L’ufficio senza carta e l’adozione della cultura paperless

Avere un ufficio senza carta è stato un obiettivo a cui le aziende hanno aspirato a lungo, ma ora che le preoccupazioni per l’ambiente si fanno sempre più pressanti e si tende a livello globale verso la creazione di una forza lavoro in remoto o mobile, il raggiungimento di questo ideale non è più un optional, ma un aspetto critico per il futuro di un’azienda. Proprio come lo sbarco sulla luna nel 1969, la tecnologia da sola non è sufficiente per raggiungere questo obiettivo.

In cosa consiste l’adozione di una nuova cultura?

 

Quando pensiamo alla cultura sul posto di lavoro, potremmo avere in mente un ambiente serio e professionale, che ha a cuore la salute e la forma fisica dei propri dipendenti, o forse più incentrato sulle persone, alimentato da una certa leggerezza e dai contributi di ciascun individuo. Qualunque sia l’ambiente di lavoro, mantenere quella specifica cultura aziendale o virare in nuova direzione dipende dalle persone che ci lavorano.

Questo coinvolgimento nella cultura aziendale è ciò che in inglese può essere chiamato “buy-in” e consiste nell’adozione da parte dell’individuo di un paradigma culturale. È ciò che avviene quando si parla di ufficio senza carta e di adozione di una cultura paperless: in questo contesto le decisioni, le azioni e la predisposizione al cambiamento delle singole persone possono direttamente influenzare la capacità di un’azienda di passare ad un ufficio davvero paperless.

C’è davvero bisogno di un cambiamento culturale per avere un ufficio paperless?

 

Sì e no. Investire nel software e nelle tecnologie giusti è una componente cruciale per migrare un business interamente in ambiente digitale e potrebbe funzionare anche se le persone che devono utilizzare queste tecnologie non si dedicano realmente al conseguimento di questo obiettivo.

Immagina di iscriverti ad una maratona, di comprare tutta l'attrezzatura necessaria, e poi di allenarti soltanto una volta a settimana, mangiando solo cibo spazzatura fino al giorno della gara. Sì, potresti sempre farcela semplicemente presentandoti, ma non sarà altrettanto divertente o facile. Ti sei iscritto alla gara e hai l'attrezzatura, ma senza investire quotidianamente nell’allenamento del corpo, stai andando incontro a serie difficoltà e, molto probabilmente, al fallimento.

Lo stesso vale quando si vuole ottenere un ufficio senza carta. L'infrastruttura, la tecnologia e un’intenzione di base potrebbero essere presenti, ma è il coinvolgimento quotidiano nel perseguire l’obiettivo di un ufficio senza carta da parte di tutte le persone coinvolte nell’azienda che determinerà il successo del passaggio a un ambiente interamente digitale.

Gli elementi da tenere in considerazione quando si passa ad un ufficio senza carta

 

Quando un'azienda pensa ad una strategia e ad azioni specifiche da implementare per passare a un ambiente paperless, può essere utile tenere a mente che potrebbe trattarsi di una mossa impegnativa dal punto di vista culturale. Essere consapevoli di alcuni degli ostacoli per il raggiungimento di un ufficio senza carta significa aver vinto già metà della battaglia.

Il fascino della carta

Le persone non si separano facilmente dalla loro carta. Le persone che lavorano in azienda possono a volte sentirsi culturalmente legate alla carta e alla stampa, il che può far sembrare che l'intero business dipenda da carta e inchiostro.

Il fascino della carta in campo commerciale può essere legato al fatto che avere una traccia cartacea delle attività può essere rassicurante, al fatto che la carta stampata è più tangibile o semplicemente alla classica scusa: "Beh, abbiamo sempre fatto così". A molti la carta dà una sensazione di ufficialità e sicurezza, permette di cementare con l'inchiostro le operazioni quotidiane dell’azienda e le rende reali.

Prendere in considerazione questo modo di concepire la carta da parte delle persone può essere incredibilmente utile quando si effettua il passaggio a un ufficio senza carta. Sapere cosa le persone apprezzano della carta significa avere a disposizione un modello che si può puntare a replicare in un ambiente senza carta.

Il digitale e la componente generazionale

Le definizioni delle generazioni come baby boomers, generazione X o millennials sono nate solo nei primi anni '90, ma le relazioni generazionali con la carta e la tecnologia informatica si sono evolute per molto più tempo.

I nativi digitali sono persone nate in un mondo in cui la tecnologia digitale era già stata adottata come standard e faceva parte della vita quotidiana. A causa della loro introduzione precoce e senza soluzione di continuità alla tecnologia digitale, non è richiesto loro di cambiare il proprio modo di pensare o la loro cultura per adattarsi a un mondo digitale.

Chi è nato prima dei nativi digitali, invece, era abituato a tecnologie analogiche come telefono, fax, macchine da scrivere e posta. Ha dunque dovuto effettuare un passaggio dall'analogico al digitale: si tratta della generazione dei cosiddetti immigrati digitali.

I nativi digitali sono a loro agio a lavorare in un ambiente interamente digitale e di solito oppongono meno resistenze nei confronti di un ufficio senza carta. Può essere più difficile invece per gli immigrati digitali, che hanno già dovuto effettuare il passaggio a un mondo più digitale e devono adattarsi a un ambiente in cui la carta è completamente assente.

È dunque fondamentale tenere in considerazione il fattore generazionale nella transizione verso un ufficio senza carta. Consapevolezza e sensibilità sono importanti in questo caso e risulteranno in un’accettazione e adozione più rapida delle pratiche paperless.

Le abitudini umane

Le persone sono creature abitudinarie: ci sentiamo più a nostro agio facendo quello che abbiamo sempre fatto, anche se esistono modi più semplici e convenienti di fare le cose. Quando si vuole implementare un nuovo software o una nuova tecnologia in un'azienda, è fondamentale fare le cose per bene, perché le persone tenderanno naturalmente a ritornare alle vecchie abitudini se percepiscono mancanze o difetti nel nuovo sistema. Assumere un esperto per supportare il passaggio a un ufficio senza carta può essere dunque particolarmente utile.

Tieni presente che ci sarà sempre una certa resistenza all'adozione di nuove tecnologie sul posto di lavoro; si tratta di una reazione normale, e potenzialmente preziosa, alle novità. Se le aziende sono consapevoli dell’inevitabile esistenza di resistenze, possono osservare e capire meglio gli ostacoli e trovare il modo di superarli.

Se ti sei mai chiesto come raggiungere l’obiettivo di un ufficio senza carta e come sarebbe, puoi guardare il nostro webinar esclusivo (in inglese) su come gestire efficacemente un ufficio senza carta.

Modi per facilitare il cambiamento culturale e l’adozione di un ufficio senza carta

 

Ci sono molti buoni motivi per cui un'azienda dovrebbe sbarazzarsi della carta, ma l’adozione di una cultura paperless non avviene una tantum, né è puramente intellettuale. Adottare una nuova cultura in azienda richiede strategia, piccoli passi, investimento emotivo e creazione di abitudini che durino nel tempo.

Inizia dal perché

L'autore e speaker motivazionale Simon Sinek ha scritto un libro e definito un popolare concetto in campo aziendale: “Partire dal perché”. Ha sostenuto che tutte i più grandi nel campo del business, come Apple, hanno così tanto successo, non perché presentano bene quello che fanno o come lo fanno, ma piuttosto il perché lo fanno. Questo "perché" è un potente motivatore, specialmente per gli early adopters, perché coinvolge il centro emozionale profondo del cervello.

Le aziende possono usare questo concetto per stimolare l’adozione di una nuova cultura in ufficio. Il “cosa” e il “come” di un ufficio senza carta potrebbero consistere in niente più firme da far asciugare o nel proposito di usare la stampante solo in caso di emergenza, ma il “perché” consiste nella motivazione alla base di queste azioni e potrebbe essere: "Abbiamo a cuore la protezione del nostro ambiente naturale" oppure "Se vogliamo sopravvivere, il modo in cui lavoriamo deve essere sostenibile".

Inizia dalle piccole cose

Non c'è bisogno di effettuare cambiamenti radicali o grandi salti per far sì che venga adottata una nuova cultura. Anzi, fare enormi cambiamenti in tutta l'azienda tutti in una volta potrebbe vanificare gli sforzi per passare al digitale, perché quando le persone si trovano di fronte a troppi cambiamenti tutti in una volta possono esserne sopraffatte, diventare timorose e opporre resistenze.

Implementare un ufficio completamente digitale potrebbe richiedere tempo, ma se si inizia in piccolo, con un reparto o un processo alla volta, l'adozione di nuove abitudini sarà molto più sostenibile e sarà possibile fare progressi più rapidamente.

Mostra, non dire!

La maggior parte delle persone ricordano e adottano meglio procedure quando hanno un riferimento visivo o fisico-spaziale, piuttosto che quando viene detto loro come fare qualcosa. Naturalmente è importante e utile fare formazione e mettere procedure per iscritto, ma ricorda anche di mostrare ai dipendenti come funzionano i nuovi sistemi nella pratica e dai loro la possibilità di sperimentare fisicamente i nuovi processi legati all’ufficio senza carta e di esplorarne i vantaggi.

Metti in conto anche insuccessi e resistenze; sono un elemento integrante dell’interazione con i nuovi sistemi e aiutano ad adottare le tecnologie digitali con successo.

Studia una strategia

Quando si cerca di ottenere consenso culturale per realizzare un ufficio senza carta, è utile essere strategici. Decidi quali sistemi vuoi implementare, come li vuoi implementare, qual è la timeline e come presentarli progressivamente al tuo team. Considera le dimensioni della tua organizzazione e la complessità dei sistemi esistenti: assumere qualcuno per aiutarti a lanciare la nuova strategia digitale potrebbe essere un buon investimento.

Formazione continua: una routine di apprendimento

Non c’è niente che aiuti a rafforzare le nuove abitudini come la ripetizione. Metti in conto il tempo per formare lo staff non solo nel momento in cui implementi un nuovo software o sistema; trova anche del tempo e un luogo per una formazione regolare e continua. Questa formazione continua non servirà per ripassare le conoscenze relative al software, ma darà ai dipendenti l'opportunità di confrontarsi sulle effettive difficoltà riscontrate nella pratica in un’ottica di problem-solving, che permette a tutti di imparare qualcosa.

Accetta gli insuccessi

Gli esseri umani imparano più velocemente quando sono davvero coinvolti in un’attività, si sporcano le mani e fanno dei pasticci. Inoltre, un insuccesso può essere uno strumento prezioso per mettere alla prova i punti deboli del software o dei sistemi adottati e per per mettere in evidenza i punti deboli della gestione dei documenti in azienda. Adotta un atteggiamento positivo che accetta gli insuccessi non come una disgrazia, ma come un'opportunità di apprendimento; facendo spazio per gli errori potrai capire meglio il tuo business, sapere quali sono i bisogni dei tuoi dipendenti e comprendere come un dato software o sistema può essere loro d’aiuto per costruire un’azienda sostenibile.

Anche se investire in software per digitalizzare il vostro business e sbarazzarsi della carta può essere una soluzione semplice, è un errore pensare che il software, da solo, sia la magica chiave d’accesso ad un ufficio paperless. Le persone sono il cuore pulsante di ogni organizzazione, che si tratti di marketing, istruzione, logistica o intrattenimento; è proprio questo a rendere la capacità di adottare di una nuova cultura un elemento importante di un ufficio senza carta, importante tanto quanto il software giusto.

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