua preparação física, obter resultados será muito difícil ou impossível.

O mesmo se aplica em um escritório sem papel. A infraestrutura, a tecnologia e a intenção podem estar lá, mas são os investimentos diários na visão de um escritório sem papel por todos os funcionários da empresa que ditarão o seu sucesso.

Pontos a serem considerados ao mudar para um escritório sem papel

À medida que uma empresa começa a traçar estratégias e a implementar medidas específicas para eliminar o papel, pode ser útil considerar possíveis dificuldades. Estar ciente de alguns dos obstáculos na transição para um escritório sem papel é meio caminho andado.

O apelo do papel

É difícil acabar com o papel! Muitas vezes, estamos tradicionalmente presos ao papel e à impressora, o que pode fazer com que toda a empresa pareça dependente de papel e tinta.

O apelo do papel no negócio pode estar ligado às qualidades aparentemente reconfortantes de um rastro de papel para auditorias, à tangibilidade inegável da página e à velha desculpa "sempre foi assim". Para muitos, o papel torna os negócios oficiais e seguros, cimentando o dia a dia da empresa com tinta.

Considerar essa relação entre as pessoas e o papel é fundamental ao mudar para um escritório sem papel. Saber o que as pessoas valorizam usando papel é um bom ponto de partida para saber o que replicar em um sistema sem papel.

A relação das gerações com o digital

Embora gerações como Baby Boomers, Geração X ou Millennials só tenham sido definidas no início da década de 1990, a relação com o digital já começou antes.

Os nativos digitais são pessoas nascidas em um mundo onde a tecnologia digital já faz parte do cotidiano. Devido à sua introdução precoce e perfeita à tecnologia digital, nenhuma mudança de mentalidade ou cultura é exigida para se adaptarem a um mundo digital.

Ao contrário, aqueles que nasceram antes dos nativos digitais estavam acostumados com tecnologias analógicas, como o telefone, o fax, as máquinas de escrever e o correio. Esta geração teve que passar do analógico para o digital e,por isso, são conhecidos como imigrantes digitais.

Os nativos digitais sentem-se confortáveis trabalhando em um ambiente puramente digital e são menos prováveis a resistir à adoção de um escritório sem papel. Mas os imigrantes digitais podem achar mais difícil se adaptar a um ambiente totalmente sem papel. Conscientização e sensibilidade são importantes neste caso e ajudarão na adoção e aceitação do escritório sem papel.

Hábitos humanos

As pessoas são criaturas de hábitos e nos sentimos mais à vontade fazendo o que sempre fizemos, embora existam formas mais simples e fáceis de fazer as coisas. Quando se trata de implementar um novo software ou tecnologia em uma empresa, é essencial fazê-lo bem, pois as pessoas naturalmente voltarão aos seus antigos hábitos se encontrarem uma falha no novo sistema.

Contratar um especialista para apoiar na transição para a tecnologia sem papel pode ser verdadeiramente útil neste caso. Lembre-se que haverá sempre resistência à adoção de novas tecnologias no ambiente de trabalho. É uma reação normal e potencialmente valiosa à novidade. Ao considerar essa resistência, as empresas podem entender quais são os obstáculos e encontrar maneiras de os superar.

Como facilitar a aceitação cultural de um escritório sem papel

Existem muitos bons motivos para uma empresa deixar de usar papel, mas fazer com que a empresa o aceite pode ser um pouco mais difícil. A aceitação cultural depende da estratégia, de pequenos passos, investimento emocional e construção de hábitos.

Comece com o porquê

O autor e palestrante motivacional Simon Sinek escreveu um livro e definiu o conceito de "Comece com o porquê". Ele afirmou que todas as grandes empresas, como a Apple, são muito bem-sucedidas, não porque comercializam o que fazem ou como o fazem, mas o porquê de o fazer. Esse "porquê" é um motivador poderoso, especialmente para os primeiros usuários, porque ressoa com a parte emocional do cérebro.

As empresas podem usar esse conceito como um estímulo para a aceitação cultural que buscam. O "o quê" e o "como" de um escritório sem papel podem ser a eliminação de assinaturas manuscritas ou decisão de usar a impressora apenas em uma emergência, mas o "porquê" se refere ao motivo por trás dessas ações e pode ser algo como: "Queremos investir na proteção do ambiente" ou "Para sobreviver, nossa forma de trabalhar deve ser sustentável".

Comece com pequenas mudanças

Não é necessário fazer mudanças radicais para alcançar a aceitação cultural. Na verdade, fazer grandes mudanças em toda a empresa de uma só vez pode comprometer a mudança para o digital. Isso porque quando as pessoas se deparam com muitas mudanças de uma vez só, elas podem se sentir assoberbadas, receosas e resistentes. Pode demorar para implantar um escritório totalmente digital, mas começando devagar, com um departamento ou processo de cada vez, a adoção será muito mais sustentável e fácil de expandir.

Ações valem mais que palavras

A maioria das pessoas lembra e adota processos melhor quando tem uma referência visual do que quando lhes é dito como fazer algo. Claro, é importante e útil fornecer treinamento e ter procedimentos por escrito, mas não se esqueça de orientar os funcionários e permitir que eles experimentem o processo e explorem os benefícios do escritório sem papel. Não se esqueça de deixar espaço para falhas e resistências, que são fundamentais na adoção de novos sistemas e tecnologias digitais.

Tenha uma estratégia

Vale a pena ser estratégico quando se trata de obter a aceitação cultural de um escritório sem papel. Defina que sistemas você deseja implementar, como deseja implementá-los, os prazos e em como isso será anunciado para a equipe. Dependendo do tamanho da empresa e da complexidade dos sistemas existentes, pode ser um bom investimento contratar pessoas para ajudar a implantar a nova estratégia digital.

Formação regular

Não há nada melhor do que a repetição para criar hábitos. Reserve um tempo não apenas para treinar sua equipe em um novo software ou sistema, mas também para definir as horas e o local para o treinamento regular. Isso não só ajudará no uso do novo software, mas também dará aos funcionários a oportunidade de apresentar seus maiores desafios para que todos possam aprender.

Aceitar o fracasso

Embora possa ser fácil investir em software que torne sua empresa digital, é um erro pensar que o software por si só é a chave para o escritório sem papel. As pessoas estão no centro de todos os negócios, seja marketing, educação, logística ou entretenimento, e isso é tão importante para o escritório sem papel como ter o software adequado.

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Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa